Que sont les bons de commande et comment fonctionnent-ils ?

Republié par Platon

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Lorsqu'une entreprise conclut un accord d'achat ou de vente, les deux entreprises doivent s'assurer d'être protégées dans le cadre de cette transaction. L'entité qui achète des biens ou des services a besoin d'une sorte de garantie qu'elle recevra les articles qu'elle achète, et d'un autre côté, le vendeur recherche l'assurance qu'il recevra le paiement de l'acheteur.

Ces types de transactions ont lieu dans toutes les entreprises de tous les secteurs. Il se peut qu’une usine de fabrication achète des matières premières ou qu’un magasin de détail achète un nouvel ensemble de marchandises. Avant de finaliser la vente – c'est-à-dire d'envoyer des biens ou d'offrir des services – l'obtention d'un bon de commande offre une tranquillité d'esprit aux entreprises des deux côtés de la transaction.

En tant qu'accord contractuel, un bon de commande fait aujourd'hui partie intégrante de la plupart des transactions commerciales. Sans cela, les deux parties pourraient se retrouver dans des positions vulnérables. Il est donc préférable que toutes les personnes impliquées donnent la priorité aux bons de commande. Si vous n’utilisez pas encore cette pratique au sein de votre organisation, ne vous inquiétez pas. Nous vous dirons tout ce que vous devez savoir sur l'utilisation d'un bon de commande, comment l'intégrer dans vos pratiques commerciales et comment la technologie peut rendre vos bons de commande encore plus faciles. Continuez à lire si vous souhaitez répondre aux questions suivantes :

Qu'est-ce qu'un bon de commande / qu'est-ce qu'un bon de commande ?
Quelle est la définition du bon de commande ?
Qu’est-ce qu’un cas d’utilisation d’un bon de commande ?
Comment remplir les bons de commande ?
Quels sont les différents types de bons de commande et quand sont-ils utilisés ?
Comment la technologie peut-elle simplifier le processus de commande ?

Qu'est-ce qu'un bon de commande ?

D'un point de vue technique, la définition du bon de commande est un accord contractuel entre acheteurs et vendeurs qui détaille les articles spécifiques vendus, la quantité de biens ou de services, le prix de la transaction et les deux entreprises impliquées. L’utilisation d’un bon de commande – souvent appelé bon de commande – pour toutes les transactions est dans le meilleur intérêt des acheteurs et des vendeurs.

Modèle de bon de commande. Source : vertex42.com

Première étape d’une gestion saine des relations avec les fournisseurs, les bons de commande doivent être considérés comme un outil. Ils vont plus loin qu’offrir des protections juridiques en cas d’accord qui tourne mal ; ils sont également mentionnés et invoqués à des fins organisationnelles. Lorsque les équipes d’entreposage ont une visibilité sur les bons de commande entrants, elles peuvent mieux gérer les stocks et la planification de la production. Lorsque les équipes d'achat peuvent suivre les bons de commande en cours, elles peuvent aider leur organisation à éviter les achats en double ou à traquer les commandes en retard.

Pour tirer parti des bons de commande, il est important d'établir un processus de routine quant à la façon dont ils sont remplis, approuvés et suivis. Il existe aujourd'hui de nombreux outils à la disposition des entreprises pour faciliter les bons de commande, mais avant de mettre en œuvre la technologie, concentrez-vous sur les bases d'un bon de commande.

Comment fonctionne un bon de commande ?

