Kuinka Regtech-alustat voivat mukautua nykyaikaiseen työmaailmaan

Vaikka viestinnän valvonnasta on tullut viime vuosina pakottavampi vaatimus, totuus on, että suurin osa nykyisen sukupolven alustoista on rakennettu 20 vuotta sitten. Yhteiskunta on muuttunut paljon sen jälkeen sekä teknisten kykyjemme että viestintätapojen suhteen. On tärkeää, että vaatimustenmukaisuustyökalut pysyvät mukana maailmassa, jota ne on suunniteltu säätelemään. 

Tässä artikkelissa analysoidaan perinteisiä viestinnän valvontaan liittyviä menetelmiä, missä (ja miksi) nämä lähestymistavat eivät enää sovellu ja miten alustat voivat kehittyä palvelemaan paremmin nykyaikaista työpaikkaa.  

Sääntelymaisema 

Sana "viestinnän valvonnasta" 

Vaatimusten noudattamista koskevissa alustoissa kasvavia vaatimuksia havainnollistaa ehkä parhaiten terminologian muutos "viestinnän arkistoinnin" sijaan "viestinnän valvontaan". Arkistointi tarkoittaa asianmukaisten tietojen talteenottoa ja tallentamista, ja useimmat toimittajat varmasti pystyvät tähän. Myös monet alustat ovat – Slackin sisällä on sisäinen arkisto, Zoom SMS:llä on oikeudenkäyntirajoitus ja RingCentral voi tallentaa kaikki puhelutiedot. 

Valvonta on vaikea osa, mutta nykyaikaisten vaatimustenmukaisuustoimittajien on vain tarjottava nykyisessä sääntely-ilmapiirissä. Ei-yhteensopivia vuorovaikutuksia ei vain kirjata, vaan niistä on myös ilmoitettava ja niiden perusteella on toimittava. Valvonta ja arkistointi olivat aiemmin eri termejä, mutta nyt niistä on tullut erottamattomasti sidoksissa viestintäkanavien ja niitä koskevien säädösten monipuolistuessa.  

Nyt on paljon enemmän digitaalista aluetta, jota voidaan seurata koko työvoiman välillä yhä tiukempien standardien mukaisesti. Tämän seurauksena toimittajilla on vastuu kehittää tuoteominaisuuksia, jotka auttavat vaatimustenmukaisuustiimejä paljastamaan väärinkäytökset. 

Mobicomms  

Koska COVID-19 nopeutti a
globaali siirtyminen etätyöhön, organisaatioilla on ollut vaikeuksia saada henkilöstöä luopumaan mobiilialustojen yleisyydestä ja mukavuudesta. WhatsAppin ja muiden "off channel" -mobiilialustojen kaltaisia ​​vaihtoja on paljon vaikeampi seurata ja siepata kuin esimerkiksi sähköpostia, joten myyjät eivät aina ole pystyneet siihen. 

 Matkaviestintä on viimeisen vuoden aikana noussut SEC & FINRA -säänneltyjen yritysten huomion kohteeksi.

ennätyssakkoja jaetaan joillekin alan suurimmista toimijoista. Matkaviestintäpolitiikan puuttuminen ei ole enää vaihtoehto, ja monet yritykset etsivät tapaa vapauttaa säännöstenmukaisesti ne transaktioedut, joita henkilöstön käytettävissä olevien etsintäkanavien avaaminen tuo mukanaan. 

Nykyaikaiset vaatimustenmukaisuusongelmat 

iMessage 

Valvontatoimittajilla on velvollisuus pysyä säännösten kehityksen tahdissa, ja siksi he ovat kehittäneet teknologiaa tietojen keräämiseksi sovelluksista, kuten WhatsApp, WeChat, Signal ja Telegram. Useimmille myyjille iMessage on kuitenkin edelleen todellinen turhautumisen lähde.  

iPhonessa on a
58 prosentin markkinaosuus Yhdysvalloissa vuonna 2023, joten iMessage-sieppaus on kriittinen vaatimus yrityksille, jotka haluavat varmistaa vaatimustenmukaisuuden. Vaikka kanavakielto pannaan täytäntöön, on epärealistista ja jopa naiivia odottaa, että henkilökunta, joka on alkanut luottaa tekstiviestien mukavuuteen, noudattaisi sitä.  

