Les dépenses sont inévitables. Cependant, la feuille de calcul maladroite, les heures de saisie manuelle des données et les reçus papier peuvent être évités. Lorsqu'il s'agit de faire des notes de frais et de les approuver, personne n'aime ça.
Qu'il s'agisse de l'employé, de l'équipe des finances, du directeur financier ou du comptable, personne ne veut s'en occuper.
Faire des notes de frais peut sembler assez simple, mais c'est tout sauf simple. Et, si vous comptez toujours sur des processus manuels, c'est un casse-tête pour toutes les personnes impliquées. Vous ne causez pas seulement une perte d'heures de travail pour les employés, mais aussi pour l'entreprise de faire plus d'erreurs, de duplication et de perte de productivité.
Il est temps que vous songiez également à automatiser la gestion de vos dépenses afin d'aider votre entreprise à se libérer des soucis des demandes et des approbations manuelles des dépenses.
Qu'est-ce que l'automatisation de la gestion des dépenses ?
L'automatisation de la gestion des dépenses est l'automatisation des processus manuels de gestion des dépenses. Il élimine le besoin de classer manuellement les dépenses et les aspects pénibles du traitement des notes de frais.
Faire des notes de frais manuellement peut être intimidant pour de nombreuses personnes. Si vous les avez faites, vous savez à quel point il est épouvantable de gérer et de traiter ces rapports à la fin du mois, ce que nous appelons la « clôture du mois », qui sont en fait des jours de saisie de données pénibles et d'erreurs.
Les entreprises bénéficiant d'une gestion automatisée des dépenses utilisent des logiciels et des outils automatisés pour gérer le processus de suivi, d'enregistrement et de paiement des dépenses engagées par les employés en raison des exigences de l'entreprise.
L'utilisation d'outils automatisés peut également aider les organisations à prendre intelligemment leurs décisions de dépenses. De plus, cela peut les aider à maintenir leur responsabilité en leur permettant de gérer les dépenses avec précision.
Pourquoi automatiser la gestion des dépenses ?
Aujourd'hui, les entreprises utilisent les derniers outils et technologies pour tirer le meilleur parti de leur travail. Pourtant, ils négligent parfois la nécessité d'automatiser la gestion des dépenses. Une enquête a montré que «43% des entreprises utilisent des processus manuels pour gérer les notes de frais, et 46 % ne suivent pas les coûts associés à ce travail.
Les processus manuels de gestion des dépenses signifient beaucoup de papier et de feuilles de calcul. Cela conduit également à des processus inefficaces, plus longs et sujets aux erreurs. Les processus manuels de gestion des dépenses peuvent entraver votre travail.
La nécessité d'une gestion automatisée des dépenses n'est pas le coût lui-même. De nombreuses organisations qui dépensent ou envisagent d'investir dans la technologie souhaitent simplifier le processus de déclaration des dépenses pour les employés et les gestionnaires. Pour les rendre heureux et augmenter leur productivité.
Il est crucial que les entreprises automatisent leur processus de gestion des dépenses afin qu'elles puissent également bénéficier des dernières tendances et technologies. De plus, la gestion automatisée des dépenses peut conduire à des processus efficaces, moins chronophages et sans erreur.
Avec l'automatisation de la gestion des dépenses, vous pouvez :
- Économisez énormément de temps.
- Stockez les reçus numériquement et immédiatement.
- Vous n'êtes pas obligé de conserver les reçus jusqu'à la fin du mois.
Processus traditionnel de gestion des dépenses
La gestion traditionnelle des dépenses consiste en plusieurs processus chronophages. Les étapes pour gérer les dépenses manuellement sont indiquées ci-dessous.
Soumettre les demandes de dépenses individuellement
Au fur et à mesure que les employés accumulent des dépenses, ils recueillent des reçus de paiement comme preuve de ces paiements. Sur une base trimestrielle ou mensuelle, ils soumettent des demandes individuelles à leur responsable d'équipe.
