Comment les fondateurs devraient penser à la gestion de trésorerie

L'argent est comme de l'oxygène pour les startups ; les fondateurs le prennent parfois pour acquis, mais cela maintient votre entreprise en vie. Même si vous avez un excellent produit, des revenus en croissance et un vivier de talents stable, si vous manquez d'argent, votre entreprise est morte.

Compte tenu de l'importance de la trésorerie, la gestion de la trésorerie - qui comprend la gestion de la piste et la mobilisation de capitaux auprès des investisseurs - est naturellement une question de PDG et non quelque chose à confier à un directeur financier ou à une équipe financière, en particulier en période d'incertitude. Les décisions d'allocation de trésorerie, telles que les dépenses d'embauche et d'infrastructure, relèvent également de la compétence du PDG, tout comme, si votre startup a des dettes, en veillant à ce que votre entreprise ne déroge à aucune clause stipulant la détention d'un certain solde de trésorerie. Sinon, un prêteur peut prendre vos actifs en garantie.

Pour gérer avec succès la trésorerie, notre principe directeur s'articule autour de la compréhension du calendrier et de la mise en place d'un cadre pour lever des fonds, calculer les liquidités et déterminer à quoi vous dépensez votre argent. Dans ce guide, nous ne discuterons pas endettement et équité, qui sont bien couvertes, et concentrez-vous plutôt sur 1) comment déterminer ce qui compte réellement comme «argent» pour gérer votre entreprise, 2) comment utiliser un cadre pour développer un plan pour votre argent, 3) comment construire un système adaptable et modèle de fonctionnement flexible (que nous aborderons plus en détail dans un article de suivi) et (4) comment faire face à une crise de liquidité. En gérant étroitement les liquidités et en maintenant des mois de piste, les fondateurs peuvent éviter de nombreuses erreurs coûteuses évitables (mais trop courantes !).

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Le timing est important

Avant d'entrer dans les détails, nous tenons à souligner que le principe fondamental de la gestion de vos liquidités en tant que startup est que le moment et la maturité comptent. Compréhension quand dont vous avez besoin est ce que nous faisons montant d'argent est fondamental pour l'exploitation de votre entreprise. Pour ce faire, vous devez avoir une idée précise du moment où l'argent entre, quand il doit être payé et quand il doit être bloqué pour d'autres besoins, à court et à long terme. 

Le même processus de réflexion devrait être étendu à la façon dont vous investissez votre argent dans vos opérations. Vos investissements dans les produits et l'embauche doivent correspondre au moment où vous pensez pouvoir lever des capitaux, qu'il s'agisse de dettes ou de capitaux propres. Ce n'est qu'après avoir pris connaissance des besoins de liquidités de votre entreprise que vous pouvez déterminer si vous souhaitez investir les liquidités et dans quels types d'instruments, entre autres. 

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Calcul de trésorerie

Alors, qu'est-ce que l'argent comptant? Le montant d'argent que vous avez peut sembler évident - il devrait s'agir du montant d'argent que vous avez sur votre compte bancaire - mais il y a souvent confusion autour de ce sujet. En effet, votre argent peut être conservé dans plusieurs comptes, y compris des comptes de trésorerie affectés, des factures à payer, des créances entrantes, des revenus gagnés qui n'ont pas encore été facturés ou collectés, des dettes, etc. La comptabilité de caisse est essentielle. En tant que fondateur, vous devriez idéalement avoir une vision quotidienne sur argent liquide: Il s'agit de votre argent en banque, à l'exclusion de l'argent soumis à des restrictions, des investissements ou de tout ce qui est immobilisé.

 Il existe généralement deux façons de suivre vos enregistrements comptables : la comptabilité de caisse et la comptabilité d'exercice. Bien que la comptabilité d'exercice soit importante pour comptabiliser les coûts et les revenus lorsqu'ils sont gagnés et constitue la base de la comptabilité et des rapports GAAP, elle peut être moins utile pour suivre votre flux de trésorerie prévu en tant que fondateur. La comptabilité de caisse reconnaît les paiements et les encaissements réels en espèces, quel que soit le moment où ils sont gagnés ou encourus. Pour vous aider à réfléchir à vos sources et utilisations de liquidités, il peut être utile d'y penser en termes de flux de trésorerie d'exploitation, de financement et d'investissement. 

