Työntekijöiden seuranta: onko "bossware" oikea yrityksellesi?

Yksityisyys, Business Security

Vaikka työntekijöiden seurantaohjelmistot voivat lisätä tuottavuutta, se voi myös olla mahdollinen yksityisyyden miinakenttä ja vaikuttaa suhteeseesi työntekijöihisi

Phil Muncaster

Kesäkuu 29 2023  •  , 4 min. lukea

Työpaikalla asiat eivät aina välttämättä suju, eivätkä pomot ja työntekijät välttämättä aina näe monia asioita silmästä toiselle. Mutta kaupungissa voi olla toinen "uhka": työntekijöiden etävalvonta. Joissakin tapauksissa työntekijöiden valvontaohjelmisto, jota kutsutaan myös "bossware” ja ”tattleware”, uhkaa ajaa kiilan työnantajien ja työntekijöiden välille.

Hyvin tehtynä bossware voi auttaa suojaamaan organisaatiota varkauksilta ja laillisilta riskeiltä ja jopa parantamaan merkittävästi tuottavuutta. Mutta se on myös yksityisyyden miinakenttä, joka voi johtaa työntekijöiden motivaatioon ja altistaa organisaatiosi oikeudenkäynneille.

Silti uudessa työ-minkä tahansa aikakausi, johtajien on yhä houkuttelevampaa seurata hajautettua työvoimaansa. Kun otetaan huomioon, mikä on vaakalaudalla, huolellisen suunnittelun tulisi olla kaikkien työntekijöiden seurantaa harkitsevien organisaatioiden avainsana.

Mikä on bossware?

Bossware on kattotermi erilaisille työntekijöiden seurantatyökaluille. Vaikka tällaisten ohjelmistojen toiminnallisuus vaihtelee, se seuraa korkealla tasolla, mitä ohjelmia työntekijä käyttää päivän aikana ja kuinka kauan. Tunkeutuvampi valvonta saattaa tallentaa työntekijän näytön ja kirjata hänen näppäilynsä. Ihannetapauksessa Bossware asennettaisiin työntekijän tietokoneelle tai laitteelle heidän nimenomaisella tiedolla ja suostumuksellaan, vaikka näin ei aina ole.

Työntekijöiden seuranta on suositumpaa kuin uskotkaan, mikä johtuu pandemian aiheuttamasta etätyön lisääntymisestä. Yksi tutkimus löytää että 60 % etätyöntekijöitä käyttävistä yrityksistä käyttää nyt jonkinlaista bosswarea, ja 88 % heistä on irtisanonut työntekijöitä ohjelmiston käyttöönoton jälkeen. Tämä saattaa johtua siitä, että yli puolet (53 %) työntekijöistä, joiden toimintaa tarkkailtiin, käytti vähintään kolme tuntia päivässä muuhun kuin työhön.

Seuranta voisi kattaa:

• Sähköpostit (sisältö ja lähettäjät/vastaanottajat)
• Selaimen historia
• Sovelluksen käyttö
• Tietokoneen näyttö ja näppäinpainallukset
• Webbikamerat
• Puhelimen käyttö ja soittosisältö
• CCTV-materiaalia (toimistossa)
• GPS-ajoneuvojen seuranta
• Käytä tunnuksen sijainnin seurantaa
• Elintoimintojen ja mielialojen kuntoseuranta

Hyvät ja huonot puolet

Bosswaren kannattajat sanovat, että valvontaohjelmistojen harkittu käyttö voi auttaa heidän organisaatiotaan useilla tavoilla, mukaan lukien:

• Seuranta stressitaso työvoiman keskuudessa
• Auttaa lisäämään tuottavuutta – näyttämällä, ketkä työntekijät eivät keskittyneet ja ketkä käyttävät liikaa aikaa manuaalisiin, toistuviin tehtäviin, jotka voitaisiin optimoida
• Reilumman työpaikan rakentaminen varmistamalla, että jokainen vetää painoaan
• Vähentää tahallisen/vahingossa tapahtuvan tietovuodon ja huonon turvallisuushygienian riskiä

Toisaalta on olemassa mahdollisia haittapuolia, kuten:

• Työntekijät voivat löytää kiertotapoja, mikä sulkee pois mahdollisen hyödyn
• Rajoitettu tietokone-/laitepohjainen seuranta ei välttämättä tallenna ajatteluun, ongelmanratkaisuun ja muihin ei-digitaalisiin tehtäviin käytettyä aikaa, mikä antaa esimiehille likinäköisen kuvan työntekijöiden tuottavuudesta
• Se nostaa stressitasoa ja saattaa heikentää henkilöstön motivaatiota ja heikentää moraalia
• Yksityisyys ja oikeudelliset seuraukset työnantajalle

Oikeudelliset ja tietosuojavaikutukset

Nykyaikaiset tietosuoja- ja tietosuojalait lisäävät ylimääräistä riskiä organisaatioille, jotka haluavat ottaa käyttöön bossware. On tärkeää, että kaikki järjestelmät toteutetaan paikallisten lakien ja määräysten mukaisesti.

