Paperittomat ostovelat: Käyttöönottoopas

Siirtyminen paperittomaan velat on pelottavaa. Se tarkoittaa usein vuosien datan digitalisointia, henkilöstön kouluttamista ja työnkulkujen siirtämistä. Tämä muutos voi kuitenkin tuottaa merkittäviä palkintoja.

Harkitse tätä: Levvel-tutkimus havaitsi, että 50 % yrityksistä kamppailee maksuviivästysten ja alennusten menettämisen kanssa pitkittyneiden hyväksymisjaksojen vuoksi. Hämmästyttävää kyllä, 79 % pk-yrityksistä ja 68 % keskisuurista yrityksistä mainitsee manuaalisen tiedonsyötön ja tehottomat menettelyt ensisijaisena ongelmana. Suurille yrityksille suurin ongelma on, että suurin osa laskuista saapuu paperimuodossa, ja 60 %:lla on tämä ongelma.

Nämä luvut korostavat tarvetta tehokkaampaan ja virtaviivaisempaan käsittelytapaan laskut, tilauksetja maksut. Voisiko paperittoman ostoreskontraprosessin käyttöönotto olla ratkaisu? Tässä artikkelissa tutkimme, miksi se voi olla. Opastamme myös siirtymisessä paperittomaan järjestelmään ja jaamme arvokkaita vinkkejä saumattomaan vaihtoon.

Mitä ovat paperittomat laskut?

Termi paperittomat ostovelat viittaa täysin digitaaliseen AP-prosessiin, joka eliminoi paperilaskujen tarpeen. Se sisältää AP-osasto teknologian hyödyntäminen laskujen ja niihin liittyvien asiakirjojen digitalisointiin, hyväksymisprosessin automatisointiin ja maksujen suorittamiseen sähköisesti.

Voit luoda teknologiapinon erikoistyökaluja tai kattavia paperittomia ostoreskontraohjelmistoja hallitaksesi kaikkia asioita yhdessä paikassa. Joka tapauksessa tavoitteena on poistaa manuaaliset vaiheet, vähentää virheiden mahdollisuutta ja lisätä nopeutta ja tehokkuutta.

Jokainen yritys haluaa pystyä maksamaan myyjilleen ajoissa ja saada alennuksia ennakkomaksuista. Mutta paperityö ja byrokratia ovat usein tiellä. Lisää Excel ja sähköposti sekoitukseen, niin menetät helposti laskuja, menetät maksuja tai viivytät raportteja.

Tässä paperittomaksi siirtyminen muuttaa pelin. Se auttaa yrityksiä hallitsemaan enemmän laskuja ilman henkilöstön lisäämistä tai työaikojen pidentämistä. Kirsikka päällä? Standardoitu AP-työnkulku joita voit muokata tehokkuuden parantamiseksi ajan myötä.

Miksi ostoreskontrassa pitää olla paperiton?

Laskun käsittely voi maksaa sinulle 15–40 dollaria. Mutta tässä on hopeinen vuori: an AIIM raportti paljastaa, että automaattiset laskut voivat leikata kustannuksia 29.2 %. Oletetaan, että käsittelet 10,000 10 laskua kuukausittain hintaan 300,000 dollaria. Se tarkoittaa noin XNUMX XNUMX dollarin säästöä vuodessa.

Ajattele nyt tätä: noin kolmannes kyselyyn vastanneista yrityksistä pystyi alentamaan laskujen käsittelykustannuksia vieläkin enemmän: huikeat 50 prosenttia. Tämä tarkoittaa 600,000 XNUMX dollarin vuotuista säästöä. Vaikuttavaa, eikö? Paperittomuuden edut ulottuvat kuitenkin pelkän rahan säästämisen lisäksi.

Kun siirryt paperittomaan, tiimisi voi priorisoida strategiset tehtävät. Se minimoi inhimilliset virheet ja vahvistaa vaatimustenmukaisuutta. Se tasoittaa myyjäsuhteita nopealla maksulla. Eikä ympäristövaikutuksista puhumattakaan. Paperittomuudella voit pienentää merkittävästi yrityksesi hiilijalanjälkeä.

