Yritysrahoitustiimit suorittavat toimittajalaskujen kolmisuuntaisen yhteensovituksen olennaisena ostovelkaprosessina. Yritykset voivat havaita kaksinkertaiset, virheelliset tai vilpilliset maksut yhdistämällä kolmisuuntaiset tositteet.
Tämän artikkelin tavoitteena on ymmärtää kolmisuuntainen täsmäysprosessi, manuaalisten täsmäysprosessien ongelmakohdat, kolmisuuntaisen täsmäysprosessin automatisointi ja automaation edut.
Kolmisuuntainen täsmäys toimii parhaiten automatisoituna työnkulkuna, joka perustuu ostovelkojen automaatioratkaisuihin, kuten Nanonetsiin.
Mikä on kolmisuuntainen ottelu?
Kaikki maksut sisältävät jonkinlaisen tarkastuksen petosten välttämiseksi ja sen varmistamiseksi, että tositteiden taloudelliset tiedot täsmäävät.
Kolmisuuntainen täsmäytys on sisäinen valvontaprosessi, jossa verrataan ostotilausta (PO) tavaran vastaanotettuihin huomautuksiin (GRN) ja asianomaisen toimittajan laskuun.
Kaksisuuntainen vastaavuus vertailee vain ostotilausta laskuun. Laskutettavan määrän (laskussa) tulee vastata tilattua määrää (ostotilauksessa). Ja laskun hinnan tulee vastata ostotilauksessa ilmoitettua hintaa.
Kaksisuuntainen täsmäytysprosessi on oletusmenetelmä laskujen vahvistamiseen eri organisaatioissa. Yritykset ottavat kuitenkin yhä useammin käyttöön kolmisuuntaisen täsmäytyksen lisätäkseen ylimääräisen varmennuskerroksen ja estääkseen ylikulutuksen.
Kolmisuuntainen täsmäys auttaa hyväksymään laskujen maksut nopeammin ja ilmoittamaan myös mahdolliset epäjohdonmukaisuudet, virheet tai mahdolliset petokset.
Kolmisuuntainen vastaavuus vertaa rivikohtien tietoja ja loppusummaa ostotilausten (PO), tavarakuittien (vahvistettu vastaanottoasiakirja ja pakkausluettelo) ja asiakkaalle lähetettyjen toimittajalaskujen välillä.
Onnistuneesti vahvistetun laskun on vastattava ostotilausta ja kuittia hyväksyttävien toleranssien rajoissa. Lasku, joka ei vastaa toleransseja, asetetaan odotustilaan ja lähetetään asianmukaisesti tarkistettavaksi.
Haluatko automatisoida manuaalisia kolmisuuntaisia otteluprosessejasi? Varaa 3 minuutin live-demo nähdäksesi, kuinka Nanonets voi auttaa tiimiäsi toteuttamaan päästä päähän AP-automaatio.
Sisällysluettelo
Kuinka pelata 3-suuntainen ottelu?
- ostovelat-prosessi on suurelta osin riippuvainen kolmen asiakirjan seurantatiedoista: ostotilaukset, tilauskuitit ja laskut.
Ennen toimittajan maksujen käsittelyä AP-tiimit käyvät läpi nämä kolme asiakirjaa varmistaakseen, että yrityksen vastaanottama tuote/palvelu vastaa alun perin tilattua/pyydettyä.
3 tapa laskujen täsmäytys auttaa korostamaan virheitä tai epäjohdonmukaisuuksia missä tahansa edellä mainitusta kolmesta tärkeästä asiakirjasta. Virheitä/ongelmia voivat olla väärät maksutiedot, liian korkeat/virheelliset hinnat, väärät tai vahingoittuneet tuotteet jne.
Jos virheet merkitään kolmisuuntaisessa täsmäytysprosessissa, lasku asetetaan pitoon ja maksu pidätetään. Kun ongelma on sovittu ja onnistunut kolmisuuntainen ottelu, lasku voidaan käsitellä ja maksaa.
Esimerkki 3-suuntaisesta ottelusta
Esimerkkinä oletetaan, että ostaja Ostaja Inc., vastaanottaa 1500 dollarin laskun myyjältä/toimittajalta, Toimittaja Inc., sadalle kynäajalle:
- AP-tiimi vertaa/sovittaa ensin laskun ostotilauksensa kanssa tarkistaakseen, vastaavatko kuvaus (kynäasemat), määrä (100), hinta (15 dollaria per kappale), kokonaishinta (1500 dollaria) ja ehdot (maksuehdot) alkuperäisessä tekstissä olevia. hyväksytty PO.
