Pour les petites entreprises, une gestion efficace de la trésorerie est plus qu'un impératif financier : c'est la clé de la survie. C'est pourquoi une gestion efficace des comptes fournisseurs est la pierre angulaire de la gestion de la trésorerie à long terme. Heureusement, les avancées numériques telles que l’intelligence artificielle et le cloud computing amènent des solutions comptables pour les méga-entreprises sur Main Street.
Il existe une gamme de solutions et de plateformes, mais assurez-vous que votre sélection fonctionne pour vous : toutes les entreprises sont uniques avec des plateformes capables de s'adapter à leurs besoins, et s'assurer que vos besoins sont satisfaits avant de s'engager à long terme est le meilleur moyen d'en tirer le meilleur parti. valeur de votre petite entreprise logiciel de comptes fournisseurs.
Défis spécifiques auxquels les petites entreprises sont confrontées et comment le logiciel AP peut les aider
Les petites entreprises sont confrontées à une série de défis et de problèmes uniques qui freinent leur croissance et leur efficacité. Malheureusement, de nombreuses ressources éducatives ont tendance à ignorer ces problèmes uniques au profit de ceux auxquels sont confrontées les opérations de plus grande envergure au niveau des entreprises. Et pourquoi pas? En comparaison, les problèmes des PME sont de petites pommes de terre – mais ce n'est pas le cas si vous êtes propriétaire d'une petite entreprise et que vous essayez de résoudre par vous-même des problèmes spécifiques à une grande échelle.
Cependant, pour certains problèmes, la mise en œuvre d’un logiciel AP contribue grandement à minimiser certains des problèmes les plus graves et les plus paralysants. Certains des problèmes qui sont dévastateurs lorsque vous y faites face incluent :
1. Saisie manuelle des données et erreurs inévitables : Le logiciel AP automatise la capture, l'intégration et le stockage des données, garantissant ainsi leur intégrité et réduisant les erreurs des utilisateurs.
2. Retards de paiement et frais : En utilisant la planification automatisée dans le logiciel AP, les PME peuvent rester au courant des fenêtres de paiement, éviter les retards de paiement et même maximiser les remises pour paiement anticipé.
3. Systèmes papier inefficaces : La comptabilité est l’un des rares domaines que les objectifs de la société sans papier n’ont pas encore pleinement pénétrés ; la numérisation des opérations via le logiciel AP permet d’éliminer le besoin de papier excédentaire, augmente l’efficacité (en particulier pour les thés distants ou dispersés) et est plus respectueuse de l’environnement.
D’autres défis, plus importants, comprennent :
Défi n°1 : ressources limitées
Les petites entreprises disposent souvent de ressources financières et de capital humain limités, ce qui rend la gestion des marges primordiale pour le succès et la croissance à long terme.
Comment le logiciel AP pour petites entreprises peut vous aider : Le logiciel AP aide à résoudre les problèmes de ressources en automatisant les tâches comptables courantes, en réduisant la charge du personnel afin qu'il puisse mieux consacrer du temps ailleurs et en facilitant généralement une meilleure allocation des ressources.
Défi n°2 : Saisie et traitement des données
Nous avons abordé brièvement celui-ci ci-dessus, mais il convient de le répéter. La saisie manuelle des données et le traitement des documents prennent du temps, sont sujets aux erreurs et ont tendance à s'accumuler jusqu'à ce que nous vraiment besoin pour y arriver – des erreurs aggravées alors que nous nous précipitons dans la saisie des données.
Comment le logiciel AP pour petites entreprises peut vous aider : Le logiciel AP automatise la saisie et le traitement des données, réduisant ainsi le temps passé (améliorant l'allocation des ressources) et réduisant votre taux d'erreur pour améliorer la conformité et réduire le risque d'amendes, d'audit ou de fournisseurs mécontents.
Défi n°3 : Gestion des fournisseurs
En parlant de fournisseurs, la gestion des fournisseurs est un problème courant pour les PME qui doivent jongler avec des relations fournisseurs multiples ou complexes. Maintenir des relations de qualité avec les fournisseurs est la clé du succès, mais en gérer plusieurs peut être difficile et prendre beaucoup de temps.
