Aux États-Unis, la tenue des dossiers des employés est obligatoire au niveau fédéral, mais elle peut également être utilisée comme une ressource précieuse pour votre entreprise. Lorsque vous dirigez une entreprise, la tenue de registres précis et à jour sur vos employés est essentielle au succès de votre entreprise.
Que sont les dossiers des employés ?
Les dossiers des employés sont des documents protégés dans lesquels sont consignés les faits concernant les employés. Les dossiers des employés aident les propriétaires d'entreprise à suivre de nombreux éléments différents, notamment les salaires, les évaluations de performances, les coordonnées, etc. Il est recommandé de stocker les documents professionnels et employés dans une zone sûre avec un accès restreint pour la protection de la vie privée de chacun.
Dossiers requis par le gouvernement fédéral
Certains types de dossiers d'employés doivent être conservés par tous les propriétaires d’entreprise par la loi fédérale. La raison pour laquelle ils sont mandatés par le gouvernement fédéral est pour votre protection et celle de vos employés. En cas de litige, d'enquête criminelle ou même d'un incident aussi minime qu'un licenciement, le gouvernement veut avoir accès à des informations exactes.
Voici les dossiers des employés exigés par le gouvernement fédéral que vous êtes censé conserver en tant que propriétaire d'entreprise et ce qu'ils impliquent.
Commission pour l'égalité des chances en matière d'emploi (EEOC)
La loi EEOC a été adoptée en 1965 et protège le droit des travailleurs à être embauchés sans distinction de race, de sexe ou de religion. Cette loi protège les salariés contre la discrimination avant, pendant et après l'emploi. De plus, cette loi impose aux employeurs de conserver tous les dossiers de leurs employés pendant au moins un an, en plus d'un an après le licenciement.
Loi sur la discrimination fondée sur l'âge dans l'emploi (ADEA)
L'ADEA, adoptée en 1967, empêche les employeurs de discriminer un employé potentiel ou actuel en fonction de son âge. Il garantit également que les employeurs offrent des avantages sociaux et des salaires égaux à tous les travailleurs, quel que soit leur âge. Cette loi exige également que vous conserviez les registres de paie et les documents des programmes d'avantages sociaux pendant au moins trois ans.
Loi sur les normes de travail équitables (FLSA) et loi sur l'égalité de rémunération (EPA)
La FLSA et l'EPA sont mises en place pour prévenir les discriminations fondées sur le sexe en matière de masse salariale. Ces lois exigent que vous documentiez tout motif de variation de rémunération entre les employés de sexe différent, que vous conserviez ces registres pendant deux ans et que vous documentiez correctement la rémunération des employés.
Autres types de dossiers d'employés
Il existe plusieurs autres types de dossiers d’employés qu’il est utile de conserver si possible. Documenter des éléments tels que le comportement, les salaires et les performances des employés peut également prévenir les conflits sur le lieu de travail. Après tout, il n’est pas nécessaire de discuter de quelque chose si c’est déjà écrit.
Voici quelques autres exemples de dossiers d’employés qu’il pourrait être judicieux d’avoir à disposition :
- Coordonnées (e-mail, téléphone, etc.)
- Notes comportementales/rédactions
- Présence
- Prise de force
- Avantages
- Expérience de formation
- Adaptations sur le lieu de travail
1. Utile pour les évaluations de performances
Examens des performances font partie intégrante du travail, même si elles peuvent parfois être intimidantes. Une façon de faciliter ce processus consiste à créer des enregistrements des évaluations de performances que vous effectuez. De cette façon, la prochaine fois que vous vous asseoirez avec un employé, les notes de votre réunion précédente seront fraîches dans votre mémoire.
C'est toujours une bonne idée de documenter également le comportement des employés, même si vous n'êtes pas nécessairement intéressé à vous engager dans un article complet. Par exemple, si vous remarquez qu’un employé arrive en retard au travail de temps en temps ou qu’il se dispute avec un autre collègue, vous devriez le noter. Cela évite aux RH d'avoir mal à la tête s'ils ont besoin d'enquêter sur le comportement passé d'un employé.
2. Crée un profil d'employé
Les dossiers des employés vous permettent d'organiser des informations sur chacun de vos employés dont vous ne vous souviendrez probablement pas autrement. Par exemple, si un employé est plus performant pendant les quarts de soir, vous pouvez le noter et vous y référer lors de la création d'un horaire. La création d'un profil d'employé vous permet d'avoir une vue d'ensemble de chacun de vos travailleurs.
Cela peut également vous aider à identifier les problèmes récurrents que vous pourriez rencontrer avec certains employés ou encore leurs domaines de réussite répétés. Si un employé vous impressionne dans un domaine mais rencontre des difficultés dans un autre, un coaching peut être nécessaire. Leur profil d'employé est l'endroit où vous pouvez trouver ces informations afin que vous puissiez vous assurer que tous vos employés font de leur mieux.
3. Protège contre les poursuites
Au cas où vous seriez poursuivi en justice par un ancien ou un employé actuel, vous pouvez toujours vous appuyer sur des documents et des dossiers pour étayer la vérité. Ces documents peuvent vous protéger ultérieurement contre de fausses accusations et des problèmes juridiques. Personne n’envisage jamais d’être poursuivi en justice, mais il vaut mieux prévenir que guérir.
Écris le
La tenue des dossiers des employés peut vous protéger, vous, votre entreprise et vos employés, contre des litiges juridiques ou personnels inutiles. Rester organisé et préparé est la meilleure façon de faire des affaires, et cela peut vous éviter, ainsi qu’à vos travailleurs, des ennuis à long terme. Assurez-vous de documenter autant que possible votre lieu de travail et vos employés afin d'éviter tout malentendu à l'avenir.
L'un des objectifs que vous souhaitez peut-être avoir pour votre entreprise est d'avoir un environnement de travail sûr, sain et productif, rempli de des employés heureux et engagés.La tenue des dossiers des employés peut vous aider à y parvenir en vous protégeant, vous et vos employés.
Rédacteur d'équipe : Ari est un écrivain, blogueur et propriétaire d'une petite entreprise basé dans l'État de Washington.
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L'importance de conserver les dossiers des employés republiés à partir de la source https://startupmindset.com/the-importance-of-keeping-employee-records/ via https://feeds.feedburner.com/startupmindset
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