Suivre les reçus et enregistrer les dépenses
L'employé doit garder une trace des reçus de paiement, des factures, des relevés de carte de crédit et d'autres documents pour soumettre des demandes de dépenses.
Soumettre des demandes de remboursement
Les employés doivent remplir chaque détail des dépenses dans une feuille de calcul avec des mémos et des reçus. Après cela, l'employé doit soumettre la demande de remboursement au gestionnaire afin de faire approuver le paiement.
Certaines entreprises exigent que les employés remplissent les rapports de dépenses chaque semaine, tandis que d'autres exigent des rapports trimestriels ou mensuels.
Approbation du gestionnaire
Voici la partie qui peut être terrible pour de nombreux gestionnaires. Une fois que l'employé a soumis la demande de dépenses avec des mémos et des reçus authentiques, le responsable doit prendre le temps d'examiner ces demandes de dépenses en détail.
Le gestionnaire doit s'assurer que les demandes de dépenses soumises sont authentiques et exactes. Cela prend beaucoup de temps. Si les demandes sont acceptées, elles sont ensuite envoyées pour traitement et paiement des dépenses. Cependant, les demandes de dépenses non approuvées sont renvoyées à l'employé pour examen et révision.
Traitement des dépenses
En cas d'acceptation des demandes de dépenses, celles-ci sont transmises à l'équipe comptable pour règlement et vérification.
Paiement
Une fois les dépenses et les réclamations approuvées par le gestionnaire et les comptes, le paiement est effectué à l'employé. Le paiement du remboursement peut prendre des jours à traiter. Lorsqu'il arrive, il est reçu par l'employé sous forme de chèque, de dépôt direct sur des comptes ou de remboursements en espèces.
Comptabilité et audit
Une fois les dépenses approuvées et les paiements de remboursement effectués, les dépenses sont enregistrées dans le système comptable de l'entreprise à des fins de comptabilité et d'audit.
La gestion traditionnelle des dépenses est généralement un processus lent et peut avoir plusieurs impacts négatifs. Certains d'entre eux sont les suivants.
Relations entreprise-employés compromises
La lenteur des processus de paiement des remboursements compromet également les relations des employés avec l'entreprise. Lorsque les employés sont confrontés à des problèmes ou à des retards dans le remboursement des dépenses, ils sont plus susceptibles de se tourner vers les organisations qui disposent de meilleurs processus de gestion des dépenses.
Selon une enquête de PwC, 76% des employés stressés sont susceptibles d'être attirés par des entreprises qui se soucient davantage de leur bien-être financier.
Fragilise les finances personnelles des employés
La lenteur des paiements de remboursement donne aux employés l'impression que leur organisation ne se soucie pas de leurs finances personnelles. Non seulement la relation entreprise-employé est compromise, mais les employés sont également confrontés à des problèmes de trésorerie en raison de la lenteur du remboursement des dépenses.
Selon un rapport : «2 employés sur 5 ont rencontré des problèmes de trésorerie en raison d'un remboursement lent des dépenses. »
Par exemple, un employé utilise son argent pour régler des dépenses lors d'un voyage d'affaires. Maintenant, ils doivent attendre longtemps pour le paiement du remboursement. Pendant ce temps, leurs finances personnelles sont perturbées car ils pourraient avoir à payer leur loyer ou d'autres factures avec ce paiement.
Employés moins productifs
Les employés qui font face à des problèmes financiers sont moins productifs au travail. Un remboursement lent peut entraîner un stress financier chez les employés, ce qui peut à son tour nuire à leur productivité.
Selon la Global Business Travel Association, il faut 20 minutes pour remplir une seule note de frais.
Cela peut éloigner le temps des responsabilités essentielles des employés et entraîner une baisse de productivité dans l'ensemble de l'organisation.
Afin d'éviter ces impacts négatifs dans l'ensemble de l'organisation, votre organisation doit disposer d'un processus automatisé de gestion des dépenses. Les processus traditionnels de gestion des dépenses sont désormais obsolètes.
Il est temps d'ignorer ces processus de remboursement lents et typiques et d'avoir une automatisation de la gestion des dépenses dans votre organisation.