Comment le logiciel AP pour petites entreprises peut vous aider : Le logiciel AP simplifie la gestion des fournisseurs en organisant les informations sur les fournisseurs, en suivant l'historique des paiements et les dates d'échéance, en automatisant les communications et en stockant toute la documentation pour améliorer l'efficacité de la gestion des fournisseurs.
Le meilleur logiciel de comptabilité fournisseurs pour les petites entreprises
Une fois que vous avez terminé cette évaluation, vous devriez savoir ce que vous recherchez dans un logiciel de comptabilité fournisseurs. L'étape suivante consiste à comparer les différentes options logicielles disponibles.
Voici une courte liste d'excellentes solutions logicielles de comptabilité fournisseurs à considérer pour les petites entreprises :
1. Automatisation des comptes créditeurs Nanonets
L'automatisation intégrée des comptes fournisseurs de Nanonets offre aux PME un guichet unique pour la gestion des factures, la création de flux de travail et l'intégration sur mesure, tout en offrant une solution basée sur le cloud pour traiter un large éventail de formats, de langues et de structures de factures, améliorant ainsi l'efficacité des comptes fournisseurs.
Nanonets offre aux petites entreprises des outils pour affiner la collecte et le traitement des données à partir des factures, des reçus et des bons de commande, réduisant ainsi considérablement la saisie manuelle des données et augmentant la précision. Les capacités d'IA de la plateforme s'étendent à la vérification des données, à l'alignement des factures sur les bons de commande et à l'automatisation du processus d'approbation, tout cela contribuant à une efficacité accrue et à moins d'erreurs. Avec la possibilité d'importer des factures en masse à partir d'un éventail de sources telles que Gmail, Google Drive, SharePoint et Dropbox, et avec les déclencheurs Zapier pour les mises à jour automatiques, Nanonets garantit un afflux constant et gérable de données de facturation.
Nanonets exporte également les factures traitées et la gestion des comptes fournisseurs vers les systèmes comptables courants, notamment Xero, SAP, Sage et QuickBooks, ce qui minimise la saisie manuelle et garantit l'intégrité des données. Des rappels automatisés, des attributions de tâches et des suivis font partie du package, gardant toutes les parties prenantes informées et engagées grâce à des tableaux de bord et des notifications transparents.
Nanonets facilite l'extraction de données et leur intégration dans divers formats tels que CSV, JSON et XML, rationalisant ainsi l'analyse des données. Il accélère le processus d'approbation et de paiement en automatisant la distribution des flux de travail, en fournissant des hiérarchies d'approbation personnalisables et en mettant en œuvre des règles de paiement automatique ainsi que des passerelles de paiement intégrées. La conformité est également une fonctionnalité clé, avec une correspondance à trois voies intégrée pour les factures, les bons de commande et les reçus de livraison, l'archivage automatique, les pistes d'audit et les contrôles d'accès basés sur les rôles en place.
Le système est conçu pour mettre à jour automatiquement les informations au niveau des SKU et faire correspondre les codes des fournisseurs et du grand livre général dans les systèmes ERP, ce qui permet de réduire les erreurs et d'affiner la gestion financière globale. Pour les fournisseurs, le processus est simplifié grâce à l'importation automatisée des factures, aux mises à jour de statut et aux paiements en temps opportun, qui favorisent tous des relations plus solides avec les fournisseurs.
Pour les petites entreprises ayant une présence internationale ou ayant l'ambition de se développer, Nanonets est équipé pour gérer la facturation multidevises et multilingues, une fonctionnalité cruciale pour le commerce mondial. Les qualités remarquables de ce système incluent sa gestion habile des documents structurés et non structurés, sa prise en charge multi-devises et multilingues, une IA avancée pour une extraction et une validation précises des données, ainsi que des flux de travail et des processus d'approbation personnalisables, qui se combinent tous pour créer des Nanonets. une solution complète et évolutive d’automatisation des comptes créditeurs.
