Rapprochement des factures

Une activité importante dans les processus des comptes fournisseurs (AP) est le rapprochement des factures. Les approches traditionnelles de cette tâche clé peuvent coûter du temps, des efforts et des ressources humaines à une entreprise. L'utilisation de technologies innovantes et d'outils automatisés peut optimiser la correspondance des factures pour fournir un effet de levier et une valeur supplémentaires à une entreprise.

Cet article fournit un aperçu détaillé de la correspondance des factures, des différents types, de la nécessité du sans contact traitement de facture or gestion des factures, et ses nombreux avantages.

Qu'est-ce que le rapprochement de factures ?

Le rapprochement de factures est un processus des comptes fournisseurs qui valide et compare les informations sur bon de commande (PO) avec celui de la facture fournisseur et des accusés de réception.

Lorsqu'une organisation souhaite utiliser les biens ou les services d'un fournisseur, elle émet un bon de commande avec des exigences détaillées. Lors de la livraison des biens ou services demandés, un accusé de réception est délivré par l'organisation acheteuse. Le vendeur établit alors la facture pour l'apurement du paiement. C'est à ce moment que le rapprochement des factures a lieu.

La correspondance des factures garantit qu'il n'y a pas d'erreurs ou d'incohérences entre le bon de commande et la facture. Il facilite le règlement plus rapide des cotisations des fournisseurs et prévient le risque de fraude du vendeur & paiement de factures frauduleuses.

Qu'est-ce qu'une déviation ?

Appelées exceptions de facture, une déviation se produit lorsqu'il y a une incohérence entre les détails de la facture et ses documents de validation tels que le bon de commande ou l'accusé de réception de marchandises/produits.

Les écarts peuvent être de deux types : quantité et prix

• Écart de quantité: fait référence à l'écart entre le montant ou le nombre d'articles sur le bon de commande et la facture facturée
• Écart de prix: fait référence à une inadéquation entre le coût mentionné dans le bon de commande et la valeur mentionnée dans la facture.

L'identification et la réconciliation des déviations peuvent être une tâche intimidante pour le département AP. Les écarts doivent être évalués pour voir s'ils se situent dans les limites de tolérance pour procéder à traitement de facture ou renvoyez la facture au fournisseur pour corrections.

Le niveau de tolérance fait référence aux variations mineures qui peuvent se produire dans les pourcentages ou les montants d'une facture. Les factures dépassant les niveaux de tolérance sont mises en attente et envoyées pour correction au fournisseur.

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Besoin de rapprochement de factures

Découvrons pourquoi la vérification ou la mise en correspondance des factures est si importante pour une entreprise.

Le rapprochement des factures garantit que les factures des fournisseurs peuvent être vérifiées par rapport aux pièces justificatives avant le déblocage des paiements. Cela aide les entreprises à :

• Confirmer que les paiements ne sont effectués que pour les biens ou services valides reçus du fournisseur
• Maintenir des déblocages de paiements plus rapides et précis
• Faciliter une meilleure transparence en éliminant les erreurs et les doubles paiements
• Suivre les enregistrements des paiements pour plusieurs fournisseurs
• Mieux se préparer aux audits d'entreprise

Différentes entreprises peuvent suivre différentes méthodes de rapprochement des factures, comme expliqué dans la section suivante ci-dessous.

Modes de rapprochement des factures

Le processus de rapprochement des factures dans les organisations se fait normalement de la manière suivante : rapprochement à 2 facteurs, rapprochement à 3 facteurs et enfin rapprochement à 4 facteurs.

Les factures sont validées par rapport à d'autres flux de travail de document qui peut inclure les ordres d'achat, la réception des marchandises et les bordereaux d'inspection. Ces méthodes de rapprochement vérifient également les écarts de facturation et les niveaux de tolérance qui doivent être résolus avant que la facture ne soit approuvée pour paiement.

Correspondance à 2 voies

La correspondance à 2 facteurs est un moyen simple et courant de vérifier les factures. Cela implique de faire correspondre les factures aux bons de commande ainsi que de vérifier les tolérances. Si la facture répond aux critères requis, elle est programmée pour paiement.

