Modèle de rapprochement de compte bancaire

Qu'est-ce que le rapprochement bancaire ?

Le rapprochement bancaire est le processus par lequel une entreprise vérifie les écritures comptables effectuées au fil du temps.

Durant toute l'année, l'entreprise inscrit ses écritures sur le livre de caisse, et la banque les inscrit sur son livret. À la fin de la période, les deux écritures sont rapprochées pour garantir qu'il n'y a pas de différence entre le solde de clôture du compte. L’ensemble de ce processus s’appelle le rapprochement des comptes bancaires.

Le rapprochement des comptes bancaires est une procédure standard pour les entreprises ; par conséquent, elle doit être effectuée périodiquement pour maintenir les livres à jour. Il existe différentes manières d'effectuer un rapprochement bancaire : un modèle de rapprochement bancaire tout fait.

Examinons en profondeur comment effectuer un rapprochement bancaire et utilisons le modèle de rapprochement bancaire Nanonets. Obtenez votre modèle maintenant.

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Quelles sont les différentes étapes d’un rapprochement bancaire ?

Chaque transaction effectuée en comptabilité contient généralement au moins deux écritures. Lorsque vous vendez quelque chose, vous enregistrez la transaction et l'acheteur ajoute l'article à ses actifs ou à ses stocks. Vous devrez examiner les documents des deux côtés pour terminer la procédure de rapprochement bancaire.

Voici les étapes du processus de rapprochement bancaire :

• Obtenez votre livre de caisse et votre relevé bancaire.
• Assurez-vous que le solde d’ouverture mensuel est le même pour les deux documents.
• Comparez toutes les entrées des deux documents. Traversez les entrées qui correspondent et marquez les entrées qui ne correspondent pas.
• Déterminez la raison pour laquelle les entrées ne correspondent pas. Apportez les corrections nécessaires.
• Mentionnez les corrections avec les détails des éléments appropriés pour les audits futurs.
• Une fois toutes les corrections effectuées, le solde de clôture mensuel devrait correspondre.
• Informez les parties concernées des modifications que vous avez apportées.
• Planifiez un calendrier de rapprochement régulier pour combler les éventuelles lacunes.

Pour faciliter le rapprochement bancaire, vous pouvez utiliser Convertisseur de relevés bancaires Nanonets outil pour convertir les entrées de relevés bancaires numérisées en CSV.

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Pourquoi avez-vous besoin d’un rapprochement bancaire ?

En tant que comptable ou teneur de livres, vous pouvez utiliser le rapprochement bancaire pour plusieurs raisons :

• Pour vérifier l'exactitude de vos documents comptables
• Pour trouver des erreurs dans vos documents comptables (ou autres documents liés à votre entreprise)
• Pour identifier une fraude ou un vol au sein de votre entreprise
• Pour identifier les problèmes avec votre logiciel de comptabilité
• Pour vous assurer que votre entreprise respecte ses obligations financières

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Comment faire un rapprochement bancaire ?

Le rapprochement bancaire consiste à vérifier, ajuster et rapprocher les comptes avec une banque, une société émettrice de cartes de crédit ou une institution financière. Le rapprochement des comptes bancaires vise à garantir que tous les débits et crédits ont été correctement enregistrés dans le système comptable. Certaines des étapes impliquées dans le rapprochement des comptes bancaires sont :

Vérifiez toutes les transactions sur le relevé bancaire.

L'une des premières étapes du rapprochement des comptes bancaires consiste à vérifier toutes les transactions figurant sur votre relevé bancaire par rapport à celles de vos livres. Si vous constatez des différences, recherchez-en la raison. Il se pourrait que :

• Une transaction n'a pas été enregistrée dans vos livres parce qu'elle n'est pas encore due ou payée (par exemple, un chèque).
• Une erreur a été commise lors de l'enregistrement de la transaction ; par exemple, si vous avez noté 10 $ et que vous réalisez ensuite que cela aurait dû être 100 $. Cela peut se produire lorsque vous travaillez rapidement ou que vous êtes distrait par d'autres choses.
• Vous avez saisi un montant dans un compte, mais vous avez comptabilisé un autre montant sur ce même compte ultérieurement (ou vice versa).