Prix
Vous pourrez traiter gratuitement 1 à 500 factures, les documents suivants coûtant 0.30 $ chacun. Si votre petite entreprise évolue vers une plus grande taille, le plan Pro offre jusqu'à 5,000 499 pages pour seulement XNUMX $ par mois.
2. Bill.com
Bill aide les petits et moyennes entreprises à la gestion financière en fournissant une solution cloud pour les comptes créditeurs et clients qui rationalise et automatise les opérations de back-office d'une PME. L'outil permet aux entreprises de créer, d'envoyer, de recevoir et de superviser les factures, réduisant ainsi le temps de saisie manuelle des données et les dépenses en capital.
Il rationalise le traitement des paiements des petites entreprises en automatisant les approbations et les rappels, aidant ainsi les entreprises à gérer leur flux de trésorerie plus efficacement et à garantir des transactions rapides. L'intégration est un jeu d'enfant avec BILL, car il se synchronise facilement avec les logiciels de comptabilité et les systèmes ERP largement utilisés, garantissant ainsi la continuité des données.
Les utilisateurs bénéficient d'une commodité accessible sur n'importe quel appareil, offrant la flexibilité nécessaire pour gérer leurs finances en déplacement. La plateforme répond aux besoins des entreprises mondiales grâce à des fonctionnalités de paiement international, simplifiant ainsi les transactions avec les fournisseurs étrangers, quelle que soit leur distance.
De plus, BILL améliore la responsabilité et la transparence en fournissant une piste d'audit détaillée des activités de facturation et de paiement. Avec son interface conviviale, ses options d'intégration robustes, son suivi efficace des factures et des paiements et son solide support client, BILL se distingue comme un outil précieux pour la gestion financière.
Prix
BILL propose des plates-formes AP/AR distinctes qui peuvent être regroupées sous un seul compte. Le forfait AP/AR coûte 79 $ par utilisateur et par mois, avec des forfaits distincts à partir de 45 $ par utilisateur.
3. QuickBooks par Intuit
QuickBooks propose une gamme étendue et populaire de solutions comptables qui vont bien au-delà des comptes créditeurs, avec une interface intuitive et des outils puissants conçus pour aider les petites entreprises à gérer leurs finances avec une plus grande efficacité.
Le logiciel QuickBooks permet aux entreprises de surveiller méticuleusement leurs revenus et leurs dépenses, offrant ainsi une vue transparente de leur santé financière. Il est équipé d'outils de reporting avancés pour gérer efficacement les flux de trésorerie. QuickBooks offre également la commodité d'accepter les virements par carte de crédit et bancaires en déplacement avec un lecteur de carte GoPayment gratuit, augmentant ainsi les taux de paiement en temps opportun et améliorant les flux de trésorerie.
De même, la gestion de la paie devient un processus rapide et sans erreur, qu'elle soit effectuée de manière indépendante ou via la mise à niveau de Full Service Payroll. Le logiciel simplifie le suivi des heures des employés et des heures facturables, favorisant une gestion proactive des heures supplémentaires et des processus de paie et de facturation fluides.
Les petites entreprises peuvent également collaborer avec QuickBooks Live Bookkeeping pour bénéficier d'une assistance experte basée aux États-Unis, garantissant ainsi que leurs dossiers financiers sont toujours précis et à jour. L'accessibilité des données est un jeu d'enfant, avec la possibilité d'accéder à tout moment aux informations sur tous les appareils. QuickBooks rationalise l'importation de factures et la gestion des comptes fournisseurs, en automatisant les tâches essentielles pour plus de précision et de fiabilité. Les fonctionnalités remarquables de QuickBooks incluent son approche complète de la gestion financière, une interface simple et conviviale, des outils robustes de gestion des flux de trésorerie et de reporting, ainsi que la facilité de suivi des revenus, des dépenses et des heures facturables, ce qui en fait un choix de premier plan pour les services financiers. logiciel.
