Kattava opas sähköpostin jäsentimiin

Yli kahdeksankymmentä prosenttia Pienistä ja keskisuurista yrityksistä sähköpostimarkkinointia käytetään houkutellakseen uusia asiakkaita ja säilyttääkseen jo olemassa olevat asiakkaat.

Sähköposti on olennainen osa nykyaikaista liiketoimintaa. Sähköpostit sisältävät usein asiakkaiden yhteystietoja, asiakkaan tilausvahvistuksia, toimittajan maksupyyntöjä, liidipyyntöjä ja vastaavia tärkeitä liiketoimintatietoja.

Sähköpostin jäsentimet voivat auttaa organisaatioita poimimaan ja hyödyntämään kaikkia sähköposteihinsa ja liitteisiinsa jääneitä tietoja.

Mikä on sähköpostin jäsentäjä?

Sähköpostin jäsentäjä on työkalu, jota käytetään keräämään tietoja saapuvista sähköposteista. Tiedot voidaan poimia otsikosta ja sähköpostin sisällöstä käyttämällä sähköpostin jäsennyssovellusliittymää. Lisäksi se voi poimia tietoja suoraan sähköpostin liitteistä, kuten PDF-tiedostoista, CSV-tiedostoista, kuvista ja muista asiakirjatyypeistä.

Sähköpostin jäsentimet voidaan ohjelmoida poimimaan tiettyjä tietokenttiä uusista viesteistä. Käyttäjä voi muuttaa jäsentelemättömän sähköpostitiedon strukturoiduksi tiedoksi, joka on kätevä syöttää CRM- tai ERP-ohjelmistoon. Sähköpostin jäsennys eliminoi siis tarpeettoman manuaalisen tietojen syöttämisen.

Onko sähköpostin jäsentäminen kuin Web-kaappausta?

Sähköpostin jäsentäminen on samanlaista kuin verkkoraapiminen. Vaikka verkkokaapijat keräävät yleensä tietoja HTML-verkkosivustoilta, sähköpostin jäsentäjät poimivat tietoja vain sähköpostien otsikoista, rungoista ja liitteistä.

Sähköpostin jäsennysohjelmisto etsii tiettyjä lauseita ja avainsanoja sähköpostista.

Sähköpostin jäsentäjät voivat hakea sähköpostit suoraan postilaatikkoosi. Vaihtoehtoisesti ne tarjoavat myös erillisen sähköpostitunnuksen, johon kaikki sähköpostisi voidaan välittää automaattisesti.

Sähköpostin jäsennystyökalu tunnistaa ja poimii automaattisesti tietokentät sähköposteista käyttäjän määrittämien jäsennyssääntöjen perusteella. Useimmat sähköpostin jäsentimet antavat käyttäjien määrittää mukautettuja jäsennyssääntöjä yksinkertaisessa koodittomassa käyttöliittymässä.

Miksi sähköpostin jäsentäminen on tärkeää?

Sähköpostin jäsennysohjelmisto auttaa parantamaan sähköposteja päivittäin vastaanottavien ja analysoivien yritysten tuottavuutta. Työntekijät voivat nyt keskittyä arvokkaampiin tehtäviin. Sen sijaan, että selailisit useita sähköposteja poimiaksesi pieniä tietoja yksi kerrallaan.

Automaattinen sähköpostin jäsentäminen on paljon tarkempaa kuin manuaalinen tietojen syöttäminen, ja sitä voidaan käyttää työnkulkujen määrittämiseen. Esimerkiksi jäsennyssääntöjä voidaan määrittää korostamaan tietokenttiä alhaisella jäsennysluottamuksella – jotka voidaan lähettää manuaaliseen tarkasteluun.

Sähköpostin jäsennys voi siten poistaa manuaalisen tietojen syöttämisen ja varmistaa minimaalisen manuaalisen tarkastelun.

Sähköpostin jäsennysedut

Sähköpostien jäsentäminen tarjoaa merkittäviä etuja kaikenkokoisille ja -toimialaisille yrityksille. Tässä muutama niistä:

Säästä aikaa ja rahaa

Kuten edellä mainittiin, sähköpostin jäsentimet voivat poistaa paljon turhaa manuaalista työtä. Tämä auttaa henkilöstöä keskittymään muihin arvokkaisiin tehtäviin, jotka voivat vaikuttaa suoraan yrityksen tulokseen.

Sähköpostin jäsentäminen voi myös vähentää viiveitä varmistamalla, että tiedot lähetetään lähes välittömästi loppupään yrityssovelluksiin.

Työnkulkujen automatisointi

Sähköpostin jäsentäjät poimivat automaattisesti kiinnostavat tietokentät sähköposteista. Poimitut tiedot voidaan sitten muokata mihin tahansa haluttuun muotoon. Ja lopuksi tiedot voidaan tuoda mihin tahansa loppupään ohjelmistoon, kuten CRM, ERP tai kirjanpito-ohjelmisto.