Récupérez vos enregistrements de compte.

La deuxième étape du rapprochement de votre relevé bancaire consiste à extraire vos dossiers. Utilisez les informations dont vous disposez pour comparer avec le relevé bancaire, en identifiant les transactions manquantes et en double. Cela peut être fait manuellement ou avec un programme informatique qui automatise le processus.

Recherchez les transactions qui ne sont pas enregistrées sur le relevé bancaire.

Maintenant que vous avez correctement enregistré toutes vos transactions, il est temps de vérifier les transactions manquantes ou incorrectes. Il existe plusieurs façons de les trouver :

• Vérifiez le relevé bancaire pour les dépôts et retraits manquants. Si un article ne figure pas sur le relevé bancaire, vous devrez savoir où il est allé (ou s'il n'a jamais été déposé). Si un article est un dépôt mais n'est pas enregistré en tant que tel, alors quelque chose s'est mal passé avec votre processus d'enregistrement : vous avez peut-être oublié d'enregistrer le dépôt ou commis une erreur en l'inscrivant dans les livres. Le moyen le plus simple de vérifier cette erreur consiste à examiner chaque transaction individuellement et à comparer sa description avec le contenu du relevé bancaire. Par exemple : « Dépôt en espèces » par rapport à « N° de chèque ».
• Recherchez dans votre liste de transactions tout paiement unique effectué par chèque ou en espèces qui n'a pas été enregistré dans les livres. Si possible, ceux-ci doivent être saisis immédiatement après leur apparition ; sinon, ils doivent être saisis à un moment donné avant qu'ils ne s'éloignent trop de leur date d'origine afin qu'ils puissent toujours être rapprochés de manière appropriée (bien qu'il n'y ait pas de date limite fixée).

Assurez-vous que toutes les transactions sont enregistrées dans les livres de votre entreprise.

L'une des étapes les plus critiques du rapprochement des comptes bancaires consiste à garantir que toutes les transactions sont enregistrées dans les livres de votre entreprise. Vous devez enregistrer les transactions et effectuer des ajouts ou des corrections si les transactions ne sont pas enregistrées dans les livres de votre entreprise.

Cela peut être fait via un système comptable informatisé ou manuellement. Si vous le faites manuellement, assurez-vous que toutes les transactions sont enregistrées dans votre journal.

Localisez et réconciliez les différences entre les comptes.

L'étape suivante du processus de rapprochement consiste à localiser et à rapprocher les différences entre les comptes. Localisez toutes les transactions manquantes dans vos livres ou toutes les transactions enregistrées dans les livres de l'autre société mais pas encore enregistrées dans les vôtres. Recherchez les transactions saisies sur le mauvais compte et vérifiez si elles ont été comptabilisées correctement au bon moment. Si vous trouvez une erreur, corrigez-la immédiatement en effectuant les ajustements appropriés et en publiant les corrections si nécessaire.

Le processus de rapprochement bancaire peut être complexe et long, mais il fait partie intégrante du maintien de l’intégrité de toute entreprise. En suivant ces étapes, vous aurez un bilan plus précis de votre santé financière et vous assurerez que vous êtes sur la bonne voie pour réussir dans votre secteur.

Utilisez notre modèle de rapprochement bancaire pour simplifier votre processus de rapprochement bancaire.

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Quelles sont les causes des écarts de rapprochement ?

Le rapprochement bancaire est un processus qui compare vos documents comptables avec l'état de votre banque. L'ensemble du processus est automatisé, mais cela peut encore prendre du temps pour parcourir toutes les transactions et s'assurer qu'elles correspondent. Des erreurs de rapprochement peuvent survenir pour plusieurs raisons :

Différences de temps

Une saisie de données inexacte peut entraîner des écarts de rapprochement. Par exemple, les transactions peuvent être saisies trop tôt ou trop tard pour être incluses dans le rapprochement.

