Les équipes financières sont bien conscientes de la nature fastidieuse et sujette aux erreurs des processus manuels de comptabilité fournisseurs. Trier des piles de factures papier, contacter les approbateurs individuellement et envoyer des chèques par la poste sont extrêmement fastidieux et sujets aux erreurs. Cela pourrait également entraîner des retards de paiement ou, dans certains cas, des fraude du vendeur.
Aujourd'hui, vous pouvez automatiser ces processus à l'aide de solutions d'automatisation des comptes fournisseurs et optimiser les comptes fournisseurs pour vos équipes financières.
Notre blog aborde la complexité des processus AP, présentant une voie claire vers l'automatisation en 7 étapes.
Nous discuterons de ce qui suit:
- Qu'est-ce que la comptabilité fournisseurs ?
- Qu’est-ce qui rend les comptes fournisseurs si difficiles ?
- Qu’est-ce que l’automatisation des comptes fournisseurs ?
- 7 étapes pour automatiser vos comptes fournisseurs
- Automatisez vos comptes fournisseurs avec Nanonets
Qu'est-ce que la comptabilité fournisseurs ?
En termes simples, il s'agit de l'argent que votre entreprise doit à ses fournisseurs, vendeurs ou créanciers pour des biens ou des services reçus mais non encore payés. Considérez-le comme l'onglet de votre entreprise : il s'agit d'une collection de tout ce que vous avez acheté à crédit et que vous devez rembourser dans un délai spécifié. Ces écritures AP sont enregistrées dans votre bilan sous les passifs courants et comprennent diverses dépenses, des achats de stocks aux factures de services publics.
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Imaginez que vous possédez un café. Vous commandez du café en grains auprès de votre fournisseur, qui vous accorde un délai de crédit de 30 jours. Lorsque les haricots arrivent, vous ne payez pas d’avance en espèces ; au lieu de cela, le montant que vous devez pour ces haricots est enregistré dans les comptes créditeurs. Dans les 30 prochains jours, vous devrez payer à votre fournisseur le montant convenu. Une fois que vous avez payé, le montant est retiré des comptes créditeurs. Ce système permet à votre café de fonctionner sans problème sans avoir besoin de disposer de toute l'argent liquide au moment de la réception de la marchandise.
Maintenant, pourquoi les comptes créditeurs sont-ils importants ?
- Gestion des flux de trésorerie : Une bonne gestion des comptes créditeurs garantit qu'une entreprise peut faire face à ses obligations sans compromettre sa situation de trésorerie, cruciale pour la continuité opérationnelle.
- Relations avec les fournisseurs : Des processus de paiement rapides et précis renforcent les relations avec les fournisseurs, conduisant à des remises potentielles, à des conditions de paiement avantageuses et à une chaîne d'approvisionnement fiable.
- Exactitude des rapports financiers : Les comptes créditeurs jouent un rôle essentiel pour garantir l'exactitude des états financiers, reflétant la santé financière et les obligations de l'entreprise.
- Budgétisation et prévision: Il facilite la gestion budgétaire en fournissant des informations claires sur les dépenses à venir, facilitant ainsi une planification et des prévisions financières plus précises.
- Conformité réglementaire: Le respect des conditions des comptes créditeurs aide à se conformer aux réglementations financières et à éviter les pénalités associées aux retards de paiement ou aux fausses déclarations financières.
Essentiellement, les comptes créditeurs constituent l’épine dorsale de vos opérations financières. Cela implique de rester au top de vos obligations, de favoriser la confiance avec vos fournisseurs et, en fin de compte, d’assurer le bon fonctionnement de votre entreprise.
Qu’est-ce qui rend les comptes fournisseurs si difficiles ?
C’est une question qui préoccupe depuis longtemps les meilleurs professionnels de la finance. Les comptes créditeurs sont généralement considérés comme une fonction de coût au sein des entreprises, et la raison est simple : personne ne veut passer du temps à payer ses factures et à saisir des données sur les paiements de factures !
Cependant, cela reste (très) une fonction commerciale essentielle.
La raison pour laquelle AP est difficile à optimiser est en réalité due à la nature de la bête.
Les activités clés d'un processus AP (extraction de données, codage des factures, synchronisation ERP) sont essentiellement des activités de transformation de données. Les automatiser serait simple.
