Augmentez l’efficacité grâce au traitement des documents par l’IA

Basé sur l'IA traitement de documents transforme la façon dont les entreprises gèrent la paperasse. Il s’agit d’une refonte traditionnelle de la saisie des données, des systèmes d’approbation et de la gestion des documents.

Selon un Étude Smartsheet, les travailleurs consacrent plus d'un quart de leur semaine à des tâches banales comme la gestion des données. La plupart d'entre nous peuvent comprendre la frustration de passer au crible des documents complexes, d'extraire manuellement des données ou de se débattre avec des systèmes de gestion de documents encombrants.

Les progrès de l'IA dans des domaines tels que les véhicules autonomes et les prédictions de la structure des protéines montrent qu'elle est suffisamment sophistiquée pour gérer des tâches complexes telles que le traitement de documents dans le monde des affaires.

Alors, à quoi sert ce traitement de documents basé sur l’IA ? Et comment exactement peut-il résoudre nos problèmes de gestion documentaire ? Plongeons dedans.

Qu’est-ce que le traitement de documents basé sur l’IA ?

L'IA dans le traitement des documents fait référence à l'utilisation des technologies d'apprentissage automatique (ML), de traitement du langage naturel (NLP) et de reconnaissance optique de caractères (OCR) pour automatiser l'extraction, la catégorisation et la validation des données à partir de documents.

Les outils de traitement de documents IA peuvent identifier et comprendre le contexte et la signification du contenu dans divers formats, tels que les PDF, les e-mails et les images numérisées. Il minimise les interventions manuelles, réduit les erreurs et accélère le temps de traitement.

Et contrairement aux humains, ces outils peuvent traiter de gros volumes de documents en une fraction du temps sans risque d’erreurs. Cela permet aux employés de se concentrer davantage sur les tâches stratégiques, améliorant ainsi la productivité et l'efficacité.

Comment fonctionne l’IA pour le traitement des documents ?

Dans une enquête de 2018, il a été révélé que les équipes de trésorerie des marques américaines et européennes dépensent près de 4,812 heures chaque année sur des feuilles de calcul pour la gestion de la trésorerie, des paiements et des tâches comptables. Une grande partie de ce temps peut être occupée par la saisie manuelle des données, la vérification et la correction des erreurs.

Et ce ne sont pas seulement les équipes de trésorerie. Les équipes RH doivent numériser les dossiers des employés, tandis que les équipes d'achat passent des heures à traiter les bons de commande. Le traitement des documents n'est pas un problème de service. C'est un goulot d'étranglement à l'échelle de l'entreprise.

Avec traitement intelligent des documents, vous pouvez réduire ces tâches manuelles fastidieuses. Libérez votre équipe pour qu’elle se concentre sur ce qui compte vraiment.

Explorons comment cela fonctionne.

Le traitement des documents par l'IA implique généralement cinq étapes : capture de documents, prétraitement, extraction, validation et post-traitement.

Capture de document

Cela implique la collecte de documents provenant de diverses sources. Cela peut provenir de boîtes de réception de courrier électronique, d'un stockage dans le cloud comme Google Drive, d'applications tierces ou même de documents physiques numérisés.

Un outil de traitement de documents IA robuste doit prendre en charge les appels API, l'intégration Zapier, plusieurs formats (tels que PDF, JPEG, PNG, TIFF) et même des documents de plusieurs pages. Cela garantit que toutes les données nécessaires sont collectées quel que soit la source ou le format.

Pré-traitement

Une fois les documents capturés, ils subissent un prétraitement pour les préparer à l'extraction des données. Cela implique de nettoyer les données bruitées, de supprimer les informations non pertinentes et de convertir les documents dans un format adapté à l'extraction.

Par exemple, si vous téléchargez des factures en masse, l'outil d'IA vous permettra de prédéterminer les champs que vous souhaitez extraire, comme le nom du fournisseur, la date de la facture et le montant total. Cela permet de s'assurer que les données sont extraites et organisées en fonction de vos besoins.

Lors de la phase d'extraction, l'outil de traitement de documents IA identifie et extrait les données requises des documents. L'outil devient plus intelligent et plus rapide à chaque utilisation, à mesure qu'il apprend des données qu'il extrait et des interventions manuelles.

Cela permet aux outils de gérer plus facilement les documents structurés et non structurés. Pour les documents structurés tels que les formulaires, dans lesquels les données prennent une forme cohérente, des conditions prédéfinies peuvent être utilisées pour localiser et extraire rapidement les informations.

