Quel est le processus d’approvisionnement ?

Republié par Platon

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La nature inhérente de la gestion d'une entreprise exige que vous transformiez même les actions quotidiennes les plus banales en cadres basés sur des processus ou des systèmes pour gérer la conformité, prévenir la fraudeet assurez le bon fonctionnement de votre navire. À cette fin, même si vous êtes habitué à glisser une carte ou à remettre de l'argent liquide lorsque vous avez besoin d'acheter des biens ou des services à la maison, obtenir la même chose dans le cadre d'une structure d'entreprise transforme une simple transaction en le processus de passation des marchés.

Mais, même si l'approvisionnement est plus long et demande plus de temps et d'attention que le simple fait de glisser une carte sans réfléchir, il n'est pas nécessaire qu'il soit difficile ou désagréable. Si vous avez de l'expérience dans des rôles similaires, particulièrement habile à gérer des fonctions bureaucratiques, ou si vous exploitez de nombreuses plateformes d'approvisionnement automatisées d'aujourd'hui, vous êtes sur la bonne voie pour devenir un pro des achats.

Mais vous devez d’abord avoir une solide compréhension de ce qu’implique le processus d’approvisionnement, des procédures d’approvisionnement, des étapes du processus d’approvisionnement et des pièges courants associés à l’approvisionnement – ainsi que des techniques pour s’y retrouver.

Qu'est-ce que l'approvisionnement ?

L'approvisionnement est la technique formalisée, codifiée et basée sur des processus pour commander des matériaux, des biens ou des services au nom de votre entreprise. L'approvisionnement est souvent également l'expression associée à une connexion plus profonde avec les fournisseurs. Il est donc primordial de gérer votre processus d'approvisionnement en engageant vos fournisseurs.

Dans le passé, les achats étaient un processus manuel qui exigeait des tonnes de paperasse et le bien le plus précieux de tous les lieux de travail : le temps. Même les développements récents, comme les feuilles de calcul numériques et la messagerie électronique, sont trop lents pour suivre le rythme actuel de l'entreprise et peuvent avoir un impact important sur vos résultats si les achats ne sont pas optimisés.

En fin de compte, un stratégie d'approvisionnement de qualité correspond à vos besoins (matériel, bien, service, etc.) avec une série optimisée de flux de travail qui réduisent les coûts, s'exécutent rapidement et maintiennent votre entreprise en bons termes avec vos équipes de fournisseurs.

Types d'approvisionnement

Alors que les achats détails varient considérablement, les achats de votre entreprise relèveront probablement de l'un des trois principaux volets :

Achats directs

C'est effectivement ce que représente votre compte de résultat coût des biens reflète. L’approvisionnement direct englobe tous les achats d’objets matériels qui contribuent directement à vos revenus et à vos ventes. Selon votre secteur d'activité, il peut s'agir de matières premières comme le bois d'œuvre destiné à la fabrication ou de stocks de gros destinés à la revente.

Achats indirects

Ces éléments relèveraient SG&A dépenses sur votre compte de résultat. Ils incluent tout ce qui est acheté, acheté et acquis pour un usage interne à l'entreprise. Les éléments peuvent inclure le billet d'avion pour une conférence, de nouveaux meubles de bureau ou des services publics quotidiens comme l'eau et l'électricité. Bien que nécessaires à l'entreprise, les éléments d'approvisionnement indirect n'ont pas d'impact direct sur vos revenus.

Achats de services

Le type d'approvisionnement final comprend tout ce qui améliore le rendement, l'efficacité ou la qualité du travail de vos employés ou de votre entreprise. Il s'agit notamment d'abonnements à des logiciels, de services de conseil ponctuels ou même de sous-traitants temporaires pour couvrir des cycles économiques chargés.

Quel est le processus d’approvisionnement ?

Le processus d'approvisionnement décrit la procédure opérationnelle standard (SOP) spécifique à votre entreprise pour exécuter l'approvisionnement auprès des fournisseurs. La codification d'un processus d'approvisionnement formel, par rapport au fait de dépenser de l'argent ou de donner à chaque employé une carte de paiement, présente quelques avantages spécifiques et quantifiables :

Cela évite la fraude, le gaspillage et les abus.
Il permet de maintenir une trace écrite pour la conformité réglementaire.
Au fil du temps, l’observation attentive des processus d’approvisionnement révèle des inefficacités ou des gaspillages organisationnels à réduire, améliorant ainsi vos résultats.

Encore une fois, votre processus d'approvisionnement spécifique auprès des fournisseurs variera en fonction des SOP, de votre rôle et du secteur d'activité de votre entreprise. Si vous réussissez, cependant, un excellent processus d'approvisionnement :

Crée une compréhension partagée entre votre entreprise et vos fournisseurs, où chaque partie suit les règles et systèmes mutuellement convenus.
Dispose de juste assez de points de contact avec les employés et la direction pour garantir des achats de qualité sans gaspillage, tout en gardant le flux de travail suffisamment simple pour être efficace et rapide.
Dispose de paramètres de classement et de stockage qui organisent et conservent efficacement la documentation à partir des étapes du processus.

Étapes du processus d’approvisionnement : comment ça marche ?