Ryhmäkeskustelut 

Monilla valvontatoimittajilla on myös vaikeuksia siepata ryhmäviestejä mobicomms-alustoilla. Yksinkertaisesti sanottuna ryhmäkeskusteluja käytetään usein keskustelemaan liikeasioista; neuvonantajan PA voi lähettää asiakkaalle viestin heidän puolestaan, neuvojat voivat jakaa markkinointitietoja ryhmäkeskusteluissa useiden asiakkaiden kanssa – ryhmäviestintää voi tapahtua monissa skenaarioissa. 

Jos ryhmäkeskusteluja ei kaapata, vaatimustenmukaisuutta ei voida todistaa, joten on tärkeää, että myyjät löytävät keinon. Ryhmäviestien kieltäminen suoranaisesti ei ole varsinainen vaihtoehto, ja se voi olla hyvin rajoittavaa toiminnallisesta näkökulmasta. 

Virtuaalikokoukset 

Toinen etätyöhön siirtymisen seuraus oli virtuaalisten tapaamisten lisääntyminen, välttämättömyys, joka lopulta vakiintui erittäin käteväksi suunnitelmaksi B tai jopa suositummaksi vaihtoehdoksi monille työntekijöille. Tämä muutos koskee sekä sisäisiä että asiakaskohtaisia ​​kokouksia, joten kyky seurata, siepata ja tallentaa viestintää sovelluksista, kuten Zoom, on välttämätöntä, jotta voidaan varmistaa FINRA:n, SEC:n, FCA:n, MiFID II:n ja muiden säädöstenmukaisuus. 

Transkriptiotyökalut ovat erittäin hyödyllisiä vaatimustenmukaisuustiimeille, jotka tarkastelevat kokousten sisältöä. Niiden avulla he voivat lukea läpi omaan tahtiinsa ohittaen pienen keskustelun ja tauot, jotka muodostavat suuren osan virtuaalikeskusteluista. Tätä voidaan parantaa käyttämällä sanastokäytäntöjä, jotka osoittavat noudattamisesta vastaavalle toimihenkilölle nopeasti oikean suunnan ja auttavat häntä priorisoimaan tarkasteltavat tiedot. 

Transkriptioohjelmistot ovat jo hyvin yleisiä, joten valvontaratkaisujen on järkevää rakentaa se tuotteisiinsa tai integroida olemassa olevaan ohjelmistoon.  

Vain osa kuvasta 

Yksi viestintävalvonnan tärkeimmistä elementeistä on kyky näyttää koko konteksti, jossa keskustelu tapahtui, jotta merkitys ja siten käyttäytyminen voidaan arvioida oikeudenmukaisesti. Sanastopolitiikan kaltaiset työkalut auttavat tarjoamaan tämän kontekstin ja havaitsemaan väärinkäytökset nopeammin. Perinteisesti tämä voi tarkoittaa sitä, että vaatimustenmukaisuustiimit ilmoittavat sähköpostit, jotka sisältävät sanan "takuu" tai lauseita, jotka liittyvät yksityiseen viestintään toisen kanavan kautta. 

Nämä "kanavan ulkopuoliset" alustat ovat nyt itse tarkastelun kohteena ja tuovat omat haasteensa. Matkaviestinnässä kaapattuihin viesteihin liittyy selkeä kontekstin puute. Tällä hetkellä alan standardi on muuntaa mobiiliviestit (WhatsApp, WeChat jne.) sähköpostisäikeiksi, jolloin järjestelmäviestit (joku chatista poistuva tai saapuva henkilö, reaktiot) lisäävät melua luomalla oman erillisen sähköpostinsa. 

Kun alat esitellä gifiä ja emojia, asiat muuttuvat entistä monimutkaisemmiksi. Jotkut valvontatoimittajat muuntavat tällä hetkellä nämä dynaamiset elementit URL-osoitteiksi, mikä tarkoittaa, että tarvitaan ylimääräinen tulkintataso. Tämä vaikeuttaa keskustelujen yhdistämistä, ja tuloksena on huono, erilainen tarkistusprosessi, joka voi mahdollistaa vaatimustenvastaisen käytöksen jäämisen huomaamatta. 

