Kulut ovat väistämättömiä. Kuitenkin kömpelö laskentataulukko, tuntikausien manuaalinen tietojen syöttäminen ja paperikuitit voidaan välttää. Kukaan ei pidä kuluraporttien tekemisestä ja hyväksymisestä.
Olipa kyseessä työntekijä, taloustiimi, talousjohtaja tai kirjanpitäjä, kukaan ei halua tehdä vaivaa.
Kulutusraporttien tekeminen saattaa tuntua melko yksinkertaiselta prosessilta, mutta se on kaikkea muuta kuin yksinkertaista. Ja jos edelleen luotat manuaalisiin prosesseihin, se on päänsärky kaikille mukana oleville. Et vain aiheuta työntekijöiden työajan tuhlausta, vaan myös yritys tekee enemmän virheitä, päällekkäisyyksiä ja tuottavuuden menetystä.
On aika miettiä myös kulujen hallinnan automatisointia, jotta se auttaa yritystäsi vapautumaan manuaalisten kulupyyntöjen ja hyväksyntöjen aiheuttamista huolista.
Mitä on kuluhallinnan automaatio?
Kulujenhallinnan automaatio on manuaalisten kulujenhallintaprosessien automatisointia. Se poistaa tarpeen kirjata kulut ja kuluraporttien käsittelyn tuskalliset näkökohdat manuaalisesti.
Kulutusraporttien tekeminen manuaalisesti voi olla pelottavaa monille ihmisille. Jos olet tehnyt ne, tiedät kuinka kauheaa on hallita ja käsitellä niitä kuun lopussa, niin sanottuina "kuukauden sulkemisina", jotka ovat itse asiassa tuskallisia tietojen syöttämistä ja virheitä.
Yritykset, jotka hyötyvät automatisoidusta kulujenhallinnasta, käyttävät automatisoituja ohjelmistoja ja työkaluja hallitakseen liiketoimintavaatimuksista työntekijöille aiheutuvien kulujen seurantaa, kirjaamista ja maksamista.
Automaattisten työkalujen käyttö voi myös auttaa organisaatioita tekemään älykkäitä kulutuspäätöksiä. Lisäksi se voi auttaa heitä ylläpitämään vastuullisuutta antamalla heidän käsitellä kulut tarkasti.
Miksi kulujen hallinta automatisoidaan?
Nykyään yritykset käyttävät uusimpia työkaluja ja tekniikoita saadakseen kaiken irti työstään. Silti he joskus unohtavat tarpeen automatisoida kulujen hallinta. Yksi tutkimus osoitti, että "43% yrityksistä käyttää manuaalisia prosesseja kuluraporttien hallintaan, ja 46 % ei seuraa tähän työhön liittyviä kustannuksia."
Manuaaliset kulujenhallintaprosessit merkitsevät paljon paperia ja laskentataulukoita. Tämä johtaa myös tehottomiin, enemmän aikaa vieviin ja virhealttiisiin prosesseihin. Manuaaliset kuluhallintaprosessit voivat haitata työtäsi.
Automaattisen kuluhallinnan tarve ei ole itse kustannus. Monet organisaatiot, jotka kuluttavat tai suunnittelevat investoimista teknologiaan, haluavat yksinkertaistaa kuluraportointiprosessia työntekijöille ja esimiehille. Tehdäkseen heidät onnelliseksi ja parantamaan heidän tuottavuuttaan.
On erittäin tärkeää, että yritykset automatisoivat kulujenhallintaprosessinsa, jotta ne voivat myös hyötyä uusimmista trendeistä ja teknologioista. Myös automatisoitu kulujen hallinta voi johtaa tehokkaisiin, vähemmän aikaa vieviin ja virheettömiin prosesseihin.
Kustannushallinnan automaation avulla voit:
- Säästä valtavasti aikaa.
- Säilytä kuitit digitaalisesti ja välittömästi.
- Sinun ei tarvitse säilyttää kuitteja kuun loppuun asti.
Perinteinen kulujenhallintaprosessi
Perinteinen kulujen hallinta koostuu useista aikaa vievistä prosesseista. Kulujen manuaalisen hallinnan vaiheet on annettu alla.
