Bien que Chat-GPT puisse réussir l'examen CPA et générer des murs de texte incroyables, la véritable automatisation de l'IA semble différente (et n'est pas aussi simple qu'une invite d'une ligne).
Introduction
Il est tout simplement impossible d'échapper au fait que l'IA est le sujet le plus discuté sur Internet en 2023. Chat-GPT, l'interface de chat populaire pour explorer les capacités LLM (Large Language Model) développées par OpenAI, a été rendue publique. plus tôt dans l'année.
Jouez avec pendant quelques minutes et vous commencerez à comprendre pourquoi tout le monde et leur chien en parlent - Chat-GPT est capable de démontrer une compétence surhumaine dans pratiquement tous les domaines. L'IA promet clairement de transformer de manière significative de nombreux domaines de travail, tout en ayant un impact potentiel sur des millions d'emplois et de carrières.
L'intelligence artificielle est désormais appliquée dans des domaines professionnels mûrs pour l'automatisation - des domaines de travail tels que les logiciels, le droit, la comptabilité, le conseil, la finance, etc. Au sein de la finance, la fonction des comptes fournisseurs est une fonction qui apparaît sous les projecteurs comme quelque peu unique - d'autant plus qu'il semble y avoir une quantité égale de bruit des deux côtés de l'argument, les partisans de l'IA et les opposants ayant tous deux un débat rageur sur ce qui va ( ou ne se produira pas).
Le jury ne sait toujours pas comment exactement cette transformation rapide sera réalisée - et c'est là que la plupart des discours sur les avantages de ChatGPT en particulier (et de l'IA en général) ont tendance à tracer la ligne.
Le besoin d'IA dans les comptes fournisseurs
Dans les opérations de comptabilité fournisseurs traditionnelles, les entreprises s'appuient souvent sur des processus manuels, une paperasserie volumineuse et des tâches répétitives pour gérer leur fonction fournisseurs. Ces tâches sont des activités telles que la saisie de données, le traitement des factures et l'analyse financière, qui sont cruciales pour la prise de décision, la planification opérationnelle et la gestion des risques.
Cependant, ces processus impliquent une dépense de temps (et d'argent). Les principaux inconvénients du travail AP manuel sont :
- La saisie manuelle des données présente un potentiel élevé d'erreurs, car les humains peuvent faire des erreurs lors de la saisie de données en gros volumes. Pensez à des champs tels que les numéros de facture, les dates, les montants en dollars - une erreur dans l'un de ces champs a des conséquences majeures.
- Cela prend du temps et nécessite de longues heures de travail pour rapprocher les comptes, générer des rapports et effectuer des analyses financières.
- Il est lourd sur la communication synchrone. Avez-vous rencontré des situations comme celles ci-dessous?
un. Les approbations n'ont pas lieu tant que vous n'avez pas appelé le directeur financier et le chef d'entreprise
b. Les éléments de ligne ne sont pas résolus tant que la fonction AP n'a pas planifié une réunion avec l'équipe d'approvisionnement et le fournisseur.
Tout cela entraîne des retards dans les paiements des fournisseurs, des planification des dépenses, et des difficultés à maintenir l'intégrité financière.
L'IA pour les comptes fournisseurs ne signifie pas nécessairement une refonte complète
Les problèmes énumérés ci-dessus sont bien documentés - et lorsqu'on leur demande, la plupart des équipes comptables conviendront que l'introduction de l'IA les aidera certainement. Des technologies telles que l'apprentissage automatique et le traitement du langage naturel ont la capacité de révolutionner la fonction AP d'une manière très profonde - à condition qu'ils soient mis en œuvre et intégrés de manière correcte.
Cependant, cela conduit généralement beaucoup à la conclusion que l'automatisation basée sur l'IA n'est pas pour eux - elle semble lourde, longue et coûteuse à mettre en œuvre.
La réalité, cependant, ne pourrait pas être plus différente - aujourd'hui, il est possible de commencer à utiliser l'IA pour votre processus AP en quelques minutes. Et vous pouvez y parvenir sans compromettre la fiabilité, la sécurité et l'efficacité de votre processus actuel.
