Comment organiser les factures ? – 3 façons de suivre facilement les factures

Les factures font inévitablement partie de la vie. Que vous soyez une entreprise, un indépendant ou un salarié, vous avez forcément des factures. Avec une surcharge de factures, vous risquez d'en perdre et d'en oublier.

Site web gestion des factures commence par une meilleure organisation, pour ne jamais perdre une facture importante. Mais comment organiser ses factures efficacement ? Comment commencer? Et quelles sont les bonnes pratiques pour suivre facilement les factures ?

Nous discuterons de trois façons d'organiser vos factures afin que vous les ayez toujours à portée de main lorsque vous en avez besoin.

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Pourquoi avez-vous besoin d'organiser les factures?

Lorsqu'une seule personne gère moins de factures, c'est facile à gérer. Mais, à mesure que les factures augmentent, des erreurs sont inévitables. Voici quelques raisons pour lesquelles vous devriez prendre la gestion des factures au sérieux :

Perte de trace des dates d'échéance et des montants : Garder une trace de plusieurs factures, de leurs dates et de leurs montants est une tâche fastidieuse. Et si vous manquez les paiements, vous devrez peut-être payer un montant supplémentaire.

Scores de crédit dommageables : Les paiements de factures en temps opportun sont liés à votre pointage de crédit. Une bosse ici peut vous coûter cher sur toute la ligne.

Tenue des dossiers de paiement : Pour une entreprise, il est crucial de conserver des registres financiers des paiements, des factures, des factures, etc. pour rester en conformité. Lors d'un audit, vous devez présenter des données exactes et fiables. Les factures manquantes peuvent envoyer un mauvais signal et conduire à d'autres audits intenses.

Budgétisation inefficace : Les factures donnent une idée des tendances des dépenses et vous aident à garder un œil sur votre budget par rapport à vos dépenses. Ne pas gérer les factures peut conduire à perdre la trace du budget.  

En dehors de cela, l'organisation des factures peut vous aider à lutter contre le vol d'identité, à gérer les dossiers financiers et à assurer le paiement des factures en temps opportun.

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3 façons d'organiser vos factures comme un pro !

Ce blog discutera de ces trois façons d'organiser vos factures. Ces méthodes sont classées par ordre croissant de précision, d'efficacité et de fiabilité.

• Organiser les factures manuellement
• Numériser les factures et les trier sur le bureau
• Automatisation de l'organisation des factures avec des workflows automatisés

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Organiser les factures manuellement

L'organisation manuelle des factures implique l'utilisation de dossiers papier et d'armoires pour classer les dépenses. Par exemple, vous pouvez créer un dossier intitulé "Dépenses de divertissement" pour stocker toutes les factures liées au divertissement, telles que les dîners, les sorties d'équipe, etc.

Vous pouvez suivre ces étapes pour organiser les factures manuellement :

• Triez vos factures par date d'échéance et classez les factures entrantes par catégorie de dépenses.
• Créez un système de classement pour vos factures. Utilisez des dossiers ou des armoires pour chaque type de catégorie.
• Pour suivre les paiements et les dates d'échéance, utilisez une feuille de calcul papier ou Excel et notez le montant de la facture, la date d'échéance, l'état du paiement et la catégorie.
• Configurez des rappels sur votre appareil mobile pour ne pas oublier les paiements de factures.
• Effectuez les paiements à leur échéance et mettez à jour le statut de paiement pour chaque facture.
• Stockez les factures payées dans un fichier ou une archive séparé pour que votre feuille de suivi des factures active reste gérable.
• Répétez ce processus mensuel pour garder vos factures organisées et sous contrôle.

Avantages:

• C'est une méthode simple.
• Tout le monde peut suivre ces étapes pour conserver les factures au même endroit.

Inconvénients:

• Beaucoup d'efforts manuels sont nécessaires.
• Il est difficile d'identifier les tendances des dépenses.
• Les reçus peuvent être perdus ou endommagés facilement.

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Numérisation des factures et tri numérique

La numérisation des factures peut aider à réduire le risque d'endommager ou de perdre des factures. Suivez ces étapes pour organiser les factures numériquement :

• La première étape consiste à numériser les factures. Vous pouvez prendre des photos de vos factures à l'aide de votre téléphone.
• Vous pouvez également utiliser une application de scanner de factures pour extraire les données de la facture et numériser efficacement les factures.
• Téléchargez les images numérisées sur votre bureau.
• Créez des dossiers en fonction de la catégorie de dépenses et téléchargez les factures dans les dossiers désignés.
• Utilisez une convention de dénomination de fichier pour identifier rapidement chaque facture, comme le type de facture et la date.
• Organisez les factures numériques en sous-dossiers en fonction des catégories ou des dates d'échéance.
• Vous pouvez le faire sur votre bureau ou sur un système en ligne comme Google Drive, Sharepoint ou plus.
• Maintenant, utilisez une feuille de calcul ou des outils de gestion financière pour suivre les dates d'échéance des factures, l'état des paiements et les montants.
• Configurez des rappels automatiques pour garantir le paiement des factures dans les délais.
• Sauvegardez vos factures numériques sur un service cloud sécurisé pour vous protéger contre la perte de données.

