Comment automatiser les processus de réconciliation avec le logiciel de réconciliation ?

Le rapprochement est un processus obligatoire pour les entreprises de toutes tailles. Le rapprochement aide les entreprises à mieux comprendre leurs dépenses et leurs catégories en temps réel.

Rapprochement des comptes prend beaucoup de temps et d'efforts. De plus, la méthode de réconciliation manuelle est sujette aux erreurs. Cela implique de faire correspondre des enregistrements sur plusieurs documents, ce qui peut entraîner des erreurs dans les rapports et, par la suite, exposer les entreprises au risque de prendre de mauvaises décisions pour limiter leurs dépenses.

Avec automatisation intelligente, le paysage de la réconciliation est en train de changer. Logiciel de réconciliation (une partie de logiciel d'automatisation comptable) comme nanonets aide les entreprises à contrôler leurs dépenses, à tenir leurs livres à jour et à améliorer leurs rapports financiers avec des données précises.

Examinons les processus de rapprochement et comment le logiciel de rapprochement simplifie le rapprochement pour votre service financier.

Comment faire le rapprochement manuellement ?

Voici à quoi ressemble le processus de rapprochement manuel :

• Collecter et comparer des documents – Vous devez collecter des relevés bancaires, des caisses enregistreuses et des preuves de paiement pour les faire correspondre. Pour chaque transaction enregistrée dans le relevé bancaire, vous devez avoir la même entrée dans la caisse enregistreuse ainsi qu'une preuve de paiement.
• Extraire les données des documents - Pour comparer correctement les données, vous devez soit saisir manuellement les données des documents dans une feuille Excel, soit utiliser un relevé bancaire au format CSV convertisseur.
• Découvrez les entrées qui correspondent - Barrez les entrées qui correspondent sur les trois documents.
• Vérifiez les entrées qui ne correspondent pas - Les entrées multiples ne correspondront pas. Vous devrez trouver la raison et une catégorie de dépenses appropriée et ajuster les soldes correctement.
• Vérifier le solde final – Votre grand livre général Le solde final doit correspondre au solde de votre relevé bancaire après tous vos ajustements.

Le processus manuel implique

• Faire correspondre les documents manuellement ou à l'aide de différentes feuilles Excel.
• Collecte manuelle des justificatifs de paiement.
• Les processus incohérents, comme tout comptable, suivent les étapes un peu différemment.

Que peut-on faire pour supprimer les éléments manuels de l'ensemble du processus ? Vous pouvez utiliser logiciel d'automatisation comptable comme nanonets pour introduire une automatisation intelligente dans l'ensemble de votre processus. Mais répondons d'abord à la question suivante.

Pouvez-vous automatiser le processus de réconciliation ?

Oui. Vous pouvez automatiser les aspects manuels du processus de rapprochement avec un logiciel de rapprochement. Examinons l'une des façons dont vous pouvez utiliser logiciel d'automatisation comptable comme nanonets pour automatiser le processus de rapprochement.

Logiciel de réconciliation Nanonets pour l'automatisation de la réconciliation

Les nanonets sont un plate-forme d'automatisation intelligente des documents qui exploite le no-code l'automatisation du workflow, logiciel OCR et plate-forme mondiale de paiement pour automatiser les processus de rapprochement. Les nanonets aident les organisations à mettre à jour leurs dossiers financiers, à suivre les catégories de dépenses et à améliorer la visibilité financière avec automatisation avancée des processus.

Workflow du logiciel de réconciliation des nanonets

Vous pouvez utiliser l'automatisation des workflows Nanonets et les modèles OCR pour automatiser le processus de rapprochement bancaire. Voici votre processus de réconciliation avec Nanonets comme logiciel de réconciliation.

Saisie de documents

Envoyez le relevé bancaire, la caisse enregistreuse et la preuve de paiement à Nanonets via le transfert d'e-mails, Google Drive ou d'autres intégrations directes. Automatisez le téléchargement de documents vers les modèles Nanonets avec des options simples. Pas besoin de collecter les documents vous-même.

Extraction de données de document

Une fois téléchargés, les documents seront automatiquement classés avec Classificateur de documents Nanonets. Après cela, Nanonets extraira toutes les données pertinentes des documents, comme

• Période, devise, commentaires,
• Tableaux des relevés bancaires et des caisses enregistreuses contenant des détails sur les transactions
• Sous-totaux et montants totaux

Et convertissez les données dans un format de votre choix comme CSV. [Voir comment cela fonctionne avec l'outil PDF vers CSV]

Correspondance des données de document

Maintenant que vous disposez des données, vous pouvez utiliser des workflows basés sur des règles pour faire correspondre les données. Une fois définis, les flux de travail correspondront aux données en quelques secondes.

Signalement et envoi de données pour examen

Au cours de cette étape, les montants qui ne correspondent pas seront examinés à l'aide de workflows d'approbation automatisés. Vous pouvez configurer des règles appropriées pour acheminer une requête vers le réviseur concerné. À cette étape, vous recevrez une notification pour vérifier les entrées non concordantes et suggérer des ajustements afin de faire correspondre les soldes de fin.

Annotation de documents

Les réviseurs peuvent ajouter leurs commentaires au document lui-même. Chaque réviseur peut voir les commentaires de l'autre réviseur, ce qui améliore la collaboration et réduit les risques d'erreurs dans le fichier final.

