Mitä on hankintojen hallinta? – Täydellinen opas

Kuvittele kiireinen ravintola, joka tarvitsee tuoreita raaka-aineita; Hankinta varmistaa, että salaatin tomaatit ovat rapeita ja hampurilaisten liha on huippulaatua. Kyse ei ole vain tavaroiden ostamisesta; kyse on oikean tavaran saamisesta oikeaan hintaan ja oikeaan aikaan. Jokaiselle yritykselle, olipa kyseessä sairaala, rakennusyritys tai teknologiajätti, hankinta merkitsee eroa sujuvan toiminnan ja kalliiden häiriöiden välillä.

Hankinnan viivästyminen tarkoittaa tuotannon pysähtymistä, mikä puolestaan ​​​​merkitsee taloudellisia tappioita. Se on niin suoraviivaista. Hankinta ei ole lumoava; se on karkeaa neuvottelua, huolellista suunnittelua ja tiukkaa budjetointia. Mutta kun se tehdään oikein, se on kannattavuuden selkäranka. 

Tässä artikkelissa käsitellään hankintojen hallinnan käytännön asioita, prosessin hajottamista, etujen korostamista ja automatisoinnin perusteluja. Olitpa pienyrityksen omistaja tai hankinnan ammattilainen, näiden perusasioiden ymmärtäminen voi olla avain tehokkaampaan ja kustannustehokkaampaan toimintaan.

Mitä on hankintojen hallinta?

Hankintojen hallintaan kuuluu yrityksen toiminnan kannalta tarpeellisten hankintaprosessien valvonta. Nämä tehtävät ovat keskeisiä toimittajan arvioinnista ostotilauksen luomiseen ja laskun hyväksymiseen. Pienemmissä yrityksissä yksi henkilö voi hoitaa hankinnat, kun taas suuremmissa organisaatioissa on omat osastonsa. Prosessi pyörii ihmisten, prosessien ja paperityön ympärillä. Tehokas hankintojen hallinta varmistaa hallitun kulutuksen ja paremman toiminnan tehokkuuden mille tahansa yritykselle.

Hankintojen hallinta on elintärkeää yrityksille, mikä varmistaa tehokkuuden ja vaatimustenmukaisuuden nykypäivän ympäristössä. Tehokas hankintojen hallinta on olennaista useille yrityksen elintärkeille toiminnoille.

• Ostopyyntöprosessi vaatii huolellista huomiota ja varmistaa, että jokainen yksityiskohta kirjataan tarkasti ja käytäntöjä noudatetaan. Tämä vaihe asettaa vaiheen tehokkaalle hankinnalle opastamalla käyttäjiä hankintaprosessin läpi ja ehdottamalla sopivia toimittajia. 
• Huolellisesti hallitut ostotilaukset toimivat hankintasuunnitelmana, joka sisältää yksityiskohtaiset tuotetiedot ja ehdot. Selkeät, hyvin dokumentoidut ostotilaukset edistävät sujuvaa yhteydenpitoa toimittajien kanssa minimoiden väärinkäsitykset ja viiveet. 
• Laskun hyväksyminen, hankintasyklin kriittinen vaihe, edellyttää huolellista tarkastelua, jotta voidaan vahvistaa tarkkuus ja sovittujen ehtojen noudattaminen. Asianmukainen laskujen käsittely ehkäisee taloudellisia eroja ja vahvistaa toimittajasuhteita. 
• Tehokas toimittajien hallinta edellyttää säännöllisiä arviointeja, joilla varmistetaan, että toimittajat täyttävät laatu- ja luotettavuusstandardit. Tämä ennakoiva lähestymistapa luo pitkäaikaisia, hedelmällisiä kumppanuuksia. 
• Sopimusten hyväksyminen ja hallinta vaativat tarkkuutta, jossa sopimukset tarkistetaan noudattamisen suhteen, mikä suojaa liiketoimintaa oikeudellisilta ja taloudellisilta riskeiltä.

Vahva järjestelmä ohjaa prosessia tarkasti hankintaan ja maksuun asti. Hankintapäälliköillä on näin ollen ratkaiseva rooli hankkiessaan korkealaatuisia materiaaleja optimaalisiin hintoihin luotettavilta toimittajilta ja ylläpitämällä pitkäaikaisia ​​suhteita haluttujen toimittajien kanssa. He valvovat koko hankintaprosessia, koordinoivat hankintaagenttien toimintaa ja varmistavat osastojen noudattamisen politiikoissa. Heidän toimivaltaansa kuuluviin työtehtäviin kuuluvat hankintaanalyytikko, ostaja, asiantuntija, ostoagentti, johtaja ja hankintapäällikkö.

