Miksi asiakirjanhallintaohjelmisto on pakollinen yrityksille? PlatoBlockchain Data Intelligence. Pystysuuntainen haku. Ai.

Miksi asiakirjanhallintaohjelmisto on pakollinen yrityksille?

Aikaleima: 16. elokuuta 2022 8

Arkistokaappien läpikäymisen ja paperikasojen kahlaamisen ajat ovat jo menneet. Yritykset käyttävät nykyään sähköistä tallennustilaa, jossa ne voivat käyttää kaikkia tiedostoja, asiakirjoja ja tietueita tietokoneiden, älypuhelimien ja tablettien kaltaisilla laitteilla. Tämä helpottaa ja nopeuttaa tärkeiden tietojen hakemista ja hallintaa. Itse asiassa a Deloitten tutkimus osoittaa, että 85 % yrityksistä vauhdittaa digitaalisia aloitteitaan tulevina kuukausina.

Asiakirjojen manuaalinen hallinta ja haku voi kuitenkin olla aikaa vievää ja työlästä. Se ei myöskään poista inhimillisten virheiden riskiä, ​​jotka johtavat tiedostojen vaurioitumiseen tai katoamiseen. Siksi on tärkeää, että investoit yrityksesi dokumenttienhallintajärjestelmään.

Asiakirjanhallintaohjelmisto tai DMS on ohjelmisto, joka tallentaa, hallitsee ja noutaa kaiken dokumentaation, jota yrityksesi käyttää päivittäin. Se käsittelee kaikkia sähköisiä tiedostojasi ja jopa paperipohjaisia ​​asiakirjoja koko niiden elinkaaren ajan niiden luomisesta toteutukseen asti. Mikä tärkeintä, se automatisoi prosessin, jotta voit käyttää vähemmän aikaa kaikkien tiedostojesi järjestämiseen ja hakemiseen ja sinulla on enemmän aikaa muiden tärkeiden tehtävien parissa.

Asiakirjanhallintajärjestelmän toiminta riippuu ohjelmistosta, johon investoit. Yleensä se auttaa yritystäsi digitoimalla kaikki tiedostosi ja tallentamalla ne yhteen tietokantaan, jotta ne on helppo hakea ja käyttää. Joissakin on skannaus- ja kuvankaappausominaisuuksia paperipohjaisten asiakirjojen muuttamiseksi digitaalisiksi tiedostoiksi. Toiset jopa hyödyntävät tekoälyä ja koneoppimisteknologiaa kaapatakseen tietoja asiakirjoista välittömästi. Voit myös käyttää asiakirjanhallintaohjelmistoa asiakirjojen aitouden tarkistamiseen, hyväksyntätyönkulkujen luomiseen organisaatiossasi ja tietojen varmuuskopioinnin ja palautuksen automatisointiin.

Asiakirjanhallintaohjelmistolla on monia muita ominaisuuksia. Ja se johtuu sen eduista, että asiakirjanhallintaohjelmistojen maailmanlaajuinen kysyntä saavutti 5.55 miljardia dollaria vuonna 2022 ja sen odotetaan saavuttavan 16.42 miljardia dollaria vuoteen 2029 mennessä.

Miksi tarvitset asiakirjanhallintaohjelmiston?

Parantaa asiakirjojen käsittelyä

Asiakirjojen digitalisointi ei riitä, jos haluat tehostaa asiakirjojen hallintaa. Ilman asiakirjanhallintaohjelmistoa joudut silti järjestämään, jäljittämään ja hakemaan tiedostoja tietokannassasi manuaalisesti. Tämä voi silti viedä arvokasta aikaa, jonka olisit voinut käyttää muiden tärkeiden velvollisuuksien hoitamiseen. Puhumattakaan, se ei silti poista mahdollisia inhimillisiä virheitä asiakirjojen käsittelyssä.