Miten paperiton ostoreskontrajärjestelmä toimii?

Kysy AP-virkailijoilta, mikä on heidän vähiten suosikkitehtävänsä, ja he todennäköisesti kertovat sinulle: manuaalinen tietojen syöttäminen. Se on kaikkialla. Luettelo jatkuu laskutietojen syöttämisestä maksujen seurantaan ja tilien täsmäyttämiseen. Paperittomalla ostoreskontrajärjestelmällä suuri osa tästä kamppailusta eliminoituu.

Mutta siinä ei vielä kaikki. Katsotaanpa, kuinka paperiton ostoreskontrajärjestelmä toimii ja miten se voi virtaviivaistaa AP-työnkulkusi eri puolia.

1. Tallenna tiedot ja digitoi asiakirjat

Saatat vastaanottaa ostotilauksia, kuitteja ja laskuja useista kanavista – sähköpostista, Dropboxista, Google Drivesta, postitse tai jopa faksilla. Yleensä sinun täytyy syöttää nämä tiedot manuaalisesti tai skannata paperiasiakirjat järjestelmääsi. Tämä prosessi on aikaa vievä, altis virheille ja viivästyttää toimittajan maksuja.

Paperittomissa maksujärjestelmissä, kuten Nanonets, on ominaisuuksia, kuten AI-OCR (Optical Character Recognition), esiasetetut säännöt ja automatisoidut työnkulut. Pystyisit kaappaamaan dokumenttidataa mistä tahansa kanavasta vaivattomasti. Järjestelmä skannaa, poimii ja vahvistaa tiedot heti niiden saapuessa ja sitten digitoi ne.

Strukturoitu tai jäsentelemätön, erilaiset valuutat, verosäännökset ja kielet – sillä ei ole väliä. Järjestelmä pystyy käsittelemään kaiken. Tiimi ei tuijota Excel-taulukoita manuaalisesti ristiintarkistaen numeroita. Sen sijaan tiedot olisivat helposti saatavilla, tarkkoja ja helposti haettavissa.

2. Automatisoi hyväksyntä ja sovitustyönkulut

Seuraava vaihe on asiakirjojen hyväksyminen. Tämä edellyttää usein niiden reitittämistä fyysisesti tai sähköpostitse vastuullisille osapuolille hyväksyntää varten perinteisissä asetuksissa. AP-virkailijat joutuisivat usein seuraamaan toistuvasti varmistaakseen oikea-aikaiset hyväksynnät.

Lisäksi laskut on yhdistettävä vastaaviin ostotilauksiin ja tavarakuitteihin päällekkäisten laskujen, petosten ja virheiden välttämiseksi. Usein se edellyttää jokaisen asiakirjan manuaalista nostamista, tulostamista ja niiden vertaamista rivi riviltä. Se ei ole maailman hauskin työ, eikä todellakaan tehokkain.

Kun siirryt paperittomaan ostoreskontrajärjestelmään, tämä koko prosessi automatisoituu. Järjestelmä reitittää asiakirjat oikeille henkilöille ennalta määritettyjen sääntöjen perusteella hyväksyntää varten. Nanonetsin avulla voit määrittää automaattisia muistutuksia ja hälytyksiä hyväksyjille, jotta he kirjautuvat ulos ajoissa. Automaattiset tilapäivitykset mahdollistavat avoimemman ja tehokkaamman viestintäprosessin kaikille hyväksymisprosessiin osallistuville osapuolille. Nämä päivitykset mahdollistavat helpon edistymisen seurannan ja varmistavat, että kaikki ovat tietoisia asiakirjojen nykyisestä tilasta.

Järjestelmä myös sovittaa laskut automaattisesti ostotilauksiin ja tavarakuitteihin. Epäyhdenmukaisuuden tai ristiriidan sattuessa se antaa hälytyksen, jolloin voit havaita virheet ajoissa ja välttää maksuviivästyksiä tai kiistoja. Tämä automaatio vähentää manuaalista työtä ja vähentää merkittävästi virheiden, vilpillisen toiminnan ja mahdollisten taloudellisten menetysten mahdollisuutta.

