Comment élaborer une stratégie d'approvisionnement efficace

Republié par Platon

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Lorsque la stratégie d'approvisionnement de votre entreprise est alignée sur les objectifs commerciaux, là peut représenter un retour sur investissement 4 fois plus élevé. Mais une stratégie d’approvisionnement peut avoir plusieurs objectifs potentiels : l’accent peut être mis sur l’innovation, ou sur la réduction des coûts, ou sur les relations avec les fournisseurs, la distance géographique et l’emplacement, ou toute combinaison de ces facteurs et d’autres.

Dans cet article, nous aborderons la stratégie d'approvisionnement : ce que signifie le terme, comment il fonctionne, les multiples types de stratégies d'approvisionnement et les cadres pour y réfléchir et en créer un efficace pour que votre entreprise prospère.

Qu’est-ce qu’une stratégie d’approvisionnement ?

Une stratégie d'approvisionnement sert de feuille de route complète pour la mise en œuvre d'un processus d'approvisionnement au sein d'une organisation. Il sert de modèle pour guider la mise en œuvre du processus et englobe la création d'une chaîne d'approvisionnement, le lancement et le suivi des achats, la gestion des coûts et des risques et l'évaluation des résultats par rapport aux objectifs commerciaux fixés. L'objectif principal est de mettre en relation efficacement les acheteurs avec les fournisseurs sous contrat, de rationaliser les transactions, d'éliminer les erreurs, de minimiser les risques et de gérer efficacement les dépenses de l'entreprise.

Plus en détail, chaque étape implique :

Construire une chaîne d'approvisionnement : C’est l’épine dorsale de la stratégie d’achat. Cela implique d’identifier, d’évaluer et de sélectionner des fournisseurs capables de fournir les biens et services nécessaires. L’objectif est de créer une chaîne d’approvisionnement robuste, à la fois rentable et fiable.
Lancement et suivi des achats : Une stratégie d'approvisionnement définit la manière dont les achats doivent être lancés, approuvés et suivis. Cela inclut la mise en place de protocoles pour les demandes d'achat, les flux de travail d'approbation et la tenue d'un enregistrement de toutes les transactions. Ce processus garantit la transparence et la responsabilité dans le processus d’achat.
Gestion des coûts et des risques : La gestion des coûts est un aspect clé de la stratégie d’achat. Cela implique de négocier des conditions favorables avec les fournisseurs, de rechercher des opportunités de réduction des coûts et de gérer le budget. La gestion des risques est tout aussi importante, qui comprend l'évaluation et l'atténuation des risques associés aux perturbations de la chaîne d'approvisionnement, à la volatilité des prix et à la fiabilité des fournisseurs.
Évaluation des résultats : Un élément essentiel d’une stratégie d’approvisionnement est l’évaluation de son efficacité. Cela implique d'analyser les données d'approvisionnement pour évaluer les performances par rapport aux objectifs fixés, d'identifier les domaines à améliorer et de procéder aux ajustements nécessaires. Cette évaluation continue permet d'affiner les processus et les stratégies d'approvisionnement au fil du temps.
Rationalisation des transactions : La stratégie vise à rendre les processus d’approvisionnement aussi efficaces que possible. Cela inclut la mise en œuvre de systèmes qui facilitent des transactions plus rapides et sans erreur, tels que des systèmes d'approvisionnement électroniques, des flux de travail automatisés et une gestion numérique des contrats.
Minimiser les risques : En établissant des relations solides avec les fournisseurs et en créant une base de fournisseurs diversifiée, la stratégie contribue à minimiser les risques tels que les perturbations de la chaîne d'approvisionnement ou la dépendance à l'égard d'un seul fournisseur.
Gestion des dépenses de l'entreprise : En fin de compte, la stratégie d’approvisionnement est orientée vers une gestion efficace des dépenses. Cela implique de s'assurer que les dépenses de l'organisation correspondent à ses buts et objectifs financiers, générant des économies et maximisant la valeur de chaque achat.

Essentiellement, une stratégie d’approvisionnement va bien au-delà du simple achat de biens et de services. Il s'agit de gérer stratégiquement l'ensemble du processus d'approvisionnement pour s'aligner sur les objectifs plus larges de l'organisation, en garantissant l'efficacité opérationnelle, la santé financière et l'avantage concurrentiel sur le marché.

