Pour de nombreux chefs d’entreprise, le cycle des comptes clients est considéré uniquement comme le recouvrement d’espèces, mais il est en réalité plus complexe que cela. Jouer un rôle essentiel dans le cycle comptable et des fonctions commerciales globales, l'équipe des comptes clients est chargée d'examiner les ordres d'achat, vérifiant le crédit de chaque client, accordant des conditions de crédit appropriées, envoyant des factures, encaissant les paiements et gérant des indicateurs financiers clés tels que le vieillissement des AR et les créances irrécouvrables.
Quel que soit le produit ou le service vendu par votre entreprise, le cycle complet des comptes clients est essentiel à votre réussite. Sans un encaissement approprié, vous rencontrerez des problèmes de trésorerie et de liquidités ; sans contrats clients réfléchis, les relations clients pourraient en souffrir ; et sans surveiller de près les indicateurs de réalité augmentée, votre équipe de direction sera incapable de prendre les bonnes décisions commerciales. Le processus des comptes clients consiste à remercier chaque centime des flux de trésorerie entrants dans votre entreprise.
Dans cet article, nous vous montrerons le processus complet de RA, soulignerons les avantages d'un cycle de RA bien géré et vous aiderons à comprendre la manière dont l'automatisation/la technologie peuvent rationaliser les tâches liées à la RA. Vous obtiendrez des réponses à toutes vos questions brûlantes.
Qu’est-ce que le processus des comptes clients ou le cycle AR ?
Le traitement des AR ne se limite pas à envoyer des rappels de paiement aux clients et à rechercher les retards de paiement. Si c'est là que commence la stratégie de RA de votre organisation, vous allez perdre de l'argent et passer plus de temps à nettoyer les dégâts qu'à faire des affaires. Le cycle complet de RA commence en fait par un examen approprié de chaque bon de commande votre entreprise reçoit d'un client souhaitant effectuer un achat.
Il est plus facile d’observer le cycle visuellement, alors commençons par là.
Comme l'illustre l'organigramme, il y a beaucoup plus à faire Gestion de la RA qu'il n'y paraît. Oui, vous avez besoin que votre équipe AR se sente à l'aise pour avoir des conversations difficiles avec des clients qui ont des factures impayées, mais vous avez également besoin qu'elle soit proactive, gère les risques et réalise des rapports AR détaillés.
Pour mieux mettre en valeur l'importance de chacune des étapes ci-dessus, passons-les en revue 1 par 1.
Étapes du processus des comptes clients : le flux de travail complet du cycle AR
Si le compte débiteur, qui est un actif, ne se matérialise pas en espèces, vous laissez de l'argent sur la table et mettez votre entreprise en danger. Lorsque l’on considère le cycle complet, l’optimisation des comptes clients dépend de chaque étape. L’une n’est pas plus importante qu’une autre, mais chaque étape du cycle AR a un impact sur la capacité de votre organisation à collecter des liquidités et à augmenter ses marges bénéficiaires.
Étape 1 : le client passe une commande
Que vous travailliez dans l'espace B2B ou B2C, les clients doivent passer des commandes pour lancer le cycle des comptes clients. Dans l'espace B2B, lorsqu'un bon de commande est reçu, l'une des premières équipes qui le verra est l'équipe AR. Ils doivent faire preuve de diligence raisonnable pour s'assurer que le bon de commande est légitime, contient les informations correctes et n'est pas frauduleux. À ce stade, l'équipe commerciale peut être impliquée pour informer AR d'une commande entrante.
Étape 2 : Examen et approbation du crédit
Avec un bon de commande légitime en main, les experts en comptes clients doivent protéger davantage votre entreprise des risques en évaluant la solvabilité de chaque client. Pour les nouveaux clients, un processus approfondi de demande de crédit doit n'allons jamais être ignoré. Avec les clients existants, examinez leur historique de paiement avec votre organisation. Est-ce qu'ils paient à temps ? Ont-ils déjà manqué un paiement ? La tenue d’un dossier client détaillé est essentielle pour réduire les créances irrécouvrables et atténuer les risques financiers.