- Seuraavaksi laskun ja ostotilauksen tietoja verrataan/verrataan tilauskuitin (vastaanottoraportin) tietoihin. Vastaanottava osasto laatii tämän kuitin toimituksen mukana tulevan pakkausluettelon perusteella. Kynäasemien tyypin ja määrän (100), hinnan (15 dollaria per kappale) ja kokonaishinnan (1500 dollaria) tulee vastata alkuperäisessä ostotilauksessa ja laskussa ilmoitettuja.
- Vastaanottava osasto tarkastaa myös vauriot ja laadun tässä vaiheessa.
Jos lasku, ostotilaus ja tilauskuitti täsmäävät täsmälleen (tai hyväksyttävän toleranssitason sisällä), sinulla on onnistunut kolmisuuntainen vastaavuus. AP-tiimi voi nyt maksaa laskun.
Jos 3 asiakirjaa eivät täsmää – kolmisuuntaisen täsmäystoleranssin yläpuolella – lasku asetetaan pitoon, kunnes virheet/ongelmat on lajiteltu.
Katsotaanpa lyhyesti kutakin näistä asiakirjoista ja katsotaan kuinka ne liittyvät ostovelkojen kolmisuuntaiseen täsmäytysprosessiin:
Ostotilaus
Ostotilaus tai ostotilaus on yrityksen vakiomuotoinen, peräkkäin numeroitu lomake, jossa luetellaan sen tarvitsemat tuotteet tai palvelut. Ostotilausta käytetään oston valtuutukseen.
Tilauksesta tulee sopimus, kun se lähetetään tavarat tai palvelut toimitettavalle myyjälle ja se hyväksyy sen. - osto-osasto luo ostotilauksen allekirjoitetun ja hyväksytyn tilauksen perusteella ostopyyntö myyjän valinnan jälkeen.
- ostotilausprosessi sisältää yrityksen nimen ja logon, toimittajan nimen ja yhteystiedot, laki- ja maksuehdot, tarjotut alennukset, ostotilausnumeron, yrityksen laskutus- ja toimitusosoitteen, rivikohdat kuvauksineen, hinnoittelun, tilatut määrät, laajennettu summa, välisumma, myyntivero, jos sellainen on, ja kokonaismäärä.
Kuitti
Kuitti on fyysinen tai sähköinen asiakirja, joka kuvastaa tavaroiden/palvelujen todellista vastaanottamista. Yrityksen vastaanottoosasto tarkastaa kuitit toimitettujen tuotteiden mukana toimitettua eriteltyä toimittajan pakkausluetteloa vastaan.
Kuitissa mainitaan maksutapa sekä ostotilausnumero, mikä helpottaa asiakirjojen täsmäämistä.
Tavaroiden vastaanottaminen voi olla koko ostotilauksen toimitus tai osittainen lähetys, jos tuotteita tilataan myöhemmin myöhempää toimitusta varten tai lähetetään eri paikasta.
Toimittajan lasku
Toimittajalasku on asiakirja, joka laskuttaa asiakasta toimitetuista tuotteista tai palveluista. Lasku on maksupyyntö.
Laskukentät ovat ensisijaisesti samat kuin ostotilauksen kentät.
Laskuissa mainitaan myös laskun numero, tilauspäivät, toimituspäivät, lähetysosoite, maksuehdot, ennakkomaksualennukset, välisumma, myyntivero ja maksettava kokonaissumma.
Automatisoi tiedonkeruu, luo työnkulkuja ja virtaviivaistaa kolmisuuntaisen ottelun prosessia sekunneissa. Koodia ei vaadita. Varaa 30 minuutin live-demo nyt.
Kipukohdat manuaalisessa sovituksessa
Manuaalinen 2- tai 3-suuntainen sovitus voi olla tuskallisen hidasta, kallista ja virhealtista. Kolmisuuntaisen täsmäytyksen ja ostovelkojen hyväksymisen automatisointi auttaisi ehdottomasti AP-tiimejä keskittymään arvokkaampiin tehtäviin ja pelastaisi heidät manuaalisen paperityön vuorelta.