Moyens traditionnels ou automatisés de gestion des dépenses
Les gens disent que l'or est vieux. Mais parfois, ce n'est pas vrai dans de nombreux cas. Si nous parlons de gestion automatisée des dépenses, elle présente plusieurs caractéristiques et avantages par rapport à la gestion traditionnelle des dépenses.
Gestion traditionnelle des dépenses |
Gestion automatisée des dépenses |
Les employés doivent faire de la paperasse ou créer des feuilles de calcul pour soumettre des demandes de dépenses. |
Pas besoin de faire de la paperasse ou de faire des feuilles de calcul pour soumettre des demandes de dépenses. |
Rassemblez et récupérez les reçus et les factures jusqu'à la fin du mois pour prouver vos dépenses. |
Les reçus et les factures peuvent être enregistrés dans le système au moment où ils sont établis pour preuve de dépenses. |
Attendez plus longtemps que le responsable approuve ou rejette les demandes de dépenses. |
Les demandes peuvent être approuvées ou rejetées au moment où elles sont soumises au système avec preuve. |
Processus fastidieux pour les employés et les gestionnaires. |
Nécessite très moins de temps et d'efforts. |
Peut avoir un impact sur le budget de l'entreprise. |
La vérification en temps réel des dépenses permet aux entreprises de gérer le budget et les dépenses |
La productivité est compromise |
Amélioration de la productivité des employés et des gestionnaires. |
Avantages de la gestion automatisée des dépenses
L'automatisation de la gestion des dépenses présente de nombreux avantages. Certains des avantages sont donnés ci-dessous.
Moins d'erreurs
Lorsque les notes de frais sont saisies manuellement, il y a des risques de nombreuses erreurs. Selon la Global Business Travel Association, il existe un 19% risque de notes de frais avec des erreurs.
Avec l'utilisation de systèmes automatisés de gestion des dépenses, il n'est pas nécessaire de saisir les données manuellement. Cela se traduit par moins d'erreurs et également des économies importantes.
Des employés heureux
Le remboursement à temps peut rendre les employés heureux. Cela peut être épouvantable pour les employés lorsqu'ils doivent saisir manuellement des notes de frais, puis attendre des jours, voire des semaines, pour obtenir le remboursement de leurs dépenses.
Les approbations ponctuelles leur font comprendre que l'organisation se soucie de leurs besoins financiers.
Productivité améliorée
Des employés plus heureux signifient une productivité accrue au sein de l'organisation. Personne ne perd de temps lorsqu'il existe des processus de gestion des dépenses faciles à utiliser. La nécessité de consacrer de précieuses heures de travail à l'enregistrement pénible et au processus de notes de frais est minimisée, augmentant ainsi la productivité au travail.
La gestion automatisée des dépenses augmente la productivité des employés et des responsables financiers.
Visibilité en temps réel sur les dépenses
La gestion automatisée des dépenses vous permet de suivre les achats de l'organisation en temps réel. Vous pouvez soit avoir un œil sur les dépenses de l'ensemble de l'organisation, soit sur un employé en particulier.
Cela vous aide non seulement à gérer les flux de trésorerie, mais également à prendre des décisions éclairées et opportunes en fonction de votre budget restant.
Demandes et approbations de dépenses plus rapides
Le responsable peut recevoir et améliorer instantanément les demandes de dépenses grâce à l'automatisation de la gestion des dépenses. De plus, vous ne perdez pas de temps sur la paperasserie et la création de feuilles de calcul.
Caractéristiques des solutions de gestion automatisée des dépenses
Le processus de gestion automatisée des dépenses est fluide si vous disposez des bons outils et solutions. Certaines des principales caractéristiques des solutions automatisées de gestion des dépenses sont présentées ci-dessous.
Facile à utiliser
Les solutions de gestion des dépenses automatisées doivent être faciles à utiliser et à paramétrer. Il existe de nombreuses solutions disponibles, mais elles ont des interfaces complexes et vous devez affecter un membre de l'équipe à temps plein pour les utiliser.