Comment fonctionne la stratégie d’approvisionnement

L’élaboration d’une stratégie d’approvisionnement efficace implique une série d’étapes méthodiques, chacune contribuant à l’efficacité et au succès global du processus d’approvisionnement. Les comprendre est essentiel pour en faire un outil de réussite organisationnelle. Vous trouverez ci-dessous un aperçu des principales étapes impliquées :

Évaluation des dépenses et des besoins actuels : La base d’une stratégie d’approvisionnement efficace repose sur une réflexion approfondie sur les modèles actuels de dépenses et d’approvisionnement de l’organisation. Cela implique d'analyser les données historiques pour identifier ce qui a été acheté, auprès de qui, à quel prix et en quelles quantités. Cette évaluation aide à identifier les domaines dans lesquels les dépenses peuvent être réduites et dans lesquels de meilleures offres ou de meilleurs fournisseurs pourraient être nécessaires.

Prévoir les besoins futurs : Basée sur l'évaluation des dépenses actuelles, la stratégie consiste à prévoir les besoins futurs. Cette approche prospective permet d'anticiper les besoins futurs en matière d'approvisionnement, en tenant compte de facteurs tels que les projections de croissance, les tendances du marché et les changements potentiels de l'offre et de la demande.

Etude de marché et évaluation des fournisseurs : Une partie intégrante de cette stratégie consiste à mener des études de marché pour identifier les fournisseurs potentiels. Cela inclut l'évaluation des fournisseurs sur la base de critères tels que le coût, la qualité, la fiabilité et leur capacité à répondre aux besoins spécifiques de l'organisation. Il s’agit de trouver le juste équilibre entre rentabilité et assurance qualité.

Construire et formaliser les relations avec la chaîne d'approvisionnement : Une fois les fournisseurs appropriés identifiés, l’étape suivante consiste à établir et formaliser des relations avec eux. Cela comprend la négociation des termes et conditions, la mise en place de contrats et l’établissement de canaux de communication clairs. L’objectif est de créer une relation stable et mutuellement bénéfique avec chaque fournisseur.

Mise en œuvre de systèmes d'approvisionnement automatisés : Pour rationaliser le processus d'approvisionnement, la stratégie comprend souvent la mise en œuvre de systèmes automatisés. Ces systèmes facilitent divers aspects de l'approvisionnement, de l'émission des bons de commande au traitement des factures. L'automatisation contribue à réduire les erreurs manuelles, à accélérer les transactions et à améliorer l'efficacité globale.

Surveillance et amélioration continues : Une stratégie d’approvisionnement n’est pas une approche à définir et à oublier. Cela nécessite un suivi et une évaluation continus. Cela signifie examiner régulièrement les performances des fournisseurs, analyser les données d’approvisionnement et se tenir au courant des changements du marché. La stratégie doit être suffisamment flexible pour s'adapter aux nouvelles informations ou aux besoins changeants de l'organisation, tout en étant ancrée dans des fondamentaux commerciaux solides et dans une définition d'objectifs lucide.

Transformer les achats en un avantage concurrentiel : Une stratégie d’achats bien exécutée transforme l’acte d’achat en un avantage concurrentiel pour l’organisation, et peut même quadrupler le retour sur investissement. Obtenir de meilleurs prix, garantir des approvisionnements de meilleure qualité, réduire les délais de livraison ou améliorer la fiabilité de la chaîne d'approvisionnement sont autant d'activités commerciales à fort impact, dont l'importance en termes de résultats commerciaux tangibles ne doit pas être sous-estimée.

En suivant ces étapes, une stratégie d'approvisionnement vise non seulement à répondre aux besoins d'achat d'une organisation, mais à le faire d'une manière qui soutient des objectifs commerciaux plus larges, maximise la valeur et favorise la croissance et la durabilité à long terme.

Types de stratégies d'approvisionnement

Le choix d'une stratégie d'approvisionnement est essentiel au succès d'une organisation, car il a un impact direct sur l'efficacité financière et les relations avec les fournisseurs. Différents types de stratégies d’approvisionnement répondent à différents besoins et objectifs commerciaux.