Mettez de côté l'IA générative et les LLM pour un instant - la réalité est que même l'automatisation de l'IA d'entrée de gamme peut aider de manière significative à résoudre ces problèmes. Même l'humble OCR - qui existe depuis des décennies - réduit le temps nécessaire au traitement d'une facture d'au moins 60 %, ce qui permet aux équipes AP de gagner plusieurs jours chaque mois. Et pourtant, l'adoption de cette technologie est pas encore répandu.
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Cas d'utilisation potentiels de l'IA dans le processus des comptes fournisseurs
Alors, comment êtes-vous censé intégrer l'IA dans votre processus AP ? Par où commencer ?
Le premier endroit pour commencer est de regarder quelle partie du processus prend vraiment la plupart du temps. Les goulots d'étranglement typiques signalés par les équipes AP sont des activités telles que :
- Encodage de facture
- Cartographie du grand livre (GL)
- Vérification des détails de paiement (pour vérifier la fraude)
- Détection des doublons
Il y a un thème sous-jacent très clair ici - saisie et vérification manuelle des données est ce qui rend ces tâches fastidieuses et chronophages.
Ce graphique d'enquête ci-dessus (de la Rapport sur les tendances de l'automatisation 2022) révèle beaucoup de choses : près de 70 % des personnes n'ont toujours pas automatisé les problèmes les plus urgents dans leur processus AP. Les tâches énumérées ci-dessus sont toutes manuelles - quelqu'un doit examiner les données réelles sur la facture et confirmer qu'elles sont correctes, avant de continuer.
En tant que tel, l'automatisation de ces tâches peut sembler écrasante, puisque vous faites maintenant confiance à une machine pour avoir le même niveau de discrétion qu'un humain (formé).
La bonne nouvelle? L'IA peut être entraînée aussi bien ! Nous approfondissons certains cas d'utilisation ci-dessous.
1. Codage des factures et mappage des comptes du grand livre (GL)
L'une des tâches les plus difficiles à automatiser est peut-être l'affectation des factures et des reçus à la bonne catégorie et au bon code GL dans votre système comptable. Pourquoi est-ce particulièrement délicat ?
- Il existe souvent plusieurs codes GL qui s'appliquent à la même dépense, répartis par éléments de ligne/codes de produit individuels. L'attribution de ces codes GL est généralement manuelle et doit être effectuée en consultation avec les équipes commerciales et le directeur financier.
- Attribuer un code GL à une facture est parfois subjectif - par exemple, alors que les factures de vente régulières peuvent toujours être affectées à "Ventes" dans votre plan comptable, parfois le même format de facture finit par être utilisé pour les sous-traitants et les non-employés. Cela peut conduire à ce que les dépenses contractuelles soient incorrectement étiquetées comme "Ventes" par les outils d'automatisation de base.
Comment l'IA peut-elle aider ici ?
- Automatisez le codage des factures basé sur le traitement LLM - ici, l'IA vous indique essentiellement dans quel GL cette facture doit être classée, et cela peut être configuré pour offrir plusieurs suggestions qui peuvent être appropriées. Cela facilite quelque peu la tâche de l'utilisateur.
- Apprendre et mémoriser les entrées de l'utilisateur – une fois qu'un utilisateur a effectivement sélectionné le code GL, le système peut mémoriser la sélection et l'automatiser la prochaine fois pour le même fournisseur.
2. Détection des fraudes et traitement des erreurs
Une autre tâche cruciale d'une équipe AP consiste à détecter les erreurs avant qu'elles ne surviennent. Cela peut être aussi grave que des détails de paiement erronés et une fraude à la facture, ou cela peut être aussi simple qu'une facture en double.
Sans aucun doute, il vaut mieux prévenir ces problèmes avant qu'ils ne surviennent. La plupart des organisations insister sur la fabrication de ce manuel de processus. Cependant, faire vérifier chaque facture par un humain rend les choses difficiles car :
- Cela donne un point de défaillance unique (et un goulot d'étranglement) pour le processus - s'il est bon qu'un employé vérifie chaque dépense pour les erreurs, parfois les choses peuvent passer entre les mailles du filet.