Hankintaprosessin vaiheet

Hankinnanhallinnan prosessi muodostaa jatkuvan syklin, joka alkaa resurssien valinnasta ja huipentuu näiden resurssien vastaanottamiseen ja maksamiseen. Koko tämän syklin ajan kattava dokumentaatio on välttämätöntä, mikä varmistaa saumattoman koordinoinnin ryhmän jäsenten välillä. Hankinnanhallinnan tärkeimmät näkökohdat sisältävät:

1. Määrittäminen ja suunnittelu:

• Tarpeiden määrittäminen: Määritä liiketoimintaan tarvittavat tuotteet tai palvelut ottaen huomioon olemassa olevat tiedot ja tulevaisuuden ennusteet.
• Asetustiedot: Määritä selkeästi tuotteiden tekniset tiedot, jotta toimittajat ymmärtävät tarkat vaatimukset.
• Strateginen ennuste: Suunnittele tilaus- ja uudelleentilausprosessit kysyntäennusteiden ja toiminnan aikataulujen mukaisesti.

Tässä vaiheessa huolellinen suunnittelu toimii kulmakivenä, joka varmistaa selkeän tiekartan hankintatoiminnalle ja resurssien allokoinnille.

2. Toimittajien tunnistaminen ja valitseminen:

• Tutkimus ja arviointi: Tee kattava tutkimus tunnistaaksesi potentiaaliset toimittajat sellaisten kriteerien perusteella kuin laatu, luotettavuus ja kustannustehokkuus.
• Toimittajan valinta: Valitse toimittajat tarjouskilpailun tai vakiintuneiden suhteiden avulla varmistaen monipuoliset vaihtoehdot joustavalle toimitusketjulle.
• RFx-prosessi: Aloita tietopyyntö/ehdotus/tarjousprosessi toimittajan valmiuksien ja tarjousten arvioimiseksi.

Tämä vaihe sisältää kriittisen päätöksenteon, jolla varmistetaan toimittajien valinta, jotka pystyvät vastaamaan organisaation tarpeisiin tehokkaasti.

3. Neuvottelut ja sopimusten tekeminen:

• Hinta- ja ehdotneuvottelut: Osallistu neuvotteluihin parhaan hinnan ja sopimusehtojen varmistamiseksi tasapainottaen laatu ja kustannustehokkuus.
• Selkeä viestintä: Kommunikoi vaatimuksista avoimesti ja varmista, että molemmilla osapuolilla on yhteinen käsitys odotuksista.
• Sopimusten viimeistely: Dokumentoi kaikki sovitut ehdot ja viimeistele sopimus kumppanuuden virallistamiseksi.

Tehokas neuvottelu luo pohjan onnistuneelle kumppanuudelle, selkeyttää molempien osapuolten roolit ja vastuut.

4. Ostotilauksen tekeminen:

•  Yksityiskohtien määrittely: Määritä tuotteen tiedot, hinta ja ehdot ostotilauksessa (PO), mikä varmistaa selkeyden sekä toimittajalle että ostajalle.
•  Totuuden lähde: PO toimii viitepisteenä, joka vahvistaa hankittavat tuotteet ja palvelut ja ohjaa kaikkia myöhempiä vaiheita.

PO toimii muodollisena sopimuksena, joka virtaviivaistaa hankintaprosessia ja ylläpitää johdonmukaisuutta liiketoimissa.

5. Nopeuttaminen:

• Aikainen toimitus: Varmista, että tuotteet toimitetaan ripeästi ottaen huomioon kaikki odottamattomat olosuhteet, kuten tuotteen vanhentuminen tai aikataulumuutokset.
•  Ongelman ratkaisu: Korjaa viivästykset tai epäjohdonmukaisuudet pitäen selkeänä maksupäivät, toimitusaikataulut ja työn valmistuminen.

Nopeuttaminen takaa oikea-aikaiset toimitukset, mahdollisten häiriöiden ratkaisemisen ja hankintaprosessin tehokkuuden ylläpitämisen.

6. Kuitti ja oston tarkastus:

•  Laatuarvio: Arvioi vastaanotetut tuotteet vahvistettujen eritelmien ja laatustandardien perusteella ja varmista, että ne täyttävät määritellyt kriteerit.
•  Kolmitieottelu: Tarkista ostotilauksen, laskun ja pakkausluettelon/vastaanottoasiakirjan välinen kohdistus ja korosta mahdolliset erot.

