Les données sont l’un des biens les plus précieux de votre entreprise, mais elles présentent une série de défis uniques. Bien trop souvent, nous collectons et stockons bien plus de données que nous ne pouvons utiliser ou gérer efficacement de manière réaliste. Ceci est généralement appelé tuyau de poêle et décrit quand un silo de données fonctionne indépendamment de l'ensemble de l'écosystème ou est autrement séparé.
À cette fin, comprendre comment intégrer vos multiples sources de données dans un tout cohérent et utile est la première étape pour améliorer l’efficacité opérationnelle et utiliser ces données à leur pleine utilité. Fichier plat l'intégration ainsi que Intégration l'API sont aujourd’hui le principal moyen d’y parvenir pour les entreprises, et chacun offre une série d’avantages et d’inconvénients en fonction de vos besoins.
Par exemple, l'intégration d'API a tendance à être la meilleure pour les extractions de données récentes, spécifiques et discrètes, tandis que le transfert de fichiers plats excelle dans le transfert par lots de plus grandes quantités de données. Cependant, pour comprendre quelle intégration de données fonctionne le mieux pour votre organisation, vous devez comprendre les nombreuses nuances qui séparent les deux.
Qu’est-ce que l’intégration de fichiers plats ?
Un fichier plat est un fichier unique, généralement au format CSV ou TXT, qui regroupe et consolide une base de données ou un ensemble de données. Si vous avez déjà fouillé les fichiers système de votre ERP, vous avez peut-être trouvé des fichiers TXT ou CSV qui, une fois ouverts, semblaient être des chaînes ou des lignes de caractères et du texte avec une poignée de mots-clés reconnaissables liés à leur fonction, comme les noms de comptes clients. , entrecoupé.
Lorsque vous utilisez l'intégration de fichiers plats, vos données sources, comme migration des comptes créditeurs les informations de votre logiciel d'automatisation AP – dans votre ERP prend ce fichier unique et télécharge l'intégralité de la sélection par lots. Par exemple, une banque peut générer un fichier plat le matin, composé des données du jour au lendemain. Virements TEF, et téléchargez-les sur leur plateforme de traitement des paiements pour exécution.
Cet exemple met en évidence une distinction clé lors de l’utilisation de l’intégration de fichiers plats : même si le processus ne doit pas nécessairement être manuel, il n’est jamais exécuté en temps réel. Au lieu de cela, à des moments récurrents ou itératifs, les données seront agrégées, standardisées dans un format de fichier plat, puis téléchargées vers la base de données ou l'application applicable pour le stockage, l'utilisation ou l'exécution.
Comment fonctionne l'intégration de fichiers plats ?
Après avoir consolidé les données dans un fichier plat, vous utiliserez généralement l'une des deux méthodes de téléchargement en fonction de votre niveau de sécurité numérique. Le premier, le protocole de transfert de fichiers (FTP), est une liaison de données directe entre deux bases de données dans laquelle vous connectez les deux, téléchargez le fichier sur le serveur de réception, puis téléchargez-le depuis le même serveur pour l'utiliser. FTP peut être effectué hors ligne, mais n’est pas toujours aussi sécurisé que l’exigent certains protocoles.
Lorsque les exigences de sécurité numérique l’exigent, vous pouvez également utiliser Sécurisés FTP ou SFTP. SFTP agit selon les mêmes voies qu'un FTP standard mais exploite le cryptage pour protéger les données lors du transfert. SFTP est la norme lorsque des informations personnelles ou sensibles sont en danger, que ce soit HIPAA, comptes financiers ou données client/client.
Qu'est-ce que l'intégration API?
Pour comprendre le fonctionnement de l'intégration des API, nous devons savoir ce qu'est une API is et comment il fonctionne. API signifie Application Programming Interface. Une API est un peu comme un substrat tactile numérique sur lequel fonctionne une plate-forme ou un logiciel. Les API permettent à deux plates-formes disparates, autrement non connectées, de communiquer en temps quasi réel via une liaison de données basée sur le cloud.
En reprenant l'exemple bancaire, lorsque vous connectez des comptes bancaires personnels aujourd'hui, il vous sera souvent demandé d'utiliser un service comme Plaid pour authentifier la propriété plutôt que les méthodes traditionnelles consistant à saisir manuellement les numéros de compte et d'acheminement, puis à attendre que les dépôts tests soient effectués. validation. Dans ces cas, Plaid et les applications similaires utilisent des API pour se connecter directement à votre institution bancaire et valider la propriété avec peu d'attente.
Comment fonctionne l'intégration d'API ?