Avant d'envoyer un bon de commande à un vendeur ou à un fournisseur, celui-ci doit contenir des informations détaillées et précises. La standardisation de votre formulaire de bon de commande contribuera à garantir que tous les bons de commande contiennent les informations nécessaires et qu'ils peuvent être remplis facilement à chaque fois. Chaque bon de commande doit contenir les données suivantes clairement indiquées :

Informations sur le produit ou le service (description, SKU, prix, quantité)
Numéro de commande
Date du bon de commande
Date de livraison
Nom de l'entreprise et coordonnées du vendeur
Nom de l'entreprise et coordonnées de l'acheteur
Adresse de facturation
Adresse de livraison
Conditions de paiement
Exigences légales
Informations sur la taxe de vente
Montant de la facture

Si vous effectuez de nombreux achats internationaux avec des bons de commande, vous devrez peut-être inclure des informations douanières ou des détails supplémentaires pour l'expédition internationale. Assurez-vous de vérifier auprès du vendeur et du bureau d'immigration local. Les bons de commande ne doivent pas nécessairement être trop complexes ou fantaisistes ; ils doivent simplement être fonctionnels, cohérents et applicables à vos besoins.

Une fois que vous avez correctement rempli un bon de commande, le processus d'achat peut commencer.

Comprendre le rôle des bons de commande dans le processus d'achat

Avant que votre équipe d'achat n'achète quelque chose auprès d'un fournisseur ou d'un vendeur, elle peut avoir une conversation avec l'équipe du fournisseur et convenir d'un prix préliminaire ou d'autres paramètres. À ce stade, un bon de commande doit être rempli pour lancer le processus d’achat. Le cycle par lequel chaque bon de commande passera est le suivant :

Décidez d’acheter : En tant qu'acheteur, vous prendrez la décision de passer une commande pour un produit ou un service. Déterminez la quantité de produit ou de service que vous souhaitez et quand vous en avez besoin. Si vous avez besoin de plus de bois pour fabriquer des produits en prévision des vacances, assurez-vous de déterminer quand vous en aurez besoin.
Rédigez le bon de commande : Remplissez le bon de commande avec les informations indiquées ci-dessus.
Envoyez le bon de commande : Une fois qu'il est prêt, envoyez le bon de commande au vendeur pour examen. À ce stade, ils décideront s’ils peuvent ou non répondre à vos besoins dans le délai de livraison demandé.
Approbation du vendeur : Si votre fournisseur peut honorer la commande, il le fera approuver le bon de commande. Une fois qu’un bon de commande est approuvé par le vendeur, il devient juridiquement contraignant pour vous et pour lui.
Finalisation de la commande : Le vendeur est légalement tenu de vous fournir les biens ou services à la date convenue. Vous recevrez probablement une facture du vendeur pendant cette période ; soit avant, soit après l'exécution de la commande. Avant de payer la facture, comptez sur votre Contrôles internes AP pour vérifier que la facture est exacte.
Payer sa commande: Après avoir terminé correspondance à trois voies pour vérifier que le Le bon de commande correspond à la facture, et que les deux correspondent aux biens ou services reçus, vous pouvez envoyer la facture pour approbation. Une fois approuvée, la facture doit être payée. Essayez de payer vos factures plus tôt si elles comportent une clause d’escompte pour paiement anticipé, cela vous fera économiser de l’argent, et chaque dollar compte ! Si tu veux optimiser le processus de paiement des fournisseurs, C'est un excellent endroit pour commencer.
Fermez le bon de commande dans votre système : Cette dernière étape permet de garder les choses organisées dans votre Système de bons de commande. Si un bon de commande reste ouvert après le paiement de la facture, votre équipe AP pourrait accidentellement envoyer des paiements en double.

Quelle est la différence entre les bons de commande et les factures ?

Bien que les bons de commande et les factures soient des éléments essentiels du processus d'achat, ils sont PAS la même chose. Comme détaillé dans les étapes ci-dessus, les bons de commande arrivent plus tôt dans le processus que les factures. Un facture est créé par un fournisseur en réponse à un bon de commande. De plus, l’acheteur est responsable de remplir et d’envoyer le bon de commande, tandis que le vendeur est responsable de l’envoi et du suivi de la facture. Si vous vous demandez encore : « Qu'est-ce qu'un bon de commande ? lis ça.

Quels sont les différents types de bons de commande ?

