Modèle de flux de travail des comptes clients

Maintenez un flux de trésorerie sain avec des rappels de paiement en temps opportun, une collecte de paiement simplifiée et des dossiers financiers mis à jour avec le modèle de flux de travail des comptes clients de Nanonets.

À propos du modèle de flux de travail des comptes clients

Mettez-vous à jour vos dossiers financiers chaque fois que vous effectuez une vente à crédit ? Avez-vous un processus rationalisé pour capturer toutes vos créances en une seule fois ?

Si ce n'est pas le cas, il est temps de changer cela. Automatisez, améliorez la visibilité et éliminez les erreurs dans le processus des comptes clients à l'aide d'un modèle de flux de travail automatisé des comptes clients en quelques minutes. Accélérez les comptes clients avec une facturation périodique et des rappels ponctuels. Obtenez des rapports AR en temps réel avec un échange de données transparent avec votre logiciel de comptabilité. Sachez toujours où se trouvent vos flux de trésorerie avec le modèle de flux de travail Nanonets AR.

Étapes du modèle de flux de travail des comptes clients Nanonets

Pour utiliser le modèle de workflow des comptes clients Nanonets, vous identifier à votre compte Nanonets ou créer un compte gratuitement si tu ne l'as pas déjà fait.

Facturation

Créez et envoyez automatiquement des factures une fois qu'un client achète à l'aide d'intégrations tierces. Utilisez des workflows pour déterminer si l'achat est récurrent, ponctuel, solvable ou risqué.

Traitement des paiements

Appliquez les frais financiers, les taxes ou les remises pour paiement anticipé nécessaires en fonction de vos critères. Envoyez la facture ou le relevé des frais financiers au client avec tous les détails.

Mettre à jour les dossiers financiers

Synchronisez les détails de paiement avec votre logiciel de comptabilité comme Sage, Xero, QuickBooks, NetSuite et plus encore en utilisant des intégrations transparentes.

Avantages de l'utilisation du modèle de flux de travail des comptes clients Nanonets

Les comptes débiteurs en attente peuvent avoir des effets d'entraînement sur les flux de trésorerie. Gérez vos comptes clients, suivez votre flux de trésorerie et accélérez vos paiements avec Nanonets. Avec le modèle de flux de travail des comptes clients de Nanonets, vous pouvez

Minimiser l'erreur humaine

Synchronisez automatiquement les données avec votre logiciel de comptabilité avec des intégrations transparentes. Réduire les erreurs de saisie manuelle des données à 0.

Workflows automatisés

Configurez des workflows automatisés en quelques clics. Utilisez des modèles de flux de travail, personnalisez vos flux de travail ou laissez notre équipe les configurer pour vous.

Détecter les goulots d'étranglement de trésorerie

Obtenez une vue complète des flux de trésorerie avec des données en temps réel sur votre logiciel de comptabilité sans feuilles de calcul ni documents.

Rappels automatiques

Accélérez les paiements, les approbations et les rapports financiers avec des rappels automatiques aux parties prenantes concernées.

Intégrez, automatisez et soyez payé à temps, toujours

Automatisez chaque étape du cycle de facturation à l'encaissement grâce à des workflows intelligents. Nanonets s'intègre à tous les principaux logiciels de comptabilité pour rester au top de vos comptes clients avec un suivi perspicace, des rappels automatisés et une visibilité complète.

Accélérez vos flux de trésorerie avec les flux de travail AR dès aujourd'hui !

Automatisez vos workflows de comptes clients avec un no-code plate-forme d'automatisation intelligente. Optimisez les performances de votre entreprise, réduisez les coûts et stimulez la croissance avec les Nanonets.

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Qu'est-ce que les comptes clients ?

AR, également connu sous le nom de comptes débiteurs, est l'argent que l'entreprise reçoit de ses clients après leurs services. Pour faciliter la compréhension, prenons un exemple tiré de la vie réelle. Imaginez que vous ayez emprunté de l'argent à votre collègue pour payer la commande parce que vous n'aviez pas d'argent à ce moment-là. Cela pourrait s'appeler les comptes débiteurs, car vous le rembourserez plus tard. Revenons maintenant aux affaires, le compte débiteur est le crédit accordé par l'entreprise, qui peut aller de quelques jours à même un an, et est la « reconnaissance de dette ».

Après avoir fait la même chose ou fourni les services, si l'entreprise n'a pas encore reçu l'argent du client, cela s'appelle les créances de l'entreprise. De nombreuses entreprises proposent ce service pour que les clients puissent les payer plus tard. Par exemple, un fabricant de vaisselle livre les couverts au magasin de détail. Après avoir facturé le magasin pour les choses, le paiement est directement enregistré dans les comptes débiteurs. Et lorsque le magasin de détail recevra les articles, il les paiera.

