Kattava hankintaautomaation opas

Oletko kyllästynyt hakemusten syöttämiseen manuaalisesti, ostotilausten luominen, ja laskujen seuranta? Oletko kyllästynyt luottamaan vanhuuden työvoimavaltaisiin menetelmiin noudattamisongelmien hallinnassa? Haluaisitko keinon tehostaa hankintaprosessejasi?

Jos näin on, sinun on tiedettävä kaikki hankintaautomaatio – tehokas työkalu, jonka avulla voit hallita ostoprosessia tehokkaasti. Tässä artikkelissa selvitämme hankintaautomaation prosessin ja keskustelemme siihen liittyvistä monista haasteista (ja eduista), nousevista trendeistä ja parhaista käytännöistä.

Mitä on hankintaautomaatio?

Hankintaautomaatio on teknologian käyttöä tavaroiden ja palveluiden hankinnan tehostamiseksi. Se on tapa automatisoida manuaalisia tehtäviä koko ajan hankintaprosessi, mikä tekee siitä tehokkaamman ja kustannustehokkaamman. Tämän prosessin automatisointi voi olla monia muotoja, automaattisista sähköpostimuistutuksista tekoäly-algoritmien käyttöön.

Hyödyntämällä kehittyneitä teknologioita, kuten tekoälyä, koneoppimista, robottiprosessiautomaatiota (RPA), luonnollisen kielen käsittelyä (NLP) ja lohkoketjua, yritykset voivat automatisoida erilaisia ​​hankintaprosesseja. Näitä prosesseja voivat olla tilausten käsittely, maksuaikataulut, toimittajan valinta ja arviointi, dokumenttien hallinta, kysynnän ennustaminen, laskujen täsmäytys ja toimitusketjun automaatio.

---

Haluatko automatisoida manuaaliset AP-prosessit? Varaa 30 minuutin live-demo nähdäksesi, kuinka Nanonets voi auttaa tiimiäsi toteuttamaan päästä päähän AP-automaatio.

Aikataulu esittely

Hankintaautomaation edut

Alennetut kustannukset

Automatisointi voi lyhentää tilausten käsittelyyn, ostopyyntöjen luomiseen ja moniin muihin tehtäviin kuluvaa aikaa. Tämä tarkoittaa, että käytät vähemmän rahaa palkkoihin ja muihin resursseihin.

Parempi tehokkuus

Kun kunkin tehtävän parissa työskentelee vähemmän ihmisiä, ihmisen harkintavirheitä syntyy vähemmän. Tämä tarkoittaa, että yrityksesi pystyy myös saamaan enemmän aikaan lyhyemmässä ajassa!

Parempi tarkkuus

Koska ihmiset, jotka eivät ole koulutettuja, tekevät vähemmän virheitä, on vähemmän tilaa virheille, kun on varmistettava, että kaikki on tehty oikein, ennen kuin siirrytään mihinkään muuhun, joka liittyy erityisesti organisaation sisäisiin hankintaprosesseihin.

Lisääntynyt ketteryys

Hankintaautomaatio on kuin ylimääräinen käsipari, joka auttaa organisaatioita sopeutumaan markkinoiden muutoksiin ja liiketoiminnan tarpeisiin. Toistuvien hankintatehtävien hoitaminen vapauttaa arvokasta aikaa ja resursseja, jotta yritykset voivat keskittyä parempien suhteiden rakentamiseen tavarantoimittajien kanssa, innovatiivisten ideoiden keksimiseen ja strategisten päätösten tekemiseen.

Tietoihin perustuva päätöksenteko

Kun yritykset käyttävät hankintaautomaatiota, ne saavat käyttöönsä tehokkaita työkaluja tietojen analysointiin. Tämä sisältää esimerkiksi kulutusanalyysin, joka auttaa sinua ymmärtämään, kuinka paljon rahaa käytät eri asioihin, ja suorituskykymittarit, jotka voivat kertoa, kuinka hyvin hankintaprosessisi toimivat. Mutta siinä ei vielä kaikki – mukana on myös ennakoiva analytiikka, mikä tarkoittaa, että voit käyttää tietoja ennustaaksesi, mitä tulevaisuudessa voi tapahtua. Kaiken tämän tiedon avulla yritykset voivat tehdä parempia päätöksiä rahankäytöstä ja tunnistaa mahdollisuuksia ja riskejä, joita he eivät ehkä muuten olisi huomanneet. Hankintojen osalta tiedon käyttö päätöksentekoon on ehdottomasti oikea tapa!