Lorsque vous utilisez l'intégration API, vous créez un lien numérique immédiat pour partager des données spécifiques plutôt que de créer un lot de données pour un transfert groupé comme nous l'avons fait dans l'intégration basée sur des fichiers. Alors que les outils SaaS dominent l’écosystème numérique, les API sont de plus en plus utilisées pour exécuter les fonctions de « back-office » numérique. Par exemple, une boutique de commerce électronique classique peut utiliser des API pour connecter une myriade de méthodes de paiement, notamment les cartes de crédit et les cryptomonnaies, à son site Web. Compte Stripe, puis utilisez à nouveau les API pour transférer les informations de transaction vers un logiciel de comptabilité comme QuickBooks.
Notez que, dans ce cas, l’utilisateur final peut même ne pas savoir qu’il exploite les intégrations d’API. De plus en plus, ces applications destinées au client offrent simplement une transférabilité immédiate des données sans que le client ait besoin de compétences en codage. L'intégration des API est le véritable mécanisme et l'infrastructure qui pilotent le transfert en coulisses.
Si vous êtes une organisation suffisamment grande et recherchez Plateformes d'intégration d'API prises en charge par APCependant, vous comprenez probablement le fonctionnement conceptuel des intégrations d'API et leurs avantages par rapport à l'intégration basée sur des fichiers.
Quelle est la différence entre l'intégration de fichiers plats et l'API ?
Peser les fichiers plats FTP par rapport à l'API n'est pas une décision binaire simple « X vaut mieux que Y ». Au lieu de cela, l'équilibre entre API et FTP dépend des besoins opérationnels qui déterminent votre processus de prise de décision et de la manière dont vous anticipez l'évolution de ces besoins. Voici comment ils se situent dans certaines des catégories de cas d’utilisation les plus courantes :
FTP vs API : complexité des données
Les fichiers plats seront suffisants si vous gérez une poignée de transactions de base ou de journaux d'utilisateurs. Mais dès que vous commencez à jongler avec les exigences d’authentification, les besoins de sécurité au-delà du cryptage SFTP et, de manière générale, les exigences de données plus complexes, l’API est votre meilleure option. Gagnant : API
API vs FTP : lisibilité/modification sans assistance
Les interactions avec les API se déroulent dans un environnement numérique extrêmement complexe, rendant ce qui se cache « sous le capot » presque incompréhensible pour l’utilisateur profane. Les fichiers plats, cependant, sont facilement lisibles et modifiables avec des lecteurs de fichiers standard comme Excel et un peu d'expérience ou de formation. Gagnant : Fichiers plats
API vs fichier plat : digestion des données
Lors de l'utilisation de fichiers plats, chaque ligne est analysée, évaluée et traitée numériquement de manière autonome et séquentielle. Les API offrent un échange d'accès aux données direct et prédéterminé. Gagnant : API
Fichier plat vs API : convivialité
Si vous utilisez simplement l’API via une interface utilisateur bien développée, c’est aussi simple que la plupart des interactions avec des applications ou des logiciels. Si vous devez jeter un coup d’œil sous le capot, attendez-vous à repartir perplexe à moins d’avoir une expérience approfondie en programmation et en codage. Bien que l'échange de données FTP nécessite une courbe d'apprentissage plus abrupte, la technologie est suffisamment basique pour permettre à quiconque d'exécuter les actions avec un peu de formation. Gagnant: Cravate
SFTP vs API : intégration de l'écosystème
Les API sont capables de relier diverses plates-formes et services logiciels, à condition qu'elles offrent une intégration API. D’un autre côté, l’échange de données de fichiers plats via FTP ou SFTP est quasi universel entre différentes plates-formes et matériels. Gagnant: Cravate
API vs fichier plat : mise à l'échelle
Les API peuvent gérer des charges de données massives se produisant simultanément, mais l'API tierce exploitée peut limiter l'utilisation à un certain nombre d'interactions API (appelées appels API) quotidiennement ou peut facturer par appel. Cela peut s’avérer prohibitif si vous comptez échanger quotidiennement de grandes quantités de données. Les fichiers plats peuvent gérer des volumes de données assez importants, la vitesse de transfert étant plus dictée par les capacités matérielles que par tout autre facteur. Gagnant: Cravate
API vs FTP : latence
Étant donné que les fichiers plats regroupent les données existantes, ils sont téléchargés ou traités par lots selon un calendrier récurrent ou itératif. Les API fonctionnent en temps (quasi) réel, avec des plafonds de coûts si votre budget ne peut pas prendre en charge des appels d'API constants. L'intégration d'API peut même offrir des services en temps réel prise en charge de la messagerie – si c’est quelque chose que votre stratégie marketing prend en charge. Dans ce cas, cela dépend si vous accordez de l’importance à l’optimisation des coûts ou à la rapidité. Gagnant : ça dépend