En tant que startup, vous disposez de sources et d'utilisations de trésorerie provenant de d'exploitation — revenus de vos clients, dépenses salariales, dépenses marketing, etc. — selon l'étape. Il y a aussi financement flux de trésorerie, qui pour une startup est l'argent que vous avez généralement reçu de votre dette ou de vos augmentations de capital. (Il y a aussi des flux de trésorerie provenant des investissements, bien que cela soit généralement moins pertinent pour les startups de logiciels qui ont moins d'investissements). Les définitions comptables techniques sont moins importantes ici, mais le principe de distinction importe. Les besoins en liquidités de votre startup doivent être financés par une combinaison de liquidités générées par l'entreprise, le cas échéant, et de la somme d'argent que vous avez collectée. La gestion de ces flux de trésorerie entrants et sortants est une gestion de trésorerie.

Une erreur courante que commettent les startups lorsqu'elles déterminent leur situation de trésorerie est de compter tous leurs revenus gagnés par rapport à leurs dépenses (c'est-à-dire une forme de comptabilité d'exercice). Cela nous ramène au point que le timing compte. L'argent que vous n'avez pas reçu n'est pas de l'argent. De manière réaliste, les clients vont vous payer en retard et certains ne vous paieront pas du tout. Vous devez en tenir compte lorsque vous pensez à la somme d'argent dont vous avez besoin. Les comptes débiteurs (c'est-à-dire l'argent que vos clients vous doivent) ne sont pas en réalité de l'argent liquide, car vous n'avez rien reçu qui puisse vous servir à payer vos employés ou à payer vos intérêts. Jusqu'à ce que vous receviez le paiement en espèces, ce n'est pas de l'argent comptant.

La trésorerie est aussi parfois immobilisée et donc pas de trésorerie liquide. Cela inclut les espèces qui se trouvent sur un compte séquestre auprès de votre passerelle de paiement, les prêts que vous avez accordés ou les capitaux propres que vous avez engagés en tant que «première perte» dans vos entrepôts. Vous devez souvent détenir un montant minimum de liquidités afin de ne pas enfreindre une clause restrictive de votre contrat de crédit. Rien de tout cela n'est de l'argent que vous pouvez utiliser pour financer vos opérations commerciales. 

Et n'oubliez pas que la dette doit également être remboursée. Le point de vue le plus conservateur consiste à ne sauraient incluez la dette dans votre numéro de caisse puisque vous devez la rembourser.

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Construire un plan de trésorerie

Maintenant que vous savez comment calculer votre position de trésorerie liquide, vous devez élaborer un plan pour gérer votre piste et comprendre combien de mois votre trésorerie vous permettra de rester à flot. Ici, le principe de trésorerie clé basé sur le calendrier consiste à comprendre la différence entre trésorerie d'exploitation ainsi que trésorerie stratégique. Tout ce dont vous avez besoin pour gérer votre entreprise au cours des 12 prochains mois est votre trésorerie d'exploitation ; cela comprend les salaires, le loyer et les paiements d'intérêts. L'argent stratégique est de l'argent dont vous n'aurez pas besoin pendant une longue période. Vous avez donc un peu plus de flexibilité avec cette trésorerie.

Pour vous aider à déterminer la trésorerie d'exploitation par rapport à la trésorerie stratégique, ainsi que votre piste, vous devez prévoir et établir le budget de vos dépenses. Pour la plupart des startups, vos dépenses les plus importantes seront vos employés, il est donc essentiel de connaître votre plan d'effectifs pour comprendre vos besoins de trésorerie. Même si vous êtes une entreprise en phase d'amorçage qui ne génère pas de revenus, vous devez avoir une idée claire des jalons que vous devez atteindre pour augmenter votre prochain cycle, ce qui est également une forme de gestion de trésorerie ! Au fur et à mesure que vous progressez, vos coûts deviennent plus reproductibles et plus faciles à prévoir, ce qui simplifie la prévision. 

La clé de la prévision est d'avoir une idée de vos besoins de dépenses mensuels et de votre consommation de trésorerie ainsi que de votre piste, puis de revoir ces estimations mensuellement, au moins, à mesure que la position de votre startup change.