Certaines solutions peuvent prendre des mois à mettre en place. Cependant, les meilleures solutions sont toujours faciles à utiliser et ne nécessitent pas beaucoup d'efforts.
Evolutif
Qu'il s'agisse de solutions de gestion de cas ou de gestion automatisée des dépenses, elles disposent des fonctionnalités nécessaires pour évoluer au rythme de la croissance de votre entreprise. De plus, il est facile d'ajouter et de supprimer des utilisateurs grâce à une solution de gestion des dépenses automatisée et évolutive.
Pour simplifier le processus de déclaration, des solutions automatisées facilitent aux organisations l'extraction automatique de données, telles que les coûts, les pourboires, les taxes, d'autres informations, etc.
Différents niveaux d'autorisation
Il y aura un propriétaire du compte dans un logiciel automatisé de gestion des dépenses, cependant, les chefs d'équipe pourront approuver ou rejeter les demandes de dépenses pour les dépenses de leur équipe. De plus, les employés pourront soumettre des demandes de dépenses.
Tableau de bord intégré pour les demandes et les approbations
Ces solutions ont un tableau de bord intégré pour les utilisateurs afin qu'ils puissent faire des demandes et des approbations en fonction de leur désignation. De plus, les administrateurs et les responsables financiers peuvent facilement visualiser et approuver les demandes à tout moment.
De meilleures intégrations comptables
Les solutions de gestion automatisée des dépenses vous permettent d'effectuer des intégrations directes dans les autres systèmes financiers ou comptables centraux de l'entreprise. Plus besoin de copier/coller avec l'automatisation de la gestion des dépenses.
La dépense prouve
Le logiciel automatisé contient des preuves de dépenses documentées pour toutes les ventes et tous les achats effectués en cas d'audit.
Rapports de données
Des rapports de données et des informations sont présents dans ces solutions pour permettre aux entreprises de suivre leurs dépenses et leur budget.
Choisir le bon logiciel de gestion automatisée des dépenses
Choisir le bon logiciel de gestion automatisée des dépenses n'est pas facile du tout. Avec autant d'options disponibles, vous ne saurez plus quel logiciel choisir pour votre entreprise. Différentes organisations ont des exigences et un flux de travail différents en matière de gestion des dépenses.
Vous devez choisir la solution en fonction de vos besoins et de la taille de votre entreprise. Il y a quelques facteurs à considérer lors de la recherche d'un logiciel automatisé de gestion des dépenses.
Facteurs à prendre en compte avant d'opter pour la gestion automatisée des dépenses
Flexibilité
Lorsque vous choisissez une solution automatisée, recherchez un outil flexible. Il doit être adaptable et personnalisable selon les demandes et les exigences de votre entreprise. Certaines solutions vous permettent de concevoir et de personnaliser vos propres cartes et de définir des limites.
Sécurité
Lorsque vous faites des dépenses à tant de niveaux différents, la sécurité de l'argent de l'entreprise peut devenir critique. Il est crucial d'opter pour une solution de gestion des dépenses automatisée qui offre une sécurité en temps réel à part entière pour vos processus de gestion des dépenses.
Facilité d'intégration
Un autre facteur à considérer lors du choix d'une solution automatisée est son intégration. Le logiciel que vous choisissez doit s'intégrer au système existant pour une transition en douceur.
Regarder en temps réel
Des vérifications en temps réel dans le système de gestion des dépenses permettent à l'entreprise de suivre les dépenses en fonction de son budget ainsi que les réclamations frauduleuses.
Ce sont là quelques-uns des nombreux facteurs à prendre en compte lors de la recherche d'un logiciel de gestion automatisée des dépenses. De plus, vous apprendrez que toutes les solutions ne conviennent pas à votre entreprise et qu'elles ne sont pas toutes identiques.
Recherchez une solution qui offre flexibilité et sécurité, élimine le papier et suit et enregistre les dépenses. Vous souhaiterez également une solution offrant des fonctionnalités adaptées à vos besoins et personnalisable.
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