Surveillance des employés : le 'bossware' est-il adapté à votre entreprise ?

Confidentialité, sécurité des entreprises

Bien qu'un logiciel de surveillance des employés puisse augmenter la productivité, il peut également s'agir d'un champ de mines potentiel en matière de confidentialité et il peut affecter votre relation avec vos employés.

Phil Muncaster

29 Jun 2023  •  , 4 minute. lis

Les choses ne se passent pas toujours bien sur le lieu de travail et les patrons et les travailleurs peuvent ne pas toujours être d'accord sur beaucoup de choses. Mais il peut y avoir une autre « menace » en ville : la surveillance à distance des employés. Dans certains cas, un logiciel de surveillance des employés, également appelé "logiciel de patron” et “tattleware”, menace de creuser un fossé entre les employeurs et les employés.

Bien fait, le bossware peut aider à protéger une organisation contre le vol et les risques juridiques, et même entraîner d'importantes améliorations de la productivité. Mais c'est aussi un champ de mines en matière de confidentialité qui pourrait finir par démotiver vos employés et exposer votre organisation à des poursuites.

Pourtant dans un nouveau l'ère du travail de n'importe où, il est de plus en plus tentant pour les managers de surveiller leur main-d'œuvre distribuée. Compte tenu des enjeux, une planification minutieuse devrait être le mot d'ordre pour toute organisation qui envisage de surveiller ses employés.

Qu'est-ce qu'un bossware ?

Bossware est un terme générique pour une variété d'outils de suivi des employés. Bien que la fonctionnalité de ces logiciels varie, à un niveau élevé, ils suivront les programmes qu'un travailleur utilise pendant la journée et pendant combien de temps. Une surveillance plus intrusive pourrait enregistrer l'écran du travailleur et enregistrer ses frappes. Bossware devrait idéalement être installé sur le PC ou l'appareil d'un employé avec sa connaissance et son consentement explicites, bien que ce ne soit pas toujours le cas.

La surveillance des employés est plus populaire que vous ne le pensez, en raison de la montée en puissance du travail à distance précipitée par la pandémie. Une étude trouve que 60 % des entreprises employant des travailleurs à distance utilisent désormais une forme de bossware et que 88 % d'entre elles ont licencié des travailleurs après avoir déployé le logiciel. Cela pourrait être dû au fait que plus de la moitié (53 %) des travailleurs dont l'activité a été surveillée consacraient trois heures ou plus chaque jour à des activités non professionnelles.

La surveillance pourrait couvrir :

• Courriels (contenu et expéditeurs/destinataires)
• L'historique du navigateur
• Utilisation App
• Écran d'ordinateur et frappes
• Webcams
• Utilisation du téléphone et contenu des appels
• Images de vidéosurveillance (au bureau)
• Suivi GPS des véhicules
• Accéder au suivi de la localisation des badges
• Suivi de la condition physique des signes vitaux et des humeurs

Pour et contre

Les défenseurs de Bossware affirment que l'utilisation judicieuse d'un logiciel de surveillance peut aider leur organisation de plusieurs manières, notamment :

• Tracking niveaux de stress parmi la main-d'œuvre
• Contribuer à augmenter la productivité - en montrant quels travailleurs manquent de concentration et lesquels passent trop de temps sur des tâches manuelles et répétitives qui pourraient être optimisées
• Construire un lieu de travail plus juste en veillant à ce que chacun fasse son possible
• Atténuation du risque de fuite de données délibérée/accidentelle et de mauvaise hygiène de sécurité

D'un autre côté, il y a des inconvénients potentiels, tels que :

• Les employés peuvent trouver des solutions de contournement, annulant ainsi tout avantage potentiel
• Un suivi limité sur ordinateur/appareil peut ne pas enregistrer le temps consacré à la réflexion, à la résolution de problèmes et à d'autres tâches non numériques, ce qui donne aux gestionnaires une vision myope de la productivité des travailleurs
• Cela augmente les niveaux de stress et peut démotiver le personnel et saper le moral
• Confidentialité et implications juridiques pour l'employeur

Implications juridiques et de confidentialité

Les lois modernes sur la confidentialité et la protection des données ajoutent une couche de risque supplémentaire pour les organisations souhaitant déployer des bosswares. Il est important que tous les programmes soient mis en œuvre conformément aux lois et réglementations locales.

