Logiciel OCR et de numérisation de factures pour Sage

Republié par Platon

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Dans le monde trépidant des affaires, la gestion manuelle des comptes fournisseurs et le traitement des factures devient de plus en plus difficile.

Les défis sont nombreux :

saisie manuelle des données extrêmement lente
risque d’erreur humaine toujours présent
manque d'efficacité dans le processus d'approbation

Les entreprises recherchent constamment des moyens de rationaliser ces opérations critiques. Aujourd’hui, la technologie d’automatisation AP peut automatiser ce qui était autrefois un processus laborieux. Lorsqu'elle est associée aux suites logicielles comptables Sage du marché, l'intégration du logiciel AP Automation devient une nécessité pour les entreprises visant l'efficacité et la précision. L'intégration de Nanonets avec Sage représente un pas en avant dans la gestion des transactions financières, établissant une nouvelle norme en matière d'efficacité opérationnelle à l'ère numérique. Voyons comment cela fonctionne et comment vous pouvez le configurer pour vos équipes.

L'évolution du traitement des factures

Le parcours du traitement des factures, depuis ses racines manuelles traditionnelles jusqu'à la frontière numérique, est une histoire d'évolution technologique.

Avant les années 1980 : comptes créditeurs manuels

Les processus de comptabilité fournisseurs étaient entièrement manuels, impliquant des factures physiques, des chèques papier et des livres de grand livre.

Années 1980-1990 : grands livres numériques

Les premières solutions logicielles offraient des capacités de base en matière de registre numérique, rationalisant ainsi certaines parties du processus.

Années 2000 : déverrouillage de la facturation électronique

Internet a révolutionné les comptes fournisseurs, en introduisant la facturation électronique, les transactions en ligne et les communications par courrier électronique. Cette époque a vu une réduction significative des processus basés sur le papier.

Années 2010 : solutions cloud faciles à utiliser

Les solutions basées sur le cloud ont permis des opérations financières plus évolutives, flexibles et accessibles, tandis que la technologie mobile a permis une gestion et des approbations de factures en déplacement.

Fin des années 2010 jusqu'à aujourd'hui : solutions automatisées de comptes fournisseurs

La dernière évolution implique l'utilisation de l'automatisation et de l'intelligence artificielle pour automatiser l'ensemble du processus, notamment :

Comptabilité et intelligence AP : L’avènement des systèmes comptables basés sur l’IA a marqué le début d’une nouvelle ère d’efficacité. Capables d'effectuer des tâches répétitives telles que la saisie de données, le rapprochement des factures et le traitement des transactions, ces systèmes fonctionnent avec une rapidité et une précision dépassant les capacités humaines.
Flux de travail connecté entre les applications : Dans le paysage numérique interconnecté d’aujourd’hui, une communication transparente entre les applications est cruciale. Les e-mails, les outils AP, les logiciels de comptabilité, les ERP et autres bases de données fonctionnent désormais de concert, automatisant la capture et la synchronisation des données entre les plateformes.
Capture de données intelligente : Tirant parti des technologies d'IA telles que le traitement du langage naturel et la reconnaissance optique de caractères (OCR), les systèmes actuels automatisent l'extraction et l'interprétation des données de différents formats de facture. Cela inclut le traitement des données non structurées et numérisées avec une efficacité sans précédent, rendant le processus de comptabilité fournisseurs plus fluide et plus précis que jamais.

Technologie OCR pour la numérisation des factures

L'OCR (Optical Character Recognition) simplifie la façon dont les entreprises traitent les documents. Dans notre cas d'utilisation, l'OCR numérise les factures et autres documents papier et les transforme en texte numérique. Le texte numérique est interprété à l’aide de l’IA et les détails de la facture sont extraits –

Champs (date de facture, numéro de facture, montant, coordonnées du vendeur, coordonnées de l'acheteur, etc.)
Articles de ligne (descriptions et coûts des biens et services vendus).
Codes GL (attribués automatiquement par l'IA en fonction des données passées).
Autres dimensions basées sur le contexte (catégorisation des dépenses, etc.)

Quel est l'impact des logiciels d'OCR et de numérisation de factures ?

Diverses statistiques rapportées soulignent l’impact des logiciels d’automatisation. Ces chiffres représentent le type de succès que vous et votre équipe pouvez espérer connaître.

Réductions spectaculaires des coûts de traitement

Logiciel d'OCR et de numérisation de factures pour Sage PlatoBlockchain Data Intelligence. Recherche verticale. Aï.