3. Käsittele maksut sähköisesti

Maksujen käsittelyyn liittyy yleensä paljon papereita ja paperityötä. Sekit, maksumääräykset, pankkivekselit – voit nimetä sen. Nämä perinteiset menetelmät vaativat resursseja, lisäävät käsittelyaikaa ja viivästävät toimittajan maksuja.

AP-virkailijoiden on tallennettava jokainen maksu manuaalisesti varmistaakseen, että oikea summa lähetetään oikealle toimittajalle. Heidän täytyy seurata näitä maksuja, vertailla tiliotteita ja ratkaista ristiriitaisuudet, kun niitä ilmaantuu. Lopuksi heidän on sovitettava nämä maksut huolellisesti alkuperäisiin laskuihin ja pääkirjaan. Tämä prosessi on sekä aikaa vievä että virhealtis.

Mutta paperittomalla ostoreskontrajärjestelmällä saumaton tiedonkulku ja automatisoidut työnkulut varmistavat, että näitä haasteita voidaan lieventää tehokkaasti. Se voidaan integroida olemassa olevaan pankkiisi tai maksuprosessorisi, mikä helpottaa sujuvaa ja turvallista maksua. Voit valita sinulle sopivan maksutavan - ACH, luottokortti, pankkisiirto tai jopa virtuaalikortit.

Esimerkiksi Nanonets integroituu Stripen ja QuickBooksin kanssa, mikä helpottaa maksujen suorittamista ja pitää taloustietosi ajan tasalla. Voit ajoittaa maksut kassavirtasi ja toimittajaehtojesi mukaan.

Paperittomat järjestelmät voivat myös tallentaa automaattisesti jokaisen maksun ja sitä vastaavan laskun ja toimittajan tiedot. Tämä tarkoittaa, ettei enää manuaalista tallentamista eikä tiliotteiden ristiintarkistusta. Järjestelmä ilmoittaa mahdolliset ristiriidat reaaliajassa, jolloin tiimisi voi ratkaista ne nopeasti ja tehokkaasti. Järjestelmä varmistaa myös, että kaikki maksut täsmäytetään tarkasti alkuperäisten laskujen ja pääkirjan kanssa.

4. Automatisoi raportointi ja kirjausketjut

Paperipohjaisissa järjestelmissä nämä tehtävät vaativat usein enemmän aikaa ja vaivaa. Sinun on seulottava pinoja laskuja, kuitteja ja muita asiakirjoja syöttämällä ja ristiinviittauksia käsin raporttien luomiseksi. Selkeän kirjausketjun ylläpitäminen on myös haaste, sillä paperiasiakirjoja on helppo kadottaa.

Paperittomassa järjestelmässä tietosi tallennetaan ja hallitaan automaattisesti keskustietovarastoon. Tämä tekee tiedonhausta ja raporttien luomisesta helppoa. Olipa kyseessä kuukauden lopun sulkeminen, tarkastus tai talousennuste, pääset välittömästi käsiksi tarvitsemiisi tietoihin.

Automaattinen, reaaliaikainen raportointi vähentää manuaaliseen tietojen yhdistämiseen kuluvaa aikaa. Se tarjoaa myös arvokkaita näkemyksiä taloustoiminnastasi ja auttaa sinua tunnistamaan trendejä, havaitsemaan poikkeavuuksia ja tekemään tietoon perustuvia päätöksiä.

Kirjausketjujen osalta järjestelmä kirjaa lokiin kaikki toiminnot laskun vastaanottamisesta maksuun, mukaan lukien kaikki hyväksynnät ja tehdyt muutokset. Tämä läpinäkyvyyden taso varmistaa vastuullisuuden, yksinkertaistaa vaatimusten noudattamista ja helpottaa mahdollisten ongelmien tai riitojen tutkimista. Lisäksi integraatiot ERP- tai kirjanpitoohjelmistoon varmistavat, että kaikki taloustiedot ovat synkronoituja ja ajan tasalla, mikä vähentää epätarkkuuksien ja päällekkäisyyksien riskiä.

