Työntekijäkirjanpidon merkitys

Työntekijäkirjanpidon pitäminen on liittovaltion velvoitettu Yhdysvalloissa, mutta sitä voidaan käyttää myös arvokkaana resurssina yrityksellesi. Kun ajat yritystä, tarkan ja ajan tasalla pitäminen työntekijöistäsi on ratkaisevan tärkeää yrityksesi menestyksen kannalta.

Mitä ovat työntekijärekisterit?

Työntekijärekisterit ovat suojattuja asiakirjoja, joihin työntekijöitä koskevat tosiasiat on kirjoitettu. Työntekijätiedot auttavat yritysten omistajia pitämään kirjaa monista eri asioista, kuten palkoista, suoritusarvosteluista, yhteystiedoista ja muusta. On suositeltavaa säilyttää yritysten ja työntekijöiden asiakirjat turvallisella alueella, johon on rajoitettu pääsy kaikkien yksityisyyden suojelemiseksi.

Liittovaltion edellyttämät tietueet

Tietyt työntekijätietueet liittovaltion lain mukaan kaikkien yritysten omistajien on säilytettävä ne. Syy, miksi ne ovat liittovaltion valtuutettuja, on sinun ja työntekijöidesi suojelu. Jos kyseessä on oikeudellinen riita, rikostutkinta tai jopa niinkin pieni asia kuin lomautus, hallitus haluaa saada tarkat tiedot.

Tässä ovat liittovaltion edellyttämät työntekijätiedot, jotka sinun on säilytettävä yrityksen omistajana ja mitä ne sisältävät.

Yhtäläisten työllistymismahdollisuuksien komissio (EEOC)

EEOC-laki hyväksyttiin vuonna 1965, ja se suojaa työntekijöiden oikeuksia palkata rodusta, sukupuolesta tai uskonnosta riippumatta. Tämä laki suojelee työntekijöitä syrjinnältä ennen työntekoa, sen aikana ja sen jälkeen. Lisäksi tässä laissa asetetaan työnantajille vaatimus säilyttää kaikki työntekijäkirjanpito vähintään yhden vuoden ajan irtisanomisen jälkeen.

Laki ikäsyrjinnästä työelämässä (ADEA)

ADEAVuonna 1967 hyväksytty, estää työnantajia syrjimästä potentiaalista tai nykyistä työntekijää iän perusteella. Se myös varmistaa, että työnantajat tarjoavat kaikille työntekijöille yhtäläiset edut ja palkat iästä riippumatta. Tämä laki edellyttää myös, että sinun on säilytettävä palkkakirjanpito- ja etuusohjelmaasiakirjoja vähintään kolmen vuoden ajan.

Fair Labour Standards Act (FLSA) ja Equal Pay Act (EPA)

FLSA ja EPA on otettu käyttöön sukupuoleen perustuvan syrjinnän estämiseksi työntekijöiden palkanlaskennassa. Nämä säädökset velvoittavat sinua dokumentoimaan kaikki perustelut eri sukupuolten työntekijöiden palkkaeroihin ja säilyttämään nämä tiedot kahden vuoden ajan ja dokumentoimaan työntekijöiden palkat asianmukaisesti.

Muun tyyppiset työntekijätiedot

On olemassa useita muita työntekijöiden asiakirjoja, jotka on hyödyllistä pitää käsillä, jos mahdollista. Työntekijöiden käyttäytymisen, palkkojen ja suoritusten dokumentointi voi myös estää työpaikkakiistat. Loppujen lopuksi ei ole tarpeen kiistellä jostain, jos se on jo kirjallisesti.