Commençons par la santé financière de votre ministère. Il a été démontré que AP Automation réduit les coûts de traitement de 70 %. Il ne s’agit pas seulement d’économiser quelques centimes ; il s'agit de réaffecter votre budget à la croissance, à la formation et peut-être même à cette machine à expresso de bureau que tout le monde convoite. Considérez cela comme un investissement à la fois dans l’efficacité et dans le bien-être de votre équipe.

Le temps est de l'essence

Maintenant, imaginez réduire le temps de traitement de vos factures de 384 %. Cette diminution spectaculaire signifie que votre équipe peut traiter davantage de factures plus rapidement que jamais, libérant ainsi du temps pour se concentrer sur les initiatives stratégiques qui comptent vraiment. Avec AP Automation, « Je n'ai pas le temps pour ça » devient « Quelle est la prochaine étape à l'ordre du jour ? »

Réduction des erreurs pour une tranquillité d'esprit

Nous savons que les erreurs peuvent être plus que simplement ennuyeuses : elles peuvent être coûteuses. Avec une réduction de 37% des erreurs de traitement des factures, AP Automation apporte la tranquillité d'esprit à vos opérations. Moins d’erreurs signifie moins d’heures passées dans les cycles de correction et plus de confiance dans l’intégrité de vos données. Cela se traduit également par moins de frictions avec les fournisseurs et les parties prenantes, ouvrant la voie à des relations et des opérations plus fluides.

Cultiver les relations avec les fournisseurs

En parlant de relations, Parlons des 76 % d'organisations signalant une satisfaction accrue de leurs fournisseurs. C'est la clé. Des fournisseurs satisfaits signifient une chaîne d’approvisionnement fiable et des opportunités de négociations et de réductions à terme. Vos fournisseurs remarqueront et apprécieront la ponctualité et l’exactitude de vos paiements, grâce à AP Automation.

Optimisation des flux de trésorerie grâce à des remises pour paiement anticipé

Une économie de 3 % grâce aux remises pour paiement anticipé donne à votre organisation un lifting financier, améliore votre flux de trésorerie et vous offre plus de levier et de flexibilité dans vos opérations financières.

Conformité sans complications

Enfin, le joyau d’AP Automation : une conformité 100 % sans stress. À une époque où les exigences réglementaires ne cessent d’augmenter, parvenir à une conformité totale sans stress est tout simplement miraculeux.

Nanonets pour l'OCR et la numérisation de factures dans Sage

Pour les entreprises qui utilisent Sage pour leurs besoins comptables, le processus manuel de traitement des factures n'est pas seulement un test de patience, mais également une perte importante de ressources. Un logiciel d'OCR et de numérisation de factures pour Sage transforme ce processus critique mais fastidieux en un flux de travail rationalisé et efficace.

Voyons comment les équipes comptables peuvent utiliser un logiciel d'automatisation AP basé sur OCR comme Nanonets et l'intégrer à Sage pour rationaliser leur flux de travail comptable.

Flux de travail AP manuel dans Sage

Passons en revue le processus AP manuel typique pour une entreprise utilisant Sage :

Reçu de facture: Les factures arrivent sous différents formats, notamment papier et numérique. Le personnel doit collecter et organiser manuellement ces documents.

Tri manuel et codage GL: Chaque facture est ensuite triée en fonction de critères tels que le fournisseur, le montant ou la date d'échéance, ce qui demande beaucoup de temps et d'efforts. Chaque facture doit ensuite être codée dans les comptes appropriés du Grand Livre.

Saisie de données: Les informations critiques de chaque facture, telles que les détails du fournisseur, les montants et les dates, sont saisies manuellement dans Sage.

Vérification de la facture: Selon les politiques de l'entreprise, les factures peuvent faire l'objet d'une correspondance bidirectionnelle (facture et bon de commande), triple (facture, bon de commande et rapport de réception) ou quadridirectionnelle (facture, bon de commande, rapport de réception et rapport d'inspection). vérifier les transactions.

Garantie: Une fois vérifiées, les factures sont acheminées pour approbation, impliquant souvent plusieurs départements ou niveaux d'autorité.

Traitement des paiements: Le paiement des factures approuvées est programmé en fonction des conditions et des considérations de flux de trésorerie.

Réconciliation: Enfin, les paiements sont rapprochés dans Sage, garantissant que toutes les transactions sont reflétées avec précision dans les dossiers financiers.

Flux de travail AP automatisé avec Nanonets

Maintenant, réinventons ce flux de travail avec les Nanonets intégrés à Sage :

Reçu de facture: Imaginez ceci : chaque facture que votre entreprise reçoit, quelle que soit sa source, atterrit parfaitement dans un seul emplacement numérique. Les factures sont automatiquement importées du désordre des e-mails, des lecteurs et des bases de données dès leur arrivée, ce qui vous fait gagner du temps et réduit les erreurs.

