Les équipes financières des entreprises effectuent une correspondance à trois voies des factures des fournisseurs dans le cadre d'un processus essentiel de comptabilité fournisseurs. Grâce à la correspondance à trois niveaux des pièces justificatives, les entreprises peuvent détecter les paiements en double, erronés ou frauduleux.
L'objectif de cet article est de comprendre le processus de correspondance à trois, les problèmes des processus de correspondance manuels, comment automatiser le processus de correspondance à trois et les avantages de l'automatisation.
La correspondance à trois voies est mieux réalisée en tant que flux de travail automatisé alimenté par des solutions d'automatisation des comptes créditeurs telles que Nanonets.
Qu'est-ce qu'un match à 3 ?
Tous les paiements impliquent une sorte de vérification pour éviter la fraude et garantir que les détails financiers des pièces justificatives correspondent.
Une correspondance à 3 voies est un processus de contrôle interne comparant le bon de commande (PO) au bon de réception (GRN) et à la facture du fournisseur concerné.
En comparaison, une correspondance bidirectionnelle compare uniquement le bon de commande avec la facture. La quantité facturée (dans la facture) doit correspondre à la quantité commandée (dans le bon de commande). Et le prix facturé doit correspondre au prix indiqué dans le bon de commande.
Le processus de rapprochement bidirectionnel est l’approche par défaut pour vérifier les factures entre les organisations. Mais les entreprises adoptent de plus en plus la correspondance à trois pour ajouter un niveau de vérification supplémentaire et éviter les dépenses excessives.
La correspondance à trois voies permet d'approuver les paiements des factures plus rapidement et de signaler également toute incohérence, erreur ou fraude potentielle.
La correspondance à trois voies compare les détails des articles et les totaux des bons de commande (PO), des reçus (document de réception vérifié et bon de livraison) et des factures des fournisseurs envoyées au client.
Une facture vérifiée avec succès doit correspondre au bon de commande et au reçu dans des niveaux de tolérance acceptables. Une facture qui ne correspond pas aux tolérances est mise en attente et envoyée pour examen approprié.
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Table des matières
Comment faire une correspondance à 3 ?
La processus des comptes fournisseurs dépend en grande partie du suivi des détails de trois documents : les bons de commande, les reçus de commande et les factures.
Avant de traiter les paiements des fournisseurs, les équipes AP examinent ces 3 documents pour vérifier que le produit/service reçu par l'entreprise correspond aux détails de ce qui a été initialement commandé/demandé.
3 rapprochement des factures aide à mettre en évidence les erreurs ou les incohérences dans l’un des 3 documents importants mentionnés ci-dessus. Les erreurs/problèmes peuvent inclure des détails de paiement erronés, des prix gonflés/incorrects, des produits erronés ou endommagés, etc.
Si des erreurs sont signalées lors du processus de rapprochement à trois voies, la facture est mise en attente et le paiement est retenu. Une fois le problème résolu et une correspondance à trois réussie, la facture peut être traitée et payée.
Exemple de correspondance à 3 voies
Pour illustrer, supposons qu'un acheteur, Acheteur inc.., reçoit une facture de 1500 XNUMX $ d'un vendeur/fournisseur, Fournisseur inc., pour une centaine de clés USB :
- L'équipe AP compare/correspond d'abord à la facture avec son bon de commande pour vérifier si la description (clé USB), la quantité (100), le coût (15 $ par pièce), le prix total (1500 XNUMX $) et les conditions (conditions de paiement) correspondent à celles initialement bon de commande approuvé.
- Ensuite, les détails de la facture et du bon de commande sont comparés à ceux du reçu de commande (rapport de réception). Ce récépissé est établi par le service réceptionnaire sur la base du bon de livraison qui accompagne la livraison. Le type et la quantité de clés USB (100), le prix (15 $ par pièce) et le prix total (1500 XNUMX $) doivent correspondre à ceux indiqués dans le bon de commande et la facture d'origine.
- Le service de réception vérifie également les dommages et la qualité à ce stade.
Si la facture, le bon de commande et le reçu de commande correspondent exactement (ou dans un niveau de tolérance acceptable), alors vous avez une correspondance à 3 voies réussie. La facture peut maintenant être payée par l'équipe AP.