• Les transactions peuvent être saisies trop tôt. Par exemple, supposons que vous rapprochez un compte qui utilise une fin d’exercice qui ne coïncide pas avec la fin d’exercice de votre entreprise. Dans ce cas, vous devrez en tenir compte lors de la saisie des transactions au cours du mois en cours de votre entreprise. En d'autres termes, si l'un de vos comptes se termine le 30 juin et que vous saisissez actuellement des transactions du 1er juillet au 31 décembre (l'exercice de votre entreprise), ces chiffres devront être ajustés en ajoutant ou en soustrayant des jours en fonction de leurs dates d'entrée respectives.
• Les transactions peuvent être saisies trop tard. Si vous travaillez avec un compte qui nécessite un traitement spécial en raison de sa nature ou de son objectif commercial (par exemple, des dépenses payées d'avance telles que des primes d'assurance), vous devez vous assurer qu'elles sont saisies à temps afin qu'elles puissent contribuer à la clôture des soldes au moment opportun. fin de chaque période (ou trimestre).

Erreurs

Des erreurs peuvent survenir, mais elles ne sont pas toujours de votre faute. Il est important d'identifier les causes des écarts de rapprochement afin de savoir comment les éviter à l'avenir. Passons donc en revue quelques erreurs courantes et ce que vous pouvez faire pour y remédier :

• Informations sur les transactions manquantes ou inexactes : si toutes vos transactions ne sont pas correctement configurées dans les livres, il y aura un écart entre les relevés bancaires et les soldes des comptes clients (ARB) lors du rapprochement. La solution? Vérifiez toutes les transactions entrantes avant de les importer dans les livres et vérifiez à nouveau après les avoir importées.
• Configuration incorrecte : tout est-il parfaitement configuré ? Super! Mais assurez-vous simplement que chaque compte apparaît des deux côtés du bilan et dans un compte de résultat (P&L), y compris les comptes de capitaux propres tels que le capital du propriétaire et les bénéfices non distribués. Une fois ces éléments critiques en place, il devrait être plus facile pour vous de vous assurer que tout s'équilibre correctement lors des rapprochements périodiques tout au long de l'année.

Transactions manquantes

Les transactions manquantes peuvent être dues à de nombreuses raisons. Certaines transactions n’ont jamais été saisies, elles n’apparaîtront donc pas dans le rapprochement. D'autres transactions peuvent avoir été mal saisies, entraînant un solde inexact. Même si votre système est configuré pour rapprocher automatiquement tous les comptes, il est également possible que vous ayez supprimé une transaction par erreur. Il est important d'examiner attentivement ces cas, car ils peuvent indiquer des erreurs au sein de votre système ou de vos processus.

Surveillance

Les propriétaires d’entreprises sont terrifiés par cette situation. Mais malheureusement, les fraudeurs sont plus créatifs que les propriétaires d’entreprises dans leurs méthodes pour y parvenir. Voici quelques exemples:

• Les paiements en espèces des clients enregistrés dans les livres comme reçus se retrouvaient dans la poche de quelqu'un.
• Les techniques de kiting consistent à retarder le dépôt d'espèces et de chèques jusqu'à ce que le produit d'un dépôt ultérieur puisse couvrir l'argent ou les chèques volés.
• De faux chèques sont envoyés au fournisseur fictif mais réel.
• Les fonds sont détournés vers des comptes bancaires intraçables.
• Vol de stocks ou d’autres ressources de l’entreprise.
• Faux relevés bancaires.

Étant donné que les fraudeurs experts savent dissimuler leurs traces, il peut être difficile de détecter une fraude au premier coup d’œil dans un relevé bancaire ou dans tout rapprochement de compte bancaire. On sait même que ces éléments ont été omis par les auditeurs. Mais si quelque chose semble étrange, cela vaut la peine d’y réfléchir.

La prévention constitue la ligne de défense la plus solide contre la fraude. Dans la mesure du possible, la séparation des emplois avec des vacances obligatoires devrait être la première chose que toute organisation met en œuvre. La plupart des fraudeurs ne peuvent être découragés qu'en sachant que quelqu'un examine attentivement les relevés et rapprochements bancaires et de cartes de crédit et surveille étroitement les actifs de l'entreprise.

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Comment rapprocher les paiements ?