• Le RGPD à l'échelle de l'UE permettre la surveillance du lieu de travail, mais dans le cadre d'un ensemble spécifique de lignes directrices. Les organisations doivent créer des politiques claires informant leur personnel de tout programme de surveillance des employés et s'efforcer de rendre les déploiements aussi discrets que possible. La surveillance secrète et exhaustive de choses comme l'utilisation d'Internet et le contenu des communications n'est pas autorisée. Les organisations souhaitant surveiller les communications privées telles que les e-mails doivent également définir une base juridique claire pour le faire. Et il existe des règles strictes concernant la protection des données des employés, garantissant qu'elles ne sont utilisées qu'aux fins pour lesquelles elles ont été collectées et que seules les informations pertinentes sont collectées, pendant le temps minimum nécessaire.
• Aux Etats-Unis, loi fédérale sur la protection de la vie privée Loi sur la protection des renseignements personnels (ECPA) permet la surveillance des communications électroniques comme les e-mails tant qu'elles sont à des fins commerciales légitimes et effectuées sur un appareil/ordinateur de travail. Il sanctionne également la surveillance des médias sociaux et de l'activité Internet, et même l'enregistrement des frappes et des enregistrements d'écran. Cependant, bien que les lois fédérales n'exigent pas de notification préalable d'une telle activité, certaines lois d'État peuvent exiger que les employeurs obtiennent le consentement avant de mettre en œuvre la surveillance des employés. Les organisations sont également responsables de la sécurité de toutes les données qu'elles collectent, et toutes doivent avoir une politique clairement définie sur la surveillance des employés.

Mettre en œuvre des pratiques équitables de contrôle du personnel

Il ressort clairement de ce qui précède que la surveillance des employés n'est pas une initiative sur le lieu de travail à prendre à la légère. Il n'y a pas deux organisations ou cadres juridiques identiques, mais certaines meilleures pratiques de haut niveau peuvent inclure :

• Examiner et décrire la base légale pour la mise en œuvre du régime.
• Assurez-vous que la surveillance est nécessaire et proportionnée et qu'elle n'empiète pas trop sur la vie de vos employés.
• Tenez compte de l'étendue de votre surveillance. Cela inclura-t-il les e-mails, l'utilisation des applications et d'Internet et les appels ? Pour éviter des problèmes juridiques, il peut être utile de rappeler au personnel de n'utiliser que leurs appareils personnels pour les affaires personnelles et uniquement les appareils de travail pour les affaires de l'entreprise.
• Soyez aussi transparent que possible avec le personnel sur ce que vous avez l'intention de faire et pourquoi – documenté dans son intégralité dans une politique claire et standardisée.
• Assurez-vous que toutes les données collectées sont protégées contre la perte, les dommages ou le vol et qu'elles ne sont visibles que par les utilisateurs autorisés.
• Suivez les pratiques de minimisation des données en supprimant toutes les données collectées dès qu'elles ne sont plus nécessaires.
• Envisagez des alternatives au suivi du personnel telles que des sessions de formation et/ou des évaluations régulières des performances.
• Déterminez si la surveillance est nécessaire à l'échelle de l'organisation ou si elle peut être confinée à une plus petite partie de l'entreprise.

Les meilleures politiques trouveront un équilibre difficile mais nécessaire entre les exigences commerciales de l'organisation et les droits à la vie privée de ses employés. La transparence et le dialogue sont essentiels pour garder le personnel à bord dans une nouvelle ère de travail hybride.