Vos prévisions vous donneront une idée de vos dépenses, qui peuvent être un raccourci pour la consommation de trésorerie, mais vous devriez également avoir une vue des paiements à venir, dont certains peuvent concerner des dépenses engagées au cours d'une période précédente. Un formulaire est celui des comptes créditeurs : tous les paiements, récurrents ou non récurrents, que vous vous attendez à payer. Cela comprend un large éventail de choses, y compris, mais sans s'y limiter, les frais annuels de licence de logiciel, les paiements de primes contractuelles, les compléments de prix associés à une acquisition, les dépenses de construction de bureaux et les indemnités de départ pour les réductions prévues en vigueur. Une autre chose à prendre en compte est l'encours des paiements de la dette (à la fois les intérêts et le principal). 

Lors de la détermination de leurs besoins de trésorerie, les startups oublient aussi souvent que les paiements prennent du temps à être compensés. Les paiements ACH, qui sont souvent utilisés pour payer les fournisseurs de paie ou les fournisseurs, prennent quelques jours pour être compensés et échouent parfois en raison de fonds insuffisants ou pour d'autres raisons. Les paiements qui doivent être effectués entre les entités de l'entreprise (par exemple, un OpCo et un PropCo pour une société immobilière, ou des filiales internationales, ou même des comptes bancaires) prennent souvent du temps à être compensés. Vous ne pouvez pas compter sur un prêt interentreprises comme liquidités ! Laissez-vous un tampon dans le temps et les liquidités excédentaires pour tenir compte des retards. Les startups ne tiennent souvent pas compte de ce décalage horaire et se retrouvent avec des problèmes à court terme, ne serait-ce que pour quelques jours, qui peuvent encore être fatals. 

Une fois que vous avez une idée de vos besoins de trésorerie prévus, vous pouvez déterminer où laisser l'argent, en fonction du calendrier de liquidité requis. La trésorerie d'exploitation peut être placée sur un compte de dépôt sur lequel vous pouvez puiser chaque fois que vous en avez besoin. Pour les liquidités stratégiques, puisque vous n'en avez pas besoin à court terme, vous pouvez envisager d'investir dans un compte productif comme un fonds du marché monétaire. Ces comptes peuvent être moins liquides. Il est essentiel de faire la distinction entre ces deux types ; si vous savez que vous aurez besoin d'argent pour effectuer des paiements à court terme, par exemple, ne l'immobilisez pas dans quelque chose à long terme. 

Dans l'environnement de taux d'aujourd'hui, heureusement, vous pouvez confortablement gagner 2 à 3 % dans un compte de balayage à faible risque très liquide ou un compte du marché monétaire. Si vous disposez d'une marge de trésorerie suffisante pour durer plus de 12 à 18 mois, il peut également être judicieux, pour vos dépenses à court terme, d'explorer un portefeuille échelonné avec des instruments à durée légèrement plus longue (c'est-à-dire 6 à 12 mois ), y compris les bons du Trésor américain, les obligations ou les billets de trésorerie. Comme meilleure pratique, vous devriez rédiger une politique d'investissement simple et la faire approuver par votre conseil d'administration avant d'aller de l'avant avec la mise en œuvre d'une stratégie d'investissement plus large.

(Pour plus d'informations, l'équipe de crypto a16z a mis en place a modèle de politique d'investissement de base ainsi que Guide de gestion de trésorerie.  Bien que leur rédaction comprenne des conseils spécifiques à la cryptographie et au DAO, les principes généraux qu'ils couvrent sont les mêmes pour une gestion de trésorerie plus large.) 

N'oubliez pas que lorsqu'il s'agit d'investir votre argent, votre premier objectif est de préservation du capital, et deuxièmement c'est liquidité. Vous devez vous assurer que vous pouvez couvrir toutes vos dépenses d'exploitation à court terme - même dans le pire des cas - ainsi que tout paiement ponctuel avant de rechercher un rendement. Soyez prudent et rappelez-vous que la maturité compte!

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De l'argent est livré avec des conditions attachées

Maintenant que vous avez une prévision des besoins de trésorerie de votre entreprise, pouvez-vous utiliser l'ensemble de votre trésorerie de la même manière ? Non! C'est là que les flux de trésorerie de financement - en particulier les liquidités résultant de la levée de dettes par rapport aux capitaux propres - doivent être traités différemment des flux de trésorerie d'exploitation générés par les activités commerciales. Pour les start-up, la dette est mieux utilisée pour financer des les flux de trésorerie futurs et les capitaux propres pour l'imprévisible. Les capitaux propres, bien sûr, sont la forme de liquidités la plus chère (étant donné la propriété permanente des nouveaux investisseurs, qui est dilutive et a un taux de rendement requis plus élevé), mais offre plus de flexibilité en matière d'utilisation. Les investisseurs en actions peuvent également avoir une certaine gouvernance sur les dépenses, en particulier sur les achats importants, en fonction des conditions de leur investissement.