Si les 3 documents ne correspondent pas – au-dessus du niveau de tolérance de correspondance à trois – alors la facture est mise en attente jusqu'à ce que les erreurs/problèmes soient résolus.
Examinons brièvement chacun de ces documents et voyons comment ils se rapportent au processus de rapprochement tripartite des comptes créditeurs :
Bon de commande
Un bon de commande ou un bon de commande est le formulaire standard numéroté séquentiellement d'une entreprise qui répertorie les produits ou services dont elle a besoin. Le bon de commande sert à autoriser un achat.
Le bon de commande devient un contrat lorsqu'il est envoyé et accepté par le fournisseur qui a l'intention de livrer les biens ou les services. La service des achats génère un bon de commande sur la base d'un bon de commande signé et approuvé demande d'achat après la sélection du fournisseur.
La processus de bon de commande capture le nom et le logo de l'entreprise, le nom et les coordonnées du fournisseur, les conditions juridiques et de paiement, les remises offertes, le numéro de bon de commande, l'adresse de facturation et d'expédition de l'entreprise, les articles avec descriptions, les prix, les quantités commandées, le montant étendu, le sous-total, la taxe de vente le cas échéant, et le montant total.
Réception
Un reçu est un document physique ou électronique qui reflète la réception réelle de biens/services. Les reçus sont vérifiés par le service de réception de l'entreprise par rapport au bordereau d'expédition détaillé du fournisseur inclus avec les produits livrés.
Le reçu fait référence au mode de paiement ainsi qu'au numéro de bon de commande, ce qui facilite la correspondance des documents.
La réception des marchandises peut être la livraison de la totalité de la commande d'achat ou une expédition partielle si des produits sont en rupture de stock pour une livraison ultérieure ou expédiés à partir d'un emplacement différent.
Facture du fournisseur
Une facture fournisseur est un document qui facture au client les marchandises livrées ou les services rendus. La facture est une demande de paiement.
Les champs de la facture sont essentiellement les mêmes que ceux d'un bon de commande.
Les factures mentionnent également un numéro de facture, les dates de commande, les dates d'expédition, l'adresse de remise, les conditions de paiement, les remises pour paiement anticipé, le sous-total, la taxe de vente et le montant total dû.
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Points faibles de la correspondance manuelle
La correspondance manuelle à 2 ou 3 voies peut être extrêmement lente, coûteuse et sujette aux erreurs. Automatisation de la correspondance à trois voies et du flux de travail d'approbation des comptes fournisseurs aiderait certainement les équipes AP à se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée et leur éviterait une montagne de paperasse manuelle.
La mise en correspondance manuelle de milliers de pièces justificatives peut s'avérer longue, coûteuse et exigeante en main-d'œuvre. Les équipes AP finissent par passer de nombreuses heures de travail à rechercher manuellement chaque facture, bon de commande et reçu !
Les retards et les erreurs obligent l'équipe des comptes créditeurs à faire des heures supplémentaires et pourraient également entraîner des pénalités pour retard de paiement aux fournisseurs.
Voici quelques-uns des principaux points faibles du processus manuel d'appariement à trois voies qui finissent par entraîner des retards et des dépassements de coûts :
Documents perdus ou manquants
Un processus d'appariement manuel nécessite que tous les documents soient collectés, stockés et conservés pour référence future. Au fil du temps, des documents pourraient être endommagés, perdus, volés ou disparaître. Cela peut gravement affecter la visibilité des dettes et entraîner des retards.
Manipulation des variations
Une variation se produit lorsque les éléments de ligne, les quantités, les montants étendus ou le total dû sur une facture fournisseur ne correspondent pas au bon de commande ou à la réception de biens ou de services. La gestion manuelle des variations ou des exceptions peut être extrêmement délicate et difficile à documenter.
Scénarios ponctuels
Si un employé des comptes fournisseurs rencontre une erreur de correspondance ponctuelle, il devra enquêter sur le problème pour le résoudre. La résolution prend plus de temps par rapport à un problème répétitif connu.
Par exemple, si le fournisseur facture le mauvais produit, les comptes fournisseurs devront demander une facture corrigée pour compléter la correspondance. Attendre de recevoir une facture corrigée du fournisseur retardera l'approbation et le paiement de la facture et réduira la productivité globale.
