L’épine dorsale invisible du secteur bancaire : une plongée approfondie dans l’appariement et la réconciliation

L’épine dorsale invisible du secteur bancaire : une plongée approfondie dans l’appariement et la réconciliation

Horodatage: 1 décembre 2023 5h34
The Unseen Backbone of Banking: A Deep Dive into Matching and Reconciliation PlatoBlockchain Data Intelligence. Vertical Search. Ai.

L'année dernière, j'ai célébré deux décennies d'immersion dans l'informatique, en particulier dans le secteur des services financiers. Durant cette période, j'ai été témoin de transformations remarquables dans le domaine bancaire et technologique. L’émergence des sociétés Fintech et leur approche centrée sur le client, ainsi que les avancées significatives en matière d’ingénierie logicielle telles que les méthodologies Agile, les microservices et le cloud computing, ont remodelé le paysage. Pourtant, curieusement, les opérations de back-office de nombreuses sociétés de services financiers sont restées relativement statiques au cours de ces années, toujours aux prises avec encodage manuel, tâches répétitives et forte dépendance à Excel.

Un processus particulièrement manuel et pourtant automatisable dans le secteur des services financiers est correspondance et rapprochement. Ce processus se présente sous diverses formes, par exemple depuis l'identification et la résolution des écarts (survenant généralement en raison de problèmes ou de lacunes dans les intégrations) dans les intégrations maître-esclave jusqu'à la correction ou la suppression des doublons et les mises à jour semi-automatiques des systèmes opérationnels avec des données provenant de sources externes.

Malgré la disponibilité de logiciel sophistiqué (par exemple FIS IntelliMatch, Calypso Confirmation Matching, Misys CMS, Temenos T24 Confirmation Matching…​) pour des tâches de rapprochement spécifiques, telles que la correspondance de confirmation de paiement et de transaction (souvent basée sur des messages SWIFT), le la majorité des tâches de correspondance reposent souvent sur des solutions personnalisées ou manuelles, y compris Excel ou même les méthodes sur papier. Très souvent, l’automatisation n’est pas non plus pertinente, car la mise en correspondance est souvent impliquée dans des actions ponctuelles telles que des campagnes marketing, le nettoyage des données, l’alignement avec les partenaires…​

Comprendre une meilleure réconciliation nécessite disséquer ses composants, À savoir

  • Il commence par collecter et transformer les ensembles de données disparates à des fins de comparabilité. Cela consiste à récupérer 2 ensembles de données, qui peuvent être livrés dans différents formats, différentes structures, différentes portées et avec des noms ou énumérations différents. Les données doivent être transformées pour les rendre comparables et chargées dans le même outil (par exemple une base de données ou Excel), afin qu'elles puissent être facilement comparées.

  • La prochaine étape consiste à définir un algorithme de correspondance précis. Il peut s'agir d'une simple clé unique, mais cela peut aussi être une combinaison de plusieurs attributs (clé composite), une règle hiérarchique (c'est-à-dire faire correspondre d'abord la clé 1, si aucune correspondance, essayer la clé 2…​) ou une règle floue (si la clé de l'ensemble de données 1 ressemble à la clé de l'ensemble de données 2, c'est une correspondance). Définir cet algorithme de mise en correspondance peut être très complexe, mais il est crucial pour pouvoir automatiser la mise en correspondance et atteindre une bonne qualité de sortie.

  • Une fois l'algorithme de correspondance défini, nous entrons dans le phase de comparaison. Pour les petits ensembles de données, cela peut être fait assez simplement, mais pour les très grands ensembles de données, cela peut nécessiter toutes sortes d'optimisations de performances (comme les indices, la segmentation, le parallélisme…​) afin d'exécuter la comparaison dans un temps raisonnable.

  • Enfin, les écarts identifiés doivent être traduits en résultats concrets, tels que des rapports, des communications à des collègues ou à des tiers ou des actions correctives (par exemple la génération de fichiers, de messages ou d'instructions SQL pour corriger les différences).