Prix
QuickBooks propose une gamme de niveaux de prix conçus pour répondre aux besoins de votre PME là où elle a besoin de vous. Leur forfait Simple Start commence à 15 $ par mois, mais la plupart des petites entreprises tirent le meilleur parti du Plus Plat à 45 $ par mois.
4. Sauge intacte
Sage Intacct est un logiciel de comptabilité robuste très apprécié pour la gestion des comptes créditeurs. Plateforme basée sur le cloud, Sage Intacct offre une variété de fonctionnalités conçues pour les petites entreprises qui souhaitent rationaliser leurs opérations financières. Avec Sage Intacct, les entreprises peuvent gérer et adapter les flux de travail d'approbation à leurs besoins, en définissant des limites de dépenses appropriées pour différents départements et en exerçant un meilleur contrôle sur les dépenses.
L'automatisation est un avantage clé, car elle minimise les erreurs et permet de gagner un temps précieux. Pour les entreprises ayant une présence mondiale, la capacité du logiciel à gérer les conversions multidevises et les déclarations fiscales locales est inestimable.
Au-delà des bases, Sage Intacct fournit des modules avancés qui s'étendent à la paie, aux ressources humaines, à la planification et à l'analyse, fournissant ainsi une boîte à outils complète de gestion financière.
Les fonctionnalités exceptionnelles de Sage Intacct incluent son large éventail d'outils de gestion financière, ses modules avancés pour diverses opérations financières, ses flux de travail personnalisables pour les comptes créditeurs offrant un contrôle amélioré, sa capacité à gérer des activités financières complexes telles que les transactions multidevises et les déclarations fiscales, ainsi que l'assurance de la conformité aux PCGR. pour répondre aux exigences réglementaires.
Prix
Vous devrez travailler avec un gestionnaire de compte ; aucun prix n'est divulgué sur la page publique de Sage Intacct
5. Timbre
Stampli est un logiciel spécialisé de comptabilité fournisseurs destiné aux petites entreprises, mettant l'accent sur les processus de facturation automatisés et les mécanismes d'approbation. Ce système est conçu pour renforcer considérablement l’efficacité et la précision des opérations AP.
Grâce à Stampli, les petites entreprises sont équipées pour automatiser les subtilités de la capture, du codage et des approbations des factures, ce qui permet d'affiner le flux de travail global des comptes fournisseurs. La plateforme consolide la collaboration, la communication, la documentation et les flux de travail liés aux factures dans une interface unifiée, simplifiant ainsi les interactions et le suivi. Sa technologie d'IA est conçue pour apprendre et s'adapter aux procédures AP spécifiques d'une entreprise, en prenant en charge les tâches manuelles pour gagner du temps et réduire les erreurs humaines.
De plus, Stampli simplifie la gestion des bons de commande en permettant des correspondances transparentes de bons de commande bidirectionnels et tridirectionnels, le traitement des paiements partiels, les ajustements des éléments de campagne et les ajouts au sein de la plateforme elle-même. La solution complète de gestion des fournisseurs intégrée à Stampli renforce non seulement les relations avec les fournisseurs, mais garantit également une intégration efficace des fournisseurs, une gestion des informations et une conformité grâce à une documentation méticuleuse.
La prise en charge multi-entités du logiciel est une aubaine pour les entreprises qui traitent et paient des factures dans différents départements, bureaux, entreprises ou emplacements géographiques, le tout à partir d'un système unique. De puissants outils d'analyse et de reporting fournissent des informations immédiates sur les factures, les performances des employés et l'état général des processus AP. De plus, Stampli offre un accès en un clic à toutes les conversations et activités pertinentes liées à chaque facture, simplifiant ainsi le processus d'assistance à l'audit et garantissant que l'entreprise est perpétuellement préparée aux audits.
Stampli se distingue par un système de gestion des fournisseurs intuitif, la capacité de prendre en charge plusieurs entités commerciales à partir d'une seule plateforme et de solides capacités d'analyse et de reporting qui, ensemble, en font un formidable outil dans le domaine des logiciels de comptabilité fournisseurs.
Prix
Stampli fournit des devis sur demande mais ne divulgue pas les prix sur son site Web.