5. Pidä toimittajat ajan tasalla ja säilytä avoimuus

Perinteisissä kokoonpanoissa toimittajasuhteiden hallinta voi olla melko haastavaa. Maksuviivästykset, kadonneet laskut ja virheviestintä voivat rasittaa suhdettasi myyjiin. Lisäksi jokaisen toimittajan ehtojen ja mieltymysten seuraaminen voi olla pelottavaa.

Paperiton ostoreskontrajärjestelmä kuitenkin yksinkertaistaa tätä prosessia. Laskujen nopeampi käsittely ja hyväksyminen tarkoittaa, että maksut suoritetaan ajallaan, mikä lisää myyjätyytyväisyyttä. Järjestelmä myös tallentaa kaikki toimittajatietosi keskitetysti, mikä helpottaa niiden käyttöä ja hallintaa.

Automaattisten toimittajaportaalien avulla myyjät voivat lähettää laskunsa, seurata maksun tilaa ja kommunikoida reaaliajassa, mikä vähentää edestakaisin sähköpostien tai puheluiden tarvetta. Automaattiset ilmoitukset, hälytykset ja muistutukset lähetetään molemmille osapuolille viivästysten tai ristiriitojen sattuessa, mikä varmistaa läpinäkyvyyden ja vähentää väärinkäsityksiä.

Lisäksi järjestelmä voi sovittaa kullekin toimittajalle erilaisia ​​maksuehtoja, alennuksia tai muita mieltymyksiä ja hallita näitä muuttujia saumattomasti. Tämä varmistaa toimittajasi vaatimusten noudattamisen ja antaa sinun hyödyntää ennakkomaksualennuksia tai muita kannustimia, optimoida kassavirtasi ja vahvistaa toimittajasuhteitasi.

Loppujen lopuksi siirtyminen paperittomaan ostoreskontrajärjestelmään ei tarkoita vain kustannusten ja ajan säästöjä. Kyse on AP-prosessin muuttamisesta strategiseksi liiketoimintatoiminnoksi, joka edistää tehokkuutta, läpinäkyvyyttä ja hallintaa.

Kuinka otat käyttöön paperittoman ostoreskontrajärjestelmän?

Okei, joten olet vakuuttunut paperittoman ostoreskontrajärjestelmän eduista. Näet, kuinka se voi muuttaa taloustoimintojasi, virtaviivaistaa prosesseja ja parantaa hallintaa. Mutta miten aiot toteuttaa sen?

Tässä on vaiheittainen käyttöönottoopas, joka antaa sinulle selkeän polun siirtymiseen:

Vaihe 1: Arvioi nykyinen prosessisi

Tunnista alueet, jotka kaipaavat parantamista, ja kohtaamasi haasteet. Onko maksuviivästyksiä? Onko sovinto mielestäsi vaikeaa? Onko virheitä usein, ja missä niitä esiintyy useimmiten?

Puhu tiimillesi ja kerää heidän mielipiteensä. Mitkä ovat heidän ensisijaiset kipukohdat? Mihin he käyttävät suurimman osan ajastaan? Mitkä prosessin osat ovat heidän mielestään haastavimpia tai turhauttavimpia? Tämä palaute voi auttaa sinua ymmärtämään, mitä tarvitset paperittomalta ostovelkakirjajärjestelmältä.

Vaihe 2: Määritä tarpeesi ja tavoitteesi

Kun ymmärrät nykyisen tilanteesi ja haasteesi, määritä, mitä haluat saavuttaa uudella järjestelmälläsi. Haluatko nopeuttaa laskujen käsittelyä? Parantaa tarkkuutta? Lisää läpinäkyvyyttä? Vähentää kuluja?

