Ostovelkojen sisäisen valvonnan hallinta

Kaikkien yritysten on hoidettava asiantuntevasti maksuja, jotka ne ovat velkaa muille ihmisille tai yhteisöille. Tätä toimintoa kutsutaan nimellä velat, on kriittinen liiketoiminnalle, taloushallinnolle ja pitkäaikaisten suhteiden rakentamiselle kaikilla toimialoilla. 

Ostovelattiimien on löydettävä tasapaino nopeuden ja tarkkuuden välillä saadakseen oikeat maksut oikeille kumppaneille ajallaan. Maksuihin liittyvien virheiden mahdollisuus edellyttää useiden ostovelkojen valvontaa ostovelat-prosessi. 

Ostoreskontorin sisäiset kontrollit on kehitetty huolellisesti, otettu käyttöön laajasti ja jatkuvasti jalostettu suojaamaan yrityksiä maksuriskeiltä riippumatta siitä, mistä AP-prosessista ne ovat peräisin. Tutkimme erityyppisiä tukiasemaohjaimia, ostoreskontraen sisäisen valvonnan parhaita käytäntöjä ja AP-ohjausten hallintaa nykypäivän digitaalisessa ympäristössä.

Ostovelkojen sisäisen valvonnan ymmärtäminen

Mitä tulee varojen maksamiseen – olipa kyse sitten asiakkaalle, joka tekee palautuksen, toimittajalle, joka lähettää raaka-aineita, tai valtion taholle, joka kerää veroja tai maksuja – on tärkeää, etteivät käsittelyvirheet pääse tielle. Velkaa oleva yritys lähettää laskun, jonka AP-tiimi käsittelee ja sitten AP-tiimi lähettää varat laskun omistajalle. Kun varat ovat tyhjentyneet, prosessi on valmis ja liiketoiminta voi jatkua normaalisti. 

Ostovelkojen sisäinen valvonta ovat joukko standardeja ja vaatimuksia, jotka tehostavat AP-prosesseja, vähentävät toimintoon liittyviä liiketoimintariskejä ja optimoivat pitkän aikavälin kassanhallinnan. Lyhyesti sanottuna an tehokas ja toimiva AP-tiimi vaikuttaa myönteisesti kaikkiin loppupään liiketoimintatoimintoihin. 

Ostovelkojen riskit

Ostovelat riskit ulottuvat paljon pidemmälle kuin myöhästyneet maksut ja vahingoittuneet liikesuhteet; jos se on riittävän vakavaa, liiketoiminnan elinkelpoisuus voidaan kyseenalaistaa ostovelkoihin liittyvien ongelmien vuoksi. Jotkut tämän liiketoimintatoiminnon suurimmista riskeistä ovat:

• petos
• Myöhästyneet tai puutteelliset maksut
• Tarkastusvaatimusten noudattamatta jättäminen
• Virheellinen laskujen hallinta
• liikaa

Ostoreskontraohjauksen liiketoimintatoiminto

Oikein toteutettuina ostoreskontorin sisäiset tarkastukset jakavat roolit ja vastuut koko prosessin ajan, varmistavat laskujen ja maksujen oikeellisuuden, vähentävät useiden maksujen riskiä, ​​ylläpitävät auditoitavaa paperijälkeä ja vähentävät inhimillisiä virheitä alusta loppuun. 

Kun oikeat tukiaseman hallintalaitteet ovat käytössä, yritysjohtajat, asiakkaat ja muut toimittajat voivat nukkua sikeästi tietäen, että petosriski on pieni, varojen siirto on nopeaa ja tarkkaa ja organisaatiosi taloushallinto on luotettavaa. On olemassa monia ostovelkojen sisäisen valvonnan parhaita käytäntöjä, jotka jokaisen yrityksen tulisi asettaa etusijalle; mennään niihin.

Ostovelkojen sisäisen valvonnan tyypit

Ostovelkojen sisäiset tarkastukset on jaettu kolmeen pääalaluokkaan: maksuvelvollisuuden tarkastukset, tiedonsyötön valvonta ja maksujen kirjauksen valvonta. Jokainen luokka on linjassa maksuprosessin tärkeimpien vaiheiden kanssa: saapuvien laskujen vahvistaminen, tietojen oikeellisuuden varmistaminen sisäisesti ja oikean rahamäärän maksaminen maksun vastaanottajalle. 

Velvollisuus maksaa valvontaa

Ostovelkojen ensimmäinen sisäinen valvonta keskittyy yrityksen maksuvelvollisuuteen. Kun saapuvat laskut lähetetään yritykselle, yrityksen on vahvista jokainen lasku. Niiden tulee olla linjassa vastaanotettujen tavaroiden tai palvelujen kanssa, eivätkä ne saa olla jo käsiteltyjen laskujen kopioita. Tässä prosessin osassa AP-tiimisi on suoritettava due diligence seuraavilla tavoilla:

1. Laskun hyväksyminen

Riippuen organisaatiosi rakenteesta, tarkka vastuualue laskujen hyväksynnät voi vaihdella, mutta yleensä yksi henkilö tai pieni ryhmä ihmisiä tarkistaa saapuvat laskut, varmistaa, että velka on oikea, ja hyväksyy laskun maksun. 