Par conséquent, il est recommandé aux entreprises de commencer leur stratégie d’approvisionnement en évaluant leurs processus actuels, leurs besoins et leurs objectifs futurs, afin de pouvoir choisir le type qui s’applique à eux. Vous trouverez ci-dessous quelques types de stratégies d’approvisionnement :

Approvisionnement auprès d’une source unique : Cette stratégie implique de s'appuyer sur un seul fournisseur pour des biens ou des services spécifiques. L'avantage de cette approche est le développement d'une relation plus profonde avec le fournisseur, conduisant potentiellement à de meilleurs prix, une qualité améliorée et un service plus réactif. Cependant, cela comporte également des risques tels que la dépendance à l’égard d’un seul fournisseur, des prix non compétitifs et d’éventuelles ruptures d’approvisionnement.
Cycle d’achat de base : Cette approche fait appel à des fournisseurs réguliers pour la plupart des commandes standard, tout en sous-traitant les achats plus importants ou plus uniques. Il établit un équilibre entre le maintien de relations fiables et continues avec des fournisseurs de confiance et l'exploitation de ressources externes pour des besoins particuliers.
Achats à faible coût : Comme son nom l’indique, cette stratégie vise à trouver le fournisseur le moins cher pour un bien ou un service donné. Bien que cela soit efficace pour réduire les dépenses, cela peut parfois conduire à des compromis sur la qualité ou à des opportunités manquées d'une meilleure valeur. Une évaluation minutieuse du coût par rapport à la qualité est essentielle dans cette stratégie.
Consolidation des volumes : Ici, l’accent est mis sur la consolidation des achats pour obtenir des remises sur volume. En achetant en plus grandes quantités, les organisations peuvent négocier de meilleurs tarifs, réduisant ainsi les coûts globaux. Cette stratégie est plus efficace lorsque l’organisation a des besoins prévisibles et importants.
Achats écologiques : Cette stratégie respectueuse de l'environnement donne la priorité aux achats auprès de fournisseurs proposant des produits durables et respectueux de l'environnement. Il reflète l'engagement d'une organisation en matière de responsabilité environnementale et peut également répondre aux préférences des consommateurs pour les produits verts.
Approvisionnement stratégique : Cette méthode implique un processus continu d'analyse des dépenses d'une organisation et des relations avec les fournisseurs afin d'améliorer et de réévaluer les activités d'achat. L'approvisionnement stratégique vise à consolider le pouvoir d'achat pour garantir les meilleures valeurs disponibles sur le marché.
L'approvisionnement mondial: Pour les organisations qui cherchent à élargir leur base de fournisseurs à l’international, l’approvisionnement mondial ouvre un monde d’opportunités. Cela implique de s’approvisionner en biens et services au-delà des frontières géopolitiques, dans le but souvent d’exploiter des efficacités mondiales telles qu’une main-d’œuvre qualifiée à moindre coût, des matières premières moins chères et d’autres facteurs économiques tels que des allégements fiscaux et de faibles tarifs commerciaux.

Chacune de ces stratégies a ses atouts et ses considérations, et le choix dépend des besoins spécifiques de l'organisation, des conditions du marché et des objectifs stratégiques. Une stratégie d’approvisionnement bien choisie peut générer des avantages significatifs, notamment des économies de coûts, une fiabilité améliorée de la chaîne d’approvisionnement et un meilleur positionnement concurrentiel.

