5 tapaa järjestää kuitit tehokkaaseen kuittien seurantaan

5 tapaa järjestää kuitit tehokkaaseen kuittien seurantaan

Aikaleima: 23. tammikuuta 2023 12

Yli 640,0000 tonnia yrityskuitit painetaan vuosittain. Se on paljon.

Mutta niiden järjestäminen tai hallinta on turhauttavaa. Mutta miksi sinun pitäisi? Yrityksenä sinä on pidettävä liikekirjanpitoa ja rahoitusasiakirjat, kuten kuitit tai laskut enintään kolmella vuotta.

Nyt kun sinä omistaa säilyttääksesi nämä asiakirjat, saatat haluta järjestää ne löytääksesi ne tarvittaessa. Kuitti on helppo kadottaa, mutta Nanonetsin kaltaisten alustojen ansiosta voit automatisoida nämä prosessit.

Katsotaanpa viittä tapaa järjestää yrityskuitit:

5 tapaa järjestää kuitit

Ja kuitit voi järjestää viidellä eri tavalla:

  • Paperikuittien manuaalinen lajittelu
  • Skannaa kuitit työpöydälläsi
  • Lajittele kuittikuvat puhelimessasi
  • Skannaa kuitit Google Driveen
  • Automaattinen kuittijärjestäjä

Järjestä yrityksesi kuitit helposti Nanonetsin avulla.

Ota käyttöön automatisoituja työnkulkuja kuittien luokittelemiseksi, kulujen lisäämiseksi pääkirjaan, kirjausketjujen pitämiseen ja paljon muuta! Aloita ilmainen kokeilujaksosi. Tai Ota yhteyttä asiantuntijoihimme jotta voimme määrittää työnkulkuja puolestasi.

Paperikuittien manuaalinen lajittelu

Se on yhtä helppoa ja tylsää kuin miltä se kuulostaa. Hanki paperikansiot ja -kaapit. Sinun tulee nimetä kansiot kulutusluokkien mukaan. Heti kun saat paperikuitin, määritä kuitin kulutusluokka ja laita se sitten manuaalisesti tiettyyn kansioon.

Esimerkiksi matkakulukansio sisältää kaikki matkaluokkaan liittyvät kuitit. Näitä voivat olla taksi-, bussi- tai junamaksukuitit.

5 tapaa järjestää kuitit tehokkaaseen kuittiseurantaan PlatoBlockchain Data Intelligence. Pystysuuntainen haku. Ai.
lähde

! Vaikka tämä menetelmä toimii pienyrityksessä, sinun ei pitäisi valita manuaalista tallennusta useista syistä. On olemassa mahdollisuus, että kuitit vaurioituvat. Manuaalinen panostus on huomattava. Kulutusta ei myöskään voi seurata, koska et tiedä suuntausta noudattamalla tätä menetelmää.

 

Skannaa kuitit työpöydälläsi

Voit skannata kuitit tai ottaa kuitista kuvia ja tallentaa ne työpöydällesi. Tee eri kansioita eri kulutusluokille ja lisää kuitteja aina kun saat ne.

Varmista, että nimeät kuittikuvat oikein, jotta löydät ne helposti.

! Tämä menetelmä on yksinkertainen, mutta vaatii manuaalista työtä. Sinun on tehtävä sama määrä vaiheita joka kerta, kun vastaanotat kuitin, mikä tekee ikävästä kuittien määrän kasvamisesta.

Käytä kuitinhallintasovellusta

5 tapaa järjestää kuitit tehokkaaseen kuittiseurantaan PlatoBlockchain Data Intelligence. Pystysuuntainen haku. Ai.

Kuitinhallintasovellukset ovat loistavia ratkaisuja yksinyrittäjille ja pienille yrityksille, jotka haluavat järjestää kuitinsa päivittäin. Kuitin skannerisovellukset pitää Nanonetit voi digitoida ja järjestää kuitit välittömästi. Markkinoilla on monia kuittien skannerisovelluksia:

  • Nanonetit
  • Zoho-kulut
  • QuickBooks
  • Shoeboxed
  • Expensify
  • Älykkäät kuitit
  • Genius Scan
  • Dext Valmistaudu
  • Siisti,
  • Kuitit Wavella.