Tämä voi olla vaikeampaa kuin uskotkaan. Hyväksyjän tulee tietää, kuinka paljon tuotetta ostetaan, mikä on sovittu myyntihinta ja onko tuote vastaanotettu. Laskun, alkuperäisen ostotilauksen ja lähetyskuitin avulla he voivat tarkistaa tiedot varmistaakseen niiden oikeellisuuden.

2. Ostotilauksen hyväksyminen

Kun yritys päättää tehdä oston, hankintatiimin tulee antaa ja hyväksyä ostotilaus. Kun ostotilaus on hyväksytty, sille annetaan tilausnumero ja se jaetaan toimittajan kanssa. Tämä antaa laskun hyväksyjälle yksinkertaisen tarkistuksen ennen kunkin laskun maksun hyväksymistä. Tämä on loistava tapa vähentää ylikulutusta ja hallita kuluennusteita. 

3. Kolmisuuntainen yhteensopivuus

Prosessia, jossa laskuja verrataan ostotilauksiin ja tiedon vastaanottamiseen kutsutaan kolmisuuntainen sovitus. Näin varmistetaan, että maksetut tavarat on vastaanotettu. Vastaavuus tulee tehdä ennen maksun hyväksymistä. 

4. Kaksoislaskun tai maksun tarkastus

Viimeisenä on varmistaa, että maksua ei ole jo lähetetty laskun rivikohtien toimittajalle. Aiemmin se oli manuaalinen, mutta nykyään useimmat yritykset luottavat Nanonetsin kaltaiseen ohjelmistotyökaluun järjestelmän läpikäymiseen, niihin liittyvän laskun numeron ja tilausnumeron etsimiseen ja päällekkäisten maksujen ilmoittamiseen.  

Tiedonsyötön säätimet

Tiedonsyöttöohjaukset – erityisesti useimmissa käytetyillä digitaalisilla ratkaisuilla kirjanpito ja FP&A-toiminnot – ovat ostoreskontraryhmien tärkeimpiä sisäisiä valvontamenetelmiä nykyään. Kun olet määrittänyt maksuvelvollisuutesi, tietojen syöttö on käytössä, jotta oikeat tiedot saataisiin ostovelkaohjelmistoosi. Käytätpä ERP:tä, automaatioalustaa tai työkalujen yhdistelmää, tarkka tiedonsyöttö on asetettava etusijalle. On kaksi tapaa navigoida näissä ostovelkojen sisäisessä valvonnassa:

1. Tallenna lasku ennen hyväksymistä

Tällä lähestymistavalla lasku ja sitä vastaava veloitus tallennetaan heti, kun AP-tiimi vastaanottaa sen lähettäjältä. Sen jälkeen se lähetetään hyväksymisprosessin läpi, mikä usein johtaa nopeampaan käsittelyyn ja varojen maksamiseen.

2. Kirjaa lasku hyväksymisen jälkeen

Jos olet huolissasi päällekkäisistä maksuista, valitse laskun tallentaminen järjestelmääsi sen jälkeen, kun asianmukainen viranomainen on hyväksynyt sen sisäisesti. Jos olet erehtynyt varovaisuuden puolella, tämä on suositeltava lähestymistapa. 

3. Maksun sisääntulon hallinta

Ostoreskontraprosessien viimeinen tärkeä sisäinen valvonta on maksujen kirjaamisen valvonta. Ne keskittyvät hyväksyttyihin ja järjestelmääsi ladattuihin laskuihin liittyvien maksujen lähettämiseen. Tämän luokan ostovelkojen hallintalaitteet ovat:

4. Tehtävien erottelu

Älä anna saman henkilön tehtäväksi laatia ja allekirjoittaa shekkejä. pitämällä ne erillään luodaksesi lisäsuojauskerroksen. Tämä varmistaa myös, että toinen henkilö tarkistaa kaiken ennen maksun suorittamista. Tämä saattaa tuntua yksinkertaiselta, mutta sillä on tärkeä rooli yleisessä ostovelkojen sisäisessä valvonnassa. 

5. Manuaalinen shekin allekirjoitus

Pysy kaukana allekirjoitusleimoista ja vaadi vanhanaikainen manuaalinen shekin allekirjoitus kaikille toimittajan maksuille. Luvattomat henkilöt voivat käyttää postimerkkejä, mikä lisää petosten riskiä ja aiheuttaa vahingossa päällekkäisiä maksuja.

6. Turvallinen shekkisäilytys

Säilytä shekit lukitussa säilytystilassa, joka on erillään organisaatiosi käyttämistä allekirjoitusleimoista.