Asiakirjanhallintaohjelmisto on enemmän kuin vain ylistetty tietokanta asiakirjoillesi. Sen lukuisat työkalut ja ominaisuudet helpottavat kaikkien tiedostojesi ja tietueiden käsittelyä ja hallintaa muutamalla napsautuksella. Voit käyttää sitä myös tiedostojen jäljittämiseen ja hakemiseen asiakirjan sanan tai lauseen perusteella. Ja integroimalla sen muihin sovelluksiin, voit helposti tuoda ja viedä asiakirjasta poimittuja tietoja ja välttää näin manuaalisen tietojen syöttämisen prosessissa.

On tärkeää huomata, että DMS eroaa sisällönhallintajärjestelmästä. Sisällönhallintajärjestelmää tai CMS:ää käytetään sisällön luomiseen ja julkaisemiseen verkossa. Se ei välttämättä hallitse tiedostojasi ja asiakirjojasi. Joten sekä DMS että CMS voivat olla hyödyllisiä yrityksellesi. Jonkin verran esimerkkejä CMS-ohjelmistoista voidaan integroida saumattomasti DMS:ään, joten muista tarkistaa ne.

Parantaa saavutettavuutta

Etätyön ja hybridityöpaikkojen lisääntyessä työntekijöiden pitäisi pystyä pääsemään kaikkiin tarvitsemiinsa tiedostoihin milloin ja missä tahansa. Vaikka asiakirjojen digitointi helpottaa tiedostojen jakamista ja lähettämistä laitteesta toiseen, tarvitset silti asiakirjanhallintaohjelmiston asiakirjojen etsimisen ja noudon tehostamiseksi. Se automatisoi tiedostojen haun, seurannan ja haun käyttämällä avainsanoja ja muita ominaisuuksia. Muutamalla napsautuksella voit noutaa minkä tahansa asiakirjan ilman, että sinun tarvitsee mennä toimistoon.

Asiakirjanhallintaohjelmisto keskittää kaikki asiakirjasi yhdelle alustalle, jota voit käyttää millä tahansa laitteella, kuten tietokoneella, älypuhelimella tai tabletilla. Lisäksi sen avulla voit siirtyä laitteesta toiseen menettämättä tärkeitä muutoksia asiakirjassa tai itse tietokannassa. Tämä tekee etsimisestä ja hakemisesta entistä kätevämpää PDF-tiedostoja ja muun tyyppisiä asiakirjoja, kun olet liikkeellä. Toteutetusta ratkaisusta riippuen näitä tiedostoja voidaan käyttää online- tai offline-tilassa.

Edistää yhteistyötä

Dokumenttien hallintajärjestelmät voivat myös parantaa yhteistyötä organisaatiosi sisällä ja asiakkaidesi kanssa tekemällä asiakirjoista helpommin saatavilla. Koska DMS keskittää kaikki tiedostosi yhdelle alustalle, muiden osastojen tiimit voivat työskennellä yhdessä muokatakseen tiettyjä asiakirjoja, kootakseen tietueita ja järjestääkseen tietokantoja. Se myös varmistaa, että yritykselläsi on yksi totuuden lähde. Tämä tarkoittaa, että kaikki työskentelevät saman tiedon parissa riippumatta siitä, milloin ja mistä he ovat saaneet ne.

Jotkin asiakirjanhallintajärjestelmän ominaisuudet sisältävät myös hyväksymistyönkulkujen automatisoinnin, mikä nopeuttaa asiakirjojen käsittelyaikaa. Tämä tarkoittaa, että sinun ei tarvitse huolehtia asiakirjan lähettämisestä tarvittaville sidosryhmille saadakseen heidän allekirjoituksensa tai hyväksynnän. Asiakirja itse lähettää asiakirjan automaattisesti eteenpäin prosessin aikana. Se voi jopa ilmoittaa vastaanottajalle asiakirjan lähestyvästä hyväksynnästä välttääkseen viivästyksiä.