Aseta selkeät, mitattavissa olevat tavoitteet. Voit esimerkiksi lyhentää laskun käsittelyaikaa 50 % tai saavuttaa 100 % tarkkuuden maksujen täsmäytysssä. Määritä sitten toiminnalliset vaatimukset. Tarvitsetko hyväksynnän työnkulkua? Entä integrointi olemassa olevaan ERP- tai kirjanpitoohjelmistoosi? Haluatko reaaliaikaisen raportoinnin ja analytiikan? Toimittajaportaali?

Harkitse myös tulevia tarpeita. Yrityksesi kasvaessa saatat joutua hankkimaan lisää toimittajia, käsittelemään suurempia laskumääriä tai noudattamaan lisämääräyksiä. Varmista, että valitsemasi järjestelmä skaalautuu ja mukautuu näihin muutoksiin.

Vaihe 3: Tutki ja arvioi mahdollisia ratkaisuja

Aloita saatavilla olevien paperittomien ostovelkajärjestelmien tutkiminen. Katso tuotekuvaukset, blogikirjoitukset, asiakasarvostelut, tapaustutkimukset ja esittelyvideot. Osallistu webinaareihin tai tuote-esittelyihin, jos mahdollista.

Markkinoilla on lukuisia paperittomia ostoreskontrajärjestelmiä. Jotkut ovat itsenäisiä järjestelmiä, kun taas toiset voidaan integroida ERP- tai kirjanpitoohjelmistoonne. Harkitse useita tekijöitä, kuten järjestelmän ominaisuuksia, helppokäyttöisyyttä, skaalautuvuutta, turvallisuutta, asiakastukea ja kustannuksia.

Etsi ominaisuuksia, jotka vastaavat erityisesti tarpeitasi. Valitse esimerkiksi järjestelmä, jossa on automaattiset muistutukset ja hyväksyntätyönkulku, jos sinulla on vaikeuksia maksuviivästysten kanssa. Jos tietojen syöttövirheet ovat ongelma, valitse edistyneellä OCR-tekniikalla varustettu järjestelmä tarkkaa ja automaattista tietojen poimimista varten.

Vaihe 4: Suunnittele ja toteuta toteutusprosessi

Valitsemasi ostoreskontrajärjestelmän varsinainen käyttöönotto on kriittinen askel. Siihen sisältyy ohjelmiston asentaminen tai määrittäminen, olemassa olevien tietojen siirtäminen, työnkulkujen määrittäminen ja henkilöstön kouluttaminen.

Tässä on tarkistuslista asioista, jotka on otettava huomioon käyttöönottoprosessin aikana:

• Tiedonsiirto: Varmista, että kaikki olemassa olevat tietosi siirretään tarkasti ja turvallisesti uuteen järjestelmään. Tämä sisältää toimittajan tiedot, laskutiedot, maksuhistorian ja muut asiaankuuluvat tiedot.
• Työnkulun asetukset: Määritä järjestelmä vastaamaan haluamiasi työnkulkuja ja hyväksymisprosesseja. Varmista, että järjestelmä on määritetty vastaamaan erityistarpeitasi ja vaatimuksiasi.
• integraatio: Jos uusi järjestelmäsi on integroitava muihin ohjelmistoihin (kuten ERP- tai kirjanpitojärjestelmääsi), varmista, että nämä integraatiot on määritetty oikein ja testattu perusteellisesti.
• Harjoittelu: Tarjoa tiimillesi kattava koulutus varmistaaksesi, että he ymmärtävät, kuinka uutta järjestelmää käytetään tehokkaasti. Tämä voi sisältää henkilökohtaisia ​​istuntoja, ryhmätyöpajoja tai jopa omatoimisia online-opetusohjelmia.
• testaus: Testaa järjestelmä perusteellisesti ennen käyttöönottoa mahdollisten ongelmien tunnistamiseksi ja korjaamiseksi. Tämä sisältää tiedon siirron tarkkuuden tarkistamisen, työnkulkujen testauksen, integraatioiden tarkistamisen ja järjestelmän käyttäjäystävällisyyden ja toiminnan varmistamisen.
• Tuki: Varmista, että sinulla on luotettava tukijärjestelmä. Tämä voi olla toimittajan asiakastukitiimi tai sisäinen IT-tiimi. Olisi parasta, jos sinulla olisi joku, joka pystyy ratkaisemaan nopeasti käyttöönoton tai sen jälkeiset ongelmat.