Mais plus important encore, le travail AP implique également une intervention humaine – pour l’examen, les approbations et les contrôles financiers.
C’est ce mélange de transformation des données et d’apport humain qui fait de l’AP un processus notoirement complexe et difficile à optimiser.
Quels sont exactement ces défis ?
Voici un aperçu plus détaillé de chaque étape du processus AP et des défis inhérents à chaque partie du flux de travail.
Recouvrement des factures : Inefficacités dans la gestion d’un mélange de factures numériques et papier, entraînant des documents égarés et des retards de traitement.
Saisie des données: La saisie manuelle des données entraîne des inexactitudes et des retards dans les enregistrements et les rapports financiers.
Vérification: Processus fastidieux de vérification croisée des factures avec les bons de commande et les bons de livraison, entraînant souvent des retards de paiement.
Approbation: Processus d'approbation fastidieux avec des défis pour fournir un contexte aux approbateurs, suivre le statut des factures et garantir des autorisations en temps opportun.
paiements: Difficulté à gérer plusieurs conditions de paiement, échéanciers et devises tout en garantissant des paiements dans les délais.
Réconciliation: Processus à forte intensité de main-d'œuvre consistant à faire correspondre les transactions bancaires avec les écritures comptables.
Résolution des litiges: Processus de résolution des litiges long et complexe, affectant les relations avec les fournisseurs et l'efficacité opérationnelle.
Les comptes créditeurs manuels sont un obstacle avéré à la croissance organisationnelle
L'utilisation d'un processus manuel pour votre entreprise ralentit sa croissance en impactant directement la précision, l'efficacité et les dépenses associées au processus AP –
- Coûts opérationnels inutiles: Les coûts de traitement manuel des factures passent de 13 $ à 50 $, prolongeant les comptes créditeurs jusqu'à trois semaines.
- Pénalités et relations tendues avec les fournisseurs: Près de la moitié des fournisseurs sont confrontés à des retards de paiement, ce qui met à rude épreuve les relations avec les fournisseurs et encourt des frais ou des pénalités de retard.
- Chaos des flux de trésorerie : 74 % des directeurs financiers des PME et des jeunes entreprises reconnaissent que la numérisation des processus de paiement des comptes fournisseurs améliore les bilans.
- Risque de fraude et de conformité: Une étude de l'ACFE a révélé que 14 % des cas de fraude provenaient des services comptables, avec une perte médiane de 200,000 XNUMX $ par cas.
- Perte de productivité : Le temps moyen de traitement des factures dans un environnement manuel peut atteindre 45 jours. Cela représente du temps perdu et des ressources humaines précieuses mieux dépensées sur des initiatives plus percutantes.
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Qu’est-ce que l’automatisation des comptes fournisseurs ?
À la base, l'automatisation des comptes fournisseurs est le processus technologique consistant à convertir les tâches manuelles impliquées dans la gestion des comptes fournisseurs d'une entreprise en flux de travail automatisés. Cela englobe tout, depuis la réception initiale d'une facture jusqu'au paiement final de la facture.
En tirant parti de technologies de pointe telles que l'intelligence artificielle (IA), le Deep Learning (DL) et l'automatisation des processus robotiques (RPA), les solutions d'automatisation AP sont conçues pour minimiser l'intervention humaine, réduire les erreurs et accélérer le temps de traitement des transactions.
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AP Automation cherche à répondre à une question particulière : comment chaque étape du processus de comptabilité fournisseurs peut-elle être 10 fois meilleure ?
En automatisant le processus AP, les entreprises peuvent réaliser :
- Efficacité et productivité accrues: L'automatisation réduit considérablement le temps nécessaire au traitement des factures. Des tâches qui prenaient autrefois des jours peuvent désormais être accomplies en quelques minutes, ce qui permet au personnel de se concentrer sur des activités plus stratégiques et à valeur ajoutée.
- Des économies: L'automatisation réduit les coûts de main-d'œuvre et permet d'éviter les frais de retard tout en maximisant les remises pour paiement anticipé.
- Amélioration de la précision: L'automatisation des comptes fournisseurs minimise les erreurs humaines telles que les paiements en double et la saisie de données incorrecte, améliorant ainsi l'exactitude des dossiers financiers et Rapports AP.