Factures en double ou frauduleuses
Les factures en double n'auront pas les pièces justificatives nécessaires, qui ont déjà été appariées avec la facture originale. Mais imaginez essayer d'identifier manuellement une facture en double ou frauduleuse parmi des milliers d'autres !
Retards d'approbation des factures
Dans un workflow d'approbation manuelle des factures, la facture est littéralement poussée d'un bureau à l'autre jusqu'à l'approbation finale. Il est difficile de savoir à quel niveau d'approbation un document est actuellement bloqué et qui est l'approbateur.
Dans les correspondances à trois voies et les approbations de factures sur papier, les retards d'approbation peuvent résulter de la procrastination, de lourdes charges de travail, de la résolution de questions avec le demandeur et des vacances/congés.
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Avantages de l'automatisation du processus
L'automatisation du processus de correspondance à trois voies résout la plupart, sinon la totalité, des problèmes de correspondance manuelle couverts ci-dessus. Voici quelques-unes des principales raisons pour lesquelles les entreprises automatisent de plus en plus la triple correspondance et le processus AP plus large :
Fournir des pistes d'audit
Une approche numérique automatisée garantit que tous les enregistrements sont cohérents et fournissent une source unique de vérité. Lorsque les données sont facilement accessibles à tout moment, les entreprises peuvent accéder à des pistes d'audit claires et identifier rapidement les incohérences financières.
Réduire les taux d'erreur et la fraude
Le logiciel de correspondance automatisé à 3 voies fonctionne selon des règles/flux de travail prédéfinis en fonction des niveaux de tolérance et des approbations. Ces flux de travail automatisés sont rapides et très précis. Ils signalent rapidement les erreurs et les cas potentiels de fraude afin que les équipes AP puissent prendre des mesures immédiates.
Améliorer les relations avec les fournisseurs
Un flux de travail AP suralimenté à 3 voies assure les paiements des fournisseurs en temps opportun. Les vendeurs apprécient les paiements anticipés et pourraient offrir des remises en retour. Ainsi, l'automatisation peut aider à réduire les coûts tout en établissant une chaîne d'approvisionnement stable.
Augmenter le résultat net
L'automatisation de la correspondance à trois et d'autres processus AP permet de gagner du temps, de réduire les coûts de main-d'œuvre, d'éviter les fraudes/erreurs et d'offrir des remises aux fournisseurs à long terme. Cela joue un rôle important sur les résultats financiers de l'entreprise.
Synchronisation transparente
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Comment automatiser la correspondance à 3 voies et les flux de travail AP
pont Logiciel d'automatisation AP, comme les nanonets, peuvent aider les organisations à passer d'une correspondance manuelle à trois voies à un flux de travail automatisé entièrement sans contact. Les équipes AP des entreprises utilisent les nanonets pour créer des flux de travail automatisés de bout en bout sur les comptes fournisseurs.
L'automatisation des points d'accès et les flux de travail de mise en correspondance à trois voies mis en place sur les nanonets peuvent réduire de 3 % la charge de travail du service des points d'accès sans employer de personnel supplémentaire.
Avec Nanonets, vous pouvez mettre en place un flux de travail automatisé de mise en correspondance AP à 3 voies qui automatiquement :
- Extrait des documents et des fichiers de plusieurs sources - e-mail, documents numérisés, fichiers/images numériques, stockage dans le cloud, ERP, etc.
- Classe et trie correctement les documents en tant que factures, bons de commande et reçus
- Lit et capture avec précision les données de toutes les factures, bons de commande et reçus
- Réconcilie les champs, les dépenses, les soldes et les informations au niveau SKU des factures, bons de commande et reçus associés par une correspondance à 3 voies
- Signale les erreurs de correspondance à 3 voies qui dépassent les niveaux de tolérance ou envoie des factures pour approbation supplémentaire en cas de correspondance à 3 voies réussie.
- Gérez tous les workflows de dépenses, de la création d'un rapport de dépenses à l'obtention des approbations du responsable
- Et synchronisez/intégrez tout ce qui précède avec n’importe quel ERP, logiciel de comptabilité ou outil commercial de votre choix
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