- Cela garantit que seule la personne ayant le plus de contexte sur les paiements des fournisseurs (responsable CFO/AP) peut apporter des corrections, et personne d'autre. Toutes les connaissances et le contexte ne concernent que quelques personnes et ne sont pas répartis dans l'ensemble de l'organisation.
Comment l'IA peut-elle aider ici ?
- Détection plus intelligente des doublons/informations erronées – Les vérifications de fichiers en double de base vérifient uniquement si les deux fichiers sont identiques. Avec les vérifications avancées des doublons de l'IA, vous pouvez aller plus loin en vérifiant si le contenu de deux fichiers différents est étrangement similaire.
- Plusieurs validations de données sur les données de facturation – La simple lecture automatique des données de facturation ne sert à rien si quelqu'un doit se connecter et les vérifier de toute façon. Les outils d'IA avancés peuvent désormais effectuer la validation des données pour assurer les contrôles d'hygiène (par exemple, si un nouveau numéro de compte bancaire sur une facture ne correspond pas à celui habituel d'un fournisseur, vous en serez averti !)
3. Apprendre des gestes simples et reproductibles
Demandez à n'importe qui ce qu'il veut VRAIMENT que l'IA fasse, et c'est la réponse qui vient en tête - beaucoup de gens pensent que la vraie valeur de l'IA est lorsqu'elle peut apprendre leurs modèles et leur faire gagner du temps.
Par exemple, de nombreuses petites tâches sont effectuées exactement de la même manière, pour plusieurs types de factures/reçus. Quelques exemples:
- Attribuer une facture à la bonne catégorie/classe/projet dans votre ERP
- Modification du mappage GL pour un poste spécifique d'une facture
- Envoi de la facture d'un fournisseur particulier pour approbation à la même personne, à chaque fois
Comment l'IA peut-elle aider ici ?
La première étape consiste à identifier les étapes du processus AP qui conviennent parfaitement au réapprentissage itératif (c'est-à-dire les activités que vous continuez à faire quotidiennement, qui peuvent éventuellement être mémorisées par l'IA et automatisées 90 % du temps).
De bons exemples de ceci sont :
- Affectation de code GL – La logique ici est simple : si l'application attribue le bon code GL à une facture, tant mieux ! Sinon, vous le modifiez vous-même et l'IA se souvient de ce changement pour la prochaine fois. En conséquence, l'attribution automatique du code GL s'améliore à chaque clic.
- Classement par catégorie/classe/projet – Si une facture fournisseur particulière ne peut pas être classée automatiquement dans la bonne catégorie, l'IA peut apprendre des modèles dans votre sélection (par exemple, classez-vous toujours les reçus Uber comme « Coûts du projet » au lieu de « Déplacement » ?). Au fil du temps, cela devient un ensemble de règles au sein de votre plateforme et est automatiquement appliqué.
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Comment les nanonets peuvent vous aider à mettre en œuvre l'IA dans votre processus de comptes fournisseurs
Les exemples ci-dessus ne sont probablement que la pointe de l'iceberg - il y a beaucoup plus que l'IA peut faire pour votre processus AP qui n'est limité que par la profondeur à laquelle vous pouvez aller dans le processus d'automatisation et d'apprentissage automatique.
Heureusement, aujourd'hui, vous n'avez pas besoin d'être techniquement averti pour commencer à implémenter des capacités d'IA dans votre processus AP - il existe des outils qui vous permettent de commencer presque immédiatement.
Par exemple, Nanonets dispose d'une plate-forme d'IA appelée Flow qui peuvent transformer votre processus AP actuel et ajouter ces éléments d'IA vitaux à votre flux de travail. Il peut faire tout ce qui a été démontré ci-dessus - et bien plus encore.
Simple à mettre en œuvre mais complexe dans ses capacités, c'est le point de départ idéal pour ceux qui cherchent à vraiment intensifier leur processus AP et à faire évoluer leur charge de travail plus efficacement. Contactez-nous aujourd'hui pour une démonstration gratuite de ce que cette plateforme d'IA peut faire pour votre fonction AP.
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