Lähetä kuluhakemukset erikseen
Kun työntekijät keräävät kuluja, he keräävät maksukuitit todisteiksi näistä maksuista. Neljännesvuosittain tai kuukausittain he lähettävät yksittäisiä pyyntöjä tiiminjohtajalleen.
Seuraa kuitit ja kirjaa kulut
Työntekijän on pidettävä kirjaa maksukuitit, laskut, luottokorttiotteet ja muut asiakirjat kulupyyntöjen jättämistä varten.
Lähetä korvaushakemukset
Työntekijöiden on täytettävä jokainen kulujen yksityiskohta laskentataulukkoon muistioiden ja kuittien kanssa. Tämän jälkeen työntekijän on esitettävä korvauspyyntö esimiehelle saadakseen maksun hyväksynnän.
Jotkut yritykset vaativat työntekijöitä täyttämään kuluraportit viikoittain, kun taas toiset vaativat neljännesvuosittaiset tai kuukausittaiset raportit.
Johtajan hyväksyntä
Tässä tulee osa, joka voi olla kauhea monille johtajille. Kun työntekijä on lähettänyt kulupyynnön aidoilla muistioilla ja kuiteilla, esimiehen on varattava aikaa kulupyyntöjen tarkastamiseen.
Esimiehen on varmistettava, että lähetetyt kulupyynnöt ovat aitoja ja tarkkoja. Tämä vie paljon aikaa. Jos pyynnöt hyväksytään, ne lähetetään edelleen kulujen käsittelyyn ja maksuun. Hyväksymättömät kulupyynnöt lähetetään kuitenkin takaisin työntekijälle tarkastettavaksi ja tarkistettavaksi.
Kulujen käsittely
Jos kulupyyntöjä hyväksytään, ne välitetään kirjanpitotiimille maksu- ja tarkastustarkoituksiin.
Maksu
Kun kulut ja vaateet ovat hyväksyneet esimies ja tilit, maksu suoritetaan työntekijälle. Korvausmaksun käsittely voi kestää päiviä. Kun se tulee, työntekijä saa sen sekkin, suoran talletuksen tai käteiskorvauksen muodossa.
Kirjanpito ja tilintarkastus
Kun kulut on hyväksytty ja korvausmaksut suoritettu, kulut kirjataan yrityksen kirjanpitojärjestelmään kirjanpitoa ja tilintarkastusta varten.
Perinteinen kulujen hallinta on tyypillisesti hidas prosessi ja sillä voi olla useita kielteisiä vaikutuksia. Jotkut niistä ovat seuraavat.
Vaaralliset yritys-työntekijäsuhteet
Hitaat korvausprosessit vaarantavat myös työntekijöiden suhteet yritykseen. Kun työntekijät kohtaavat ongelmia tai viivästyksiä kulukorvauksissa, he siirtyvät todennäköisemmin niihin organisaatioihin, joissa on paremmat kulujenhallintaprosessit.
PwC:n tutkimuksen mukaan 76% stressaantuneista työntekijöistä houkuttelevat todennäköisesti yritykset, jotka välittävät enemmän taloudellisesta hyvinvoinnistaan.
Murskaa työntekijöiden henkilökohtaisen talouden
Hitaat korvaukset saavat työntekijät tuntemaan, että heidän organisaationsa ei välitä heidän henkilökohtaisesta taloudestaan. Yrityksen ja työntekijän välinen suhde ei vaarannu, vaan myös työntekijöillä on kassavirtaongelmia hitaiden kulukorvausten vuoksi.
Raportin mukaan: "2 viidestä työntekijästä on kokenut kassavirtaongelmia hitaiden kulukorvausten vuoksi."
Esimerkiksi työntekijä käyttää rahojaan työmatkakulujen kattamiseen. Nyt heidän on odotettava korvausmaksua pitkään. Samaan aikaan heidän henkilökohtainen taloustilanne on häiriintynyt, koska he saattavat joutua maksamaan vuokransa tai muita laskuja tällä maksulla.
Vähemmän tuottavia työntekijöitä
Taloudellisista ongelmista kärsivät työntekijät ovat vähemmän tuottavia työssään. Hidas korvaus voi johtaa työntekijöiden taloudelliseen stressiin, mikä puolestaan voi heikentää heidän tuottavuuttaan.