Parantaa tietoturvaa

Dokumentinhallintajärjestelmään sijoittaminen on myös yksi tapa suojata yritystietojasi. Erityyppiset asiakirjanhallintajärjestelmät tarjoavat vankkoja suojausominaisuuksia, jotka estävät asiakirjojen luvattoman käytön. Tämä sisältää ominaisuuksia, kuten käyttöoikeuksien hallinnan, tietojen salauksen, seuranta- ja valvontatyökalut ja paljon muuta.

Asiakirjojen hallinnan merkitystä tietoturvassa ei pidä unohtaa. Jos tiedostoja ei käsitellä oikein, se voi johtaa tietojen katoamiseen ja rikkomiseen. Tämä puolestaan ​​voi vaikuttaa yrityksesi, asiakkaidesi ja kumppaneidesi yleiseen turvallisuuteen.

Joissakin DMS-järjestelmissä on myös automaattinen asiakirjojen varmuuskopiointi- ja palautusominaisuus, joka varmistaa, että et koskaan menetä arvokkaita tietoja yrityksessäsi. Tämän avulla voit palauttaa vioittuneet, poistetut tai kadonneet tiedostot muutamalla napsautuksella.

Leikkaa kustannuksia

Ensi silmäyksellä fyysinen arkistointijärjestelmä näyttää halvemmalta kuin investoiminen dokumentinhallintajärjestelmään. Mutta mahdollisesta huonosta hoidosta, asiakirjavaurioista tai menetyksistä aiheutuvat kustannukset olisivat kaiken kaikkiaan paljon suuremmat. Puhumattakaan, tämä pakottaisi sinut käyttämään arvokasta aikaa kadonneen tai vahingoittuneen tiedoston uudelleenluomiseen tai palauttamiseen. Sellaisenaan DMS:ää pidetään erinomaisena sijoituksena yrityksellesi siitä lähtien optimoi prosessisi minimaalisilla kustannuksilla.

DMS voi myös auttaa sinua vähentämään toimistotarvikkeiden, kuten paperin, musteen ja postikulujen, kuluja. Sinun ei myöskään tarvitse huolehtia tallennustilasta, koska kaikki tiedostosi voidaan tallentaa sähköisesti. Näin ollen et tarvitse niitä kalliita teräsarkistokaappeja tai ulkopuolista varastoa tai holvia asiakirjoillesi.

Jos työskentelet laskujen ja kuittien parissa tai olet huolissasi henkilöllisyyden vahvistamisesta, tutustu Nanonetsiin verkossa OCR or PDF-tekstin purku poimia tekstiä PDF-dokumenteista ilmaiseksi. Napsauta alla saadaksesi lisätietoja Nanonets Enterprise Automation Solution.

Oikean ohjelmiston valinta

Kun digitaalinen muutos on nousussa, on korkea aika investoida yrityksesi dokumenttienhallintajärjestelmään. DMS tekee muutakin kuin vain digitoi tiedostosi. Se tarjoaa myös työkaluja ja toimintoja, joilla voit tehostaa dokumenttien hallintaa organisaatiossasi. Sen lukuisat edut tekevät siitä tärkeän työkalun yrityksellesi, jos haluat pysyä relevanttina ja kilpailukykyisenä markkinoilla.

Siitä huolimatta, valitsemalla paras asiakirjahallintaohjelmisto yrityksellesi edellyttää syvällistä ymmärrystä siitä, mitä yrityksesi tarvitsee ja millainen DMS siihen sopii. Joten muista tutkia vaihtoehtojasi ja kokeilla niitä itse.

Nanonetit online-OCR- ja OCR-sovellusliittymä on monia mielenkiintoisia Käytä koteloita thattu voisi optimoida liiketoimintasi suorituskyvyn, säästää kustannuksia ja vauhdittaa kasvua. Selvittää miten Nanonetsin käyttötapaukset voivat soveltua tuotteeseesi.

Aikaleima:

Lisää aiheesta Tekoäly ja koneoppiminen