Mitä ostovelat ovat?

Ostovelka on kirjanpitotermi, joka viittaa rahaan, jonka yritys on velkaa myyjälle tai toimittajalle - siitä, että se on käyttänyt heidän tuotteitaan tai palveluitaan.

Kun yritys ostaa tuotteita/palveluita myyjältä/toimittajalta sopimuksella, joka maksaa myöhemmin, summaa kutsutaan ostovelaksi – kunnes maksu on suoritettu.  Se on eräänlainen luotto myyjän/toimittajan tarjoama.

Ostovelka kirjataan, kun lasku on hyväksytty maksettavaksi. Se kirjataan pääkirjaan (tai AP-alikirjaan) erääntyneeksi maksuksi tai velaksi, kunnes summa on maksettu. Velat voivat olla ostovelkoja (varastoihin kirjattujen fyysisten tavaroiden osto) tai kuluvelkoja (laskutettujen tavaroiden ja palvelujen osto, esim. mainonta, viihde, matkat, toimistotarvikkeet ja apuohjelmat).

---

Automatisoi tiedonkeruu, rakenna työnkulkuja ja virtaviivaistaa ostoreskontraprosessia sekunneissa. Koodia ei vaadita. Varaa 30 minuutin live-demo nyt. Automatisoi laskujen maksut tekoälyllä.

Aikataulu esittely

---

Sisällysluettelo

---

Haluatko automatisoida manuaalisia kolmisuuntaisia ​​otteluprosessejasi? Varaa 3 minuutin live-demo nähdäksesi, kuinka Nanonets voi auttaa tiimiäsi toteuttamaan päästä päähän AP-automaatio.

Aikataulu esittely

---

Esimerkki ostoreskontrasta

ABC-leipomo tilaa 50 paunaa sokeria tukkukauppiaalta XYZ Tradersilta hintaan 50 senttiä kilolta. XYZ Traders tarjoaa 30 päivän luottoajan leipomoon toimituksesta, jonka kuluessa ABC:n tulee maksaa 25 dollarin lasku. Kunnes leipomo maksaa XYZ-kauppiaille, 25 dollarin summaa kutsutaan ostovelaksi ja se esitetään leipomon taseessa velkoina velkojille.

25 dollaria kirjataan omaisuuseräksi XYZ-kauppiaiden taseeseen, kunnes maksu on vastaanotettu.

Ostovelat sisältävät tavaroiden oston lisäksi seuraavat:

• Kuljetus ja logistiikka
• Teho / Energia / Polttoaine
• Liisaus
• Licensing
• Palvelut (kokoonpano / alihankinta)

---

Määritä kosketusvapaat AP-työnkulut ja virtaviivaistaa ostoreskontraprosessia sekunneissa. Varaa 30 minuutin live-demo nyt.

Aikataulu esittely

---

Ostovelkojen merkitys

AP on tärkeä seuraavista syistä:

Se varmistaa laskujen maksun ajallaan, mikä puolestaan ​​parantaa yrityksen luottokelpoisuutta ja pitkäaikaisia ​​suhteita myyjiin.

• Laskujen oikea-aikainen maksu varmistaa toimitusten ja palveluiden keskeytymättömän virran, mikä johtaa liiketoiminnan saumattomaan sujumiseen.
• Oikea-aikaisella maksulla vältytään myöhästyneiltä maksuilta, sakkoilta ja muilta myöhästymismaksuilta.
• Järjestetty AP mahdollistaa laskujen ja maksujen systemaattisen seurannan.
• AP helpottaa kassavirtaa suorittamalla maksuja vain eräpäivänä ja käyttämällä toimittajan tarjoamia luottolimiittejä.
• Tiukka AP välttää myyjän petos ja varkaus.

AP ei ole vailla haittoja. Sitä pidetään usein taloudellisena taakkana toimittajille, joiden on odotettava maksua tuotteiden ja palvelujen toimittamisen jälkeen. Yrityksen puolelta tase, jossa on pitkittyneet ostovelat, viittaa epävarmaan kassatilanteeseen. Nämä haitat voidaan voittaa eettisin, oikeudellisin ja loogisin keinoin AP-prosessit.

Ostoreskontraprosessin osat

Ostovelka on monivaiheinen prosessi ja sisältää joitain olennaisia ​​vaiheita:

• AP alkaa yrityksen päätöksellä hankkia tavaroita/palveluita luottojärjestelmällä.
• Luottoja tarjoavien toimittajien valinta.
• Vertaamalla tavarantoimittajien luottokäytäntöjä sallittujen luottopäivien, viivästysmaksujen, käteisalennuksen ennakkomaksusta jne. suhteen ja toimittajan valinta yritykselle parhaiten soveltuvin ehdoin.
• Sen jälkeen hankintaprosessi - ostopyyntö, ostotilaus, lasku, kuitti – yrityksestä.
• Laskut/laskut kirjataan kirjanpitoon ostovelkoina, kun tavarat on vastaanotettu.
• Kirjanpito auttaa yrityksen sisäisissä ja ulkoisissa tarkastuksissa sekä kulutusmallien analysoinnissa, mikä puolestaan ​​auttaa taloussuunnittelussa sekä standardien ja määräysten täyttämisessä.
• Laskujen päivämäärien seuranta varmistaaksesi maksun ennen eräpäivää.
• Maksun suorittaminen ennen eräpäivää
• Kommunikoi myyjän kanssa, että maksu on suoritettu.