Enhanced Compliance

Kun yritykset käyttävät automaatiota hankintaprosesseissaan, ne voivat varmistaa, että ne noudattavat kaikkia niitä koskevia sääntöjä ja määräyksiä. Tämä sisältää esimerkiksi hankintakäytännöt, eettiset standardit ja kestävän kehityksen vaatimukset. Automatisoimalla vaatimustenmukaisuuteen liittyvät tehtävät yritykset voivat vähentää riskiä joutua vaikeuksiin sääntöjen noudattamatta jättämisestä. Tämä voi tarkoittaa seuraamusten tai sakkojen välttämistä, jotka voivat olla todella kalliita.

Mikä on hankintaautomaatioprosessi?

Automaattisen hankinnan aloittaminen on yksinkertaisempaa kuin uskotkaan. Itse prosessi voidaan jakaa muutamaan avainvaiheeseen:

Tiedonkeruu

Aloita keräämällä tietoja, kuten tuote- ja toimittajatiedot, ostotilaushistoria, laskun tila ja paljon muuta. Näiden tietojen kerääminen auttaa sinua ymmärtämään organisaatiosi tarpeita ja tavoitteita paremmin.

Ota askel taaksepäin ja arvioi, kuinka tehokas nykyinen prosessisi on, missä ovat jumituskohdat ja millainen automaatio auttaisi asioiden muuttamisessa.

Hankinnan optimointi

Kun sinulla on kaikki tarvittavat tiedot, on aika optimoida prosessisi. Analysoi kerätyt tiedot algoritmien avulla ja tunnista mahdolliset kustannussäästöt, vanhentuneet tuotteet, ylikulutusriskit ja standardointimahdollisuudet.

Hankintaautomaatio

Käytä teknologiatyökaluja hankintaprosessin automatisoimiseen – mukaan lukien automaattiset ostotilaukset, toimittajan valinta, sopimusten hallinta ja paljon muuta. Tämä parantaa kykyäsi seurata ja hallita sopimuksia ja vähentää käsittelyaikoja ja hallinnollisia kustannuksia.

Tarjolla on useita erilaisia ​​ratkaisuja perusratkaisuista täysimittaisiin yritystason ratkaisuihin, joten on tärkeää tutkia, mitä on saatavilla, ja löytää organisaatiollesi sopiva ratkaisu.

Toteutettavuus ja sidosryhmien kirjautuminen

Hanki käsitys toteutuskustannuksista, jotta tiedät, mitä sinulla on edessäsi, kun teet muuton. Varmista, että kaikki päätöksentekoprosessiin osallistuvat ovat mukana ennen kuin teet mitään sitoumuksia varmistaaksesi, että kaikki ovat samalla sivulla ja tukevat siirtymistä paperista digitaaliseen.

Kehitä suunnitelma

Kun kaikki esivalmistelut on tehty, on aika laatia toteutussuunnitelma, jossa huomioidaan työntekijöiden koulutus, tietoturva ja muut tarpeelliset toimenpiteet ennen automaattisten hankintajärjestelmien käyttöönottoa.

Valvonta ja raportointi

Lopuksi, seuraa suorituskykymittareita, kuten toimitusaikatauluja, kulujen näkyvyyttä ja toimittajien suorituskykyä ajan mittaan varmistaaksesi, että tavoitteet saavutetaan ja mahdolliset ongelmat tunnistetaan ja käsitellään nopeasti.

Hankintaautomaation haasteet

Kun kyse on automaattisista hankinnoista, on otettava huomioon muutama haaste. Vaikka prosessi saattaa kuulostaa yksinkertaiselta paperilla, se voi olla monimutkainen käytännössä. Tässä on eritelmä joistakin mahdollisista esteistä:

Muutoksen hallinta

Siirtyminen automatisoituihin hankintaratkaisuihin vaatii sisäänostoa sidosryhmiltä ja henkilöstöltä koko organisaatiossa. Tämä voi olla vaikeaa, koska muutosta vastustetaan usein ja uuden teknologian käyttöönotto vie aikaa.

Kustannukset

Automatisointi vaatii ennakkoinvestointeja sekä ajan että rahan osalta, mikä voi tehdä siirtymisestä pelottavaa joillekin organisaatioille. Vaihtoehtojen huolellinen arviointi ja niihin liittyvien kustannusten ymmärtäminen on avainasemassa valittaessa organisaatiosi tarpeisiin parhaiten sopivaa automatisoitua ratkaisua.

