À l'ère numérique, les entreprises s'appuient sur des processus de gestion des dépenses efficaces pour maintenir des registres financiers précis et assurer le bon fonctionnement. Cependant, un défi que les organisations rencontrent souvent est la présence de reçus en double. Ces doublons peuvent entraîner des erreurs dans les calculs de remboursement, des problèmes de conformité et une utilisation inefficace des ressources.
Dans cet article de blog, nous plongerons dans le monde de la détection des reçus en double avec le logiciel OCR, en explorant ses avantages et ses meilleures pratiques.
Que sont les reçus en double ?
Les reçus en double font référence à plusieurs copies ou soumissions du même reçu par un employé ou une personne demandant le remboursement de ses dépenses. Les reçus en double peuvent avoir plusieurs implications dans le processus de remboursement des dépenses.
Quel impact cela a-t-il sur le remboursement des dépenses ?
Exactitude du remboursement
Les reçus en double peuvent entraîner des inexactitudes dans les calculs de remboursement des dépenses. Si plusieurs copies du même reçu sont soumises, cela peut entraîner un paiement en trop ou un double remboursement pour la même dépense.
Prévention de la fraude
Les reçus en double peuvent être un signal d'alarme pour des activités frauduleuses potentielles. Les particuliers peuvent soumettre intentionnellement des reçus en double pour demander plusieurs fois le remboursement de la même dépense. Les organisations doivent disposer de politiques et de systèmes solides de gestion des dépenses pour détecter et prévenir les tentatives de remboursement frauduleuses.
Politique de conformité
Les reçus en double peuvent enfreindre les politiques et directives de remboursement des dépenses établies par l'organisation. Les politiques exigent souvent que les employés fournissent des reçus originaux et interdisent le remboursement des dépenses déjà réclamées ou remboursées. Les reçus en double peuvent entraîner une non-conformité, entraînant de la confusion et un travail administratif supplémentaire pour rectifier la situation.
Délais d'approbation
Lorsque des reçus en double sont soumis, cela peut entraîner des retards dans le processus d'approbation du remboursement. Les examinateurs et les approbateurs doivent consacrer plus de temps à l'identification et à la résolution des doublons, ce qui peut ralentir le flux de travail global de remboursement.
Audit et tenue de registres
Les reçus en double peuvent créer des difficultés lors des audits internes ou des examens financiers. Les organisations sont censées tenir des registres précis des dépenses, et les dépenses en double peuvent rendre difficile la fourniture de documents fiables.
Comment éviter la duplication des reçus ?
- Politiques de remboursement claires : Établissez des directives claires qui décrivent la soumission des reçus originaux, l'interdiction des remboursements en double et les conséquences des violations de la politique.
- Validation de réception : Mettre en œuvre des mécanismes pour valider les reçus au point de soumission. Cela peut inclure des vérifications automatisées pour identifier les doublons potentiels ou signaler les reçus qui ont déjà été traités.
- Suivi et rapprochement des encaissements : Maintenir un système centralisé de suivi et de rapprochement des reçus. Cela garantit que les reçus en double sont détectés et résolus avant le remboursement.
- Solutions technologiques : Explorez l'utilisation de logiciels ou d'applications de gestion des dépenses qui offrent des fonctionnalités de numérisation, de validation et de détection automatisée des doublons.
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Erreur honnête ou double dipping ?
Le doublement du reçu peut être innocent et simplement une erreur de téléchargement. Des erreurs se produisent et il n'est pas rare que des personnes soumettent accidentellement des reçus en double lors du processus de remboursement des dépenses.
Les employés peuvent involontairement télécharger le même reçu plus d'une fois en raison d'un oubli ou d'une confusion. Il se peut qu'ils ne se rendent pas compte qu'ils ont déjà soumis le reçu et qu'ils le téléchargent à nouveau accidentellement, ce qui entraînera des doublons.
Le doublement du reçu peut également se produire lorsqu'il y a de légères variations dans la documentation. Par exemple, si une personne reçoit à la fois une copie physique et une copie électronique d'un reçu, elle peut par inadvertance télécharger les deux versions, ce qui entraîne des entrées en double.