Les subtilités de l’appariement dans les services financiers sont diverses. Laissez-nous explorer quelques cas d'utilisation typiques dans le paysage des services financiers :

  • La plupart des banques ont un Fichier Maître des Titres, décrivant tous les titres en position ou négociables à la banque. Ce fichier doit être intégré à de nombreuses applications, mais doit également être alimenté par plusieurs sources de données, comme Telekurs, Reuters, Bloomberg, Moody's…​ Cela signifie qu'un titre doit correspondre de manière unique. Malheureusement, il n’existe pas un identifiant unique décrivant tous les titres. Les instruments cotés en bourse ont un code ISIN communément convenu, mais les produits privés et de gré à gré comme par ex. ce n’est généralement pas le cas de la plupart des produits dérivés. Les banques ont donc inventé des identifiants internes, utilisent de faux codes ISIN (commençant généralement par un « X ») ou utilisent des clés composites pour identifier l'instrument de manière unique (par exemple, pour un dérivé, cela peut être une combinaison du symbole du titre sous-jacent, du prix d'exercice, du type d'option et date d'expiration).

  • En banque de détail, il est évidemment essentiel de identifier et faire correspondre de manière unique une personne physique spécifique. Mais même dans un pays développé comme la Belgique, c’est plus facile à dire qu’à faire. Chaque individu en Belgique possède un numéro de registre national, cela semble donc le choix évident pour une clé correspondante. Malheureusement, les lois belges limitent l'utilisation de ce numéro à des cas d'utilisation spécifiques. De plus, cet identifiant n'existe pas pour les étrangers et peut changer au fil du temps (par exemple, les résidents étrangers reçoivent d'abord un numéro de registre national temporaire qui peut devenir définitif, un autre plus tard ou en cas de changement de sexe, le numéro de registre national changera également). Une autre option consiste à utiliser le numéro de carte d’identité, mais celui-ci est également différent pour les étrangers et changera tous les 10 ans. De nombreuses banques utilisent donc des règles plus complexes, comme une correspondance basée sur le prénom, le nom et la date de naissance, mais évidemment cela s'accompagne également de toutes sortes de problèmes, comme les doublons, les différences d'orthographe et les erreurs dans les noms, l'utilisation de caractères spéciaux dans le des noms…​

  • Un problème très similaire est correspondant à une entreprise ou plus précisément à un magasin. En Belgique, chaque entreprise possède un numéro d'entreprise, qui est similaire au numéro de TVA (sans le préfixe « BE »), mais celui-ci est encore une fois très national et 1 numéro de TVA peut avoir plusieurs emplacements (par exemple plusieurs magasins). Il existe une notion de « numéro de succursale » (« vestigingsnummer » en néerlandais), mais cette notion est peu connue et rarement utilisée. De la même manière, il existe le code LEI (Legal Entity Identifier), qui est un code composé d'une combinaison de 20 lettres et codes, qui identifie de manière unique une entreprise dans le monde entier. Malheureusement, seules les grandes entreprises ont demandé un code LEI, ce n’est donc pas vraiment une option pour les petites entreprises.
    Là encore, des rapprochements plus complexes sont souvent effectués, comme une combinaison du numéro de TVA, du code postal et du numéro de maison, mais cela est évidemment loin d'être idéal. À la recherche d'un identifiant unique et communément connu, l'identifiant Google est également de plus en plus utilisé, mais la dépendance vis-à-vis d'une société commerciale peut également présenter un risque opérationnel important.

  • Un autre cas intéressant est celui mise en correspondance d'une autorisation et du message de compensation dans un paiement par carte VISA. Normalement, un identifiant unique doit correspondre aux deux messages, mais en raison de toutes sortes de cas d'exception (par exemple, autorisations hors ligne ou autorisations incrémentielles), cela ne sera pas toujours correct. Une règle plus complexe est donc nécessaire, prenant en compte plusieurs identifiants, mais également d'autres critères de correspondance tels que l'identifiant de l'acquéreur, l'identifiant du commerçant, l'identifiant du terminal, le PAN (numéro de carte), l'horodatage et/ou le montant.
    Ce type de correspondance s'applique également à d'autres cas d'utilisation de paiement, comme par ex. faire correspondre une pré-autorisation avec sa pré-autorisation précédente ou un remboursement avec un achat antérieur.