À la base, la définition du bon de commande reste plus ou moins la même, mais il existe différents types de bons de commande qui sont mieux utilisés dans certaines situations. Chacun nécessite des informations légèrement différentes, alors assurez-vous de connaître le type de bon de commande que vous utilisez dans chaque processus d'achat.

Bons de commande standards

En répondant à la question « Qu'est-ce qu'un bon de commande ? » le bon de commande standard sera le plus classique. Ces bons de commande sont utilisés dans de nombreuses situations et pour de nombreux types de transactions. Si vous achetez simplement un article unique ou si vous achetez des biens pour la première fois auprès d'un nouveau fournisseur, vous ne pouvez pas vous tromper avec un bon de commande standard.

Bons de commande planifiés

Si vous savez que vous aurez besoin de certains biens ou services à l'avenir, remplir un bon de commande planifié peut vous faire gagner du temps à long terme et aider le fournisseur à s'assurer qu'il dispose de l'inventaire nécessaire pour honorer les commandes qui prendront des mois. Le prix, les modalités de paiement et les produits sont établis, mais les délais ou les montants de livraison peuvent être légèrement ajustés à mesure que la date se rapproche. C'est idéal pour la planification mais offre néanmoins une certaine flexibilité des deux côtés.

Bons de commande généraux

Après avoir découvert la réponse à la question « Qu'est-ce qu'un bon de commande ? » la prochaine question que vous devriez vous poser est : « Comment puis-je obtenir une réduction ? » La réponse est une bon de commande global. Si vous vous engagez à acheter une plus grande quantité, le vendeur peut offrir une remise sur les commandes groupées. Même si vous devrez contractuellement payer une grande partie de la monnaie, vous économiserez globalement de l'argent.

Bons de commande sous contrat

Ajoutant un autre niveau de protection juridique et de sécurité pour les acheteurs et les vendeurs, un bon de commande contractuel met en place un accord juridique avant la création d'un bon de commande. Ceux-ci peuvent être utilisés pour verrouiller les prix dans les futurs bons de commande, ou simplement pour créer des limites juridiques claires avant d'envoyer un bon de commande standard contraignant au fournisseur.

Bons de commande numériques

De plus en plus courants aujourd'hui, les bons de commande numériques (DPO) sont des bons de commande envoyés via un système d'achat automatisé. Si vous cherchez à passer sans papier, ou souhaitez automatiser le manuel processus de commande d'achat, c'est une excellente option.

Automatisation des systèmes de bons de commande

Si les bons de commande numériques semblent attrayants, il peut être intéressant de se pencher sur les systèmes de bons de commande qui peuvent faire entrer votre processus d'achat dans l'ère numérique. Souvent, l'automatisation des bons de commande, flux d'approbation automatisés, et des fonctionnalités de correspondance faciles peuvent être trouvées dans les outils logiciels AP. Chez Nanonets, nous avons créé un Logiciel d'automatisation AP cela révolutionne le processus d'achat, mais cela ne s'arrête pas là.

Au sein des fonctions financières et comptables, il y a beaucoup de place pour l’automatisation et la transformation numérique. Une fois votre organisation met en œuvre avec succès et commencez à utiliser l'une de ces solutions, vous constaterez un changement massif dans le fonctionnement de vos équipes. Soudainement, la productivité augmentera, l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée ne sera plus si difficile à atteindre et la satisfaction des employés augmentera considérablement. Investir dans des solutions numériques aujourd’hui vous positionnera pour un avenir meilleur demain.

Qu'est-ce qu'un bon de commande ? Maintenant tu sais!

Les bons de commande sont largement utilisés entre les industries, les régions et les entreprises. En raison de la protection juridique qu’ils offrent aux organisations du monde entier, leur utilisation est une évidence. Assurez-vous de remplir toutes les informations nécessaires avant d'envoyer un bon de commande à vos fournisseurs. Il existe de nombreux modèles de bons de commande gratuits disponibles si vous ne savez pas par où commencer. Lorsque vous êtes prêt à améliorer votre processus d'achat, trouvez le bon solution de comptabilité numérique pour votre entreprise.