Kun vaatimustenmukaisuudesta tulee yleisempi huolenaihe, valvontaalustoilla on velvollisuus tarjota virtaviivaisempi käyttökokemus, ja staccato-sähköpostianalyysi on menneisyyttä. Selvempi, visuaalisempi esitys keskustelumatkasta on elintärkeää, jossa arvioitavat viestit näytetään samassa muodossa kuin ne alun perin lähetettiin. Tämä nopeuttaa vaatimustenmukaisuusprosessia merkittävästi ja vähentää monimutkaisen palapelin kokoamisesta aiheutuvaa stressiä. 

Liikaa melua 

Tarkastusprosessin tehottomuuden teeman jatkamiseksi valvontaalustojen on jatkuvasti löydettävä uusia tapoja purkaa sanastokäytäntöjen leimaamaa sisältöä. Tietojen suodattaminen olennaiseen tyydyttää vaatimustenmukaisuustiimejä, koska he viettävät vähemmän aikaa selaillakseen tietoja, jotka selvästi täyttävät vaatimustenmukaisuuskriteerit. 

Epästandardi tuki 

Riippumatta siitä, kuinka intuitiivinen tuote on, tuella ja koulutuksella on huomattava vaikutus vaikutelmaan, jonka se tekee käyttäjässä. Alustan hallinta vaatii lähes aina ulkopuolista apua. 

Viestinnän valvonnalla on perinteisesti maine ala-arvoisena asiakaspalveluna. Tämä voi tarkoittaa mitä tahansa hitaista vasteajoista heikkoihin yhteysnopeuksiin ja kyvyttömyyteen puhua ihmiselle, kun käsillä olevaa ongelmaa ei ole helppo luokitella. Tämä on alue, jolla voidaan selvästi tehdä merkittäviä parannuksia. 

Viestintävalvontaohjelmisto on tekninen, ja sen käyttöönotto laajemmassa tiimissä voi olla monimutkainen prosessi. Se on myös pikemminkin vaatimus kuin ylellisyys, joten myyjien on tehtävä yhteisiä ponnisteluja rakentaakseen tämä osasto korkealle tasolle, jotta asiakkaat saavat mielenrauhan yhä vihamielisemmässä sääntely-ympäristössä. 

Karkottaa rajoitukset 

Vanhentunut viestintävalvonta vaikuttaa liiketoiminnan kaikkiin osiin aina vaatimustenmukaisuustiimeistä laajempaan työvoimaan ja jopa asiakkaisiin. 

Compliance-henkilöstö tarvitsee työkaluja, joiden avulla he voivat työskennellä laajennettavien tietojoukkojen läpi tehokkaasti, kun taas muiden osastojen tulisi voida käyttää teknologiaa, joka auttaa heitä saavuttamaan tavoitteensa. Mikä tärkeintä, asiakkaat houkuttelevat toimittajia, jotka antavat heille mahdollisuuden kommunikoida haluamallaan tavalla. Tämä tarkoittaa, että nykyaikainen kanavakaappaus on välttämätöntä. 

Sääntelymuutosten määrällä
odotetaan kasvavan ensi vuonna, on erittäin suositeltavaa, että rahoituslaitokset arvioivat valvontaratkaisunsa huolellisesti. On olemassa useita erilaisia ​​ruutuja, jotka voidaan valita, ja niiden tärkeysaste vaihtelee yrityksen yksilöllisten prioriteettien mukaan. Päävaatimuksena tulisi kuitenkin olla mukautuva ratkaisu.  

Ei ole hyödyllistä tyytyä vanhentuneisiin menetelmiin, ja rahoitusyritysten on siirryttävä ajan mukana. Harkitsemalla myyjäänsä huolellisesti, he voivat kääntää "vaatimusten noudattaminen on kallista" -kertomuksen päälaelleen ja luoda pitkän aikavälin arvoa organisaatiolleen.

• SEO-pohjainen sisällön ja PR-jakelu. Vahvista jo tänään.
• PlatoData.Network Vertical Generatiivinen Ai. Vahvista itseäsi. Pääsy tästä.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Tietoa laajennettu. Pääsy tästä.
• PlatoESG. hiili, CleanTech, energia, ympäristö, Aurinko, Jätehuolto. Pääsy tästä.
• PlatonHealth. Biotekniikan ja kliinisten kokeiden älykkyys. Pääsy tästä.
• Lähde: https://www.finextra.com/blogposting/25025/how-regtech-platforms-can-adapt-to-the-modern-working-world?utm_medium=rssfinextra&utm_source=finextrablogs