Avantages:

• Il est plus facile de catégoriser et de suivre les paiements et d'effectuer des analyses financières.
• Le stockage numérique des factures élimine le risque de perdre ou d'endommager des factures.

Inconvénients:

• Le stockage numérique des informations financières peut soulever des inquiétudes quant à la sécurité des données.
• Vous devez effectuer l'ensemble de l'exercice pour chaque nouvelle facture qui arrive.
• Vous devez créer plusieurs sauvegardes pour vous assurer de ne pas perdre les données.  

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Automatisation de l'organisation des factures avec des workflows automatisés

Les flux de travail automatisés sont un excellent moyen d'éliminer les tâches manuelles dans l'organisation des factures. La plupart des tâches d'organisation des factures sont basées sur des règles, ce qui signifie qu'elles peuvent être codées facilement.

Des plates-formes comme nanonets peut vous aider à automatiser l'organisation des factures à l'aide de workflows sans code, classificateurs de documents, et un stockage cloud sécurisé. Voici à quoi ressemble un flux de travail automatisé de gestion des factures sur les nanonets :

• Une facture entrante sera automatiquement téléchargée sur Nanonets à l'aide des options de téléchargement de documents.

• La facture est ensuite acheminée vers le modèle OCR, où les données pertinentes sont extraites, telles que le montant de la facture, la date d'échéance, l'adresse de paiement, les conditions de paiement, etc.

• Maintenant, plusieurs choses se produisent dans les étapes suivantes :

1. Les données de la facture sont formatées correctement si elles contiennent des erreurs. Par exemple, format de date, capitalisation ou suppression de caractères spéciaux.
2. Renommez la facture en fonction du montant de la facture, de la catégorie de dépenses et plus encore.
3. Sur la base des données de la facture, la facture est classée dans les catégories de dépenses appropriées.
4. Un workflow d'approbation est déclenché en cas d'erreur, qui vous envoie les factures pour un examen manuel.
5. Vous pouvez également faire correspondre les données de la facture avec votre relevé bancaire pour vous assurer qu'il n'y a pas de frais supplémentaires.

Avantages:

• Processus sans erreur et fiable
• Crée des pistes de vérification automatiquement.
• Aucun risque de perdre, d'abîmer ou d'oublier une facture à payer à temps.
• L'automatisation permet d'économiser beaucoup de temps, d'efforts et d'argent.

Inconvénients:

• Vous devrez faire un effort ponctuel pour configurer les flux de travail. [Notre équipe d'experts peut vous aider à mettre en place des workflows.]

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Pourquoi utiliser les nanonets pour organiser les factures ?

[Contenu intégré]

Nanonets est un logiciel d'OCR basé sur l'IA avec une technologie sans code avancée l'automatisation du workflow et plate-forme mondiale de paiements. Avec Nanonets, vous pouvez automatiser n'importe quel processus manuel avec des workflows basés sur des règles.

Nanonets ' Logiciel OCR est l'un des meilleurs du marché. Il peut extraire des données de n'importe quel document ; PDF, images, documents manuscrits, Excel, Word, etc. avec une précision de plus de 95 % et 10 fois plus rapide que la méthode manuelle.

En dehors de cela, vous pouvez utiliser les nanonets pour extraire des données de documents, classer des documents, utiliser une base de données pour vérifier les documents, effectuer enrichissement des données tâches et exporter des données vers différents formats et bases de données.

Les possibilités sont infinies.

Voici quelques raisons d'envisager les nanonets :

• Téléchargez automatiquement des documents à partir de plusieurs sources telles que Gmail, Drive, SharePoint, ordinateur de bureau, etc.
• Classifiez les documents entrants avec un classificateur de documents.
• Excellente correspondance de documents pour faciliter vérification des documents.
• Extrayez les données de n'importe quel document en moins de 15 minutes
• Mettre en place des workflows personnalisés pour effectuer l'enrichissement des données, automatisation des approbationset plus encore.
• Stockage sécurisé des documents et archivage de documents.
• Intégrations transparentes pour synchroniser les données avec plus de 5000 logiciels.
• Interface sans code entièrement personnalisable.
• Aide gratuite à la migration.
• Essai gratuit de 7 jours
• Responsable de la réussite client dédié.
• Contrôle d'accès basé sur les rôles
• Assistance 24 × 7

Voici un aperçu de ce que les Nanonets peuvent faire et plus encore :

Plus de 30,000 30 utilisateurs utilisent les nanonets pour automatiser plus de XNUMX millions de processus documentaires. Nanonets est le choix idéal pour les entreprises qui cherchent à optimiser leurs processus documentaires avec une plateforme robuste, sécurisée et sans code.

Avez-vous un cas d'utilisation spécifique en tête ? Contactez notre équipe afin que nous puissions vous aider avec votre cas d'utilisation.

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• La source: https://nanonets.com/blog/how-to-organize-bills/