Vaihe 5: Tarkkaile ja optimoi suorituskykyä

Kun paperiton ostoreskontrajärjestelmäsi on valmis, on tärkeää seurata jatkuvasti sen suorituskykyä ja tunnistaa parannus- tai optimointikohteita.

Tässä on luettelo KPI:istä, joita saatat haluta seurata:

Laskun käsittelyaika: Tämä mittaa aikaa, joka kuluu laskun vastaanottamisesta sen maksamiseen. Lyhyempi käsittelyaika voi tarkoittaa tehokkaampaa prosessia.

Hinta per lasku: Tämä laskee laskun käsittelyn kokonaiskustannukset. Pienemmät kustannukset tarkoittavat tehokkaampaa ja kustannustehokkaampaa järjestelmää.

Laskun tarkkuusprosentti: Tämä KPI mittaa virheettömästi käsiteltyjen laskujen prosenttiosuutta. Korkeammat tarkkuusasteet merkitsevät kalliiden virheiden vähenemistä.

Laskun poikkeusprosentti: Tämä seuraa niiden laskujen prosenttiosuutta, jotka vaativat manuaalista toimenpiteitä erojen tai virheiden vuoksi. Pienempi poikkeusmäärä voi tarkoittaa virtaviivaisempaa ja automatisoitumpaa prosessia.

Hyväksyntäjakson aika: Tämä mittaa aikaa, joka kuluu laskun vastaanottamisesta sen hyväksymiseen. Tämän ajan lyhentäminen voi nopeuttaa koko ostoreskontraprosessia.

Lisäksi tarkista säännöllisesti järjestelmä ja sen vaikutus liiketoimintaasi. Selvitä, saavuttaako tiimisi tavoitteensa? Onko ongelmia tai esteitä? Tarvitseeko tiimisi lisäkoulutusta? Onko järjestelmä auttanut parantamaan heidän suhteitaan myyjiin oikea-aikaisten maksujen ja paremman viestinnän ansiosta?

Paperittoman ostoreskontrajärjestelmän parhaat käytännöt

Paperittomuuteen siirtyminen vaatii kurinalaisuutta ja johdonmukaisuutta, jotta se olisi todella tehokasta. Sinulla saattaa olla jo vakiintunut käytäntö paperipohjaisten ostovelkojen käsittelyyn – tietyn kynnyksen ylittävien laskujen reitittäminen johdon hyväksyntää varten, kaikki laskut, jotka on tallennettu tiettyyn arkistokaappiin, jne.

Samoin siirryttäessä paperittomaan järjestelmään sinun tulee ottaa käyttöön tietyt parhaat käytännöt maksimoidaksesi uuden digitaalisen järjestelmäsi.

1. Automatisoi tietojen tuonti

Olisi tuskaa, jos tiimisi lataa kaikki laskut manuaalisesti paperittomaan järjestelmääsi. Sähköpostilaatikon jatkuva päivittäminen ja liitteiden skannaus on tuskin tehokasta.

Sen sijaan automaattinen tietojen tuontitoiminto säästää aikaa ja vähentää virheiden mahdollisuutta. Se varmistaa myös laskujen sujuvan kulun järjestelmään ilman pullonkauloja tai viiveitä.

Nanonets tarjoaa koko joukon automaattisia tuontivaihtoehtoja, mukaan lukien sähköposti, API-integraatio, OneDrive, Google Drive, Dropbox ja Zapier. Riippumatta siitä, mistä laskusi ovat peräisin, voit helposti tuoda ne järjestelmään automaattisesti.

2. Käytä älykästä tiedonkeruuta ja -poistoa

Saatat saada laskuja eri muodoissa, tyyleissä, valuutoissa ja kielissä yrityksesi kasvaessa. Et voi luottaa yksinkertaiseen OCR:ään ja manuaaliseen tietojen syöttämiseen monimutkaisten asioiden käsittelyssä.