Les processus AR peuvent être compliqués s'ils sont gérés manuellement, donc une entreprise devrait avoir un processus AR automatique. Il aide l'entreprise à gérer efficacement le flux de revenus et permet à l'entreprise de se développer. De plus, les paiements reçus et ceux qui restent sont clairement indiqués dans le compte, il deviendra donc facile pour les employés de suivre le montant.

Qu'est-ce que le processus des comptes clients ?

La plupart des entreprises ont leur processus de comptes clients. Cela les aide à gérer et à suivre facilement le paiement. Par conséquent, la création et l'utilisation d'une solution de comptabilité automatique pour gérer et suivre le processus des comptes clients permet à l'entreprise d'assurer le bon déroulement des transactions. Les étapes du processus de compte client sont les suivantes :

Établir des pratiques de crédit

La création d'une procédure de demande de crédit dans l'entreprise est la première étape du processus des comptes clients. En fonction de la réputation de toute organisation ou de chaque client, l'entreprise décidera si elle fournira ses marchandises à crédit. De plus, l'entreprise doit établir les modalités d'offre de crédit en fonction des besoins et des exigences des clients. Le document indique clairement les taux d'intérêt et les conditions de crédit en détail afin qu'aucune divergence ne se produise.

La prochaine chose dans le processus de crédit comprend la période pour laquelle une organisation prête du crédit au client. Les grandes entreprises peuvent accorder des crédits sur de plus longues périodes, tandis que les petites entreprises ont besoin de plus de liquidités.

Facturation Clients

La prochaine étape du processus des comptes clients comprend l'envoi d'une facture aux clients. Une facture est un document indiquant les détails du produit, les coûts, la date de paiement et d'autres coordonnées bancaires. Il pourrait être envoyé immédiatement après l'envoi de la marchandise afin que le paiement puisse être effectué dans les meilleurs délais.

Suivi des comptes clients

Un chargé de clientèle suit le paiement de la commande. Le rôle d'un agent AR est de vérifier le montant déposé sur le compte bancaire, d'introduire les données dans le système AR et de l'affecter à une facture. De plus, il doit concilier le grand livre des comptes clients pour s'assurer que tous les paiements sont correctement comptabilisés et doit émettre des relevés mensuels aux clients.

Il existe une différence entre le processus de suivi pour les grandes et les petites organisations. Les grandes organisations embauchent une équipe d'agents AR qui utilisent un système logiciel de suivi avancé. Cela réduit le temps et les efforts et fournit des résultats précis. D'autre part, les petites organisations ont généralement besoin d'un système avancé, elles effectuent donc le processus de suivi manuellement. Cela peut être effectué par un comptable professionnel ou une équipe d'entre eux.

Comptabilité des comptes clients

L'étape suivante consiste à ce que l'agent des recouvrements fixe la date d'échéance du paiement. Ensuite, ils doivent tenir un journal pour enregistrer les commandes après avoir organisé les données des dettes impayées. Ce processus est utilisé pour comptabiliser les impayés et identifier les remises pour paiement anticipé.

Pourquoi les comptes clients sont-ils si importants ?

La procédure standard de retour de l'argent n'est qu'un mythe. Les gens doivent suivre la procédure idéale, c'est pourquoi le processus des comptes clients devient essentiel. Si le paiement est retardé, cela pourrait entraîner la chute de l'organisation et l'ensemble du système de trésorerie pourrait s'arrêter. De plus, cela pourrait entraîner une pénurie de liquidités à investir pour poursuivre la production et le paiement aux actionnaires. Ainsi, la procédure des comptes clients est essentielle au bon fonctionnement de toute organisation. Il indique le montant d'argent que vous devez recevoir et le calendrier pour maintenir un flux de trésorerie sain.

Comment automatiser les comptes clients ?

Approvisionnement

Le service des achats constitue la première étape du processus d'automatisation. Il passe la commande et envoie une copie du bon de commande au service des comptes clients. Ensuite, l'organisation envoie une facture indiquant le paiement et d'autres détails après réception de la commande.

Traitement de factures

Le traitement des factures peut être effectué manuellement ou électroniquement. Cependant, le traitement manuel est une procédure extrêmement longue, il est donc suggéré d'opter pour le traitement automatique des données. Cela aide à réduire les erreurs et à fournir de la précision, ce qui à son tour aide à exécuter l'ensemble du processus de flux en douceur.

Approbation de facture

Semblable au traitement des factures, l'approbation des factures peut être effectuée manuellement et électroniquement. Cela implique de faire correspondre les informations avec le bon de commande afin que le paiement reçu corresponde exactement à la commande. Ensuite, des documents sont préparés sur le coût, le délai de livraison, le nombre de fois et d'autres détails essentiels.

Paiement

Vient ensuite le paiement, qui pourrait être reçu en espèces, et un chèque pourrait être traité automatiquement. Un gestionnaire de comptes débiteurs doit approuver le paiement et effectuer toutes les formalités afin que le paiement puisse être reçu sans heurts.