Étape 3 : AR envoie une facture
Une fois que la solvabilité d'un client est déterminée et que votre équipe AR se sent à l'aise pour poursuivre le processus d'exécution, un facture est envoyé au client. La facture doit inclure les conditions de paiement, le produit acheté et les coordonnées des deux sociétés. De la même manière Automatisation AP aide l'équipe AP à traiter et payer automatiquement les factures entrantes, l'automatisation AR prend en charge le côté expéditeur de cette transaction.
Étape 4 : envoyer des rappels de paiement et collecter des fonds
Après l'envoi d'une facture, le chronomètre démarre. Les clients disposent uniquement de la fenêtre de paiement spécifiée pour effectuer des paiements. Si leurs conditions de paiement sont N30, ce qui signifie qu'ils sont contractuellement tenus de payer la facture dans les 30 jours suivant sa réception, votre équipe AR doit envoyer périodiquement des rappels de paiement jusqu'à ce que le paiement soit reçu. Pour rendre les choses encore plus faciles, automatisez les rappels de paiement et autres tâches répétitives à l'aide de automatisation comptable logiciel.
Étape 5 : Mettre à jour les créances douteuses/radier les fonds non collectés
Même si ce n'est pas idéal, la réalité dans le monde des affaires est qu'il y aura toujours un ou deux clients qui ne paieront pas. Lorsque cela se produit, cela peut avoir un impact financier majeur. C’est pourquoi il est impératif de mener minutieusement chaque étape du cycle des comptes clients. Si toutes les tentatives de recouvrement sont ignorées par le client, la dette sera annulée comme créance irrécouvrable. Le délai d'annulation d'une créance irrécouvrable dépendra de votre secteur d'activité, des conditions de paiement du client et de toute circonstance particulière liée à ce bon de commande spécifique.
Étape 6 : Recevoir et traiter les paiements entrants
Du côté positif, la plupart des clients paieront leurs factures. Lorsque les fonds sont reçus, l'équipe AR doit clôturer la facture et mettre à jour les mécanismes de suivi des comptes clients dont vous disposez dans votre organisation. Facilitez au maximum le paiement des clients en proposant des paiements automatiques, ACH, des virements électroniques ou d'autres moyens de paiement.
Étape 7 : Gérer les litiges
Cela ne fera pas partie de tous les processus AR, mais si un client conteste une facture pour une raison quelconque, c'est le moment de gérer cette situation. Peut-être qu'ils n'étaient pas satisfaits du produit qu'ils ont reçu ou prétendent ne l'avoir jamais reçu. AR devra faire de son mieux pour résoudre les différends et collecter des fonds. Parfois, les clients paient une partie de la facture – un paiement court – et c'est à AR de découvrir pourquoi cela s'est produit et de tracer la voie à suivre pour recouvrer l'intégralité du paiement.
Étape 8 : Gérer les rapports AR
De nombreuses mesures sont essentielles lorsqu'il s'agit du processus complet du cycle des comptes clients. Le Taux de rotation des AR, les jours de ventes exceptionnelles (DSO) et l'indice d'efficacité des collections sont quelques mesures courantes gérées par l'équipe AR. Au cours du processus de clôture de fin de mois, qui est la dernière étape du cycle comptable global, l'équipe AR soumettra les écritures de journal nécessaires et s'assurera que les comptes AR dans le grand livre général sont correctement mis à jour.
Avantages de l'automatisation du cycle des comptes clients
De la même manière que logiciel de fabrication peut être utilisé pour automatiser une grande partie du processus de fabrication, un logiciel d'automatisation peut (et doit !) être déployé tout au long du cycle AR. Le traitement de la RA est fastidieux, complexe et nécessite beaucoup de suivi détaillé pour « bien faire les choses ». Il peut être difficile, même pour les meilleures équipes AR, de suivre les rappels de paiement, les vérifications de crédit, les rapports de fin de mois et les nombreuses autres exigences liées à leurs fonctions.