AP-osasto tarvitsee älykkään tiedonkeruu- ja poimintajärjestelmän ymmärtääkseen monimutkaisia ​​asioita ja mukautuakseen niiden mukaisesti. Näin voit käsitellä erilaisia ​​laskuja nopeasti ja tarkasti.

Nanonets yhdistää tekoälyn ja luokkansa parhaan OCR:n poimimaan tarvittavat tiedot laskuista tarkasti muodosta tai kielestä riippumatta. Strukturoitu, puolirakenteinen tai jäsentämätön data – Nanonetit voivat käsitellä kaiken. Tämä varmistaa, että voit työskennellä eri toimittajien kanssa ilman dataaukkoja tai epätarkkuuksia.

3. Ota käyttöön automaattiset hyväksyntätyönkulut

Ostotilaukset, laskut ja muut talousasiakirjat tarvitsevat usein useita hyväksyntöjä ennen käsittelyä. Manuaalinen hyväksyntätyönkulku voi olla hidasta, läpinäkymätöntä, alttiita petoksille ja saattaa johtaa maksumääräaikojen myöhästymiseen.

Hyväksyntätyönkulkujen automatisointi voi nopeuttaa tätä prosessia ja lisätä samalla läpinäkyvyyttä. Voit määrittää mukautettuja hyväksymissarjoja laskun summan, osaston, projektin tai minkä tahansa muun kriteerin perusteella.

Nanonetsin avulla voit mukauttaa hyväksyntätyönkulkuasi yrityksesi tarpeiden mukaan. Voit määrittää automaattisen reitityksen ja hyväksymishierarkioiden sääntöjä varmistaaksesi, että oikeat laskut saavuttavat oikeat hyväksyjät oikeaan aikaan. Reaaliaikaisten tilapäivitysten, automaattisten hälytysten ja muistutusten avulla voit seurata selkeästi jokaisen laskun edistymistä, ylläpitää avoimuutta ja estää viivästymisiä tai jäämättömiä maksuja.

4. Määritä integraatiot tietosiilojen poistamiseksi

Kuvittele, että vietät tunteja manuaalisesti siirtäen tietoja AP-järjestelmästäsi maksujärjestelmääsi, kirjanpitojärjestelmääsi tai ERP:hen. Se ei ole vain aikaa vievää, vaan myös altis virheille. Entä jos laskun summaan lisätään ylimääräinen nolla tai desimaalipilkku puuttuu?

Integrointi eri järjestelmien välillä on välttämätöntä saumattoman tiedonsiirron varmistamiseksi ja virheiden välttämiseksi. Sen lisäksi, että se säästää aikaa, se lisää myös tietojen tarkkuutta ja luotettavuutta automatisoidun kolmisuuntaisen sovituksen ja täsmäytyksen ansiosta.

Nanonets on rakennettu toimimaan hyvin muiden järjestelmien kanssa. Se tukee integrointia suosittuihin kirjanpito-, ERP- ja maksujärjestelmiin, mukaan lukien QuickBooks, SAP, Oracle jne. Nanonetsin tiedot voidaan helposti synkronoida näiden järjestelmien kanssa reaaliajassa, mikä poistaa tietosiilot ja varmistaa sujuvan, virheettömän tiedonsiirron. Tällä tavalla voit keskittyä enemmän strategiaan ja vähemmän manuaaliseen tietojen syöttämiseen.

5. Tarkista ja optimoi järjestelmäsi säännöllisesti

Varmistaaksesi, että paperiton järjestelmäsi toimii optimaalisesti, on tarpeen säännöllisesti tarkastaa ja tarkistaa järjestelmän suorituskyky. Auttaisi, jos seuraat keskeisiä mittareita, kuten tarkkuutta, käsittelyaikaa ja virheprosentteja, ja kiinnität myös huomiota käyttäjien palautteeseen.

