Dans l'environnement commercial en évolution rapide d'aujourd'hui, une gestion efficace des comptes clients (AR) et comptes créditeurs (AP) est crucial pour maintenir une trésorerie saine. Les factures en sont un élément essentiel. La création et le traitement des factures sont des étapes critiques de ces processus.
NetSuite un système de gestion des factures robuste offre une solution puissante pour automatiser et rationaliser le processus de facturation, augmentant ainsi l'efficacité et améliorant vos résultats.
Ce guide complet approfondit les capacités de NetSuite pour AR et AP, vous permettant de prendre le contrôle de vos opérations financières. Nous discuterons également de NetSuite et de l'automatisation basée sur l'IA pour simplifier certains processus manuels dans AR et AP.
Facturation NetSuite – Comptes clients (AR)
Encaisser les paiements des clients peut être un combat constant pour de nombreuses entreprises. Les fonctionnalités AR de NetSuite vous fournissent les outils nécessaires pour accélérer le processus et améliorer votre taux de recouvrement :
Création de facture
Générez des factures rapidement et facilement en convertissant les commandes clients directement en factures. Cela élimine le besoin de saisie de données en double, garantissant l’exactitude et vous faisant gagner un temps précieux.
Sous Transactions-> Ventes-> Cliquez sur « Créer des factures »
Cliquez sur 'Nouvelle transaction'
- Sur l'écran ci-dessus, vous pouvez sélectionner le formulaire. Saisissez le client et la date de la facture.
- Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs devises et le taux de change correspondant.
- Dans la section Articles, vous pouvez inclure les articles facturés. Dans les onglets suivants, vous pouvez ajouter des adresses de facturation et des détails fiscaux supplémentaires.
- Offrez à vos clients un moyen pratique et sans tracas de recevoir des factures. NetSuite vous permet d'envoyer des factures par voie électronique par e-mail ou d'offrir un portail en ligne sécurisé pour les options d'accès et de libre-service.
Modèles de facture NetSuite personnalisables
Concevez des modèles professionnels qui reflètent l'identité de votre marque et communiquent des informations essentielles telles que les détails du produit, les prix, les conditions de paiement et les dates d'échéance.
Vous pouvez sélectionner différents modèles de facture sous Personnalisation->Formulaires->Formulaires de transaction.
Vous pouvez voir les différents modèles accessibles ici. Filtrez sur le type de facture. Vous pouvez créer un nouveau modèle et sélectionner le type de facture.
Vous pouvez choisir parmi le modèle existant et cliquer sur Personnaliser pour le modifier.
Dans le modèle d'impression, vous pouvez sélectionner des modèles HTML personnalisés qui permettent une modification et une conception étendues.
Vous pouvez choisir différents modèles de facture depuis l'écran d'accueil sous Personnalisation->Formulaires->Modèles PDF/HTML avancés.
Voici à quoi ressemble l'écran de l'éditeur.
- Vous pouvez appuyer sur le bouton « + » pour inclure des champs dans NetSuite.
- Les champs peuvent inclure le nom de votre entreprise, votre facture, vos éléments de campagne, etc.
- Lorsqu'une facture est créée, les champs du modèle sont automatiquement renseignés en fonction de la facture.
Cela crée un moyen transparent de prédéfinir des modèles et de visualiser à quoi ils ressembleraient. Vous pouvez également importer des modèles HTML.
Vous disposez d'autres options de personnalisation pour inclure des images, diviser en plusieurs colonnes, ajouter des numéros de page, etc.
Il existe d'autres fonctionnalités qui facilitent les comptes clients et les factures dans NetSuite.
- Options de livraison multiples : Vous pouvez les enregistrer et les télécharger au format PDF ou envoyer directement les factures par courrier électronique aux clients.
- Rappels de paiement automatisés : Ne laissez pas les factures impayées passer entre les mailles du filet. NetSuite vous permet de configurer des rappels de paiement automatisés qui informent les clients des paiements en retard. Vous pouvez personnaliser le moment et la fréquence de ces rappels pour inciter les clients à payer rapidement.
- Visibilité des paiements en temps réel : Obtenez des informations en temps réel sur le vieillissement de votre RA. NetSuite fournit des rapports détaillés qui classent vos créances en fonction de leurs dates d'échéance, vous permettant d'identifier les paiements en retard et de prioriser les efforts de recouvrement.
Autres personnalisations avec SuiteApp
Les Application Suite de facturation électronique est conçu pour prendre en charge les personnalisations suivantes :
- Méthodes d'envoi personnalisées: un administrateur doit créer des méthodes d'envoi de documents électroniques disponibles pour la sélection sur l'enregistrement de transaction et l'enregistrement de package de documents électroniques. Les méthodes d'envoi doivent être implémentées sous forme de plug-ins personnalisés plutôt que de scripts.
- Planification de la génération de documents électroniques sortants— L'Electronic Invoicing SuiteApp permet à un administrateur de déployer un script pour générer plusieurs documents électroniques simultanément au lieu de générer manuellement des documents électroniques pour chaque transaction.
- Planification des envois sortants de documents électroniques – Comme le script de génération de documents électroniques en masse, l'Electronic Invoicing SuiteApp dispose également d'un script pour l'envoi automatique programmé de documents électroniques sortants. Le script envoie uniquement les documents électroniques sortants dont le statut est Prêt pour l'envoi.
Traitement des factures : Comptes fournisseurs
Pour de nombreuses entreprises, la gestion des comptes créditeurs implique une montagne de paperasse et une saisie de données fastidieuse.
- Dans Transactions-> Payables-> Factures, vous pouvez ajouter une nouvelle facture et voir celles existantes.