Pour les documents non structurés comme les e-mails ou les contrats, où le placement des données peut varier, l'outil d'IA utilise la PNL pour comprendre le contexte et la sémantique du contenu, lui permettant ainsi d'identifier et d'extraire efficacement les données nécessaires.

Validation

L'exactitude des données extraites est ensuite vérifiée. L'outil d'IA recoupera les données extraites avec des règles ou des modèles prédéfinis pour garantir leur exactitude. S'il y a des divergences ou des erreurs potentielles, l'outil les signalera pour examen humain.

De plus, des approbations en plusieurs étapes et des fonctionnalités d'attribution de tâches peuvent être configurées. De cette façon, vous pouvez réduire le temps consacré aux vérifications et aux suivis manuels et éviter les retards dans l’action sur le document.

Post-traitement

Cette étape consiste à diffuser les données validées aux services ou systèmes respectifs. Il peut s'agir d'exporter les données vers votre système ERP ou CRM ou de mettre à jour vos bases de données. Cela peut également impliquer la conversion des données dans un format que d’autres applications ou parties prenantes peuvent facilement utiliser.

Par exemple, les données validées peuvent être utilisées pour mettre à jour un système comptable, déclencher des paiements ou alimenter l'ERP ou le système de reporting pour une analyse et une prise de décision plus approfondies.

L'automatisation de ce processus élimine le besoin de saisie manuelle des données, réduisant ainsi les risques d'erreurs et permettant de gagner du temps. Enfin, ce flux de travail facilite la création d'une piste d'audit, garantissant que votre entreprise reste conforme et conserve un enregistrement propre de toutes les activités de traitement de données.

Comment le traitement de documents par IA répond-il aux défis courants du flux de travail ?

Souhaitez-vous que votre équipe d'assistance trie manuellement les formulaires de réclamation pendant que les clients attendent ? Ou votre équipe RH passe-t-elle des heures à saisir manuellement des données alors qu'elle pourrait se concentrer sur l'embauche ou la rétention ?

Vous retrouvez-vous souvent confronté à des pénalités de retard, à des biais dans la saisie des données, à courir constamment après vos collègues pour obtenir des approbations et à perdre du temps à corriger des erreurs ? Ce sont tous des problèmes courants qui découlent d'un traitement inefficace des documents.

La bonne nouvelle est que l'intégration de l'IA dans le traitement des documents change la donne. Il aide les entreprises à résoudre efficacement ces problèmes.

Défi 1 : inexactitude des données

La saisie manuelle des données est sujette aux erreurs humaines, ce qui entraîne l'introduction de données incorrectes dans les systèmes. Cela peut entraîner de nombreux problèmes, notamment des informations inexactes, de mauvaises prises de décision et des problèmes potentiels de non-conformité.

Le traitement des documents piloté par l'IA élimine le besoin de saisie manuelle des données, réduisant ainsi le risque d'erreur. L'outil peut identifier, extraire et valider efficacement les données à l'aide d'algorithmes d'apprentissage automatique et d'apprentissage profond, garantissant des niveaux de précision élevés.

Défi 2 : Difficulté à gérer de gros volumes de données

À mesure que votre entreprise se développe, la quantité de données que vous devez traiter augmente également. Les méthodes manuelles ne peuvent tout simplement pas suivre le volume croissant de données. Cela peut entraîner des retards, des délais non respectés et l'insatisfaction des clients.

Le traitement de documents basé sur l'IA peut facilement gérer de gros volumes de données, garantissant un traitement rapide et précis. Il évolue avec votre entreprise, vous permettant de maintenir des niveaux d'efficacité élevés même lorsque votre volume de données augmente.

Défi 3 : Échec de la conformité

Parfois, en raison d'une surveillance manuelle, d'erreurs ou de documents perdus, les protocoles de conformité nécessaires peuvent être manqués ou les délais non respectés. Cela peut entraîner de lourdes sanctions et même nuire à la réputation de votre entreprise.

Le traitement des documents par l'IA peut atténuer ces risques en automatisant la piste d'audit de toutes les activités de traitement des documents. Il garantit que tous les protocoles de conformité sont suivis et que toute divergence est signalée pour examen. Grâce aux notifications et rappels automatisés, votre équipe peut garder une longueur d'avance sur tous les délais et protocoles et protéger votre entreprise contre d'éventuels manquements à la conformité.

