10 meilleurs logiciels de gestion de documents en 2022

Les bureaux du monde entier deviennent sans papier. Les systèmes de gestion de documents ont remplacé les salles pleines de documents commerciaux. En plus de cela, il présente des avantages tels qu'une automatisation intelligente, moins d'erreurs, des économies supplémentaires, une sécurité renforcée, etc.

Et ça grandit vite.

Le marché des logiciels de gestion de documents s'élève actuellement à 5.5 milliards USD en 2022 et devrait atteindre 16.4 milliards USD d'ici 2029 avec un 16.8% TCAC.

Voyons comment vous pouvez suivre la tendance pour optimiser vos processus métier grâce à une gestion efficace des documents. Cet article abordera les 5 meilleurs logiciels de gestion de documents du marché. Les principales organisations utilisent les outils DMS mentionnés ci-dessous pour automatiser leurs processus papier et améliorer la sécurité, l'indexation et le traitement global des documents.

Au cas où vous manqueriez de temps, voici les 5 meilleures recommandations de logiciels de gestion de documents en 2022 et comment elles se comparent les unes aux autres :

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Qu'est-ce que la gestion des documents?

La gestion des documents est un processus de rationalisation de la capture, du suivi, de l'extraction, de la vérification, des approbations et du stockage de documents tels que des images, des e-mails, des documents Word, des PDF et d'autres formats de documents liés à l'entreprise.

La gestion des documents englobe tout le cycle de vie des documents, de la génération à l'élimination.

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Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de documents ?

Le logiciel de gestion de documents (DMS) est un logiciel d'automatisation intelligent qui automatise tous les aspects du cycle de vie des documents grâce à l'automatisation du flux de travail, comme la création, la capture, l'extraction de données, la classification, la vérification, les approbations, la modification, la synchronisation de la base de données, le stockage et la sécurité.

Le système de gestion de documents facilite la recherche et l'utilisation de vos fichiers grâce à des fonctionnalités telles que le balisage de documents, la recherche en texte intégral (cela vous permet de rechercher des fichiers en recherchant des mots clés) et des installations de stockage d'accès basées sur les rôles.

Cependant, c'est plus qu'un simple stockage de documents ; il organise votre base de données, automatise les tâches manuelles telles que la saisie de données, améliore la productivité des employés et tient à jour les journaux d'activité pour les audits.

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Caractéristiques à rechercher lors du choix d'un système de gestion de documents

Recherchez ces fonctionnalités lorsque vous recherchez un système de gestion de documents :

• Saisie de documents – Pouvez-vous capturer automatiquement des documents provenant de plusieurs sources ?
• Indexation de documents – Pouvez-vous trier automatiquement les documents ?
• Recherche de documents – Pouvez-vous rechercher des documents à l'aide de mots-clés ?
• Traitement de documents – Pouvez-vous extraire des données de documents à l'aide de l'OCR ?
• Automatisation des workflows – Pouvez-vous utiliser des workflows pour automatiser le traitement des documents ?
• Sécurité des documents – Les documents sont-ils hébergés dans un stockage sécurisé ? Avez-vous un accès basé sur les rôles ?
• Personnalisation – Pouvez-vous personnaliser les flux de travail et les processus ?
• Intégrations – S'intègre-t-il aux outils commerciaux que vous utilisez ?
• Hébergement flexible – Pouvez-vous opter pour des options de stockage sur site ou dans le cloud ?

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Top 5 des logiciels de gestion de documents en 2022

#1. Nanonets

Nanonets est un logiciel de gestion de documents basé sur l'IA avec un puissant OCR intégré, des flux de travail sans code et un stockage sécurisé. Les nanonets peuvent automatiser tous les processus documentaires tels que la capture de documents, l'extraction de données, la vérification de documents, la recherche de documents, l'archivage de documents, etc. Vous pouvez contrôler vos documents avec un accès basé sur les rôles et des options d'hébergement flexibles.

Nanonets simplifie la gestion des documents avec des workflows de documents personnalisés sans code, plus de 5000 intégrations et un logiciel OCR avancé.