Puisque nous veillons à ce que notre processus d’approvisionnement conserve une documentation sur les étapes impliquées, nous devrons également les couvrir. N'oubliez pas que vos étapes d'approvisionnement spécifiques peuvent varier, mais suivront probablement un cadre très similaire :

Identifiez le besoin : Au sein de l'entreprise, un employé ou un manager identifie un besoin et lance les achats avec un réquisition.
Demande d'achat: l'employé initiateur remplira le Demande d'achat avant de l'envoyer dans la chaîne pour examen et approbation.
Sollicitation: Une fois l'approbation obtenue par l'autorité approbatrice, l'équipe contractante de l'entreprise lance la demande d'approvisionnement. Selon la complexité du besoin, vous pourriez vous retrouver avec un Estimation gratuite (RFQ) dans le cas de cas d'approvisionnement très simples et directs ou une demande de proposition (RFP) complète si vous achetez un système plus grand ou un service complexe.
Évaluation et lancement du contrat : Une fois que votre équipe aura évalué toutes les propositions et offres, vous sélectionner un fournisseur, informez tous les candidats et commencez à intégrer le fournisseur. C’est également à ce moment-là que les contrats et la documentation juridique sont terminés. La phase se termine lorsque le fournisseur reçoit et signe son Bon de commande (PO).
Cycle de commande : Ensuite, en fonction du SOP de votre entreprise, vous recevrez l'article et la facture avant l'acheminement. workflows d'approbation des factures et en payant intégralement. Cette étape varie en complexité en fonction des articles achetés et de la façon dont votre entreprise gère comptes à payer transactions.
Gestion de la documentation et des dossiers : Ensuite, vous vous assurerez que tous les documents sont remplis correctement et en ordre avant de les stocker. Nous vous recommandons cependant de trouver une plate-forme de stockage numérique de qualité plutôt que de conserver des décennies d'anciennes données d'approvisionnement dans les boîtes des banquiers !

Défis courants auxquels les entreprises sont confrontées lors des achats

Comme pour tout ce qui implique plus de deux personnes, les achats posent des défis uniques à votre entreprise, surtout si vous n'êtes pas conscient des pièges potentiels et ne planifiez pas de manière proactive pour les résoudre.

Relations fournisseurs et fournisseurs non synchronisées

Une machine bien huilée dans le monde de l’entreprise se caractérise par des relations complètes et fructueuses avec vos fournisseurs. Chaque point de contact que votre entreprise a avec un fournisseur (intégration, gestion des factures, etc.) est une opportunité d'améliorer ou de dégrader cette relation.

En fin de compte, une gestion des achats de qualité contribue grandement à maintenir la qualité des relations à un niveau élevé. Après la sollicitation initiale et l'intégration, votre flux de travail d'approvisionnement peut être la partie la plus fréquente de vos opérations que le fournisseur voit. Voulez-vous que votre fournisseur soit enthousiasmé lorsqu'il voit un bon de commande filtrer sur sa plateforme, ou préférez-vous l'imaginer soupirer de frustration alors qu'il est confronté à un autre cycle d'approvisionnement inutilement complexe et alambiqué ?

Même si la gestion des fournisseurs n'est qu'une bonne affaire, le maintien d'une qualité d'approvisionnement élevée induit également des remises, une première chance de réaliser des ventes à valeur ajoutée et une meilleure position de négociation lorsque les contrats doivent être renouvelés.

Fraude, gaspillage et abus

Même si un processus d’approvisionnement formel élimine une grande partie de la fraude flagrante sur un lieu de travail, la nature humaine (et l’erreur humaine) crée parfois du gaspillage ou des dépenses inutiles. C'est ce qu'on appelle parfois les dépenses non-conformistes, qui sont courantes lorsqu'il y a peu de contrôles sur les acheteurs et leurs articles commandés.

Les dépenses non-conformistes sont, par nature, le résultat de mauvaises pratiques d’approvisionnement. Lorsque plusieurs employés ont un pouvoir d’achat incontrôlé et opèrent en dehors d’un ensemble de paramètres, ils peuvent facilement commencer à dépenser trop ou à dépenser des éléments sans rapport avec la création de valeur pour votre entreprise – même avec les meilleures intentions.

Visibilité et suivi

Nous ne pouvons pas comprendre ce que nous ne mesurons pas, mais les entreprises qui utilisent des processus d'approvisionnement manuels risquent de perdre des opportunités de regrouper et d'évaluer les données pour améliorer leur efficacité. De même, moins les dirigeants et la direction disposent d’informations, moins ils sont capables de diriger le navire correctement.

Dans le même temps, des processus mal suivis ou des achats à visibilité limitée posent des risques en matière de réglementation et de conformité qui peuvent causer de nombreux maux de tête et tracas lors des audits.

Conclusion

Même si les achats peuvent être difficiles, la nouvelle génération automatisation des finances La technologie rationalise rapidement même les flux de travail d’approvisionnement les plus complexes. Si vous recherchez l'automatisation des achats ou si vous souhaitez connaître les opportunités disponibles, n'oubliez pas que les excellentes plateformes d'approvisionnement :

Centralisez les employés, les fournisseurs, les parties prenantes et la direction dans un seul flux de travail pour une visibilité maximale.
Permettez l’agrégation de données et l’analyse basée sur l’IA pour identifier le gaspillage, générer des rapports et aider à orienter la prise de décision stratégique.
Sont suffisamment personnalisables pour vous permettre d'adapter le système à votre secteur d'activité ou à vos exigences réglementaires spécifiques tout en restant suffisamment conviviaux pour que tous les employés puissent apprendre facilement.
Intégrez-vous à votre écosystème et, tout aussi important, à la pile de vos fournisseurs lors de l'exécution intégration initiale du fournisseur.
Créez des boucles de rétroaction itératives pour améliorer vos flux de travail d’approvisionnement et votre situation financière.

Alors que oui, tu vous Maintenir les flux de travail d'approvisionnement exécutés manuellement, vous ne devriez pas le faire – en particulier à la lumière des risques impliqués et de la facilité d'adoption de nouvelles plates-formes qui simplifient les étapes du processus d'approvisionnement.