Tämä vaihe varmistaa, että vastaanotetut tavarat vastaavat odotettua laatua ja spesifikaatioita, mikä säilyttää hankintaprosessin eheyden.

7. Laskun selvitys ja maksaminen:

• Asiakirjan vahvistus: Tarkista ostotilaus, lasku ja vastaanottavat asiakirjat ja varmista, että kaikki tiedot täsmäävät oikein.
• Maksunkäsittely: Kohdista osto ja velat, suorittaa maksuprosessin loppuun asiakirjan kohdistuksen vahvistamisen jälkeen.

Laskujen selvitys ja maksaminen päättävät hankintasyklin ja varmistavat tarkat taloustapahtumat ja toimittajien korvaukset.

8. Tietojen ja suhteiden ylläpito:

• Kirjanpito: Säilytä tarkkaa kirjaa tilintarkastusta, verotusta, takuun vahvistamista ja tulevia uudelleentilausviitteitä varten.
• Toimittajapalaute: Tarjoa tietoja ja palautetta toimittajille keskeisten suoritusindikaattoreiden perusteella, mikä edistää jatkuvaa parantamista ja molempia osapuolia hyödyttäviä suhteita.

Tehokas kirjanpito varmistaa vastuullisuuden ja läpinäkyvyyden, kun taas toimittajien palaute helpottaa yhteistyötä ja parannuksia, mikä tehostaa tulevia hankintapyrkimyksiä.

Standardoitujen hankintojen hallintakäytäntöjen ansiosta sisäiset tiimit tulevat entistä luotettavammiksi ja johdonmukaisemmiksi ostovastuiden jakamisessa, mikä lisää luottamusta ja luotettavuutta. Virtaviivainen lähestymistapa ei ainoastaan ​​lisää tuottavuutta tiimeissä, mikä mahdollistaa tarkemman keskittymisen yksittäisiin tehtäviin, vaan myös vahvistaa liikesuhteita. Luomalla selkeät odotukset toimittajien kanssa hankintojen hallinta ei ainoastaan ​​jalostaa sisäisiä prosesseja, vaan myös edistää molempia osapuolia hyödyttäviä kumppanuuksia, mikä viime kädessä parantaa organisaation yleistä tehokkuutta ja vaikuttavuutta.

 

Hankinnanhallinnan edut

Hankintojen hallinta tarjoaa konkreettisia etuja. Tämä prosessi takaa jatkuvan resurssivirran ja estää kalliit viime hetken hankinnat. Toiminnan läpinäkyvyys lisää tehokkuutta, mikä helpottaa parannuksia ja mittakaavaa. Tehokas hankinta vähentää toimittajariskejä ja vahvistaa toimitusketjuja valmistaen yrityksiä odottamattomiin haasteisiin. Lisäksi se edistää innovointia vapauttamalla resursseja, jotka on aiemmin sidottu lyhyen aikavälin huolenaiheisiin, mikä mahdollistaa pitkän aikavälin strategisen keskittymisen ja kasvun. Joitakin erityisiä etuja ovat:

Kustannusten alennus:

• Strateginen suunnittelu: Harkittu hankintasuunnittelu sisältää markkinatrendien, kysynnän vaihteluiden ja toimittajien käyttäytymisen analysoinnin. Ajoittamalla ostot strategisesti yritykset voivat neuvotella edullisia massasopimuksia, mikä alentaa tehokkaasti kokonaiskustannuksia.
• Neuvotteluvoima: Hankintatiimeillä, jotka on varustettu yksityiskohtaisella suunnittelulla ja riittävästi aikaa, on vahvempi neuvotteluvaikutus. Tämä strateginen etu antaa heille mahdollisuuden tehdä sopimuksia edullisemmilla ehdoilla, mikä takaa merkittävät kustannussäästöt.
• Myyjäsuhteiden hallinta: Myönteisten suhteiden ylläpitäminen toimittajien kanssa, erityisesti pitkäaikaisissa sopimuksissa, voi johtaa edullisiin hinnoitteluun ja alennuksiin, mikä vähentää hankintakuluja entisestään.

Parannettu resurssien jatkuvuus:

• Pitkän aikavälin suunnittelu: Tehokas hankintojen hallinta edellyttää pitkän aikavälin resurssitarpeiden ennakointia. Ennakoimalla tarpeet hyvissä ajoin, yritykset voivat luoda luotettavat toimitusketjut, ehkäistä keskeytykset ja varmistaa johdonmukaisen toiminnan.
• Toimittajan monipuolistaminen: Monipuoliseen tavarantoimittajien joukkoon luottaminen vähentää riskejä, jotka liittyvät riippuvuuteen tietyistä toimittajista. Puute- tai häiriötilanteissa vaihtoehtoiset toimittajat voivat puuttua asiaan ja ylläpitää resurssien kulkua ilman merkittäviä keskeytyksiä.