Luoton keston täysi hyötykäyttö auttaa hallitsemaan kassavirtaa tehokkaasti. On kuitenkin muistettava, että tehokkain luottoehtojen käyttö on tietää, milloin laskut tulee maksaa.

Perinteinen ostoreskontraosasto

Manuaalisista ostovelkaprosesseista vastaava tiimi vastaa hankintoihin ja toimittajiin liittyvien rahoitustapahtumien kirjaamisesta ja käsittelystä.

Tätä tarkoitusta varten palkataan joukko ammattilaisia:

• Tiedonsyöttöanalyytikko syöttää laskut digitaaliseen järjestelmään, kun ne on vastaanotettu.
• Maksunkäsittelyanalyytikko vastaa laskujen maksamisesta niiden erääntymispäivänä
• Poikkeusanalyytikko korjaa laskujen ristiriitoja ja käsittelee maksuhäiriöongelmia.
• - myyjän hallinta henkilöstö luo ja hallitsee toimittajatietokantaa ja korreloi sitä erilaisiin hankintatoimintoihin.
• Ostoreskontrapäällikkö koordinoi tiimin kanssa virheettömän ja saumattoman laskujen hallinnan.

Kaikki tiimin jäsenet pyrkivät luomaan ja ylläpitämään vahvoja toimittajasuhteita. Ryhmän on myös seurattava tarkasti AP-menoja ja ylläpidettävä sisäistä valvontaa kassavirran suojaamiseksi.  

Tehokas ja hyvin hoidettu ostovelkojen työnkulku voi säästää yrityksille huomattavia määriä aikaa ja rahaa AP-prosessin suhteen. Myös järjestöt voisivat harvoin ulkoistaa AP toimintoja ulkopuolisille tahoille.

Manuaalisen ostoreskontraprosessin haasteita

Manuaalisissa ostovelkaprosesseissa on seuraavat ongelmat:

• Manuaaliseen tiedonsyöttöön liittyvät ongelmat: Laskujen manuaalinen syöttäminen järjestelmään voi olla aikaa vievää, tehotonta ja virhealtista. Kaikki nämä voivat heikentää yrityksen toimintaa ja tulosta.
• Maksuviivästykset: Manuaalinen valvonta ja virheet voivat johtaa maksuviivästyksiin ja tyytymättömiin toimittajiin. Se voi myös vaikuttaa luottoluokitukseen ja yrityksen uskottavuuteen myyjän asiakkaana.
• Tyytymättömät työntekijät: Monien AP-prosessiin liittyvien tehtävien arkipäiväinen, toistuva luonne voi johtaa tyytymättömyyteen työhön ja siihen liittyviin ongelmiin, mukaan lukien henkilöstön vaihtuvuus.
• Hankalaa tietoa: Yrityksen koon kasvaessa ja käsiteltävien laskujen lisääntyessä myyjiä, tuotteita, palveluita, kustannuksia, toimitusta ja eräpäiviä koskevan tiedon määrä voi tulla ylivoimaiseksi. Asiakirjojen löytäminen on myös vaikeaa ja kirjanpidosta voi tulla painajainen.
• Tietojen läpinäkyvyys: Paperilaskujen ja fyysisten AP-asiakirjojen jäljittämisestä voi tulla vaikeaa ellei mahdotonta, kun AP-osasto kasvaa ja pystyy käsittelemään monia hankintaprosesseja.
• Petosalttius: Näkyvyyden puute manuaalisissa ostovelkajärjestelmissä voi altistaa yrityksesi tietoturva-aukoille ja petoksille.

Ostoreskontraprosessin automatisoinnin edut

Tilivelkaprosessin automatisointi johtaa seuraaviin etuihin:

• Ajansäästö: niin sanotaan 25% työviikosta kuluu arkipäiväisiin manuaalisiin laskunhallintatehtäviin, aikaa, joka voidaan käyttää paremmin tuottavampaan toimintaan.
• Kustannussäästöt: Yhden laskun manuaalisen käsittelyn on havaittu maksavan 12-15 dollaria. Automaatio voi poistaa suuren osan näistä kustannuksista. Lisäksi automatisoidut ratkaisut pitävät kirjaa laskujen eräpäivistä ja auttavat maksamaan laskun optimaaliseen aikaan, mikä parantaa kassavirtaa, välttää maksuviivästyksiä ja ylläpitää parempia suhteita toimittajiin.
• Tulot: Automaation mahdollistamat oikea-aikaiset maksut voivat paitsi välttää maksuviivästyksiä, myös parantaa yrityksen luottoluokitusta ja tehdä siitä avoimen myyjien alennuksille ja hyvityksille.
• Virheiden vähentäminen: Manuaalinen laskujen hallinta liittyy ihmisen valvonnasta johtuviin virheisiin. Automatisointi voi poistaa suuren osan manuaalisiin ostovelkaprosesseihin liittyvistä virheistä.
• Maksun joustavuus: Automaatio voi mahdollistaa päätöksenteon siitä, milloin ja miten laskut maksetaan (esim. paperisekki, ACH tai virtuaalikortit, joilla ansaitset käteispalautusalennuksia).
• Tietojen parempi ylläpito: Paperityön manuaalinen seulominen voi olla kiusallista ja virhealtista. Digitaalisen tietokannan ylläpito mahdollistaa tietojen paremman saatavuuden ja haun, mikä virtaviivaistaa hankinnasta maksuun -kiertoa. Tällainen hallinta mahdollistaa myös analytiikan yrityksen ostojen ja kassavirran raportointiin ja seurantaan.
• Turvallisuus: Ostoreskontraautomaatioratkaisu voi tallentaa tietoja keskitetylle palvelimelle tai pilveen, mikä tarjoaa turvallisuuden

Mitä ostoreskontraohjelmistosta kannattaa etsiä

On tärkeää valita a AP automaatioohjelmisto joka tarjoaa parhaan tuoton sijoitukselle. Ostovelkojen automaatioohjelmiston tulee sisältää tiedonkeruu, laskujen käsittely, automaattiset hyväksynnät ja maksut. Perusominaisuudet, joita on etsittävä, kun etsit AP-automaatioohjelmistoa, ovat:

• Tarkka laskutietojen kaappaus: Laskutietojen muuntaminen yhteiseen digitaaliseen muotoon on tärkein yksittäinen näkökohta tehokkuuden luomisessa AP-automaatiossa. Manuaalinen tietojen syöttäminen on kallista, virhealtista ja aikaa vievää. Hyvä OCR-työkalu mahdollistaa asiaankuuluvien tietojen älykkään kaappauksen ilman ihmisen puuttumista, mikä säästää aikaa, rahaa ja inhimillisiä virheitä.

• Helppo laskujen hyväksyntä: Laskujen hyväksyjät ovat usein kiireisiä johtajia ja johtajia, ja automaattisen laskujen hyväksynnän tulee olla helppoa, intuitiivista ja kätevää tällaiselle henkilökunnalle. Hyväksyvän henkilön on voitava nähdä ja hyväksyä lasku yhdellä napsautuksella riippumatta siitä, millä laitteilla hän käyttää laskua.
• Mahdollisuus seurata AP-laskuja reaaliajassa: Työnkulkutyökalujen on myös mahdollistettava kaikkien sidosryhmien helppo seurata laskua. Tämä välttää viiveet, väärinkäytökset ja huonon hallinnon tilien käsittelyprosessissa.
• Integrointi olemassa olevaan kirjanpitojärjestelmään: Yritys voi käyttää muita digitaalisia alustoja ja ohjelmistoja ja AP-työkalun on kyettävä integroitumaan niihin tietojen ja toimintojen yhteensopimattomuuden estämiseksi.
• Maksujen automatisointi: AP-prosessin viimeinen vaihe on maksaminen. Kun kaikki hyväksynnät on kirjattu, ohjelmiston on kyettävä aloittamaan ja käsittelemään maksu toimittajalle kyseisen hankinnan ostoreskontraprosessin viimeistelemiseksi ja sulkemiseksi.
• Tiedon tallennus: Yrityksen tarpeista riippuen kaikki AP-tiedot voidaan tallentaa keskitetylle palvelimelle tai pilveen. Yrityksen on päätettävä tallennustilan tyypistä ennen AP-automaation käynnistämistä.

Yhteenveto

Tilien käsittelytoimintojen automatisointi voi poistaa manuaalisiin prosesseihin liittyvät ongelmat, kuten aikaviiveet, virheet ja inhimillisen työn tuhlauksen.  

Tehokkaat AP-ohjelmistot, kuten Nanonets, voivat mahdollistaa parempien hankinta-maksuprosessien, varmistaa verovelvollisuuden, automatisoida 3-suuntainen sovitus, optimoida AP päivää tai DPO, estää petoksia, virtaviivaistaa kassavirtoja, ylläpitää toimittajasuhteita ja tallentaa tietoja jälkipolville. Automaatio lisää tehokkuutta ja voi organisoida hankinnasta maksuun -prosessin pitkän aikavälin arvon saavuttamiseksi. AP-prosessin digitaalinen mahdollistaminen edistäisi liiketoimintastrategioita muuttamalla toimittaja-asiakassuhteet kilpailueduksi.