Global Business Travel Associationin mukaan se kestää 20 minuuttia yhden kuluraportin täyttämiseen.
Tämä voi viedä aikaa pois työntekijöiden ydintehtävistä ja vähentää tuottavuutta koko organisaatiossa.
Välttääksesi nämä negatiiviset vaikutukset koko organisaatiossa, organisaatiossasi on oltava automatisoitu kulujenhallintaprosessi. Perinteiset kuluhallintaprosessit ovat vanhentuneet.
On aika ohittaa ne hitaat, tyypilliset korvausprosessit ja ottaa organisaatiossasi käyttöön kulujenhallintaautomaatio.
Perinteiset vs. automatisoidut keinot kulujen hallintaan
Ihmiset sanovat, että kulta on vanhaa. Mutta joskus se ei ole totta monissa tapauksissa. Jos puhumme automatisoidusta kulujen hallinnasta, siinä on useita ominaisuuksia ja etuja perinteiseen kuluhallintaan verrattuna.
Perinteinen kuluhallinta |
Automatisoitu kulujen hallinta |
Työntekijöiden on tehtävä paperityötä tai tehtävä laskentataulukoita kulupyyntöjen jättämistä varten. |
Sinun ei tarvitse tehdä paperityötä tai tehdä laskentataulukoita kulupyyntöjen lähettämiseksi. |
Kerää ja kerää kuitit ja laskut kuun loppuun asti kulutodistusta varten. |
Kuitit ja laskut voidaan kirjautua sisään järjestelmään heti, kun ne on laadittu kulutodistusta varten. |
Odota pidempään, kunnes johtaja hyväksyy tai hylkää kulupyynnöt. |
Pyynnöt voidaan hyväksyä tai hylätä heti, kun ne lähetetään järjestelmään todisteineen. |
Aikaa vievä prosessi sekä työntekijöille että esimiehille. |
Vaatii hyvin vähemmän aikaa ja vaivaa. |
Voi vaikuttaa yrityksen budjettiin. |
Kulujen reaaliaikainen tarkistus antaa yrityksille mahdollisuuden hallita budjettia ja menoja |
Tuottavuus on vaarassa |
Parempi tuottavuus työntekijöiden ja esimiesten keskuudessa. |
Automaattisen kuluhallinnan edut
Kulujenhallinnan automatisoinnissa on useita etuja. Jotkut eduista on esitetty alla.
Vähemmän virheitä
Kun kuluraportit syötetään manuaalisesti, on olemassa monia virheitä. Global Business Travel Associationin mukaan on olemassa a 19% virheellisten kuluraporttien mahdollisuus.
Automaattisia kuluhallintajärjestelmiä käytettäessä tietoja ei tarvitse syöttää manuaalisesti. Tämä johtaa vähemmän virheisiin ja myös merkittäviin kustannussäästöihin.
Onnellisia työntekijöitä
Oikea-aikainen korvaus voi johtaa onnellisiin työntekijöihin. Työntekijöille voi olla kauheaa, kun heidän on syötettävä kuluraportit manuaalisesti ja odotettava päiviä, joskus viikkoja, ennen kuin he saavat korvauksen.
Oikea-aikaiset hyväksynnät saavat heidät ymmärtämään, että organisaatio välittää heidän taloudellisista tarpeistaan.
Parempi tuottavuus
Onnellisemmat työntekijät merkitsevät parempaa tuottavuutta organisaatiossa. Kukaan ei mene hukkaan, kun on olemassa helppokäyttöisiä kulujenhallintaprosesseja. Tarve käyttää arvokkaita työtunteja tuskallisiin hakkuihin ja kuluraporttiprosessiin on minimoitu, mikä lisää työn tuottavuutta.
Automaattinen kuluhallinta lisää sekä työntekijän että talouspäällikön tuottavuutta.
Reaaliaikainen näkyvyys kulutukseen
Automaattisen kuluhallinnan avulla voit seurata ostoja organisaatiossa reaaliajassa. Voit tarkastella joko koko organisaation kuluja tai yksittäistä työntekijää.
Tämä ei ainoastaan auta sinua hallitsemaan kassavirtaa, vaan myös tekee tietoisia ja oikea-aikaisia päätöksiä jäljellä olevan budjettisi perusteella.