Avec les bons outils d'automatisation et une mise en œuvre appropriée, votre équipe AR bénéficiera d'une productivité améliorée, de meilleurs rapports et de nombreux autres avantages.
Temps de traitement réduit
Le traitement AR prend du temps. Plus vous recevez de bons de commande – ce qui est excellent pour les affaires – plus votre équipe AR est soumise à des contraintes. Avec l'automatisation, factures électroniques peuvent être créés et envoyés automatiquement aux clients, les paiements peuvent être reçus sans intervention humaine et même les vérifications de crédit peuvent être lancées par un ordinateur. Grâce à tout le gain de temps dont bénéficiera votre équipe AR, celle-ci pourra concentrer ses journées sur des activités à plus forte valeur ajoutée.
Évolutivité de l'entreprise
Si vous souhaitez pouvoir développer votre entreprise, AR doit être capable de suivre cette croissance. La même équipe de, disons, 3 personnes, ne peut pas passer de la gestion de tous les traitements AR pour 30 clients à la gestion de tous les traitements AR pour 3,000 XNUMX clients. Pour atteindre ce niveau d’échelle, les outils d’automatisation sont essentiels.
Rappels et recouvrements automatisés
Rechercher des acomptes peut être un travail à temps plein en soi. Grâce aux rappels automatisés, au traitement automatisé des paiements et aux mises à jour automatisées du système, les équipes AR peuvent se concentrer sur la diligence raisonnable initiale, les relations clients et les KPI fonctionnels. Les rappels automatisés peuvent à eux seuls améliorer votre Taux de rotation des AR, augmenter les flux de trésorerie et, en fin de compte, avoir un impact sur les résultats.
Moins d'erreurs de données
Au moment de la clôture de fin de mois, si des données au cours du mois ont été enregistrées de manière incorrecte, cela peut prendre beaucoup de temps pour démêler le fil et comprendre où l'erreur s'est produite. Mais, avec l’automatisation, les ordinateurs copient les données de manière transparente, commettant très rarement des erreurs de saisie comme leurs homologues humains.
Des économies
Au-delà de l’amélioration de l’indice d’efficacité du recouvrement, des économies très réelles attendent d’être réalisées en automatisant le cycle des comptes clients. Moins de personnes peuvent traiter plus de transactions, les niveaux de trésorerie de votre organisation seront plus sains et vous annulerez moins de créances douteuses que jamais.
Informations et capacités de reporting améliorées
Les rapports financiers et les informations basées sur les données aident à orienter les décisions commerciales. Dans le passé, les équipes AR ne disposaient pas de la bande passante nécessaire pour créer des rapports de premier ordre, car tout leur temps était consacré aux appels de recouvrement et aux vérifications de crédit. Aujourd’hui, grâce à l’automatisation, ce temps s’est libéré, mais cela ne s’arrête pas là. Les meilleures solutions logicielles sont dotées de capacités de tableau de bord intégrées et de fonctionnalités de reporting qui fournissent des mises à jour en temps réel sur les indicateurs les plus importants sur lesquels s'appuie votre équipe de direction.
Arrêtez de laisser de l’argent sur la table
C'est un simple fait : plus le processus de RA d'une organisation est efficace, meilleures sont ses performances. Vous ne pouvez pas continuer à faire des affaires sans suffisamment de flux de trésorerie pour soutenir vos opérations, et vous n'aurez aucun flux de trésorerie sans le processus des comptes clients.
Le processus des comptes clients a été et sera toujours une fonction commerciale clé, mais avec la situation actuelle automatisation des processus robotiques capacités, cela peut avoir un impact encore plus important sur votre entreprise. Investir dans l’automatisation de la RA coûtera de l’argent, mais ne pas investir dans l’automatisation de la RA finira par coûter plus cher à long terme. Ne laissez pas d'argent sur la table.
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