Tietojen integrointi

Hankintaautomaatioratkaisut ovat menestyviä vain, jos ne integroidaan olemassa oleviin järjestelmiin ja tietokantoihin, jotta ne tarjoavat kattavan kuvan toimittajatiedoista, tuotteiden hinnoista, ostotilauksista jne. Esimerkiksi minkä tahansa valitsemasi potentiaalisen ratkaisun tulee pystyä kommunikoimaan taloushallinnon kanssa. järjestelmä, joka tarjoaa yksityiskohtaisen tapahtumahistorian organisaation parempia päätöksentekoprosesseja varten.

---

Määritä kosketusvapaat AP-työnkulut ja virtaviivaistaa ostoreskontraprosessia sekunneissa. Varaa 30 minuutin live-demo nyt.

Aikataulu esittely

Hankintojen automatisoinnin parhaat käytännöt

Arvioi tarpeitasi

Ennen kuin aloitat teknologian tutkimisen, on tärkeää arvioida, mitä tarkalleen ottaen yrität saada aikaan hankintaautomaatiolla. Haluatko paremman näkyvyyden kulutustietoihin? Haluatko parantaa toimittajan suorituskykyä analytiikan ja oivallusten avulla? Onko nykyisissä prosesseissa tehottomuuksia, jotka voitaisiin korjata uusilla työkaluilla tai järjestelmillä? Kun sinulla on selkeä kuva siitä, mikä kaipaa parannusta, on toisen vaiheen aika!

Työskentele asiantuntijoiden kanssa

Yksi tärkeimmistä asioista, joita voit tehdä, on hankkia hankintaautomaation asiantuntemusta omaavia asiantuntijoita. He voivat opastaa sinua prosessin läpi ja auttaa sinua suunnittelemaan haasteita ja tunnistamaan mahdolliset sudenkuopat. Asiantuntijan konsultointi voi merkittävästi parantaa siirtymäsi nopeutta ja luotettavuutta.

Valitse yrityksellesi oikea tekniikka – ja pysy siinä!

Kun valitset organisaatiollesi sopivan hankintaautomaation ohjelmiston, ota huomioon esimerkiksi kustannustehokkuus verrattuna ajan mittaan helppokäyttöisyyteen. molempien ohjelmistoratkaisujen skaalautuvuus sekä niiden kyky suuremmissa organisaatioissa. Integroituvatko ne hyvin muihin olemassa oleviin järjestelmiin, joita jo käytetään yritysympäristössä, kuten ERP-alustoissa. On myös tärkeää, ei vain tarkastella yhtä toimittajaa, vaan pikemminkin tutkia useita vaihtoehtoja ennen hankintaautomaatioprosessia koskevien päätösten tekemistä.

Kehitä suunnitelma

Ennen kuin teet uuden ohjelmistojärjestelmän tai prosessimuutoksen – varsinkin niin monimutkaisen kuin hankintaautomaatio – on viisasta tehdä selkeä suunnitelma siitä, miten asiat toimivat, kun kaikki on saatu käytäntöön. Tähän tulisi sisältyä kunkin vaiheen aikajanat sekä tietyt mittarit, joita vastaan ​​menestystä voidaan myöhemmin mitata. Odotamme esimerkiksi tämän uuden politiikan lisäävän myyntiämme 20 % kuuden kuukauden aikana.

Hankintaautomaation yleiset käyttötapaukset

Inventory Management

Tämä on yksi hankintaautomaation peruskäyttötavoista, koska sen avulla voit seurata varastotasojasi ja varmistaa, että tuotteet tai tarvikkeet eivät lopu ennen kuin niitä tarvitaan.

Myyjän hallinta

Tämän ominaisuuden avulla yritykset voivat seurata kaikkia myyjiään yhdessä paikassa, mikä helpottaa säännöllistä työskentelyä heidän kanssaan ja varmistaa, että kaikki maksut sujuvat sujuvasti jokaisen kuukauden (tai vuoden) lopussa.

Sopimushallinta

Sopimushallintaominaisuuksien avulla yritykset voivat tehdä sopimuksia toimittajiensa kanssa varmistaakseen, että laadunvalvontastandardeja noudatetaan johdonmukaisesti ajan mittaan. Tämä auttaa estämään mahdollisia ongelmia, jotka johtuvat jommankumman osapuolen huonosta suorituskyvystä projektin aikana tai muun tyyppisen kahden osapuolen välisen sopimuksen aikana.