Avantages

• Capturez facilement des documents à partir de sources de données telles que Gmail, Drive, Outlook, etc.
• Workflows automatisés pour capturer, numériser, vérifier et stocker des documents
• Workflows d'approbation pour obtenir l'approbation de tous les documents signalés
• Intégration facile avec plus de 5000 applications via API et Zapier
• Modèles d'API OCR pré-formés pour extraire des informations à partir de documents
• Extraire les données des enregistrements avec une précision > 95 %
• Interface facile à utiliser - apprenez à l'utiliser en 30 minutes ou moins
• Modèles et options de personnalisation faciles
• Contrôle d'accès basé sur les rôles
• Assistance 24 × 7

Inconvénients

• Aucune option de génération de document
• Ne peut pas être utilisé pour la signature électronique de documents

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#2. Se blottir

Huddle propose un système de gestion de documents en ligne permettant aux organisations de créer un hub en ligne pour gérer la collaboration, la révision, les approbations et les discussions sur les documents sur une plate-forme sécurisée.

Comme le stockage en ligne sur Google Drive, vous pouvez partager en toute transparence, fournir un accès limité ou sécuriser vos fichiers pour renforcer la sécurité. Huddle propose également des forfaits payants qui offrent un espace de stockage supplémentaire, des modules complémentaires tels que des applications mobiles, des capacités de visioconférence, etc.

Avantages

• Facile à utiliser et à apprendre
• Versioning des documents
• Stockage sécurisé de documents dans le cloud
• Options de partage de fichiers faciles pour les utilisateurs externes
• Processus d'intégration facile
• Intégrations faciles avec la suite Microsoft Office

Inconvénients

• Les fonctionnalités de collaboration pourraient être améliorées
• Des fonctionnalités de haute sécurité telles que l'authentification à 2 facteurs sont manquantes.

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#3. En plein air Un

Le logiciel de gestion de documents Alfresco One a été conçu pour gestion de contenu d'entreprise. Il peut être utilisé en tant que service basé sur le cloud ou installé sur site. Le logiciel permet une gestion efficace du contenu de l'entreprise avec la recherche de documents d'entreprise, le stockage sécurisé, le traitement des documents OCR et l'analyse intelligente des documents.

Avantages

• Excellentes fonctionnalités de stockage et de partage de documents
• Beaucoup d'options de personnalisation
• Cas d'utilisation complexes et variés.

Inconvénients

• L'interface utilisateur n'est pas très intuitive.
• Difficile à configurer
• Les flux de travail sont complexes à comprendre.

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#4. OuvrirKM

OpenKM est un système de gestion de documents tout-en-un qui combine tous les aspects de la gestion, de la collaboration, de la distribution et du stockage de documents sur une seule plateforme. Le logiciel de gestion de documents d'entreprise permet un contrôle total sur le contenu de l'entreprise, améliore la sécurité avec des journaux d'activité détaillés et maintient le flux de documents avec automatisation.

Avantages

• Plate-forme DMS riche en fonctionnalités
• Bon pour les non-techniciens
• Intégrations faciles
• Excellente disponibilité
• Analyse les virus sur tous les documents mis à jour

Inconvénients

• L'interface utilisateur est datée
• L'OCR n'est pas toujours précis

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eFileCabinet

eFileCabinet est un logiciel de gestion de documents basé sur le cloud de niveau entreprise pour les petites et moyennes entreprises. eFileCabinet vous permet de gérer tous vos documents papier, e-mails, factures, contrats et autres informations importantes en un seul endroit.

Avantages

• Modèles pour la structure des dossiers
• Générateur de flux de travail par glisser-déposer
• Stockage de fichiers sécurisé

Inconvénients

• Processus d'intégration long
• Il ne prend pas en charge les modifications en bloc
• Retarde parfois

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Voici quelques autres systèmes de gestion de documents qui méritent une mention spéciale :

Google Documents

Google Docs est un logiciel de gestion de documents gratuit accessible de n'importe où, ce qui en fait un choix idéal pour les indépendants et les petites entreprises travaillant à distance avec des clients dans d'autres parties du monde. En prime, OCR Google Docs peut convertir des images en texte modifiable.

Microsoft SharePoint

SharePoint aide les organisations à partager des documents, à connecter les personnes et à rationaliser les processus documentaires. SharePoint est similaire à Google Drive, où les employés peuvent collaborer et maintenir une liste interne de documents pour un accès facile. Vous pouvez combiner Microsoft Sharepoint avec Microsoft Power Automatiser et utilise workflows de documents automatisés.