Nanonets lit automatiquement les factures envoyées par courrier électronique à partir du corps du courrier électronique et des pièces jointes.

Toutes les factures manuscrites et imprimées peuvent être facilement numérisées à l'aide d'un smartphone ou directement téléchargées sur la plateforme.

Les reçus numériques peuvent être créés et imprimés directement à l'aide de la plateforme Nanonets, ou importés dans Nanonets à partir de votre courrier, de vos applications et de vos bases de données.

Ce processus garantit que chaque élément de données, quelle que soit son origine, trouve sa place dans un référentiel numérique centralisé, prêt à être utilisé ultérieurement.

Saisie automatisée des données: Nanonets AI lit les factures avec une précision de plus de 99 %, réduisant les heures à quelques instants. Ce changement signifie que votre équipe peut abandonner la corvée et se consacrer à un travail qui compte vraiment. Les données sont ensuite extraites et directement saisies dans Sage, sans qu'aucune saisie manuelle des données ne soit requise.

Tri automatisé et codage GL : Nanonets utilise l'OCR pour reconnaître et classer automatiquement les factures par fournisseur, date, montant et autres critères pertinents. L'attribution du code GL peut être automatisée par –

Formation sur les données passées : Cela implique le téléchargement de documents financiers historiques et de transactions étiquetées avec des codes GL historiquement corrects. Le modèle apprend de ces exemples pour prédire avec précision les codes GL pour les nouvelles transactions.

Génération IA prête à l'emploi : En utilisant Nanonets GenAI, notre logiciel peut interpréter le texte des documents financiers d'une manière qui imite la compréhension humaine. Cela lui permet d'extraire des informations, un contexte et une sémantique pertinents afin d'appliquer un raisonnement complexe pour attribuer des codes GL avec précision, même dans les cas où les détails des transactions sont ambigus ou rares.

Vérification intelligente des factures: Tirant parti de l'IA, Nanonets effectue automatiquement une correspondance bidirectionnelle, triple ou quadridirectionnelle en lisant et en croisant les données de facture extraites avec les bons de commande, les rapports de réception et les rapports d'inspection présents dans Sage.

Validation: Le système signale toute divergence pour examen humain, mais sinon, les factures qui correspondent aux critères de l'entreprise sont automatiquement acheminées pour approbation ou directement approuvées en fonction de règles prédéfinies.

Garantie: Les approbations avec les Nanonets ne constituent plus un goulot d'étranglement. Ils deviennent flexibles et évoluent là où se trouve votre organisation, que ce soit par courrier électronique, Slack ou Teams. Cela élimine le besoin d’appels téléphoniques perturbateurs et le barrage de rappels bien trop familier.

Traitement des paiements: Les factures approuvées sont automatiquement mises en file d'attente pour être payées selon leurs conditions, optimisant ainsi la gestion des flux de trésorerie.

Réconciliation: Vous pouvez importer vos relevés bancaires et Nanonets rapproche automatiquement les paiements dans Sage, garantissant ainsi que les états financiers sont à jour et exacts, et que vos livres se clôturent 90 % plus rapidement.

Nous avons discuté plus tôt des avantages concrets de l'utilisation du logiciel OCR et de numérisation de factures pour Sage. Mais en plus de cela, la transition d'un processus AP manuel à un processus automatisé ne représente pas seulement un changement dans la façon dont les tâches sont exécutées, mais une transformation fondamentale dans le rôle du service financier. Avec des outils tels que Nanonets, les équipes financières passent des fonctions de back-office à celles de contributeurs stratégiques, exploitant les données et analyses en temps réel pour prendre des décisions commerciales. C'est l'avenir de la finance, et il est désormais disponible pour les utilisateurs de Sage grâce à la puissance de l'automatisation avec Nanonets.

Comme nous l'avons exploré, l'intégration de Nanonets avec le logiciel de comptabilité Sage change la donne pour les entreprises embourbées par l'inefficacité du traitement manuel des factures. L’évolution des processus manuels vers des processus automatisés de comptes créditeurs n’est pas seulement un pas en avant ; c'est un saut vers un avenir où les opérations financières seront rationalisées, les taux d'erreur chuteront et la prise de décision stratégique sera renforcée par l'analyse des données en temps réel. En passant d'une corvée manuelle à une vision stratégique, les équipes financières équipées des bons outils d'automatisation peuvent conduire leurs entreprises vers plus de rentabilité, d'agilité et d'avantage concurrentiel à l'ère numérique.