Gestion des concessionnaires

Il est nécessaire de vérifier auprès du client s'il rencontre un problème lié au paiement. Il est du devoir du service des comptes clients de vérifier si la facture est toujours en cours d'approbation ou si le paiement a été reçu.

Mises à niveau du système

Pour automatiser le processus des comptes clients, il est essentiel de maintenir le système ERP (Enterprise Resource Planning) à jour en installant de nouvelles versions de logiciels selon les besoins de l'équipe pour mener à bien le processus de paiement.

Rapports et analyses

La dernière étape du processus d'automatisation des comptes clients consiste à rapporter les feuilles préparées pour les commandes envoyées et les paiements reçus par le service AP. Après cela, analysez les transactions et examinez les performances du service afin qu'il puisse apporter des modifications s'il y a quelque chose derrière. Encore une fois, cela contribue au bon fonctionnement de l'organisation.

Conseils pour améliorer les comptes clients

Maintenir les détails détaillés du consommateur

Supposons qu'une organisation utilise la saisie manuelle des données ; cela pourrait entraîner des erreurs affectant la procédure de facturation. Ainsi, le système automatique de comptes clients devrait charger tous les détails essentiels, en particulier les conditions de paiement et de crédit. Le processus AR automatisé aide à maintenir la précision en vérifiant régulièrement la base de données, en informant les délais et en formant le personnel à gérer correctement les détails afin que le flux de trésorerie soit fluide.

Offrir des incitations positives et négatives

Les incitations pourraient faire des merveilles pour la procédure globale de trésorerie. C'est la même chose que l'exemple réel de l'achat de biens ; lorsque des rabais sont offerts, les ventes augmentent. De la même manière, les incitations positives et négatives fonctionnent pour rejeter l'argent des entreprises et des particuliers. Un exemple d'incitatif positif pourrait être d'offrir des paniers-cadeaux si le paiement est reçu tôt. Un exemple d'incitation négative pourrait être de les pénaliser avec des frais supplémentaires si le paiement est retardé. Cela pourrait instiller une certaine peur et ils commenceront à prendre les paiements au sérieux, ce qui pourrait profiter à votre organisation.

Assurez-vous que vos politiques de crédit sont claires et concises

Avant de prêter de l'argent pour des biens et des services, assurez-vous que votre organisation dispose d'un ensemble solide de politiques de crédit. Ceci est important pour que le flux de crédit soit correctement maintenu. C'est le devoir de l'équipe des finances et des ventes de fixer des limites de crédit et des pénalités si la date est prolongée. Le personnel devrait également planifier des réunions pour s'assurer que les politiques répondent aux conditions économiques changeantes.

Restez en contact avec vos clients

Souvent, il arrive que les clients doivent se rappeler de payer la commande, car il s'agit d'un instinct humain courant. Ou d'autres fois, ils peuvent avoir de véritables raisons de ne pas payer les factures à temps. Quelle que soit la raison, cela pourrait être résolu par une communication saine. Avec l'aide du processus des comptes clients, cela pourrait être résolu. Vous pouvez envoyer des rappels pour qu'ils se souviennent du paiement ou les appeler directement pour trouver la solution.

Utilisez des frais mensuels réguliers plutôt que des factures standard

Il est toujours conseillé d'envoyer des factures mensuelles si la commande est importante ou s'il y a une transaction régulière entre les entreprises. Contrairement aux factures irrégulières, les factures mensuelles sont plus productives pour toute organisation. Il aide l'entreprise à réguler les flux de trésorerie, à améliorer le processus de production et à favoriser la croissance de l'entreprise. De plus, les factures mensuelles permettent aux clients de payer par prélèvement automatique, ce qui simplifie l'ensemble de la procédure de paiement.

Simplifiez votre workflow de facturation

Pour faciliter le processus des comptes clients, il est essentiel d'être exempt de toute erreur. Les erreurs peuvent aller de fautes d'orthographe à des détails totalement incorrects. Ainsi, il est conseillé d'utiliser des modèles de facture qui contiennent un format afin que vous puissiez vous souvenir de ce qu'il faut inclure et de ce qu'il ne faut pas. Ceci, à son tour, accélère l'ensemble du processus des comptes clients et contribue au bon fonctionnement de toute organisation.

Offrez des choix de paiement à vos clients

Une organisation devrait offrir à ses clients des options de paiement pour recevoir l'argent en temps opportun. Cela les rend à l'aise pour effectuer des paiements dans le mode qu'ils souhaitent avant l'argent en temps opportun. Les options de brevet comprennent les chèques, les espèces, les cartes de débit, les cartes de crédit, les prélèvements automatiques et les virements bancaires. Parmi ces options, le prélèvement automatique est le plus efficace car il s'agit d'un paiement par tirage au lieu d'un paiement par poussée. Cela implique qu'il est pré-approuvé et que le client n'a pas besoin de procéder pour ratifier le paiement.