Défi 4 : Difficulté à gérer les données non structurées

Les documents non structurés ou semi-structurés tels que les e-mails, les contrats ou les bons de commande ne suivent pas un modèle structuré. Cela rend difficile l'extraction d'informations spécifiques pertinentes à partir de ces documents.

Les algorithmes d'IA avancés peuvent comprendre et interpréter le contexte et la sémantique des données non structurées et identifier et extraire avec précision les informations nécessaires. Cela réduit considérablement le temps et les efforts nécessaires à la gestion des données non structurées et améliore l'efficacité globale de votre flux de traitement de documents.

Défi 5 : Incapacité à travailler avec les systèmes existants

Si les données extraites ne peuvent pas être facilement intégrées à vos systèmes existants, cela peut entraîner des inefficacités et de la frustration. Cela pourrait nécessiter un travail manuel supplémentaire pour reformater ou ressaisir les données, ce qui irait à l'encontre de l'objectif de l'automatisation.

Les outils de traitement de documents IA sont conçus pour s’intégrer de manière transparente à vos systèmes existants. Ils peuvent automatiquement convertir et exporter les données extraites dans des formats que ces systèmes peuvent facilement utiliser. Cela garantit un flux de données fluide et une interopérabilité, améliorant ainsi l'efficience et l'efficacité globales de vos opérations commerciales.

Défi 6 : Difficulté à traiter plusieurs langues

Les entreprises traitant avec des clients internationaux doivent souvent traiter les documents dans plusieurs langues. Le traitement manuel de ces documents peut prendre du temps et être sujet à des erreurs, surtout si l'équipe ne maîtrise pas les langues respectives.

Les outils d'IA pour le traitement des documents sont capables de comprendre et de traiter plusieurs langues. Ils peuvent interpréter et extraire avec précision des données de documents dans différentes langues. Et vous n'aurez pas à charger vos clients ou partenaires de traduire des documents.

Défi 7 : Visibilité limitée sur le traitement des documents

Le traitement manuel manque souvent de transparence et offre une visibilité limitée sur l'état du traitement ou les erreurs. Cela peut entraîner un manque de contrôle sur le processus, des difficultés à suivre les progrès et des difficultés à identifier et à corriger rapidement les problèmes.

Grâce au traitement des documents piloté par l'IA, vous bénéficiez d'une visibilité en temps réel sur l'ensemble du processus. Cela inclut le statut de chaque document, l'exactitude de l'extraction des données et toute erreur ou problème qui survient. Cette transparence vous permet de résoudre rapidement les problèmes et de maintenir un contrôle strict sur le processus, garantissant ainsi un traitement efficace et précis des documents.

Comment le traitement de documents basé sur l'IA de Nanonets peut-il aider ?

Désormais, si vous recherchez une solution capable de relever efficacement tous ces défis, le traitement de documents basé sur l'IA de Nanonets est la réponse.

Expartio, un fournisseur mondial de services de relocalisation, l'a découvert lorsqu'il a commencé à utiliser notre plateforme de traitement de documents IA pour traitement des passeports.

Avant Nanonets, la saisie manuelle des données de passeport était un processus fastidieux pour l'équipe d'Expartio, truffé d'erreurs. Avec nanonets, ils ont vu leur précision monter en flèche jusqu'à plus de 95 %, ce qui leur a permis de gagner du temps et de réduire les erreurs humaines. En plus de permettre un gain de temps, il s'agissait également d'une étape substantielle vers une gestion des données sans biais.

Expartio a pu facilement vérifier des informations cruciales telles que les dates d'expiration et de délivrance du passeport, les dates de naissance et le numéro MRZ du document. Cela les a aidés à réduire considérablement le risque de fraude.

De plus, l'utilisation de la plateforme Nanonets a amélioré la satisfaction des employés. Avec un travail moins répétitif, l’équipe Expartio pourrait se concentrer davantage sur le service client, conduisant à une expérience de travail plus épanouissante.

Le meilleur, c’est que la plateforme apprend, se recycle et s’intègre sans effort à d’autres outils et logiciels. Il fonctionne également avec plusieurs langues, ne nécessite aucune équipe interne de développeurs et presque aucun post-traitement.