Correspondance à 3 voies

Correspondance à 3 voies est la méthode la plus populaire de rapprochement de factures. Cela implique un processus en trois étapes. La facture est vérifiée pour l'exactitude des détails indiqués sur le bon de commande ainsi que la réception des marchandises. Une fois les niveaux de tolérance acceptés, la facture est préparée pour le paiement.

Correspondance à 4 voies

Plus complexe que l'appariement à 2 et 3 facteurs, l'appariement à 4 facteurs implique une autre étape de validation. Cela nécessite de faire correspondre les factures avec les bons de commande, les réceptions de marchandises et les bordereaux d'inspection.

Lors de la livraison des marchandises, le service de réception vérifie la quantité et émet un bordereau d'inspection qui reconnaît que la quantité reçue est exacte. Par conséquent, seule une facture qui correspond au bon de commande, à l'entrée de marchandises, aux tolérances et au bon de contrôle est considérée comme pouvant être payée.

Ces modes de rapprochement des factures garantissent que les entreprises ne paient que pour les biens/services commandés et reçus. Elle protège également contre les fausses factures et les erreurs de paiement permettant aux entreprises de mieux maîtriser leurs relations avec les tiers.

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Faire correspondre les factures aux contrats

Outre les méthodes d'appariement des factures, certains achats peuvent être effectués à l'aide d'un processus d'appariement des contrats. Également appelé facturation sans bon de commande, ce type de facture est utilisé pour les paiements récurrents ou utilitaires qui se produisent dans un cycle.

Dans le rapprochement des contrats, la facture est comparée et vérifiée par rapport à un contrat existant. Des exemples de ces achats sous contrat peuvent être les factures mensuelles de services publics (électricité, eau, etc.), les frais de location et d'entretien des immeubles, les frais de publicité, les services juridiques ou de conseil, etc.

Ce type de rapprochement est soumis à un processus interne d'approbation des factures. Si le contrat correspond et que l'approbation est donnée, la facture sans bon de commande est programmée pour paiement.

Il élimine le besoin de faire correspondre les factures aux bons de commande et autres pièces justificatives. Il facilite également l'apurement précoce des paiements de nature répétitive, ce qui permet d'économiser du temps, des efforts et des coûts.

Qu'est-ce que le rapprochement automatisé des factures ?

Le rapprochement automatisé des factures fait référence à la numérisation du processus de rapprochement des factures d'une entreprise à l'aide d'outils et de technologies avancés. les factures sont traitées automatiquement sans intervention humaine.

La technologie de rapprochement automatisé des factures peut modifier le fonctionnement des services de comptabilité fournisseurs. Les factures reçues sont numérisées, converties en format numérique, comparées à l'aide d'algorithmes et vérifiées par rapport aux paramètres de tolérance et, si elles sont approuvées, sont traitées pour paiement, le tout sans dépendance humaine.

La tâche de valider ou de rapprocher les factures et de les traiter à l'aide de l'automatisation peut offrir une multitude d'avantages. Les technologies d'automatisation basées sur l'IA telles que l'OCR et la RPA peuvent améliorer le traitement des factures sans contact pour qu'il soit efficace et sans erreur.

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Utilisation de l'IA dans le rapprochement automatisé des factures

L'utilisation de l'intelligence artificielle pour gérer les processus peut rendre le travail fastidieux complexe, simple et facile. Les technologies basées sur l'IA telles que l'OCR et la RPA peuvent être des outils efficaces pour automatiser les processus AP et améliorer l'efficacité de l'entreprise.

Reconnaissance optique de caractères

L'OCR est une technologie qui lit et extrait des informations à partir de documents numériques pour les éditer. Utiles pour les industries traitant un volume important de données, les capacités d'OCR utilisant l'intelligence artificielle sont une aubaine pour Automatisation AP.

L'OCR peut être efficace la saisie des données, extraction en extrayant les données pertinentes. Il l'achemine ensuite pour faire correspondre automatiquement la facture avec le bon de commande. Après cette étape, le processus de rapprochement des factures peut être complété à l'aide d'un rapprochement à 2, 3 ou 4 facteurs. Tout cela réduit les efforts, le temps et les coûts liés aux tâches manuelles, garantissant une meilleure efficacité des processus.