6. Base aérienne
Airbase propose une plate-forme complète d'automatisation des comptes fournisseurs qui constitue une solution globale pour les entreprises, offrant des capacités étendues pour les paiements mondiaux, une conformité automatisée et une transparence immédiate tout au long du cycle de l'achat au paiement.
Les petites entreprises utilisant Airbase ont accès à la prise en charge des devises internationales, permettant ainsi de payer des fournisseurs dans plus de 200 pays en utilisant diverses méthodes, notamment ACH, chèques, cartes virtuelles, virements internationaux ou crédits fournisseur dans plus de 145 devises. La synchronisation en temps réel de la plateforme avec le grand livre automatise la conformité, garantissant précision et efficacité, particulièrement cruciales lors des périodes d'audit ou lors de la clôture des comptes mensuels.
La fonction de catégorisation automatique d'Airbase rationalise le processus de codage, de marquage et d'enregistrement des transactions dans le grand livre, facilitant ainsi considérablement la tâche des rapprochements bancaires de fin de mois. Il fournit également un rapport d'activité bancaire détaillé pour les transactions individuelles, simplifiant ainsi le suivi et la gestion des données financières.
La nature collaborative de la plateforme Airbase garantit une communication claire et répond aux exigences de conformité et de sécurité de toutes les parties prenantes, permettant aux employés de différents groupes commerciaux de travailler ensemble efficacement. Pour les demandes d'approvisionnement complexes, le système moderne de gestion des dépenses d'Airbase est bien adapté aux divers besoins du secteur, capturant et suivant automatiquement les données essentielles pour l'équipe d'approvisionnement, améliorant ainsi l'efficacité et rationalisant les processus.
Prix
L'équipe commerciale d'Airbase se fera un plaisir de vous aider à fixer le prix de votre logiciel de comptes créditeurs pour petites entreprises solution, mais vous devrez leur parler pour le savoir – aucun prix n’est indiqué sur son site.
7. Tipalti
Tipalti est notre dernier regard sur les comptes créditeurs des petites entreprises. Tipalti est une plateforme d'automatisation des comptes fournisseurs de bout en bout conçue pour rationaliser l'ensemble du processus de paiement pour les PME. Tipalti gère les paiements et gère chaque étape, y compris l'intégration des fournisseurs et la facilitation des paiements mondiaux, de la conformité fiscale et du rapprochement.
Avec Tipalti, les petites entreprises peuvent facilement gérer des paiements massifs sur un réseau mondial de fournisseurs (et même d'influenceurs et d'équipes marketing uniques !), offrant des options de paiement dans une multitude de devises et de méthodes, notamment ACH, virements électroniques, PayPal, et plus encore. La portée mondiale des paiements est bien entendu essentielle pour les petites entreprises qui cherchent à étendre leurs activités à l’international. Le logiciel simplifie la conformité fiscale en automatisant la collecte et la validation des formulaires fiscaux, ainsi que la déclaration du paiement des impôts, qui sont essentielles au respect des diverses réglementations fiscales internationales.
L'automatisation AP de Tipalti s'étend également au traitement des factures en prenant en charge la capture automatisée des factures, les flux de travail d'approbation et le rapprochement des paiements en temps réel, ce qui peut réduire considérablement la charge de travail des équipes chargées des comptes créditeurs. Les capacités d'intégration de la plateforme signifient qu'elle peut se connecter de manière transparente à une multitude de systèmes ERP et comptables, garantissant ainsi que les données financières circulent de manière fluide et précise dans tous les systèmes d'entreprise.
Prix
Tipalti commence à 129 $ par mois et évolue en fonction de vos besoins et de votre complexité.
Quels ensembles de fonctionnalités les petites entreprises devraient-elles privilégier lors de l’évaluation d’un logiciel AP ?