Équipe du point de vue

Viewpoint Team est un puissant système de gestion de documents pour les professionnels de la construction. C'est la seule solution qui fournit les outils dont vous avez besoin pour la gestion de cas du début à la fin, y compris les flux de travail collaboratifs avec les clients, la révision et l'approbation sécurisées processus pour les documents, et le contrôle des droits d'accès.

Odoo

Odoo est un logiciel ERP et CRM open source avec un module de système de gestion de documents gratuit pour les professionnels de la finance. Odoo permet aux organisations d'avoir un service de comptabilité sans papier en numérisant les documents, en automatisant les processus documentaires et en s'intégrant de manière transparente avec d'autres applications Odoo.

Dokmée

Dokmee est un logiciel de gestion de documents qui vous permet de stocker, d'organiser et de partager vos documents, e-mails et autres fichiers importants.

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Quel est le meilleur système de gestion de documents pour votre entreprise en 2023 ?

Nous avons cartographié les caractéristiques importantes des cinq meilleurs logiciels de gestion de documents mentionnés dans l'article ci-dessus pour faciliter votre sélection du meilleur logiciel de gestion de documents pour votre entreprise et vos besoins. Jetez un coup d'œil à l'instantané, essayez l'essai gratuit, définissez vos besoins et sélectionnez le meilleur outil.

Selon l'instantané, Nanonets est le meilleur logiciel de gestion de documents. Bien que Nanonets ne dispose pas de capacités de génération de documents, vous pouvez utiliser des intégrations simples avec la suite Google pour générer rapidement des documents. Nanonets propose également un essai gratuit et une configuration de compte gratuite avec une assistance à la migration.

Suivi par Nanonets, OpenKM est le deuxième meilleur système de gestion de documents. Il s'agit d'un logiciel ERM open source. Le cas d'utilisation de la gestion de documents est limité aux professionnels de la finance et propose un essai gratuit de 15 jours.

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Nanonets comme système de gestion de documents

[Contenu intégré]

Nanonets est un logiciel facile à utiliser qui ne nécessite pas de formation ou de configuration intense pour commencer à l'utiliser. Ici, nous énumérons pourquoi vous devriez considérer Nanonets comme votre logiciel de gestion de documents.

Intelligent Capture de données:

Les entreprises ont beaucoup de documents comme des formulaires, factures, reçus, commandes, etc. Les nanonets aident les entreprises à numériser et à extraire les informations pertinentes de ces documents en utilisant API OCR intelligente.

Flux de travail automatisés :

Accélérez le rythme des processus métier en automatisant toutes les étapes manuelles telles que la collecte de documents, vérification des documents, Correspondance à 3 voies, approbations et plus encore.

Tableaux de bord en temps réel :

Utilisez les tableaux de bord des dépenses pour surveiller vos dépenses, les dépenses étiquetées et comprendre les tendances en temps réel. Surveillez les KPI pertinents tels que % factures STP, % factures payées, etc. avec les données de Nanonets.

Options d'hébergement cloud et sur site :

Choisissez l'option d'hébergement qui correspond à vos besoins.

Intégrations:

Une intégration facile est un must. Vous ne pouvez pas modifier votre pile technologique pour accueillir un seul logiciel. Nanonets s'intègre à tous vos logiciels en toute simplicité Intégrations Zapier et API. Les nanonets s'intègrent à Xero, Quickbooks, SAP, etc.

Modèles et modèles personnalisés :

Avec Nanonets, vous pouvez soit utiliser des flux de travail prédéfinis tels que des factures, des connaissements, des bons de commande ou des comptes fournisseurs, soit créer votre propre mode d'IA personnalisé.

Tarification transparente :

Nanonets a une politique tarifaire transparente de 499 $/mois et 0.1 $/numérisation de document. Aucun frais caché pour aucun client.

Conclusion

Avec la transformation numérique en plein essor, il est grand temps d'investir dans un système de gestion de documents pour votre entreprise. Il fait plus que numériser des fichiers. Un système de gestion de documents rationalise le flux de documents au sein de l'organisation et fournit une couche de sécurité supplémentaire aux documents commerciaux. Les avantages de la gestion des documents permettent aux organisations de rester compétitives et productives.

Néanmoins, le choix du meilleur logiciel de gestion de documents pour votre entreprise nécessite une compréhension approfondie de ce dont votre entreprise a besoin et du type de DMS qui lui convient. Assurez-vous donc d'explorer vos options et de les essayer par vous-même.

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