- Établie manuellement, la facture nécessite des informations supplémentaires sur les éléments de campagne, le montant, les taxes, etc.
- Une fois la facture ajoutée, vous pouvez la consulter et l'approuver
Cela serait également lié aux demandes de paiement et pourrait être approuvé comme une facture payée. Cependant, il s’agit d’un processus assez manuel qui est également sujet aux erreurs. C’est là qu’intervient le besoin d’automatisation et de processus basés sur l’IA.
Les tâches AP susceptibles de bénéficier le plus de l'automatisation sont celles pour lesquelles vous pouvez réduire le temps de traitement ou augmenter la précision, tout en économisant de l'argent. Par rapport au traitement manuel, Automatisation AP peut améliorer considérablement les étapes suivantes :
- La saisie des données. Automatiser saisie des données des factures et d'autres documents sources est plus rapide et moins sujet aux erreurs que la saisie manuelle des données.
- Rapprochement des factures. Les factures peuvent être automatiquement rapprochées des pièces justificatives, comme les bons de commande et les documents de réception (correspondance à trois voies). Cette correspondance automatique est plus rapide et plus précise que la correspondance manuelle, en particulier pour les entreprises qui autrement devraient faire correspondre des documents stockés à différents endroits.
- Codage des factures. Vous pouvez établir des règles qui définissent automatiquement le bon code grand livre pour chaque facture, éliminant ainsi le temps et les incohérences inhérents au codage manuel.
- Routage d’approbation. Le routage électronique vers tous les approbateurs nécessaires est plus rapide que l'envoi manuel des documents à chacun d'eux, et permet également un meilleur suivi tout au long du flux de travail.
L'application Payment Automation SuiteApp vous permet d'automatiser les paiements des fournisseurs et de gérer efficacement vos flux de comptes fournisseurs et de rapprochement. L'automatisation des paiements fait partie du Module payant AP Automation. Cette SuiteApp a ses limites, et c'est là que les intégrations tierces et autres SuiteApps entrent en jeu et offrent des avantages supplémentaires :
Cette SuiteApp a ses limites, et c'est là que les intégrations tierces et autres SuiteApps entrent en jeu et offrent des avantages supplémentaires :
- Intégrez et récupérez des factures, des bons de commande, etc., provenant de davantage de sources. Plus besoin de glisser-déposer, d'envoyer des e-mails, de connecter votre Google Drive, etc.
- Paramètres d'approbation complexes avec rappels pour l'approbation et le suivi
- IA pour faire correspondre les factures, les bons de commande et toutes les différentes conceptions qu'ils contiennent.
- Plus d'options de paiement et d'intégrations avec Stripe, Wise, Revolut et ACH.
nanonets: Votre champion de l'automatisation AP
Nanonets est une puissante solution d'automatisation AP qui exploite la magie de l'intelligence artificielle (IA) pour rationaliser le traitement des factures et s'intègre parfaitement à NetSuite et à d'autres intégrations.
Approuvé par plus de 10,000 XNUMX marques, Nanonets est livré avec le meilleur logiciel de reconnaissance de factures et d'IA pour une reconnaissance et un traitement précis des AP
Voici un aperçu de la manière dont Nanonets automatise le flux de travail AP :
- Réceptions de factures automatisées : Importer des factures dans Nanonets provenant de plusieurs sources est le meilleur de sa catégorie
- Saisie automatisée des données : Nanonets extrait les données structurées de vos factures, quel que soit le format de la facture et si la facture est numérisée ou numérique.
- Vérification automatisée : Correspondance à double sens et au-delà. Faites correspondre les informations de facture avec les bons de commande ouverts, les bons de livraison et autres documents AP.
- Routage d'approbation en plusieurs étapes : Envoyer des notifications automatiques à la bonne personne dans l'organisation pour examiner les factures avant leur approbation.
- Planification et traitement automatisés des paiements: Payez vos factures en utilisant n'importe quel mode de paiement
- Synchronisation en temps réel: Importez votre plan comptable NetSuite et créez des règles pour coder les documents de vos fournisseurs.
En automatisant ces tâches critiques, Nanonets réduit considérablement les efforts manuels, minimise les erreurs et accélère le processus AP, permettant à votre équipe de se concentrer sur des efforts plus stratégiques.
Libérer la puissance de l’intégration
L'intégration de Nanonets avec NetSuite offre de nombreux avantages aux entreprises de toutes tailles. Voici quelques-uns des avantages les plus convaincants :
- Effort réduit : Nanonets automatise le traitement des factures, libérant ainsi votre équipe AP.
- Précision améliorée: L'intégration réduit les erreurs et garantit l'intégrité des données.
- Traitement plus rapide : Automatisez les tâches pour des approbations et des paiements plus rapides.
- Visibilité accrue : Obtenez des informations grâce aux tableaux de bord en temps réel.
- Conformité améliorée : Garantit un processus AP rationalisé et vérifiable.
L'intégration de Nanonets avec NetSuite peut automatiser et optimiser les opérations des comptes créditeurs. Cette combinaison peut rationaliser le processus AP, réduire les coûts et permettre à l'équipe de se concentrer sur des initiatives plus stratégiques.
Faire le premier pas vers l’automatisation des AP
Les nanonets automatisent les comptes créditeurs, favorisant l'efficacité, la précision et un processus financier robuste. Tirez parti de l’IA et de l’apprentissage automatique pour diriger la gestion financière. Éliminez les erreurs, automatisez les tâches et intégrez AP de manière transparente. Découvrez comment Nanonets adapte ses solutions avec une démo gratuite. Entrez dans le futur de la finance avec Nanonets.
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