- Visibilité et contrôle améliorés: Les solutions AP automatisées fournissent des informations en temps réel sur les données financières, permettant une meilleure gestion des flux de trésorerie et une meilleure prise de décision financière. Les entreprises ont une vision plus claire de leurs passifs et peuvent gérer plus efficacement leur fonds de roulement.
- Conformité et prévention de la fraude: Grâce à des contrôles de conformité et des pistes d'audit intégrés, les outils d'automatisation AP aident les entreprises à respecter les exigences réglementaires et à réduire le risque de fraude.
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L'automatisation des comptes fournisseurs fonctionne-t-elle avec d'autres systèmes comptables ?
Les systèmes d'automatisation AP peuvent fonctionner avec d'autres systèmes comptables ; de nombreux systèmes disposent de diverses options d'intégration, telles que des API ou des middlewares, pour assurer un transfert de données transparent entre les différents systèmes. De cette façon, le logiciel d'automatisation AP peut récupérer des données telles que les factures et les bons de commande d'autres systèmes comptables, les traiter puis mettre à jour les informations dans la plateforme comptable externe.
Grâce à cette intégration, les entreprises peuvent profiter des fonctionnalités et des capacités d'automatisation du logiciel d'automatisation AP, tout en continuant à utiliser le logiciel de comptabilité avec lequel elles sont à l'aise. Logiciel d'automatisation AP de Nanonets, par exemple, peut être intégré à d'autres systèmes comptables, tels que QuickBooks et Sage.
7 étapes pour automatiser vos comptes fournisseurs
Automatiser vos comptes créditeurs signifie accéder à un nouveau niveau d’efficacité et de précision dans vos opérations financières. Ce parcours comprend sept étapes critiques, chacune conçue pour rationaliser et améliorer le processus des comptes créditeurs de bout en bout.
Passons en revue chaque étape une par une et comprenons cela.
Vous pouvez choisir
et intégrez-le à votre ERP ou logiciel de comptabilité pour mettre en œuvre les étapes ci-dessous et commencer à automatiser vos comptes créditeurs.
1. Centralisez votre recouvrement de factures
Des mesures d'action:
1. Choisissez un logiciel d'automatisation AP qui prend en charge l'importation automatisée de factures à partir des sources où vous recevez des factures.
2. Configurez le système pour importer automatiquement les factures provenant d'e-mails, de Google Drives, de portails de fournisseurs, etc., dans un référentiel unique.
Avantages : les factures ne sont pas mal gérées et commencent à être traitées dès leur arrivée.
2. Mettre en œuvre la saisie automatisée des données
Des mesures d'action:
1. Choisissez le logiciel AP avec OCR basé sur l'IA pour l'extraction de données en testant celui qui est le plus précis sur vos factures.
2. Assurez-vous qu'il fournit une intégration avec votre logiciel ERP/comptabilité.
3. Automatisez la saisie des données à partir des factures présentes dans le référentiel central.
Avantages : permet d'économiser un temps de travail manuel important et augmente la précision de la saisie des données.
3. Automatisez le codage GL :
Des mesures d'action:
1. Sélectionnez vos outils OCR de manière à ce qu'ils utilisent le NLP et le LLM pour le codage GL.
2. Configurez le système pour qu'il code automatiquement les factures une fois l'extraction des données à l'aide de l'OCR terminée.
3. Exportez les codes GL ainsi que les données extraites dans votre logiciel ERP/comptabilité.
Avantages : réduit les efforts de codage manuel, améliore la précision et permet au personnel de se concentrer sur des tâches plus critiques.
4. Configurer la vérification automatisée des factures :
Des mesures d'action:
1. Intégrez un système prenant en charge la correspondance à trois voies en utilisant l'OCR pour vérifier les factures par rapport aux bons de commande et aux bons de livraison.
2. Assurez-vous que l'extraction de données OCR fonctionne bien pour vos bons de commande et bons de livraison en plus de vos factures.
3. Signalez automatiquement les écarts.
4. Créez un processus pour traiter les factures signalées.
Avantages : permet de gagner du temps consacré à la vérification des factures et de réduire les erreurs, et l'équipe peut désormais trouver le temps de corriger efficacement les écarts.