Tässä on joitain muita esimerkkejä työntekijätietueista, jotka voisivat olla viisasta olla saatavilla:

• Yhteystiedot (sähköposti, puhelin jne.)
• Käyttäytymiseen liittyvät huomautukset/kirjoitukset
• Läsnäolo
• PTO
• Hyödyt
• Koulutuskokemus
• Majoitukset työpaikalla

1. Hyödyllinen suorituskyvyn arvioinneissa

Suorituskykyarviot ovat normaali osa työelämää, vaikka joskus ne voivat olla pelottavia. Yksi tapa helpottaa tätä prosessia on luoda tallenteita suorittamistasi suoritustarkastuksista. Tällä tavalla, kun seuraavan kerran istut alas työntekijän kanssa, edellisen kokouksen muistiinpanot ovat tuoreessa muistissasi.

On aina hyvä idea dokumentoida myös työntekijöiden käyttäytyminen, vaikka et välttämättä olisi kiinnostunut sitoutumaan täydelliseen kirjoitukseen. Jos esimerkiksi huomaat, että työntekijä tulee ajoittain myöhään töihin tai riitelee toisen työtoverin kanssa, sinun tulee kirjoittaa se muistiin. Tämä säästää HR:n päänsäryltä, jos heidän on koskaan tutkittava työntekijän aiempia käyttäytymismalleja.

2. Luo työntekijäprofiilin

Työntekijätietueiden avulla voit järjestää jokaista työntekijääsi koskevia tietoja, joita et todennäköisesti muistaisi. Jos työntekijä esimerkiksi suoriutuu paremmin iltavuoroissa, voit tehdä sen muistiinpanoa varten ja palata siihen aikataulua luotaessa. Kun luot työntekijäprofiilin, voit nähdä jokaista työntekijääsi ympäröivän suuremman kuvan.

Tämä voi myös auttaa sinua tunnistamaan toistuvia ongelmia, joita sinulla saattaa olla joidenkin työntekijöiden kanssa tai vaihtoehtoisesti heidän toistuvia menestymisalueitaan. Jos työntekijä tekee sinuun vaikutuksen jollakin alueella, mutta kamppailee toisella, valmennus saattaa olla tarpeen. Heidän työntekijäprofiilinsa löydät nämä tiedot, jotta voit varmistaa, että kaikki työntekijäsi tekevät parhaansa.

3. Suojaa oikeusjuttuja vastaan

Jos entinen tai nykyinen työntekijä haastaa sinut oikeuteen, voit aina luottaa asiakirjoihin ja tietueisiin varmuuskopioidaksesi totuuden. Nämä asiakirjat voivat suojata sinua vääriltä syytöksiltä ja oikeudellisilta ongelmilta myöhemmin. Kukaan ei koskaan suunnittele haastavansa oikeuteen, mutta on parempi olla varma kuin katua.

Kirjoita se ylös

Työntekijöitä koskevien asiakirjojen säilyttäminen voi suojata sinua, yritystäsi ja työntekijöitäsi tarpeettomilta oikeudellisilta tai henkilökohtaisilta riitaisilta. Järjestäytyminen ja valmistautuminen on paras tapa harjoittaa liiketoimintaa, ja se voi pitää sinut ja työntekijäsi poissa ongelmista pitkällä aikavälillä. Varmista, että dokumentoi mahdollisimman paljon työpaikastasi ja työntekijöistäsi väärinkäsitysten välttämiseksi.

Yksi tavoitteista, jonka saatat haluta yrityksellesi, on turvallinen, terve ja tuottava työympäristö täynnä  iloisia ja sitoutuneita työntekijöitä.Työntekijäkirjanpito voi auttaa sinua suojelemalla sinua ja työntekijöitäsi.

Artikkelin tunnisteet:

Liiketoimintamahdollisuudet · yrityskulttuuri · varustellun · Löydä tiesi · Kasvata yritystäsi · Johto · Ajattelutapasi

Tuoteryhmät:

Löydä tiesi · Kasvata yritystäsi · Joukkueesi johtaminen · Tuottavuus · Ajattelutapasi

Työntekijätietojen säilyttämisen tärkeys julkaistu uudelleen lähteestä https://startupmindset.com/the-importance-of-keeping-employee-records/ https://feeds.feedburner.com/startupmindset

<!-

->