• EU:n laajuinen GDPR ei mahdollistaa työpaikan valvonnan, mutta tiettyjen ohjeiden mukaisesti. Organisaatioiden on luotava selkeät käytännöt, jotka tiedottavat henkilöstölleen kaikista työntekijöiden seurantajärjestelmistä, ja tehtävä lujasti töitä tehdäkseen käyttöönotosta mahdollisimman huomaamatonta. Internetin käytön ja viestintäsisällön salainen, kattava seuranta ei ole sallittua. Organisaatioiden, jotka haluavat seurata yksityistä viestintää, kuten sähköposteja, on myös laadittava selkeä oikeudellinen perusta. Ja työntekijöiden tietojen suojaamiseen sovelletaan tiukkoja sääntöjä, joilla varmistetaan, että niitä käytetään vain niihin tarkoituksiin, joihin ne on kerätty, ja että vain asiaankuuluvia tietoja kerätään vähimmäisajan.
• Yhdysvalloissa, liittovaltion tietosuojalaki Sähköisen viestinnän tietosuojalaki (ECPA) mahdollistaa sähköisen viestinnän, kuten sähköpostin, valvonnan, kunhan se on laillisia liiketoimintatarkoituksia varten ja se tapahtuu työstä saadulla laitteella/tietokoneella. Se myös sanktioi sosiaalisen median ja Internetin toiminnan sekä jopa näppäinlokien ja näyttötallenteiden seurannan. Vaikka liittovaltion lait eivät vaadi ennakkoilmoitusta tällaisesta toiminnasta, jotkin osavaltion lait voivat vaatia työnantajia antamaan suostumuksen ennen työntekijöiden valvonnan toteuttamista. Organisaatiot ovat myös vastuussa keräämiensä tietojen turvallisuudesta, ja kaikilla on oltava selkeästi määritelty politiikka työntekijöiden seurannasta.

Reilun henkilöstön seurantakäytännön toteuttaminen

Edellä olevan perusteella pitäisi olla selvää, että työntekijöiden seuranta ei ole kevyesti otettava työpaikkaaloite. Kahta samanlaista organisaatiota tai oikeudellista kehystä ei ole, mutta korkean tason parhaita käytäntöjä voivat olla mm.

• Harkitse ja hahmottele järjestelmän täytäntöönpanon laillinen perusta.
• Varmista, että seuranta on tarpeellista ja oikeasuhteista, eikä se häiritse liikaa työntekijöidesi elämää.
• Harkitse valvontasi laajuutta. Sisältääkö se sähköpostit, sovellusten ja internetin käytön ja puhelut? Oikeudellisten ongelmien välttämiseksi voi olla hyödyllistä muistuttaa henkilökuntaa käyttämään henkilökohtaisiin asioihin vain henkilökohtaisia ​​laitteita ja yritysasioissa vain työlaitteita.
• Kerro henkilöstölle mahdollisimman avoimesti siitä, mitä aiot tehdä ja miksi – dokumentoitu kokonaisuudessaan selkeään ja standardoituun käytäntöön.
• Varmista, että kaikki kerätyt tiedot on suojattu katoamiselta, vahingoittumiselta tai varkaudelta ja että ne näkyvät vain valtuutetuille käyttäjille.
• Noudata tietojen minimointikäytäntöjä poistamalla kerätyt tiedot heti, kun niitä ei enää tarvita.
• Harkitse vaihtoehtoja henkilöstön seurannalle, kuten koulutustilaisuuksia ja/tai säännöllisiä suoritustarkastuksia.
• Mieti, onko seuranta tarpeen koko organisaatiossa vai voidaanko se rajoittua pienempään osaan liiketoimintaa.

Parhaat käytännöt löytävät vaikean, mutta välttämättömän tasapainon organisaation liiketoimintavaatimusten ja sen työntekijöiden yksityisyyden suojaan. Läpinäkyvyys ja dialogi ovat avainasemassa, jotta henkilökunta pysyy mukana uudella hybridityön aikakaudella.