5. Rationalisez les flux de travail d’approbation :
Des mesures d'action:
1. Choisissez un logiciel où les processus d'approbation se déroulent là où se trouve votre organisation (par exemple, courrier électronique, Slack, Microsoft Teams).
2. Assurez-vous que le logiciel vous permet de créer un flux de travail d'approbation rationalisé en fonction de vos besoins.
Avantages : accélère les délais d'approbation, réduit les interruptions et s'adapte à votre flux opérationnel.
6. Facilitez les paiements transparents :
Des mesures d'action:
1. Assurez-vous que votre solution d'automatisation AP/ERP inclut des capacités efficaces de traitement des paiements directs, ou utilisez une solution de paiement appropriée.
2. Configurez le système pour gérer le forex et atténuer les rétrofacturations.
Avantages : améliore les relations avec les fournisseurs grâce à des paiements fiables et gère les conversions de devises sans effort.
7. Automatisez les processus de rapprochement :
Des mesures d'action:
1. Choisissez un logiciel qui propose un rapprochement bancaire automatique et importe vos relevés bancaires.
2. Téléchargez vos relevés et le système associe automatiquement les transactions aux écritures comptables.
Avantages : Réduit considérablement le temps nécessaire à la fermeture des livres.
Automatisez vos comptes fournisseurs avec Nanonets
Même si vous ne mettez en œuvre que quelques-unes des étapes ci-dessus, l’impact sur votre processus de comptabilité fournisseurs peut être substantiel.
Nanonets propose une suite d'automatisation AP dynamique qui peut être adaptée pour répondre aux besoins uniques de votre entreprise. L'intégration avec les logiciels ERP et comptables existants est transparente, garantissant une transition en douceur et une perturbation minimale de vos opérations. Grâce à notre IA avancée et à notre automatisation de pointe des flux de travail, Nanonets peut automatiser les tâches fastidieuses et sujettes aux erreurs associées à la gestion des comptes fournisseurs, libérant ainsi votre équipe financière pour qu'elle se concentre sur des activités plus stratégiques.
Premiers pas avec les nanonets
L'automatisation de l'automatisation des points d'accès avec les Nanonets est simple.
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Jour 1 : Évaluez vos besoins
Nous évaluerons votre processus AP actuel, identifierons comment les Nanonets peuvent avoir le plus grand impact, en nous assurant que notre solution s'aligne sur vos objectifs.
Jour 2 : Configuration et personnalisation
Nous vous guiderons sur l’utilisation des Nanonets. Vous configurerez et automatiserez le flux de travail de vos comptes fournisseurs qui vous convient, sur la base de notre discussion.
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Après la configuration, testez votre flux de travail avec des données réelles lors d'un essai standard de 7 jours (extensible sur demande). Notre équipe vous aidera à affiner votre flux de travail.
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Cas clients
Des petites entreprises aux sociétés multinationales, ces histoires mettent en valeur l’impact transformateur de l’automatisation des AP avec les Nanonets dans tous les secteurs.
SaltPay : rationaliser la gestion des fournisseurs avec l'intégration SAP
Industrie: Services et logiciels de paiement
Emplacement : Londres, Angleterre
Le défi : SaltPay était confronté à la tâche ardue de traiter manuellement des milliers de factures, ce qui était à la fois peu pratique et inefficace pour gérer son vaste réseau de fournisseurs.
Solution: Nanonets est intervenu avec son outil d'extraction de données de facture basé sur l'IA, s'intégrant parfaitement à SAP. Cette intégration a non seulement amélioré la précision des données, mais a également considérablement amélioré l'efficacité des processus.
Résultats: La mise en œuvre a conduit à une réduction de 99 % des efforts manuels, permettant à SaltPay de gérer efficacement plus de 100,000 XNUMX fournisseurs. Cette amélioration drastique a également conduit à une augmentation significative de la productivité et des capacités d’automatisation.
Tapi : automatisation de la facturation de l'entretien immobilier
Industrie: Logiciel de maintenance immobilière
Emplacement : Wellington, Nouvelle-Zélande
Le défi : Avec plus de 100,000 XNUMX factures mensuelles, Tapi avait besoin d'une solution évolutive et efficace pour la gestion des factures d'entretien immobilier.