  • Un cas d'utilisation financière qui concerne presque toutes les entreprises est rapprochement des factures et des paiements. Lorsqu’une entreprise émet une facture, elle doit pouvoir voir quand la facture peut être considérée comme payée. C'est important pour la comptabilité, mais aussi pour voir si des rappels pour factures impayées doivent être envoyés.
    Pour faire correspondre de manière unique le paiement à la facture, en Belgique, un commentaire structuré est généralement utilisé dans l'instruction de paiement. Ce code unique avec chiffre de contrôle fournit une référence de correspondance unique. Malheureusement, les clients oublient souvent de mettre le commentaire structuré ou utilisent le mauvais commentaire (par exemple copier/coller d'une facture précédente). Cela signifie qu'une entreprise doit disposer d'une règle de correspondance de secours au cas où le commentaire non structuré serait manquant ou erroné. Généralement, une combinaison du montant du paiement, de la date de paiement, de l'IBAN de la contrepartie et/ou du nom de la contrepartie peut offrir une autre façon de faire correspondre ces factures.

Comme vous pouvez le constater, la mise en correspondance est loin d’être facile, mais comprendre les étapes de base peut contribuer à de meilleures correspondances. En attendant, malgré ses limites, Excel reste un outil puissant de mise en correspondance (manuelle). Par conséquent un rappel rapide pour tous ceux qui souhaitent faire des correspondances dans Excel:

  • Utilisez RECHERCHEV pour effectuer la correspondance. RECHERCHEV a cependant certaines limites, comme le fait qu'il renvoie une erreur s'il n'y a pas de correspondance et que l'on ne peut effectuer une recherche que sur la première colonne. Une alternative puissante consiste à utiliser XLOOKUP, qui n'a pas ces limitations.

  • Si vous avez besoin d'un clé de recherche composite, ajoutez une colonne dans votre ensemble de données de recherche, avec la clé de recherche composite (c'est-à-dire concaténez les différents attributs, avec par exemple « # » comme séparateur), puis utilisez RECHERCHEV/XLOOKUP pour rechercher sur cette nouvelle colonne.

  • Certain points d'attention lors de l'utilisation de RECHERCHEV :

    • N'oubliez pas d'ajouter « false » comme dernier argument de la fonction RECHERCHEV pour garantir une correspondance exacte.

    • Assurez-vous que les formats de données sont les mêmes. Par exemple. un nombre « 123 » et le texte « 123 » ne correspondront pas, il est donc important de les convertir d'abord dans le même format. Idem pour les identifiants commençant par des 0 en tête. Souvent, Excel les convertit en nombres, supprimant ainsi les premiers 0 et n’entraînant pas de correspondance.

    • N'utilisez pas d'ensembles de données de plus de 100.000 XNUMX lignes dans Excel. Les ensembles de données plus volumineux posent problème pour les performances et la stabilité d'Excel.
      Il peut également être intéressant de mettre le mode de calcul sur « Manuel » si vous travaillez avec RECHERCHEV sur de grands ensembles de données, sinon Excel recalculera toutes les RECHERCHEV à chaque fois que vous apporterez une modification mineure aux données.

    • RECHERCHEV a le numéro de colonne à renvoyer comme troisième argument. Ce nombre n'est pas adapté dynamiquement lors de l'ajout ou de la suppression de colonnes, pensez donc à l'adapter lors de l'ajout ou de la suppression de colonnes.

    • Si vous voulez juste une correspondance, vous pouvez utiliser la formule « =IF(ISERROR(VLOOKUP(,,1,false) »,NO MATCH », « MATCH ») »

Ces astuces peuvent aider à accélérez vos correspondances manuelles, mais évidemment, une véritable automatisation est toujours meilleure.

L'appariement dans les services financiers est un défi aux multiples facettes, mais comprendre ses étapes fondamentales est essentiel pour améliorer les résultats. Alors que des outils comme Excel offrent des solutions temporaires, l’avenir réside dans l’automatisation intelligente, qui peut rationaliser considérablement ces processus. Pour ceux qui cherchent à approfondir la complexité de la correspondance ou l’automatisation, tirer parti d’outils et de plates-formes avancés, y compris des solutions basées sur l’IA comme ChatGPT, peut fournir à la fois des informations et des solutions pratiques.

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