En reconnaissant qu'un doublement innocent des reçus peut se produire, les organisations peuvent favoriser une culture de confiance et de compréhension tout en prenant des mesures pour améliorer les processus et réduire les erreurs à l'avenir.
Comment améliorer la détection des doublons ?
Clarification et éducation
Renforcez la procédure appropriée pour soumettre les reçus et mettez en évidence les directives spécifiques pour éviter de futures erreurs. Offrir une formation ou des ressources supplémentaires si nécessaire pour améliorer la compréhension et la sensibilisation.
Rectification
Demandez à l'employé d'identifier et de signaler les entrées en double pour suppression ou correction. Ils peuvent travailler en collaboration avec le service approprié ou la personne responsable de la gestion des remboursements de dépenses.
Améliorations du système
Évaluez le système ou le logiciel de gestion des dépenses pour identifier les domaines dans lesquels l'expérience ou la clarté de l'utilisateur peuvent être améliorées afin de minimiser l'occurrence d'un doublement innocent des reçus. Envisagez de mettre en œuvre des fonctionnalités qui fournissent un retour immédiat sur les téléchargements réussis ou mettent en évidence les doublons potentiels.
Comment identifier les reçus en double ?
Nanonets est un fournisseur de logiciels OCR qui offre des fonctionnalités avancées pour identifier les reçus en double. Voici comment les nanonets peuvent aider à détecter les reçus en double :
- Extraction de données basée sur l'OCR : nanonets utilise la technologie OCR pour extraire les données clés des reçus, y compris les noms des fournisseurs, les dates, les montants et d'autres informations pertinentes. Cette extraction automatisée des données garantit une récupération précise et cohérente des informations des reçus, ce qui est essentiel pour la détection des doublons.
- Correspondance de contenu textuel : Nanonets compare le texte extrait de différents reçus pour identifier les doublons potentiels. En analysant le contenu textuel, les nanonets peuvent détecter des similitudes ou des correspondances exactes entre les reçus, même s'ils ont des mises en page ou des formats différents. Cela permet de signaler les reçus en double potentiels pour une enquête plus approfondie.
- Reconnaissance d'image et analyse visuelle: Nanonets utilise des techniques de reconnaissance d'images et d'analyse visuelle pour identifier les similitudes visuelles entre les reçus. En comparant les caractéristiques visuelles et les structures des images de reçus, les Nanonets peuvent détecter les doublons sur la base de motifs visuels ou de ressemblances.
- Règles et algorithmes personnalisables : Les nanonets permettent aux utilisateurs de définir et de personnaliser des règles et des algorithmes de détection des doublons en fonction de critères spécifiques. Cette flexibilité permet aux organisations de mettre en place des processus d'identification des doublons sur mesure qui s'alignent sur leurs besoins uniques.
- Validation et feedback en temps réel : Les nanonets peuvent fournir une validation en temps réel pendant le processus de soumission des reçus. Au fur et à mesure que les utilisateurs téléchargent des reçus, les nanonets peuvent les comparer aux enregistrements existants ou à une base de données de reçus précédemment traités. Il peut alerter rapidement les utilisateurs si des doublons potentiels sont détectés, empêchant la soumission de reçus en double au point d'entrée.
- Reporting et analyse: Nanonets génère des rapports et des analyses sur les reçus en double, fournissant des informations sur l'occurrence et les modèles de doublons. Ces informations aident les organisations à comprendre les tendances, à identifier les domaines d'amélioration des processus et à prendre des mesures proactives pour réduire les soumissions en double.
- Capacités d'intégration : Nanonets offre des capacités d'intégration avec les systèmes ou flux de travail existants, permettant une intégration transparente de sa fonctionnalité de détection des doublons dans les processus de gestion des dépenses ou de remboursement des organisations.
En tirant parti de la technologie OCR de Nanonets et des fonctionnalités avancées de détection des doublons, les organisations peuvent améliorer la précision et l'efficacité de l'identification des reçus en double. Les règles personnalisables, la validation en temps réel et les capacités de création de rapports de Nanonets offrent une solution complète pour rationaliser le processus d'identification des reçus en double.
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- La source: https://nanonets.com/blog/detect-duplicate-receipts/
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