Nopeammat kulupyynnöt ja hyväksynnät
Johtaja voi vastaanottaa ja parantaa kulupyyntöjä välittömästi kulujenhallintaautomaation avulla. Myöskään aikaa ei hukata paperityöhön ja laskentataulukoiden luomiseen.
Automatisoitujen kulujenhallintaratkaisujen ominaisuudet
Automaattinen kulujenhallintaprosessi on sujuvaa, jos sinulla on oikeat työkalut ja ratkaisut käytössä. Alla on lueteltu joitakin automatisoitujen kulujenhallintaratkaisujen tärkeimpiä ominaisuuksia.
Helppokäyttöinen
Automaattisten kustannustenhallintaratkaisujen tulee olla helppokäyttöisiä ja helppokäyttöisiä. Saatavilla on monia ratkaisuja, mutta niissä on monimutkaiset käyttöliittymät, ja sinun on määrättävä kokopäiväinen tiimin jäsen käyttämään niitä.
Joidenkin ratkaisujen käyttöönotto voi kestää kuukausia. Paremmat ratkaisut ovat kuitenkin aina helppokäyttöisiä eivätkä vaadi paljon vaivaa.
Skaalautuva
Olipa kyse tapaustenhallintaratkaisuista tai automatisoidusta kulujen hallinnasta, niillä on ominaisuuksia, jotka kasvavat yrityksesi kasvaessa. Käyttäjien lisääminen ja poistaminen on myös helppoa skaalautuvan automatisoidun kuluhallintaratkaisun avulla.
Arkistointiprosessin yksinkertaistamiseksi automatisoidut ratkaisut helpottavat organisaatioiden automaattista poimimista, kuten kustannuksia, juomarahoja, veroja, muita tietoja jne.
Eri käyttöoikeustasot
Tilillä on yksi omistaja automaattisessa kulujenhallintaohjelmistossa, mutta tiimipäälliköt voivat hyväksyä tai hylätä kulupyyntöjä tiimin kuluista. Työntekijät voivat myös lähettää kulupyyntöjä.
Sisäänrakennettu kojelauta pyyntöjä ja hyväksyntöjä varten
Näissä ratkaisuissa on sisäänrakennettu kojelauta käyttäjille, jotta he voivat tehdä pyyntöjä ja hyväksyntöjä nimeämisensä perusteella. Lisäksi järjestelmänvalvojat ja talouspäälliköt voivat helposti tarkastella ja hyväksyä pyyntöjä milloin tahansa.
Paremmat kirjanpidon integraatiot
Automaattisten kuluhallintaratkaisujen avulla voit tehdä suorat integraatiot yrityksen muihin keskeisiin talous- tai laskentajärjestelmiin. Ei tarvitse kopioida/liitä kulujenhallintaautomaation avulla.
Kustannus todistaa
Automatisoitu ohjelmisto sisältää dokumentoidut kulutodisteet kaikista tehdyistä myynneistä ja ostoista tarkastuksen yhteydessä.
Dataraportit
Näissä ratkaisuissa on dataraportteja ja oivalluksia, joiden avulla yritykset voivat seurata kulujaan ja budjettiaan.
Oikean automaattisen kulujenhallintaohjelmiston valitseminen
Oikean automatisoidun kuluhallintaohjelmiston valitseminen ei ole ollenkaan helppoa. Kun tarjolla on niin monia vaihtoehtoja, joudut hämmentymään siitä, minkä ohjelmiston valitset yrityksellesi. Eri organisaatioilla on erilaiset vaatimukset ja työnkulku kulujenhallinnan suhteen.
Sinun tulee valita ratkaisu tarpeidesi ja yrityksesi koon mukaan. On olemassa muutamia tekijöitä, jotka on otettava huomioon, kun etsit automatisoitua kulujenhallintaohjelmistoa.
Tekijät, jotka on otettava huomioon ennen automaattista kulujenhallintaa
Joustavuus
Kun valitset automatisoitua ratkaisua, etsi työkalu, joka on joustava. Sen on oltava mukautuva ja muokattavissa yrityksesi vaatimusten ja vaatimusten mukaan. Joidenkin ratkaisujen avulla voit suunnitella ja muokata omia korttejasi ja asettaa rajoja.