Dans l'accord de crédit plus long, l'utilisation du produit de la dette sera limitée à des activités spécifiées. La dette est souvent utilisée pour financer les opérations (par exemple, l'embauche, les licences de logiciels, les bureaux), la croissance (par exemple, les ventes et le marketing) une fois que l'entreprise a une traction reproductible, et les fusions et acquisitions, ainsi que pour amortir le bilan ou prolonger la piste. La dette ne doit pas être utilisée pour financer des résultats imprévisibles, comme des produits non éprouvés. Si vous prêtez à des clients, vous pouvez envisager de constituer une dette dans une structure de véhicule à usage spécial (SPV) hors bilan pour financer de nouvelles créations. Cela peut nécessiter une certaine équité selon les conditions, principalement le taux d'avance. 

Si vous choisissez de lever une facilité de crédit, le type que vous devez lever dépend également de l'échéance, comme nous l'avons déjà écrit sur, et le type peut débloquer différents montants d'argent. Les produits financiers axés sur le fonds de roulement (par exemple, les avances de trésorerie, les cartes de paiement, l'affacturage et d'autres formes de financement des créances) ont généralement des durées plus courtes (moins d'un an) et se renouvellent rapidement. Ils sont généralement financés par des emprunts à risque ou des entrepôts. L'argent sera recyclé à un rythme plus rapide par rapport aux actifs à plus long terme comme les prêts personnels, qui pourraient avoir une période de récupération de trois ans. Les actifs à plus longue durée immobiliseront le capital pendant une plus longue période et ne pourront pas être utilisés pour les besoins en fonds de roulement.

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Comment gérer une crise de liquidité

Si, pour une raison quelconque, vous vous retrouvez dans une situation de crise sans avoir assez d'argent, ne paniquez pas. Vous avez encore quelques options pour vous creuser. Tout d'abord, ce que vous pouvez faire dépend si votre problème tourne autour d'un problème à court ou à long terme. Si vous savez que vous allez manquer d'argent pour gérer l'entreprise des mois à l'avance - un problème à long terme qui est dans la nature des startups - vous pouvez lever plus de capitaux, vendre votre entreprise, confier une partie de l'entreprise à vendez, réduisez vos opérations ou trouvez un moyen de réduire votre consommation de trésorerie et d'atteindre la rentabilité. 

Vos options sont plus limitées si vous avez un problème soudain et à court terme, ce à quoi les fondateurs ne sont généralement pas équipés pour répondre. Vous devrez peut-être prendre des décisions qui auront un impact sur la croissance à court terme, comme arrêter brusquement l'octroi de prêts à vos clients ou fermer un produit, et ce n'est pas grave ! Il existe quelques prêteurs à court terme qui peuvent être en mesure de fournir une note à vue ou une solution rapide ; cependant, ces options seront coûteuses et peuvent s'accompagner de taux d'intérêt et/ou de mandats plus élevés. 

Vous pouvez également vous tourner vers vos actionnaires existants pour obtenir un soutien sous la forme d'un billet convertible ou d'une structure de dette et de bons de souscription pour combler l'écart au cours des prochaines semaines jusqu'à ce que vous soyez en mesure d'obtenir un financement supplémentaire. Il s'agirait d'un financement relais à court terme ou d'un billet à vue qui se convertirait en capitaux propres à un moment donné dans le futur. Cela peut prendre plus de temps pour lever des capitaux en fonction des conditions du marché, vous devez donc toujours avoir des conversations le plus tôt possible. 

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Conclusion

La gestion de la trésorerie devrait être une priorité absolue pour les PDG. Pour rester en vie, maintenant plus que jamais, les entreprises doivent savoir : 1) combien de liquidités elles ont à un moment donné, et 2) de manière réaliste, combien de mois de piste elles ont. Avec une bonne maîtrise du calendrier des besoins de trésorerie et une gestion active des pistes, une entreprise peut économiser beaucoup de temps et de chagrin d'amour face à une crise de trésorerie douloureuse ou, pire, à la mort.

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