Solution: Grâce à l'outil d'IA de Nanonets, Tapi a automatisé l'extraction des données de facturation, facilitant ainsi une intégration rapide avec les systèmes existants qui pourraient être entretenus par du personnel non technique.
Résultats: Le temps de traitement a été réduit de 6 heures à seulement 12 secondes par facture, parallèlement à une économie de 70 % sur la facturation et à une précision d'automatisation de 94 %.
Pro Partners Wealth : automatisation de la saisie des données comptables dans Quickbooks
Industrie: Gestion de patrimoine et comptabilité
Emplacement : Columbia, Missouri
Le défi : Pro Partners Wealth cherchait à améliorer la précision et l'efficacité de la saisie des données pour la facturation, car les outils d'automatisation existants n'étaient pas à la hauteur.
Solution: Nanonets a proposé une solution sur mesure avec des capacités précises d'extraction de données et d'intégration avec QuickBooks, permettant une facturation rationalisée et une validation automatisée des données.
Résultats: La précision de l'extraction des données a dépassé 95 %, avec un gain de temps de 40 % par rapport aux outils OCR traditionnels et un taux de traitement direct de plus de 80 %, minimisant ainsi le besoin d'intervention manuelle.
Augeo : faire progresser l'automatisation des comptes fournisseurs sur Salesforce
Industrie: Services de comptabilité et de conseil
Emplacement : États-Unis
Le défi : Augeo avait besoin d'une solution de comptabilité fournisseurs efficace, capable de s'intégrer parfaitement à Salesforce, pour gérer des milliers de factures mensuelles sans la lourde charge du traitement manuel.
Solution: Nanonets a fourni une plate-forme basée sur l'IA conçue pour le traitement automatisé des factures, facilitant une intégration facile avec Salesforce pour une gestion efficace des données.
Résultats: La solution a réduit le temps de traitement des factures de 4 heures à 30 minutes par jour, a réduit de 88 % le temps de saisie manuelle des données et a traité 36,000 XNUMX factures par an avec une précision et une efficacité accrues.
Ces témoignages de clients illustrent la large applicabilité et les avantages significatifs de l'automatisation des points d'accès avec les Nanonets. En tirant parti d’outils basés sur l’IA et d’intégrations transparentes, les entreprises optimisent non seulement leurs processus de comptabilité fournisseurs, mais ouvrent également la voie à une excellence opérationnelle plus large. Le parcours de ces organisations souligne le potentiel de l’automatisation des comptes fournisseurs pour révolutionner les opérations financières, en favorisant l’efficacité, la précision et la croissance dans tous les secteurs.
À emporter
L'automatisation de la comptes à payer Operations rationalise le processus de traitement des factures, des paiements et d’autres transactions financières, permettant ainsi aux entreprises d’améliorer leur efficacité, de réduire leurs coûts et d’augmenter leur précision.
Les logiciels d'automatisation AP comme Nanonets fonctionnent sur l'IA et permettent la création de flux de travail AP capables de rassembler automatiquement des fichiers et des documents provenant de diverses sources, telles que les e-mails, les documents numérisés, les fichiers/images numériques, le stockage dans le cloud et les systèmes ERP.
Outre la capture intelligente, de bons outils d'automatisation des comptes fournisseurs peuvent également faire correspondre et rapprocher les dépenses, gérer tous les flux de dépenses, de la création de notes de frais à l'obtention des approbations du responsable, et intégrer de manière transparente le processus de clôture comptable mensuelle avec n'importe quel ERP, logiciel de comptabilité ou outil commercial souhaité.
Les logiciels d'automatisation AP tels que Nanonets peuvent aider considérablement les équipes AP dans :
- réduire les coûts de 80% pour les entreprises
- augmenter la vitesse de traitement des factures jusqu'à 10 fois
- optimiser les jours AP
- éliminer les inexactitudes causées par les contrôles et vérifications manuels
- identifier et gérer intelligemment les exceptions et les acheminer vers la personne appropriée
- et identifier/éliminer la fraude, le vol, les doubles paiements et autres inefficacités.
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- La source: https://nanonets.com/blog/7-steps-to-automate-your-accounts-payable/
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