7. Seuranta tarkistusnumerot

Seuraamalla tarkasti kaikkia shekkejä, jotka on lähetetty tarkistusajon avulla, AP-tiimit voivat tunnistaa puuttuvatko sekit ja ilmoittaa ongelmasta oikeiden kanavien kautta.

8. Kaksoisallekirjoitus

Ostoreskontorin valvonta ei olisi täydellinen ilman kaksoisallekirjoituskäytäntöä tietyn summan ylittäville maksuille. Johtaja tai ylemmän tason johtaja voi toimia tehokkaana suojana, kun paljon rahaa on pelissä.

Ostoreskontra sisäisen valvonnan parhaat käytännöt

Kaikki AP-hallintaluokat sisältävät parhaita käytäntöjä koskevia suosituksia. On tärkeää pysyä ajan tasalla ostoreskontraen sisäisen valvonnan parhaista käytännöistä, etenkin kun uudet teknologiat muuttavat AP-prosessia sisäisesti ja ulkoisesti. 

Parhaat käytännöt: Maksuvelvollisuus valvonta

Jotta saat parhaan suojan maksuvelvollisuutta vastaan, muista käyttää yhtenäistä asiakirjojen säilytysratkaisua. Jos yrityksesi hyväksyy paperiset laskut, säilyttää ne kaikki eri paikoissa eikä sillä ole vakioprosessia niiden kulkua varten, asiat katoavat.

Sen sijaan sijoittaa AP ohjelmisto kuten Nanonets, joka voi säilyttää digitaalisen kopion jokaisesta laskusta, seurata hyväksymiskulkua ja yhdistää laskutiedot organisaatiosi muihin järjestelmiin. Ohjelmistoratkaisut voivat myös merkitä kaksoiskappaleet tai ilmoittaa henkilöille, kun maksu on jo lähetetty. Vaikka käytät digitaalista työkalua, vältä eturistiriidat ja pidä useita ihmisiä mukana hyväksymis- ja maksuprosesseissa, jotta roolit ja vastuut voidaan erottaa toisistaan. 

Parhaat käytännöt: tiedonsyötön hallinta

Tietojen syöttäminen on valtava ehdokas inhimillisille virheille. Sen sijaan, että luottaisit siihen, että yksi AP-henkilöstöstä syöttää tiedot jokaisesta laskusta tai ostotilauksesta käsin, skannaa asiakirjat asiakirjojen lukutyökaluun, joka voi automaattisesti poimia tiedot ja jakaa ne käyttämiesi liiketoimintajärjestelmien kautta. Flow by Nanonets on räätälöity poista manuaalinen tietojen syöttäminen ja kommunikoi saumattomasti kaikkien kanssa parhaat ERP:t, CRM:t ja muut liiketoimintatyökalut. 

Parhaat käytännöt: Maksusyötön hallinta

Muista pitää prosessissa jonkin verran erillään velvollisuuksia maksujen kirjaamisen valvonnan mukaisesti. Et halua, että laskun hyväksynyt henkilö on sekin kirjoittaja ja allekirjoittaja. toisen silmäjoukon pitäisi katsoa kaikkea ennen maksun suorittamista. Vielä parempi, harkitse ACH-maksujen tai pankkisiirtojen vaihtamista tulostettujen shekkien sijaan. Asiat eivät voi kadota, paperireitti on tuhoutumaton ja maksut saapuvat lähes välittömästi. 

Ostovelkojen sisäinen valvonta suojaa yritystäsi, myyjiäsi ja asiakkaitasi

Jos olet innokas ottamaan käyttöön uusia tukiasemaohjaimia, mutta et ole varma, mistä aloittaa. Istu alas ja tarkasta prosessi alusta loppuun. Kuka on mukana? Mitkä ovat tarkat vaiheet, jotka tapahtuvat laskun vastaanottamisesta sen maksamiseen? Mitkä ovat nykyisen prosessin kipukohdat? Miten tekniikka vaikuttaa

Kun olet saanut vastauksen näihin kysymyksiin lähtötilanteena, voit alkaa tunnistaa alhaalla roikkuvia hedelmiä ja monimutkaisempia muutoksia ennen kuin aloitat. Tarvitset ihmisiä, jotka ymmärtävät toiminnon erittäin hyvin, jotta voit ottaa käyttöön uusia ohjaimia tai päivitettyjä prosesseja, mutta kun hallinta on valmis, ne suojaavat yritystäsi ja kaikkia siihen liittyviä henkilöitä tai organisaatioita.

• SEO-pohjainen sisällön ja PR-jakelu. Vahvista jo tänään.
• PlatoData.Network Vertical Generatiivinen Ai. Vahvista itseäsi. Pääsy tästä.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Tietoa laajennettu. Pääsy tästä.
• PlatoESG. hiili, CleanTech, energia, ympäristö, Aurinko, Jätehuolto. Pääsy tästä.
• PlatonHealth. Biotekniikan ja kliinisten kokeiden älykkyys. Pääsy tästä.
• Lähde: https://nanonets.com/blog/internal-controls-for-accounts-payable/