Mais alors que l'OCR peut apporter une énorme contribution à l'optimisation de l'automatisation des processus AP, l'OCR à lui seul peut ne pas suffire à compléter le processus d'automatisation. L'utilisation d'une autre technologie puissante en conjonction avec l'OCR peut s'avérer plus bénéfique pour réaliser une automatisation complète des processus.

Automatisation des processus robotiques

L'automatisation des processus robotiques est une technologie logicielle populaire et utile qui peut agir comme un assistant virtuel en conjonction avec l'OCR pour automatiser les processus numériques. Le logiciel permet aux utilisateurs de créer des « bots » qui imitent les actions humaines.

Ces robots fiables sont utilisés dans de nombreuses industries pour fonctionner 24 heures sur 7, XNUMX jours sur XNUMX, avec une vitesse et une précision élevées. En interagissant avec les applications système, ces bots peuvent effectuer automatiquement capture de données cognitives, extraire et analyser des données comme le font les humains. En plus de cela, ils peuvent communiquer et acheminer les données extraites vers les processus appropriés pour initier une action précise en quelques secondes.

La RPA avec OCR peut aider un processus de rapprochement de factures AP avec rapidité, précision et un délai réduit dès la réception de la facture. Il télécharge, scanne, exécute extraction d'informations, initie une correspondance à 2, 3 ou 4 facteurs, vérifie les tolérances définies et marque les factures pour correction ou traitement des paiements.

Avantages du rapprochement automatisé des factures

L'automatisation du rapprochement des factures facilite le traitement des factures pour les paiements. Le besoin d'intervention humaine étant éliminé, les complications liées à la gestion de la paperasserie et aux validations manuelles sont également exclues.

Certains des avantages notables offerts par le traitement des factures sans contact sont :

• Gain de temps – Le rapprochement manuel des factures est fastidieux et chronophage. Vérifier les détails des factures individuellement et valider avec des processus à 2,3, 4 ou XNUMX voies prend un temps considérable. Par conséquent, cela permet aux employés de l'entreprise de consacrer leur temps précieux à d'autres tâches clés et d'améliorer la productivité globale.
• Précision – L'automatisation du processus AP réduit l'incidence des erreurs et garantit un flux de travail fluide entre les processus. Les non-concordances ou les écarts sont facilement détectés et ce n'est que lorsqu'une facture est réglée à tous les niveaux qu'elle est programmée pour paiement.
• Protection contre les factures en double et frauduleuses – L'automatisation du rapprochement des factures implique une validation cohérente entre les factures et les pièces justificatives. Toutes les exceptions sont également détectées et signalées pour une vérification manuelle. Cela garantit une protection contre les factures frauduleuses ou en double et un meilleur contrôle commercial.
• Favorise les relations avec les fournisseurs – L'automatisation du traitement des factures peut rapidement faire correspondre les factures avec les bons de commande et accélérer le paiement des fournisseurs pour les satisfaire. À son tour, l'entreprise peut également bénéficier de meilleures offres de contrat et de remises pour paiement anticipé pour une rentabilité accrue.
• Analyse efficace des coûts – Le traitement des factures sans contact fournit des informations sur les articles individuels qui aident à identifier ceux qui offrent la valeur la plus élevée. Ces données fiables aident à une meilleure analyse des coûts et à la sélection des fournisseurs pertinents pour apporter plus de valeur à l'entreprise.
• Bon pour les audits – Les factures accompagnées d'autres pièces justificatives sont obligatoires pour les audits. L'utilisation de la correspondance automatisée des factures garantit que les bons de commande, les reçus de marchandises, les bordereaux d'inspection et les factures sont disponibles dans un emplacement centralisé numériquement facilement accessible pendant les audits pour accélérer le processus.

Conclusion

Le rapprochement et le traitement des factures fournisseurs sont un processus complexe. La technologie basée sur l'IA peut fournir un effet de levier aux entreprises grâce à une automatisation personnalisable. En automatisant, les entreprises peuvent chercher à intégrer de manière transparente flux de travail de gestion de documents processus, créer une meilleure transparence, maintenir de bonnes relations commerciales pour une efficacité et une croissance commerciales optimisées.

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• La source: https://nanonets.com/blog/invoice-matching-explained/