Näillä sovelluksilla sinun tarvitsee vain napsauttaa kuitin kuvaa, lisätä kulutusluokka ja tallentaa se.

Nanonetit voivat poimi tiedot kuitista, luoda kuluraportteja ja voit myös etsiä kuitteja avainsanojen avulla.

! Kuittiskannerisovellukset eivät pysty käsittelemään kuittien hallintaa suuressa mittakaavassa. Sinun on napsautettava jokaisen kuitin kuvaa, olipa kyseessä PDF, sähköpostin liite, paperikuitti tai käsin kirjoitettu kuitti. 

Skannaa kuitit Google Driveen

Google Drivea voidaan käyttää kuittien tehokkaaseen järjestämiseen. Luo kansioita valitsemasi muuttujan, päivämäärän, sijainnin tai kulutusluokan perusteella.

Kun saat kuitin, skannaa tai napsauta kuitin kuvaa ja lataa digitaalinen kuitti laitteestasi Google Driveen. Pidä kansioiden ja kuittien nimet lyhyinä ja suloisina, jotta löydät ne helposti.

! Tämä menetelmä on samanlainen kuin edellinen menetelmä paitsi, että tässä kaikki kuitit tallennetaan pilveen. Vaikka Googlen pilvitallennus on suhteellisen turvallisempaa, voit tarkastella turvallisempia vaihtoehtoja, jos tallennat arkaluontoisia tietoja.

Jos työskentelet laskujen ja kuittien parissa tai olet huolissasi henkilöllisyyden vahvistamisesta, tutustu Nanonetsiin verkossa OCR or PDF-tekstin purku poimia tekstiä PDF-dokumenteista ilmaiseksi. Napsauta alla saadaksesi lisätietoja Nanonets Enterprise Automation Solution.

Automaattinen kuittijärjestäjä: Järjestä kuitit koodittomilla työnkuluilla.

Voit automatisoida koko kuitinhallinnan Nanonets-dokumenttien luokittelulla ja älykkäällä työnkulun automaatio. Voit luoda seuraavan kaltaisen automatisoidun työnkulun Nanonetsissa.

Kuittiorganisaation työnkulku toimii Nanonetsia käytettäessä seuraavasti:

  • Saat kuitin tai lataat kuitin Nanonetsiin.
  • Kuitti ohjataan osoitteeseen kuitti OCR malli.
  • Kuitista poimitaan tiedot ja poimittujen tietojen perusteella kuitti luokitellaan.
  • Kuitin luokituksen perusteella kuitti reititetään oikeaan tietokantaan tai kansioon.
  • Voit myös suorittaa lisätehtäviä, kuten asiakasprofiilien päivittämistä, maksuautomaatiota, hyväksymistyönkulkujen luominen, kustannusraporttien luominen ja paljon muuta.

💡

Tämä menetelmä on nopea, luotettava, turvallinen ja virheetön. Tämä sopii parhaiten kaikenkokoisille yrityksille, jotka haluavat järjestää kuitinsa tehokkaasti ja murto-osalla kustannuksista.

Kuittien lisäksi voit käyttää alustaa minkä tahansa asiakirjan järjestämiseen; PDF-tiedostot, kuvat, käsinkirjoitetut asiakirjat, Excel, Word jne. Voit poimia tietoja asiakirjoista, luokitella asiakirjoja, käyttää tietokantaa asiakirjojen tarkistamiseen, suorittaa tietojen parannustehtäviä ja viedä tietoja eri muotoihin ja tietokantoihin. Mahdollisuudet ovat rajattomat.

Nanonetit voivat suorittaa seuraavat tehtävät ja paljon muuta:

Onko sinulla mielessä jokin tietty käyttötapaus?

Ota yhteyttä tiimiimme or aloita ilmainen kokeiluversiol. Jos tarvitset apua, tiimimme laatii työnkulkuja puolestasi.

Aikaleima:

Lisää aiheesta Tekoäly ja koneoppiminen