Virtaviivaistettu toiminta ja läpinäkyvyys:

• Sidosryhmäyhteistyö: Läpinäkyvät hankintaprosessit kannustavat avoimeen vuorovaikutukseen sidosryhmien kesken, mikä edistää yhteistyötä ja tehokasta ongelmanratkaisua. Selkeät viestintäkanavat varmistavat, että kaikki osapuolet ovat hyvin perillä, mikä minimoi väärinkäsitykset ja viivästykset.
• Tietoihin perustuva päätöksenteko: Hyödyntämällä data-analytiikkaa ja hankintaohjelmistoja yritykset voivat saada tietoa hankintaprosesseistaan. Näiden tietojen analysointi mahdollistaa tietoisen päätöksenteon, mikä mahdollistaa prosessien optimoinnin, pullonkaulojen tunnistamisen ja yleisen tehokkuuden lisäämisen.

Riskinhallintakehys:

• Kattava riskinarviointi: Vankka hankintojen hallinta sisältää perusteellisen riskinarvioinnin, joka kattaa taloudelliset, toiminnalliset, juridiset ja strategiset näkökohdat. Mahdollisten riskien tunnistaminen mahdollistaa ennakoivat toimenpiteet ja minimoi niiden vaikutukset hankintatoimintaan.
• Varautumissuunnitelma: Varosuunnitelmien kehittäminen tunnistetuille riskeille varmistaa nopeat reagoinnit häiriötilanteissa. Ennalta määritellyt strategiat eri skenaarioihin mahdollistavat yritysten tehokkaan navigoinnin haasteisiin, toimittajasuhteiden ja toiminnan jatkuvuuden ylläpitämisen.

Toimitusketjun kestävyys:

• Ennakoiva lähestyminen: Siirtyminen reaktiivisesta "just-in-time" -lähestymistavasta ennakoivaan "just-in-case" -mentaliteettiin edellyttää kriittisten resurssien keräämistä odottamattomien häiriöiden korjaamiseksi nopeasti. Tämä lähestymistapa varmistaa puskurin, jonka avulla yritykset voivat jatkaa toimintaansa saumattomasti hätätilanteissa.
• Joustavuus ja mukautuvuus: Kestävä toimitusketju vaatii joustavuutta. Yritysten on oltava valmiita sopeutumaan muuttuviin markkinaolosuhteisiin, toimitusketjun dynamiikkaan ja nouseviin haasteisiin. Pysymällä ketteränä organisaatiot voivat mukauttaa hankintastrategioitaan nopeasti ja varmistaa jatkuvan resurssivirran.

Valtuutettu innovaatiopainopiste:

• Pitkäaikainen sijoitus: Tehokas hankintojen hallinta vapauttaa sekä taloudellisia että henkilöresursseja, jolloin yritykset voivat investoida tutkimukseen ja kehitykseen. Pitkän aikavälin investoinnit innovaatioihin tuottavat kestävää kasvua, jolloin yritykset voivat tutustua uusiin markkinoihin, tuotteisiin ja teknologioihin.
• Strategiset kumppanuudet: Resurssien kohdentaminen strategisiin kumppanuuksiin ja yhteistyöhön edistää innovaatioita. Tekemällä yhteistyötä innovatiivisten toimittajien kanssa yritykset voivat saada käyttöönsä huippuluokan tuotteita ja palveluita, mikä parantaa kilpailukykyään markkinoilla.

Hankinnan automatisointi 

Ottaen huomioon hankintojen hallinnan merkityksen minkä tahansa yrityksen toiminnassa, automaatio ei ole vaihtoehto, se on strateginen välttämättömyys. A raportti Verified Market Research ennustaa, että maailmanlaajuiset hankintaohjelmistomarkkinat saavuttavat maailmanlaajuisesti 9.5 miljardin dollarin arvon vuoteen 2028 mennessä. Tässä on olennaisia ​​näkökohtia, jotka hankintatiimit voivat digitalisoida muuttaakseen hankintojen hallintatoimintojaan ja parantaakseen tehokkuutta, valvontaa ja yhteistyötä kautta linjan.