Tuhansien todistusasiakirjojen manuaalinen täsmääminen voi olla aikaa vievää, kallista ja työvoimavaltaista. AP-tiimit käyttävät lopulta paljon työtunteja jokaisen laskun, ostotilauksen ja kuitin etsimiseen!
Viivästykset ja virheet pakottavat ostoreskontratiimin tekemään ylitöitä ja voivat myös aiheuttaa toimittajille sakkoja maksuviivästyksistä.
Tässä on joitain manuaalisen kolmisuuntaisen täsmäysprosessin tärkeimmistä kipukohdista, jotka johtavat viivästyksiin ja kustannusten ylityksiin:
Kadonneet tai puuttuvat asiakirjat
Manuaalinen täsmäysprosessi edellyttää, että kaikki asiakirjat kerätään, tallennetaan ja säilytetään myöhempää tarvetta varten. Ajan myötä asiakirjat voivat vaurioitua, kadota, varastaa tai kadota. Tämä voi vaikuttaa vakavasti velkojen näkyvyyteen ja aiheuttaa viivästyksiä.
Muunnelmien käsittely
Vaihtelua syntyy, kun toimittajan laskun rivikohdat, määrät, laajennetut summat tai erääntyvä kokonaissumma eivät vastaa ostotilausta tai tavaroiden tai palvelujen vastaanottamista. Muunnelmien tai poikkeusten käsitteleminen manuaalisesti voi olla erittäin hankalaa ja vaikeasti dokumentoitavaa.
Kertaluonteiset skenaariot
Jos ostovelkainen työntekijä kohtaa kertaluonteisen täsmäytysvirheen, hänen on tutkittava ongelma ratkaistakseen se. Ratkaisu vie ylimääräistä aikaa verrattuna tunnettuun toistuvaan ongelmaan.
Jos toimittaja esimerkiksi laskuttaa väärän tuotteen, ostovelkojen on pyydettävä korjattu lasku täsmäyksen viimeistelemiseksi. Korjatun laskun odottaminen toimittajalta viivästyttää laskun hyväksymistä, maksua ja heikentää kokonaistuottavuutta.
Päällekkäiset tai vilpilliset laskut
Kaksoislaskuissa ei ole tarvittavia tositteita, jotka on jo sovitettu alkuperäiseen laskuun. Mutta kuvittele, että yrität tunnistaa manuaalisesti kaksoiskappaleen tai vilpillisen laskun tuhansien muiden joukosta!
Laskun hyväksyminen viivästyy
Manuaalisessa laskun hyväksymistyönkulussa lasku kirjaimellisesti työnnetään pöydältä toiselle lopulliseen hyväksymiseen asti. On vaikea seurata, millä hyväksyntätasolla asiakirja on tällä hetkellä jumissa ja kuka on hyväksyjä.
Paperipohjaisissa kolmisuuntaisissa täsmäytys- ja laskujen hyväksynnöissä hyväksyjien viivästykset voivat johtua viivytyksestä, raskaasta työtaakasta, kysymysten ratkaisemisesta pyynnön esittäjän kanssa ja lomista/lomista.
Varaa tämä 30 minuutin live-demo, jotta tämä on viimeinen kerta, kun sinun on koskaan syötettävä laskujen tai kuittien tiedot manuaalisesti ERP-ohjelmistoon.
Prosessin automatisoinnin edut
Kolmisuuntaisen täsmäysprosessin automatisointi kattaa useimmat, ellei kaikki, yllä kuvatut manuaalisen täsmäämisen ongelmakohdat. Tässä on joitain yleisimmistä syistä, miksi yritykset automatisoivat yhä enemmän kolmisuuntaista vastaavuutta ja laajempaa AP-prosessia:
Tarjoa kirjauspolkuja
Automaattinen digitaalinen lähestymistapa varmistaa, että kaikki tietueet ovat johdonmukaisia ja tarjoavat yhden totuuden lähteen. Kun tiedot ovat aina helposti saatavilla, yritykset voivat käyttää selkeitä kirjauspolkuja ja paikantaa taloudelliset epäjohdonmukaisuudet nopeasti.