Säännölliset auditoinnit eivät ainoastaan ​​auta sinua tunnistamaan ongelmia ja pullonkauloja, vaan myös paljastamaan parannusmahdollisuuksia. Järjestelmän optimointi näiden oivallusten perusteella varmistaa, että se vastaa tarpeitasi yrityksesi kehittyessä ja kasvaessa.

Nanonets tarjoaa vankat reaaliaikaiset analytiikka- ja raportointiominaisuudet AP-prosessien seurantaan. Käyttökelpoisten oivallusten avulla voit jatkuvasti parantaa järjestelmäsi suorituskykyä, vähentää virheitä, parantaa nopeutta ja lisätä yleistä tehokkuutta.

5. Priorisoi turvallisuus ja vaatimustenmukaisuus

Taloustietojesi turvallisuuden ylläpitäminen ei ole neuvoteltavissa oleva vaatimus. Samoin erilaisten lakien ja määräysten noudattamisen varmistaminen on erittäin tärkeää seuraamusten ja oikeudellisten kysymysten välttämiseksi.

Paperittomassa tukiasemajärjestelmässäsi tulee olla vahvat tietoturvatoimenpiteet, kuten salaus, turvallinen tietojen tallennus ja käyttäjän todennus. Sen tulisi myös olla riittävän joustava mukautumaan säännösten vaatimusten muutoksiin.

Nanonets tarjoaa korkealaatuisen tietoturvan, joka pitää arkaluontoiset tietosi turvassa. Se noudattaa maailmanlaajuisia tietosuojastandardeja, mukaan lukien GDPR ja CCPA. Se käyttää edistyneitä suojaustoimenpiteitä, kuten tietojen salausta ja turvallista pilvitallennusta. Nanonetsin kirjausketjut pitävät myös selkeää kirjaa jokaisesta toiminnasta, mikä auttaa sinua varmistamaan vastuullisuuden ja säännösten noudattamisen.

Lopullinen ajatuksia

Siirtyminen paperittomaan AP-prosessiin ei ole pieni tehtävä. Se edellyttää huolellista suunnittelua, strategioita ja täytäntöönpanoa. Hyödyt ovat kuitenkin suuremmat kuin haasteet oikeilla työkaluilla ja tehokkaalla strategialla. Paperittoman AP-järjestelmän edut ovat kiistattomat tehokkuuden ja läpinäkyvyyden lisääntymisestä kustannussäästöihin ja parempaan tietoturvaan.

Nanonetsien voimaa hyödyntämällä yritykset voivat virtaviivaistaa AP-prosessejaan, saavuttaa toiminnalliset tavoitteensa ja valmistautua tulevaan kasvuun. Se vähentää manuaalista työtä ja siihen liittyviä virheitä, nopeuttaa laskujen hyväksymisprosessia, parantaa tietojen tarkkuutta ja helpottaa saumattomia järjestelmäintegraatioita. Turvallisuuteen ja vaatimustenmukaisuuteen keskittyvä Nanonets tarjoaa luotettavan ratkaisun yrityksille, jotka voivat siirtyä luottavaisesti paperittomaan ympäristöön.

Tie paperittomaan AP:hen voi olla monimutkainen, mutta Nanonetsin kanssa se kannattaa lähteä. Edessä olevat mahdollisuudet – parantunut tehokkuus, kustannussäästöt, läpinäkyvyys ja tietoturva – tekevät tästä matkasta välttämättömän yrityksille, jotka haluavat pysyä kilpailukykyisinä digitaalisessa maailmassa.

• SEO-pohjainen sisällön ja PR-jakelu. Vahvista jo tänään.
• PlatoData.Network Vertical Generatiivinen Ai. Vahvista itseäsi. Pääsy tästä.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Tietoa laajennettu. Pääsy tästä.
• PlatoESG. hiili, CleanTech, energia, ympäristö, Aurinko, Jätehuolto. Pääsy tästä.
• PlatonHealth. Biotekniikan ja kliinisten kokeiden älykkyys. Pääsy tästä.
• Lähde: https://nanonets.com/blog/paperless-accounts-payable/