Turvallisuus
Kun teet kuluja niin monella eri tasolla, yrityksen rahojen turvallisuudesta voi tulla kriittistä. On erittäin tärkeää valita automatisoitu kuluhallintaratkaisu, joka tarjoaa täyden reaaliaikaisen suojan kuluhallintaprosesseillesi.
Helppo integrointi
Toinen huomioitava tekijä valittaessa automatisoitua ratkaisua on sen integrointi. Valitsemasi ohjelmiston on integroitava olemassa olevaan järjestelmään sujuvan siirtymisen varmistamiseksi.
Reaaliaikainen katselu
Reaaliaikaiset tarkistukset kuluhallintajärjestelmään mahdollistavat yrityksen budjetin mukaisen kulutuksen ja myös petollisten vaateiden seuraamisen.
Nämä olivat joitain monista tekijöistä, jotka sinun tulee ottaa huomioon, kun etsit automatisoitua kulujenhallintaohjelmistoa. Lisäksi opit, etteivät kaikki ratkaisut ole sopivia yrityksellesi eivätkä kaikki ole samoja.
Etsi ratkaisu, joka tarjoaa joustavuutta ja turvallisuutta, eliminoi paperin, jäljittää ja kirjaa kulut. Haluat myös ratkaisun, joka tarjoaa toiminnallisuutta tarpeidesi mukaan ja on muokattavissa.
- SEO-pohjainen sisällön ja PR-jakelu. Vahvista jo tänään.
- Platoblockchain. Web3 Metaverse Intelligence. Tietoa laajennettu. Pääsy tästä.
- Lähde: https://nanonets.com/blog/what-is-expense-management-automation/
- :On
- $ YLÖS
- a
- pystyy
- Meistä
- Mukaan
- Tili
- vastuullisuutta
- kirjanpito
- Tilit
- kerätä
- tarkka
- tarkasti
- poikki
- todella
- ylläpitäjät
- Jälkeen
- Kaikki
- Salliminen
- mahdollistaa
- aina
- keskuudessa
- määrät
- ja
- hyväksyä
- hyväksytty
- OVAT
- AS
- näkökohdat
- liittyvä
- Yhdistys
- At
- houkutellut
- tilintarkastus
- tilintarkastus
- Aito
- automatisoida
- Automatisoitu
- automaattisesti
- Automaatio
- saatavissa
- välttää
- takaisin
- perustua
- perusta
- BE
- tulevat
- ennen
- ovat
- alle
- hyödyttää
- Hyödyt
- Paremmin
- Setelit
- rajat
- talousarvio
- sisäänrakennettu
- liiketoiminta
- yritykset
- by
- soittaa
- CAN
- kortti
- Kortit
- joka
- tapaus
- tapauksissa
- kassa
- kassavirta
- Aiheuttaa
- aiheuttaen
- keskeinen
- CFO
- mahdollisuus
- mahdollisuudet
- tarkkailun
- Tarkastukset
- Valita
- valita
- vaatimukset
- kerätä
- KOM
- Yritykset
- yritys
- Yrityksen
- monimutkainen
- kompromissi
- Vaarantunut
- sekava
- Harkita
- sisältää
- Ydin
- Hinta
- kustannussäästöjä
- kustannukset
- Luominen
- pisteitä
- luottokortti
- kriittinen
- ratkaiseva
- muokattavissa
- räätälöidä
- kojelauta
- tiedot
- tietojen syöttö
- päivää
- päätökset
- viiveet
- vaatii
- tallettaa
- Malli
- tapaaminen
- yksityiskohta
- eri
- digitaalisesti
- ohjata
- asiakirjat
- ei
- Dont
- kukin
- helposti
- helppo käyttää
- tehokas
- vaivaa
- myöskään
- eliminoi
- Työntekijä
- työntekijää
- tehostettu
- enter
- astui sisään
- Koko
- merkintä
- virheet
- jne.