Vähennä virheiden määrää ja petoksia
Automaattinen kolmisuuntainen täsmäysohjelmisto toimii ennalta asetettujen sääntöjen/työnkulkujen mukaisesti toleranssitasojen ja hyväksyntöjen perusteella. Tällaiset automatisoidut työnkulut ovat nopeita ja erittäin tarkkoja. Ne ilmoittavat nopeasti virheet ja mahdolliset petostapaukset, jotta AP-tiimit voivat ryhtyä välittömästi toimiin.
Paranna toimittajasuhteita
Ladattu 3-suuntainen AP-työnkulku varmistaa oikea-aikaiset toimittajamaksut. Myyjät arvostavat varhaisia maksuja ja voivat tarjota vastineeksi alennuksia. Näin automatisointi voi auttaa säästämään kustannuksia ja luomaan vakaan toimitusketjun.
Kasvata alariviä
Kolmisuuntaisen sovituksen ja muiden AP-prosessien automatisointi säästää aikaa, vähentää työvoimakustannuksia, estää petoksia/virheitä ja tarjoaa toimittajille alennuksia pitkällä aikavälillä. Tällä on merkittävä rooli yhtiön tuloksessa.
Saumaton synkronointi
Sulje kirjasi nopeammin synkronoimalla kolmisuuntainen haku suoraan ERP- tai kirjanpitoohjelmistoon.
Määritä kosketusvapaat AP-työnkulut ja virtaviivaistaa ostoreskontraprosessia sekunneissa. Varaa 30 minuutin live-demo nyt.
Kuinka automatisoida 3-suuntainen sovitus ja tukiaseman työnkulku
bridge AP automaatioohjelmisto, kuten Nanonets, voivat auttaa organisaatioita siirtymään manuaalisesta kolmisuuntaisesta sovituksesta täysin kosketuksettomaan automatisoituun työnkulkuun. AP-tiimit eri yrityksissä käyttävät Nanonetsia automatisoitujen maksujen työnkulkujen luomiseen päästä päähän.
AP-automaatio ja Nanonetsiin määritetyt 3-suuntaiset sovitustyönkulut voivat vähentää 80 % AP-osaston työmäärästä ilman lisähenkilöstön palkkaamista.
Nanonetsin avulla voit määrittää automaattisen AP:n 3-suuntaisen työnkulun, joka automaattisesti:
- Hakee asiakirjoja ja tiedostoja useista lähteistä – sähköpostista, skannatuista asiakirjoista, digitaalisista tiedostoista/kuvista, pilvitallennustilasta, ERP:stä jne.
- Luokittelee ja lajittelee asiakirjat oikein laskuiksi, tilauksiksi ja kuiteiksi
- Lukee ja tallentaa tiedot tarkasti kaikista laskuista, tilauksista ja kuiteista
- Täsmäyttää kentät, kulut, saldot ja SKU-tason tiedot liittyvien laskujen, tilaustoimitusten ja kuittien välillä kolmisuuntaisen osuman avulla
- Merkitsee kolmisuuntaiset otteluvirheet, jotka rikkovat toleranssitasoja, tai lähettää laskut jatkohyväksyntää varten onnistuneesta kolmisuuntaisesta ottelusta.
- Hallitse kaikkia kulutyönkulkuja kuluraportin luomisesta johtajan hyväksyntöjen saamiseen
- Ja synkronoi/integroi kaikki edellä mainitut minkä tahansa valitsemasi ERP-, kirjanpito- tai yritystyökalun kanssa
- Integroitumme helposti Sagen, Xeron, Netsuiten, Quickbookien ja muiden kanssa
Säästä AP-tiimisi tehtävistä, joihin liittyy paljon paperityötä. Varaa esittely nähdäksesi, kuinka Nanonets voi automatisoida kaikki tukiasemaprosessisi.
- velat
- Ostovelat automaatio
- AI
- Tekoäly ja koneoppiminen
- ai taide
- ai taiteen generaattori
- ai robotti
- tekoäly
- tekoälyn sertifiointi
- tekoäly pankkitoiminnassa
- tekoäly robotti
- tekoälyrobotit
- tekoälyohjelmisto
- blockchain
- blockchain-konferenssi ai
- coingenius
- keskustelullinen tekoäly
- kryptokonferenssi ai
- dall's
- syvä oppiminen
- google ai
- laskujen käsittely
- koneoppiminen
- Platon
- plato ai
- Platonin tietotieto
- Platon peli
- PlatonData
- platopeliä
- mittakaava ai
- syntaksi
- zephyrnet