Tämä koko prosessi voidaan määrittää nollakosketuksen automatisoiduksi työnkuluksi.

Työn laadun parantaminen

Kun manuaalisiin toimintoihin kohdistuu vähemmän vaivaa, tiedonsyöttövirheet vähenevät dramaattisesti. Kuvittele, että käyt läpi satoja sähköposteja tietojen poimimiseksi – se on vain paljon manuaalisesti hallittavia tietoja!

Tarkkuus on taattu käytettäessä sähköpostin jäsennintä tietojen poiminnan automatisointiin. Sähköpostin jäsennys voidaan helposti skaalata tietojen poiminnan laadusta ja tarkkuudesta tinkimättä.

Suosittuja sähköpostin jäsennyskäyttötapauksia

Käytännössä mikä tahansa sähköposti voidaan jäsentää arvokkaan tiedon poimimiseksi. Yritysasiakirjat ja tapahtumapäivitykset lähetetään usein sähköpostitse ja sisältävät tärkeitä tietoja.

Tässä on joitain suosittuja sähköpostin jäsennyskäyttötapauksia:

Ostoehdotukset, ostotilaukset, laskut, tiliotteet ja muut asiakirjat lähetetään usein sähköpostin liitteinä. Sähköpostin jäsentimien avulla voit automaattisesti luokitella/luokitella jokaisen sähköpostin tai liitteen ja lähettää sen sopivaan jäsentimeen jatkokäsittelyä varten.

Kuvittele, että saat ostotilauksen sähköpostitse ja laskut automaattisesti asiakkaalta! Tai tietojen automaattinen poimiminen liitteenä olevista maksukuiteista ja syöttäminen kirjanpitoohjelmistoon.

Lyijyn hallinta ja rikastaminen

Yrityksillä on usein mahdollisuus ottaa heihin yhteyttä sähköpostitse. Nämä sähköpostit sisältävät liidin yhteystiedot ja muita myynti- ja markkinointitiimeille tärkeitä tietoja. Sähköpostin jäsentäjä voi automaattisesti poimia liiditiedot ja päivittää tiedot CRM:ssä, kuten Salesforcessa tai Hubspotissa.

Markkinointitiimit voivat sitten kohdistaa nämä viittaukset asiaankuuluvalla tiedotuksella. Tai myyntitiimit voivat pätevöittää tällaisia ​​liidejä lähettämällä tarjouksen tai soittamalla.

Sähköisen kaupankäynnin prosessiautomaatio

Jokainen verkkokaupan osto käynnistää sarjan sähköpostiviestejä, jotka sisältävät tilaustietoja, laskuja ja päivityksiä.

Sähköpostin jäsennyssovellusliittymät voivat auttaa verkkokauppasivustoja optimoimaan tilausten toteuttamisen, toimituksen ja asiakkaiden seurannan.

Kuinka automatisoida sähköpostin jäsentäminen nanonettien avulla

Tässä ovat vaiheet automaattisen sähköpostin jäsennystyönkulun määrittämiseksi Nanonetsilla:

Luo tili

Luo tili aloittaaksesi Nanonetsin käytön.

Luo mukautettu sähköpostin jäsentäjä

Lataa muutama esimerkkitiedosto ja merkitse kentät, jotka haluat purkaa. Tekoäly oppii tunnistamaan kiinnostuksen kohteesi näyttämiesi esimerkkien perusteella – mitä enemmän, sen parempi.

Sähköpostien kuvakaappaukset käyvät mainiosti. Testaa mukautettua purkavaa uusilla tiedostoilla nähdäksesi, miten se toimii.

Huomaa, että Nanonets tarjoaa valmiita poimijoita yleisille asiakirjatyypeille, jotka saattavat tulla liitteinä, mukaan lukien laskut, tilaukset, kuitit ja paljon muuta.

Määritä lähteet

Jos sähköpostit ovat ensisijainen lähteesi, määritä Nanonets-vastaanottoosoite ja välitä kaikki asiaankuuluvat sähköpostit automaattisesti kyseiseen sähköpostitunnukseen.

Voit myös määrittää tiedostojen automaattisen tuonnin pilvitallennustilasta, tietokannoista tai muodostaa yhteyden API:n kautta.

Määritä työnkulku

Luo koko työnkulku yhdistämällä lähde rakentamaasi mukautettuun tiedonpoimijaan. Voit myös määrittää jäsennyssäännöt poimittujen tietojen käsittelemiseksi sopivaan tulostusmuotoon.

Määritä lopuksi kohde, johon haluat viedä tarkennetut tiedot. Voit viedä tiedot suoraan CRM- tai ERP-ohjelmistoon Nanonetsin API:n kautta.