• Automatisoidut prosessit ja paperittomat hyväksynnät: Kehittyneiden ostojärjestelmien hyödyntäminen automatisoi olemassa olevat hankintatoimet, mikä mahdollistaa paperittomat hyväksynnät ja digitaalisen valtuutuksen. Reaaliaikainen viestintä toimittajien kanssa näissä järjestelmissä ratkaisee ongelmat nopeasti ja varmistaa saumattoman prosessin kulun.
• Parannettu toimittajien hallinta: Digitaaliset hankintaratkaisut keskittävät toimittajien vuorovaikutuksen, yksinkertaistavat seulontaa, käyttöönottoa, suorituskyvyn seurantaa ja ongelmanratkaisua. Kaikkea toimittajiin liittyvää hallitaan yhtenäisellä digitaalisella alustalla, mikä edistää tehokasta yhteistyötä ja vähentää monimutkaisuutta. 
• Talousvalvonta ja raportointi: Sano hyvästit raskaille laskentataulukoille. Online-hankintojen hallintajärjestelmät tarjoavat tarkan budjetin hallinnan. Käyttäjät voivat seurata kuluja, asettaa rajoja ja käyttää kattavia raportteja strategisten oivallusten saamiseksi. Verkkoluettelot säilyttävät tarkkuuden, vähentävät työntekijöiden työtaakkaa ja varmistavat johdonmukaisuuden. 
• Vankka vaatimustenmukaisuus ja luottamus: Hankintaohjelmisto kokoaa tärkeitä tietoja intuitiivisille kojelaudoille ja tarjoaa 360 asteen näkemyksen ostojen tehokkuudesta. Tämä sisältää määräaikojen, laatustandardien ja käytäntöjen, määräysten ja lakivaatimusten noudattamisen. Läpinäkyvä raportointi vähentää sopimuksen ulkopuolisten hankintojen ja vilpillisten toimintojen riskejä, mikä lisää luottamusta hankintaprosesseihin.
• Oivaltava raportointi ja arviointi: Hankinnanhallintaohjelmisto tarjoaa syvällisen data-analyysin, jonka avulla yritykset voivat arvioida toimittajan suorituskykyä, tunnistaa riskejä ja paikantaa parannuskohteita. Se mahdollistaa tietoisen päätöksenteon ja tehostaa strategista suunnittelua.

Oikean hankintaohjelmiston valinta on ratkaisevan tärkeää. Etsi ominaisuuksia, kuten hienostunut toimittajahallinta, mukautettavat työnkulut ja paperiton automaatio. Vahvat raportointiominaisuudet varmistavat kattavan analyysin, mikä mahdollistaa vaatimusten noudattamisen ja strategisen budjetin valvonnan.

Digitaalisissa hankinnoissa ei ole kyse vain automaatiosta; kyse on tehokkuudesta, vaatimustenmukaisuudesta ja strategisesta voimaannuttamisesta. Nykyaikaisten hankintaratkaisujen avulla yritykset vähentävät käsittelyaikaa, minimoivat virheet ja lisäävät työntekijöiden keskittymistä arvolähtöiseen toimintaan. Nosta hankintaprosessejasi teknologialla, joka ei ainoastaan ​​virtaviivaista toimintaa, vaan myös mahdollistaa organisaatiosi tulevaisuuden menestyksen.

Yhteenveto

 Nykypäivän johtavat yritykset tunnustavat hankintojen keskeisen roolin prosessien tehostamisessa, kustannusten vähentämisessä ja asiakastyytyväisyyden lisäämisessä. Investoimalla tehokkaisiin hankintojen hallintastrategioihin ja omaksumalla automaation, yritykset eivät ainoastaan ​​alenna kustannuksia ja parantavat toimittajasuhteita, vaan myös tasoittavat tietä kestävälle kasvulle ja kilpailukyvylle. Hankinnat eivät ole enää vain välttämättömyys; Se on strategisen liiketoiminnan menestyksen kulmakivi, jonka avulla yritykset voivat navigoida monimutkaisissa toimitusketjuissa, optimoida kassavirtaa ja varmistaa kestävän arvon toimituksen yritykselle ja sen sidosryhmille.

• SEO-pohjainen sisällön ja PR-jakelu. Vahvista jo tänään.
• PlatoData.Network Vertical Generatiivinen Ai. Vahvista itseäsi. Pääsy tästä.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Tietoa laajennettu. Pääsy tästä.
• PlatoESG. hiili, CleanTech, energia, ympäristö, Aurinko, Jätehuolto. Pääsy tästä.
• PlatonHealth. Biotekniikan ja kliinisten kokeiden älykkyys. Pääsy tästä.
• Lähde: https://nanonets.com/blog/procurement-management/