Examen final

Une fois que toutes les entrées correspondent, les examinateurs reçoivent le fichier final pour revérifier toutes les entrées et approuver le fichier avec les corrections.

Mettre à jour les entrées correspondantes

Après l'approbation, toutes les écritures sont mises à jour dans l'ERP ou le logiciel comptable. Vous pouvez également créer un nouveau fichier sur Google Sheets ou la base de données de votre choix contenant toutes les données extraites.

Pourquoi choisir les Nanonets ?

Outre le flux de travail de rapprochement simplifié mentionné ci-dessus, l'utilisation de Nanonets comme logiciel de rapprochement présente des avantages supplémentaires.

[Contenu intégré]

• Prise en charge 24 × 7
• Essai gratuit
• Aide gratuite à la migration
• Plans de tarification flexibles
• Services de personnalisation – Personnalisez les modèles et les flux de travail OCR en fonction de vos cas d'utilisation.
• Plus de 5000 intégrations – Intégrations personnalisées disponibles
• support de formation
• Plateforme sans code
• Un Customer Success Manager dédié
• Hébergement cloud ou sur site

Nous pouvons vous aider à résoudre tous vos problèmes de réconciliation. Réserver un appel de consultation avec nos experts en automatisation ou commencer un essai gratuit!

Avantages de l'utilisation de Nanonets comme logiciel de réconciliation

Améliorer la visibilité financière

Surveillez les processus de rapprochement avec le rapport sur l'état du flux de travail. Comprenez le volume des transactions, leurs étapes de rapprochement et les détails des processus d'ajustement. Nanonets maintient également un journal d'audit approprié pour les inspections par des tiers afin que vous n'ayez pas à enregistrer physiquement les documents.

Mettez à jour vos dossiers financiers en déplacement

Gardez tous vos livres à jour. Utilisez des flux de travail basés sur des règles pour mettre à jour les entrées du grand livre général avec les codes appropriés au fur et à mesure que les factures arrivent. Importez, catégorisez et mettez à jour toutes vos transactions financières en quelques secondes.

Faites correspondre les factures avec les transactions bancaires avec 0 erreur

Utilisez la correspondance de documents à 3 voies Nanonets pour faire correspondre tous les documents avec la plus grande précision.

Un puissant logiciel OCR peut extraire les données des factures entrantes, des factures, des reçus, des relevés bancaires et de tout autre document en un clin d'œil.

Faites réviser vos entrées à temps

Des flux de travail d'approbation automatisés garantiront que tous vos documents sont correctement examinés avant vos échéances.

Logiciel de rapprochement alternatif

Outre Nanonets, il existe d'autres logiciels de rapprochement qui peuvent vous aider à automatiser le rapprochement des comptes. Voici trois logiciels de rapprochement populaires :

Xero

Xero est un logiciel de comptabilité puissant pour les petites entreprises, les comptables et les comptables. Xero propose des fonctionnalités étonnantes telles que la capture quotidienne des transactions bancaires, des règles personnalisées pour faire correspondre les factures et les transactions bancaires et le regroupement de dépenses similaires. Xéro + Nanonets conviennent parfaitement aux moyennes et grandes entreprises qui cherchent à combiner la puissance du traitement intelligent des documents et un logiciel de comptabilité simple.

Ligne noire

Blackline se spécialise dans la gestion de la clôture financière avec de nombreux outils de rapprochement tels que des modèles, des procédures, des politiques et des flux de travail. Le logiciel de rapprochement Blackline offre de puissantes capacités de création de rapports pour surveiller les processus de rapprochement.

Vous devrez toujours entrer des données dans Blackline, que vous pouvez automatiser à l'aide de Nanonets.

ReconArt

ReconArt fournit un logiciel de rapprochement facile à utiliser pour le rapprochement bancaire, le rapprochement des cartes de crédit, le rapprochement du bilan, la clôture financière, le rapprochement des comptes, l'analyse des écarts, la saisie au journal et le rapprochement intersociétés. ReconArt n'a pas de version gratuite et leurs forfaits mensuels commencent à partir de 1500 XNUMX $.

Avantages de l'utilisation du logiciel de réconciliation

• Processus de rapprochement standardisés avec des workflows basés sur des règles modélisées. Éliminez le besoin de saisie manuelle des données et de correspondance manuelle des documents.
• Processus sans erreur - Utilisez un plate-forme d'automatisation intelligente pour réduire les erreurs manuelles, améliorer les contrôles internes et mettre en œuvre les règles automatiquement.
• Piste d'audit automatisée – Maintenir tout l'historique de rapprochement pour l'audit et la conformité
• Responsabilité améliorée avec un accès utilisateur basé sur les rôles sur le logiciel de réconciliation.

Conclusion

Les données financières en temps réel vous aident à prendre des décisions commerciales appropriées. Avec un logiciel de rapprochement, automatisez tous vos processus financiers tout en réduisant les coûts, en gagnant du temps et en améliorant la productivité. Avec tant d'avantages, il serait difficile de ne pas l'essayer.

Les nanonets peuvent automatiser efficacement les processus de rapprochement tout en s'intégrant de manière transparente à votre pile technologique existante. Avec un essai gratuit de 14 jours, une assistance 24 × 7 et une assistance gratuite à la migration, cela ressemble à un accord que vous ne pouvez pas abandonner.

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