Toimittajasuhteiden hallinta

Toimittajasuhteiden hallintaratkaisut voivat olla muutoksentekijä toimittajien kanssa työskenteleville organisaatioille. Ne yksinkertaistavat toimittajasuhteiden hallintaa automatisoimalla tehtäviä, kuten toimittajien suorituskyvyn seurantaa, yhteydenpitoa heihin ja yhteisten tavoitteiden saavuttamista.

Hankintaautomaation nousevat trendit

Vaikka hankintojen automaatio on jo nyt ostoprosessin muuttaja, se vain paranee. Tässä on joitain hankintaautomaation nousevia trendejä:

Keinotekoinen älykkyys ja koneoppiminen

Tekoälypohjaisista automaatioratkaisuista on tulossa yhä suositumpia, ja ne pystyvät analysoimaan tietoja nopeasti ja tarkasti tehdäkseen parempia päätöksiä nopeammin. Ei vain, vaan koneoppimisen ansiosta nämä työkalut voivat tulla tarkempia ja tehokkaampia ajan myötä, kun ne keräävät enemmän tietoa.

Blockchain Tekniikka

Blockchain-tekniikkaa käytetään hankintaprosessissa, jotta saadaan muuttumaton pääkirja, joka tallentaa ostoprosessin jokaisen vaiheen. Tämä auttaa varmistamaan suuremman läpinäkyvyyden, tarkkuuden ja kustannussäästöt – ja sitä voidaan käyttää tukemaan säännösten noudattamista.

Asiakirjojen digitalisointi

Asiakirjojen digitalisointi on tehty mahdolliseksi pilvipohjaisilla teknologioilla, kuten OCR (optinen merkintunnistus). Tämän tekniikan avulla skannatut asiakirjat voidaan muuntaa digitaalisiksi tiedostoiksi, mikä nopeuttaa asiakirjojen käsittelyä. Lisäksi sen sijaan, että paperityöt olisivat hajallaan kaikkialla, ne on tallennettu turvallisesti yhteen järjestelmään.

Näiden nousevien trendien lupaus – sekä nykyisten prosessien jatkuva kehittäminen – osoittaa, että hankintaautomaatio on täällä pysyäkseen liiketoimintojen muutosvoimana.

Kuinka Nanonets voi auttaa hankintaautomaatiossa?

Nanonetsin tekoälyllä toimiva alusta voi auttaa hankintojen automaatioprosesseissa automatisoimalla asiakirjojen tiedonkeruu- ja poimintatehtävät. Alusta voi esimerkiksi poimia tietoja laskuista, ostotilauksista ja muista hankintoihin liittyvistä asiakirjoista ja täyttää tiedot automaattisesti hankintajärjestelmiin tai työnkulkuihin. Tämä automaatio vähentää virheiden riskiä, ​​nopeuttaa käsittelyä ja antaa työntekijöille mahdollisuuden keskittyä enemmän lisäarvoa tuottaviin tehtäviin.

Tämän lisäksi Nanonets tarjoaa järjestelmän, jossa on intuitiivinen käyttöliittymä ja mukautettuja työnkulkuja prosessien automatisoinnin tehostamiseksi.

Aikataulu esittely

Yhteenveto

Yhteenvetona voidaan todeta, että hankintaautomaation tulevaisuus on täällä. Sen mukana tulee ainutlaatuisia mahdollisuuksia ja haasteita. Mutta ne, jotka omaksuvat sen tehon, hyötyvät lisääntyneestä tehokkuudesta, paremmasta tarkkuudesta ja kustannussäästöistä. Seuraamalla tässä kuvattuja parhaita käytäntöjä organisaatiot voivat virtaviivaistaa hankintaprosessejaan ja tulla kilpailukykyisempi globaaleilla markkinoilla.

Nanonetsin avulla yritykset voivat hyödyntää uusinta koneoppimista ja tekoälyteknologiaa automatisoidakseen hankintaprosessinsa parantaakseen tarkkuutta, alentaakseen kustannuksia ja käyttääkseen työvoimaansa tehokkaammin.

Joten älä pelkää ottaa askelta. On aika aloittaa hankintaprosessin automatisointi ja viedä liiketoimintasi seuraavalle tasolle.

• SEO-pohjainen sisällön ja PR-jakelu. Vahvista jo tänään.
• PlatoAiStream. Web3 Data Intelligence. Tietoa laajennettu. Pääsy tästä.
• Tulevaisuuden lyöminen Adryenn Ashley. Pääsy tästä.
• Osta ja myy osakkeita PRE-IPO-yhtiöissä PREIPO®:lla. Pääsy tästä.
• Lähde: https://nanonets.com/blog/the-comprehensive-guide-to-procurement-automation/