FTP vs API : gestion des erreurs
Étant donné que les fichiers plats FTP et SFTP sont des liens directs pilotés par un seul agrégat de données, les erreurs doivent généralement être étudiées et corrigées manuellement. Les API disposent généralement d'une identification et d'une notification automatisées des erreurs via l'interface utilisateur. Gagnant : API
SFTP vs API : sécurité
Lorsqu’il est utilisé correctement, SFTP est sécurisé assez pour la plupart des utilisations. Mais, dans l’ensemble, l’API offre un meilleur accès aux outils de sécurité contre les menaces étendues, tels que les exigences d’autorisation et d’authentification. Gagnant : API
Quand intégrer via l'API et quand utiliser un fichier plat
Même si nous avons assigné un gagnant/perdant binaire au face-à-face API contre FTP panne, la vraie réponse à « L'intégration de fichiers plats ou d'API est-elle meilleure ? » dépend de vos besoins spécifiques. Par exemple, une équipe comptable développant l'intégration de données pour les systèmes automatisés de comptes fournisseurs pourrait donner la priorité à la gestion des flux de trésorerie et aux processus de paiement diligents. Dans ce cas, elle serait probablement en mesure de regrouper les factures par lots via FTP de fichiers plats sur une base récurrente quelque part dans un délai net de 30. fenêtre. En revanche, si l’équipe facture des fournisseurs Grâce à une série diversifiée de plates-formes logicielles, il est probablement préférable de connecter leur système logiciel de comptabilité aux fournisseurs via l'intégration d'API.
Voici quelques considérations supplémentaires à prendre en compte pour déterminer si l’intégration basée sur des fichiers est meilleure que l’intégration API pour votre entreprise :
Comment les données sont-elles utilisées ?
Si vous publiez régulièrement des transactions, notamment en grande quantité, sans avoir besoin d’un échange de données constant et immédiat, l’intégration de fichiers plats est la meilleure option. Cela est particulièrement vrai si vos besoins en matière d'échange de données concernent uniquement des mécanismes de back-office et non des relations clients. Les clients de la banque ne se soucient pas de la façon dont les transactions sont publiées via le téléchargement de fichiers plats, mais ils s'en soucieraient s'ils devaient interagir avec un fichier CSV chaque fois qu'ils souhaitent acheter dans votre boutique de commerce électronique. L'API est préférable dans ce dernier cas et dans toute autre interface orientée client avec des exigences en temps réel.
Si votre entreprise jongle avec une multitude de piles matérielles et de plates-formes, les deux solutions peuvent vous aider à regrouper et à « désinfecter » vos données pour en tirer des informations et des analyses. La mise en garde, dans ce cas, est que vos plateformes doivent proposer une intégration API. Si ce n’est pas le cas, l’intégration basée sur les fichiers est la seule option.
De même, si la latence est un problème et que vous avez besoin de mises à jour en temps réel, l'API est une meilleure solution.
Dans quelle mesure votre organisation est-elle dispersée ?
Bien que FTP puisse s'effectuer sur de longues distances, sa vitesse est intrinsèquement limitée par le matériel. Et bien que vous puissiez exécuter FTP hors ligne localement, ce n’est pas une option pour le transfert à distance. Les API, en revanche, sont basées sur le cloud et mieux adaptées à un échange de données généralisé sur plusieurs emplacements géographiques.
Quelle est la profondeur de votre ensemble de données ?
Si vous essayez de jongler avec des quantités de données massives couvrant plusieurs sélections, comme une gamme complète de Automatisation AP entrées, un fichier plat est généralement préférable car l'intégralité est regroupée en une seule source. En comparaison, l’intégration de l’API est plus granulaire et nécessiterait une plus grande contribution de l’utilisateur pour obtenir la même quantité de données échangées en une seule session via un fichier plat.
Conclusion
N'oubliez pas que l'évaluation de l'intégration d'un fichier plat par rapport à l'intégration d'une API n'est pas une décision binaire. En pratique, vous souhaiterez probablement tirer parti des deux tout au long de vos initiatives opérationnelles. Par exemple, votre équipe comptable peut utiliser l'intégration de fichiers plats pour gérer les comptes fournisseurs, tout en utilisant également l'intégration API pour synchroniser les cartes de crédit de votre entreprise avec le logiciel de comptabilité afin de gérer comptes de dépenses.
Mais connaître la différence entre les deux et savoir quels cas d'utilisation fonctionnent le mieux avec chaque méthode détermine votre prise de décision. Travailler avec des professionnels des données pour guider vos objectifs stratégiques en matière de données est donc généralement une valeur sûre.
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