Étapes pour créer une stratégie d’approvisionnement efficace

Évaluation des besoins d'achat : La première étape consiste à évaluer minutieusement les besoins d'achat actuels et futurs de l'organisation. Cela implique de comprendre quels biens et services sont nécessaires aux opérations commerciales, leur fréquence et leur quantité. Cette étape pose les bases de l’ensemble de la stratégie, car elle définit ce qui doit être acheté.
Priorisation des catégories de dépenses : Une fois les besoins d’achat évalués, catégorisez-les et hiérarchisez-les en fonction de facteurs tels que le coût, la criticité et le volume. Cette étape permet de concentrer les efforts et les ressources sur les domaines les plus impactants, garantissant ainsi un meilleur contrôle des dépenses et de la gestion des fournisseurs.
Réalisation d'études de marché : Une étude de marché approfondie est cruciale pour comprendre le paysage des fournisseurs. Cela implique d’identifier les fournisseurs potentiels, de comprendre les tendances du marché et d’avoir un aperçu des modèles de tarification. Une étude de marché efficace aide à prendre des décisions éclairées concernant la sélection et la négociation des fournisseurs.
Identifier les fournisseurs privilégiés : Sur la base de l'étude de marché, identifier les fournisseurs potentiels pouvant répondre aux besoins de l'organisation. Les critères de sélection peuvent inclure le coût, la qualité, la fiabilité et l'alignement avec les valeurs et les exigences de l'entreprise. Cette étape implique également de décider s'il faut opter pour un fournisseur unique ou plusieurs fournisseurs, en fonction de la stratégie d'approvisionnement.
Négocier des contrats : Une fois les fournisseurs privilégiés identifiés, l’étape suivante consiste à négocier les contrats. Cela implique des discussions sur les prix, les conditions de livraison, les normes de qualité et les conditions de paiement. L’objectif est d’établir des contrats offrant le meilleur rapport qualité/prix tout en garantissant fiabilité et qualité.
Établir des grilles tarifaires et des catalogues : Pour les dépenses indirectes récurrentes, l’établissement de grilles tarifaires et de catalogues avec des prix et des spécifications prédéfinis peut rationaliser le processus d’approvisionnement. Cette étape est particulièrement bénéfique pour les articles achetés régulièrement, car elle permet de gagner du temps et garantit la cohérence des prix et de la qualité.
Formalisation des énoncés de travaux et des jalons : Pour l'achat de services, il est crucial de formaliser des énoncés de travaux (SOW) et de définir des jalons clairs. Cela aide à définir les attentes, à suivre les progrès et à garantir que la prestation de services est conforme aux conditions convenues.
Mise en œuvre des politiques d'approvisionnement : Il est essentiel d’établir des politiques et des lignes directrices claires en matière d’approvisionnement. Ces politiques doivent couvrir des aspects tels que les flux de travail d'approbation, les limites de dépenses et les exigences de conformité. Ils veillent à ce que le processus d'approvisionnement soit transparent, cohérent et aligné sur les objectifs de l'organisation.
Surveillance et amélioration continues : Enfin, une stratégie d’approvisionnement efficace nécessite une surveillance et une amélioration continues. Cela implique d'examiner régulièrement les performances des fournisseurs, d'analyser les modèles de dépenses et d'adapter la stratégie à l'évolution des besoins et des conditions du marché.

Cadre de stratégie d’approvisionnement

Un cadre stratégique d’approvisionnement est une approche structurée qui aligne le processus d’approvisionnement sur les buts et objectifs primordiaux d’une organisation. Il sert de ligne directrice pour prendre des décisions en matière d’approvisionnement et gérer les activités d’approvisionnement. Voici comment cela se déroule généralement :

Alignement avec la stratégie d'entreprise : Commencez par vous assurer que la stratégie d’approvisionnement est en phase avec la stratégie d’entreprise globale de l’organisation. Cela signifie que les décisions d'approvisionnement doivent soutenir et contribuer aux objectifs commerciaux plus larges, qu'il s'agisse de réductions de coûts, d'amélioration de la qualité, d'innovation, d'augmentation du retour sur investissement, d'établissement de meilleures relations avec les fournisseurs ou d'objectifs de développement durable.
Définir les objectifs d'approvisionnement : L’étape suivante consiste à définir clairement les objectifs spécifiques de la fonction achats. Ces objectifs pourraient aller de la réduction des coûts d’approvisionnement à l’amélioration des relations avec les fournisseurs, en passant par l’amélioration de la qualité des produits ou encore la garantie d’un approvisionnement éthique et durable, entre autres.
Développer des indicateurs clés de performance (KPI) : Pour mesurer le succès de la stratégie d’approvisionnement, il est essentiel d’établir des indicateurs clés de performance. En fonction de l'objectif commercial général visé, le KPI peut inclure des mesures telles que les économies de coûts réalisées, les scores de performance des fournisseurs, les taux de conformité des contrats et les délais de mise sur le marché des articles achetés.
Gestion des risques: Le cadre devrait intégrer un plan complet de gestion des risques. Cela implique d'identifier les risques potentiels dans le processus d'approvisionnement (tels que les perturbations de la chaîne d'approvisionnement ou la volatilité des prix) et d'élaborer des stratégies pour les atténuer. Cela comprend également une surveillance continue et une mise à jour des stratégies de gestion des risques à mesure que les conditions du marché évoluent.
Engagement des parties prenantes: Un approvisionnement efficace nécessite la participation et l’adhésion de diverses parties prenantes au sein de l’organisation. Le cadre doit décrire la manière de collaborer avec ces parties prenantes, notamment en définissant les rôles et les responsabilités et en mettant en place des canaux de communication.
Gestion de la relation fournisseurs: Un élément essentiel du cadre est la gestion des relations avec les fournisseurs. Cela comprend des stratégies de sélection et d'évaluation des fournisseurs, de négociation de contrats et de gestion des relations continues. Mettre l’accent sur l’établissement de relations solides et mutuellement bénéfiques avec les fournisseurs peut conduire à de meilleurs prix, qualité et service.
Amélioration continue: Le cadre devrait promouvoir une culture d’amélioration continue des processus d’approvisionnement. Cela implique d'examiner et de mettre à jour régulièrement les pratiques d'approvisionnement, de se tenir au courant des meilleures pratiques et des tendances du marché, et de tirer parti de la technologie pour une meilleure efficacité des achats.
Intégration technologique : À l’ère numérique d’aujourd’hui, il est essentiel d’intégrer la technologie dans la stratégie d’achat. Cela pourrait impliquer l’utilisation de systèmes d’approvisionnement électronique, d’outils numériques de gestion des contrats et de plateformes d’analyse de données. La technologie peut rationaliser les processus d’approvisionnement, fournir de meilleures informations sur les données et améliorer la prise de décision.