- Joka
- jokainen
- esimerkki
- olemassa
- olemassa oleva järjestelmä
- kulut
- kokenut
- silmä
- Kasvot
- helpottamaan
- tekijät
- melko
- Ominaisuudet
- harvat
- filee
- Arkistointi
- täyttää
- rahoittaa
- Talous
- taloudellinen
- taloudellinen hyvinvointi
- Joustavuus
- virtaus
- seuraa
- varten
- Forbes
- muoto
- vilpillinen
- Ilmainen
- alkaen
- täysimittainen
- toiminnallisuus
- edelleen
- saada
- tietty
- Global
- globaalin liiketoiminnan
- Go
- menee
- Kulta
- Kasvaa
- kasvaa
- kahva
- onnellinen
- Olla
- auttaa
- auttaa
- haitata
- TUNTIA
- Miten
- Kuitenkin
- HTML
- HTTPS
- HubSpot
- valtava
- heti
- Vaikutukset
- parantaa
- in
- Lisäykset
- lisää
- henkilökohtainen
- tehoton
- tiedot
- tietoa
- oivalluksia
- yhdistää
- integraatio
- integraatiot
- rajapinnat
- Investoida
- osallistuva
- kysymykset
- IT
- SEN
- itse
- Pitää
- avain
- Tietää
- uusin
- johtaa
- Liidit
- OPPIA
- tasot
- Todennäköisesti
- Pitkät
- pitkä aika
- kauemmin
- katso
- näköinen
- pois
- Erä
- tehty
- ylläpitää
- tehdä
- TEE
- Tekeminen
- hoitaa
- johto
- Hallintaratkaisu
- johtaja
- Päättäjät
- manuaalinen
- käsin
- monet
- monet ihmiset
- välineet
- Sillä välin
- jäsen
- ehkä
- minuuttia
- virheitä
- hetki
- raha
- Kuukausi
- kuukausittain
- kk
- lisää
- Lisäksi
- eniten
- Tarve
- tarpeet
- negatiivinen
- numero
- of
- Tarjoukset
- Vanha
- on
- ONE
- Vaihtoehdot
- tilata
- organisaatio
- organisaatioiden
- Muut
- Muuta
- oma
- omistaja
- tuskallinen
- Paperi
- paperityöt
- osa
- Maksaa
- maksaa
- maksu
- maksut
- Ihmiset
- aika
- lupa
- henkilöstö
- Paikka
- suunnittelu
- Platon
- Platonin tietotieto
- PlatonData
- esittää
- ongelmia
- prosessi
- Prosessit
- käsittely
- tuottava
- tuottavuus
- todiste
- todisteet
- ostot
- tarkoituksiin
- PWC
- reaaliaikainen
- ymmärtää
- tulot
- vastaanottaa
- sai
- ennätys
- äänitys
- asiakirjat
- yhteys
- Ihmissuhteet
- jäljellä oleva
- poistaa
- Vuokrata
- raportti
- Raportointi
- Raportit
- pyyntö
- pyynnöt
- edellyttää
- vaatimukset
- vastuut
- johtua
- tulokset
- arviot
- s
- myynti
- sama
- Säästöt
- skaalautuva
- turvallisuus
- setti
- useat
- siirtää
- shouldnt
- merkittävä
- Yksinkertainen
- yksinkertaistaa
- single
- Koko
- hidas
- So
- Tuotteemme
- ratkaisu
- Ratkaisumme
- jonkin verran
- viettää
- menot
- taulukkolaskentaohjelma
- lausuntoja
- Askeleet
- Yhä
- suora
- stressi
- antaa
- toimitettu
- niin
- Tutkimus
- järjestelmä
- järjestelmät
- ottaa
- vie
- Puhua
- Verot
- joukkue-
- Technologies
- Elektroniikka
- että
- -
- heidän
- Niitä
- Nämä
- aika
- aikaavievä
- vinkit
- että
- työkalu
- työkalut
- raita
- Seuranta
- perinteinen
- siirtyminen
- matkustaa
- Trendit
- matka
- totta
- VUORO
- tyypillinen
- tyypillisesti
- käyttää
- Käyttäjät
- arvokas
- Näytä
- näkyvyys
- vs
- odottaa
- Jätteet
- viikoittain
- viikkoa
- Mitä
- Mikä on
- joka
- vaikka
- KUKA
- tulee
- with
- Referenssit
- työskentely
- Voit
- Sinun
- zephyrnet