[Contenu intégré]

Et ce n'est pas seulement Expartio. De nombreuses entreprises dans divers secteurs ont bénéficié de la mise en œuvre du traitement de documents basé sur l'IA de Nanonets. Cela inclut les entreprises des secteurs de la santé, de la finance, de l’immobilier, etc. Ils ont constaté des améliorations significatives en termes d'efficacité, de précision, d'économies de coûts et de satisfaction des employés.

Vous vous demandez comment cela peut aider votre entreprise ? Voici comment:

Extraction de données sans effort : Les nanonets peuvent extraire des informations de différents types de fichiers, notamment des fichiers PDF, des images et des feuilles de calcul. Dites adieu à la saisie manuelle fastidieuse des données et bonjour à un traitement plus rapide et plus précis.

Intégration logicielle fluide : Les Nanonets peuvent fonctionner avec vos logiciels actuels comme Xero, Sage ou Google Sheets. Cela signifie moins de silos de données et un fonctionnement plus rationalisé.

Évolutivité: À mesure que la charge de traitement de vos documents augmente, les Nanonets peuvent suivre le rythme : pas besoin de ressources supplémentaires, juste un système qui évolue avec vous.

Traitement intelligent : Grâce à l'IA, les Nanonets peuvent traiter même les documents les plus complexes, qu'ils soient dans différentes mises en page, langues ou devises. Il s'adapte à l'évolution des besoins de votre entreprise afin que vous puissiez facilement gérer des projets plus internationaux et des flux de travail complexes.

Traitement 24h/7 et XNUMXj/XNUMX : Contrairement au traitement manuel, avec Nanonets, le traitement de vos documents ne s'arrêtera pas après les heures de travail. L'IA garantit que vos documents sont traités rapidement et assure le bon fonctionnement de votre entreprise.

La conformité simplifiée : Nanonets crée des pistes d'audit automatiques et garantit que vos documents sont alignés sur les normes réglementaires. Cela favorise non seulement la transparence, mais simplifie également la conformité.

Réduction des coûts: Les nanonets vous aident à réduire les coûts opérationnels en automatisant les tâches manuelles. Un traitement plus rapide signifie moins de frais généraux, ce qui conduit à des résultats plus sains.

Service client amélioré : Avec Nanonets, vous pouvez traiter les documents plus rapidement et avec plus de précision, améliorant ainsi la réactivité de vos clients. Cette amélioration du service client peut renforcer la réputation de votre entreprise et la fidélité de vos clients.

Sécurité robuste : Les nanonets assurent la sécurité de vos données sensibles. Il utilise un cryptage avancé et des méthodes sécurisées de stockage et de transmission des données pour protéger vos données.

Amélioration continue: L'IA apprend de vos données et s'améliore au fil du temps. Cela signifie que ses performances s'améliorent à chaque interaction, vous aidant ainsi à améliorer continuellement le traitement de vos documents.

Workflows personnalisables : Nanonets vous permet de personnaliser vos flux de traitement de documents en fonction de vos besoins. Cette flexibilité vous permet de gérer plus facilement vos flux de travail et d’améliorer l’efficience et l’efficacité.

Réflexions finales

L’intelligence artificielle a déjà un impact significatif dans le monde des affaires. Selon un 2022 Rapport McKinsey, l'utilisation des capacités de l'IA est passée d'une moyenne de 1.9 en 2018 à 3.8 en 2022. Ce n'est pas seulement une mode, c'est une nécessité commerciale pour garder une longueur d'avance.

En ce qui concerne le traitement des documents, la décision d'adopter l'IA doit être basée sur les besoins uniques de votre entreprise. Savoir ce dont vous avez besoin aide à choisir le bon outil de traitement de documents.

Les outils alimentés par l'IA comme les nanonets augmentent la productivité et la transparence de vos flux de travail, les rendant plus précis et efficaces. Le résultat? Des économies de coûts, un meilleur service client et un avantage concurrentiel supérieur.

Questions fréquentes

• Contenu propulsé par le référencement et distribution de relations publiques. Soyez amplifié aujourd'hui.
• PlatoData.Network Ai générative verticale. Autonomisez-vous. Accéder ici.
• PlatoAiStream. Intelligence Web3. Connaissance Amplifiée. Accéder ici.
• PlatonESG. Carbone, Technologie propre, Énergie, Environnement, Solaire, La gestion des déchets. Accéder ici.
• PlatoHealth. Veille biotechnologique et essais cliniques. Accéder ici.
• La source: https://nanonets.com/blog/ai-document-processing/