Importance d’une bonne stratégie d’approvisionnement

Une bonne stratégie d’approvisionnement est vitale pour toute organisation visant l’efficacité opérationnelle et la réussite financière.

L'un des principaux avantages d'une stratégie d'approvisionnement bien conçue est important les économies de coûts et donc amélioré santé financière. En négociant de meilleures conditions avec les fournisseurs, en réduisant le gaspillage et en optimisant les dépenses, les organisations peuvent avoir un impact positif sur leurs résultats. Les recherches indiquent que des stratégies d'approvisionnement efficaces peuvent conduire à des réductions de coûts allant de 10 % à 25 % dans diverses catégories de dépenses.

Une bonne stratégie d’approvisionnement favorise relations solides avec les fournisseurs, ce qui peut entraîner de nombreux avantages tels qu'une qualité de produit améliorée, des conditions de paiement plus favorables et un meilleur service. Des relations solides avec les fournisseurs sont essentielles pour garantir la résilience et la fiabilité de la chaîne d’approvisionnement.

Des stratégies d’approvisionnement efficaces aident à identifier, évaluer et atténuer les risques associés aux perturbations de la chaîne d’approvisionnement, à la volatilité des prix et aux problèmes de performance des fournisseurs. Cette approche proactive de la gestion des risques est essentielle au maintien du bon fonctionnement des opérations commerciales.

Une stratégie d'approvisionnement bien définie rationalise également le processus d'achat, réduit les frais administratifs et améliore le traitement des transactions. Ce l'efficacité opérationnelle non seulement permet de gagner du temps, mais réduit également le risque d'erreurs et de retards.

Une bonne stratégie d’approvisionnement garantit le respect des exigences légales et réglementaires. Il promeut également les pratiques d'approvisionnement éthiques, qui sont de plus en plus importantes pour les consommateurs et peuvent améliorer la réputation et la valeur de la marque d'une entreprise.

En alignant les achats sur la stratégie commerciale, les organisations peuvent exploiter leur pouvoir d'achat pour stimuler l’innovation. Cela peut inclure un approvisionnement auprès de fournisseurs qui fournissent des produits et des services innovants, donnant ainsi à l'organisation un avantage concurrentiel sur le marché, augmentant potentiellement sa marque et son pouvoir de fixation des prix.

De plus en plus, les organisations utilisent également leurs stratégies d'approvisionnement pour atteindre objectifs de durabilité. Cela inclut l'approvisionnement auprès de fournisseurs qui adhèrent à des pratiques respectueuses de l'environnement et favorisent l'utilisation de matériaux et de produits durables. En plus de contribuer au bien-être de l’environnement, les marques et les entreprises qui s’efforcent d’atteindre des objectifs d’entreprise socialement responsables présentent plusieurs avantages.

Conclusion

Une stratégie d’approvisionnement bien conçue est plus qu’un outil de réduction des coûts. Cela peut devenir un élément essentiel et une raison du succès de l’organisation. En gérant efficacement les processus d'approvisionnement, les organisations peuvent non seulement réaliser des réductions de coûts substantielles, mais également améliorer les relations avec les fournisseurs, atténuer les risques et aligner les décisions d'achat sur des objectifs commerciaux plus larges.

L’importance stratégique des achats est soulignée par leur impact sur l’efficacité opérationnelle, la conformité, l’innovation et la durabilité. En tant que tel, investir du temps et des ressources dans l’élaboration d’une stratégie d’approvisionnement solide n’est pas seulement une bonne pratique commerciale : c’est une pratique essentielle pour toute organisation avant-gardiste.