Les besoins de votre PME sont très variés, il n'est donc pas utile de définir un ensemble strict de fonctionnalités pour répondre à toutes les exigences logicielles de comptabilité fournisseurs des petites entreprises. Au lieu de cela, nous examinerons certains composants de base communs à exiger de votre logiciel d'automatisation des comptes fournisseurs :
- Gestion automatisée des factures et des paiements : Il s'agit du strict minimum, mais cherchez à déterminer dans quelle mesure les fonctionnalités d'automatisation de base sont précises, opportunes et fiables.
- Intégration: Le logiciel d’automatisation des comptes créditeurs des petites entreprises doit fonctionner pour vous et avec vous, et non l’inverse. Assurez-vous que le logiciel sélectionné n'est pas trop restrictif pour vos systèmes existants.
- Sécurité : Les cybermenaces constituent un danger réel et actuel, notamment lorsqu’il s’agit de délits financiers virtuels. Assurez-vous que vos informations – et celles de vos fournisseurs – sont en sécurité.
- Gestion des paiements à l'étranger : Si vous travaillez avec des fournisseurs internationaux, vous connaissez la difficulté que peut représenter la gestion des transactions à l’étranger. Si cela s’applique à votre entreprise, s’assurer que cela facilite les transactions transfrontalières peut vous faire gagner beaucoup de temps et éviter des maux de tête.
Quelles intégrations logicielles de comptabilité fournisseurs sont les plus utiles pour les petites entreprises ?
Encore une fois, les intégrations dépendent de l’entreprise. Mais, comme nous l'avons dit ci-dessus, votre logiciel d'automatisation AP doit fonctionner au sein de votre écosystème actuel, plutôt que d'obliger le personnel à s'adapter. Les intégrations courantes à valider avant de s'engager incluent :
- Autres plateformes comptables
- ERP, le cas échéant
- Banques et plateformes bancaires
- Outils de gestion des achats/stocks
- Outils d'analyse : certains proposent des analyses internes, mais si vous avez une préférence, assurez-vous qu'elles s'intègrent.
[H3] Quels avantages les logiciels de comptabilité fournisseurs apportent-ils aux petites entreprises ?
La gestion de vos comptes créditeurs en tant que propriétaire de petite entreprise n'est pas seulement une perte de temps précieux : cela coûte de l'argent réel en termes de ressources mal allouées tout en amplifiant le risque d'erreur, quel que soit votre degré de diligence. Vous devez également vous attendre à ce que votre logiciel de comptabilité fournisseurs :
1. Rationalisation du traitement des factures: Les entreprises reçoivent des factures sous différents formats, du papier aux e-mails. Un logiciel de comptabilité fournisseurs automatise la capture et la saisie de ces factures dans le système, éliminant ainsi la saisie manuelle des données et réduisant les risques d'erreurs.
2. Meilleure visibilité sur les dettes: obtenez une visibilité en temps réel sur vos dettes : quel est le statut d'une facture, quand un paiement est dû, qui l'a approuvé, le mode de paiement, et plus encore. Cette transparence contribue à une meilleure gestion de la trésorerie et garantit des paiements ponctuels.
3. Relations améliorées avec les fournisseurs: Planifiez et effectuez des paiements à temps, à chaque fois, grâce à des rappels automatisés et des fonctionnalités de planification. Une extraction précise des données évite les erreurs de montants ou de détails des paiements, garantissant ainsi l’absence de problèmes dans les paiements des fournisseurs. Cela favorise la confiance et établit de meilleures relations avec vos fournisseurs.
4. Amélioration des pistes de conformité et d’audit: Les historiques détaillés des transactions, la correspondance à trois voies et d'autres fonctionnalités de piste d'audit facilitent le maintien de la conformité et la préparation des audits. Cela aide également à détecter et à prévenir les activités frauduleuses.
5. Gestion efficace des flux de trésorerie: Des fonctionnalités telles que les flux de travail d'approbation des factures, la planification des paiements et les rapports en temps réel permettent aux logiciels de comptabilité fournisseurs de gérer efficacement les flux de trésorerie. Cela garantit que votre entreprise dispose du bon montant de liquidités au bon moment : pas de retard de paiement, de remise manquée ou de transaction en double.
Résumé
Les logiciels de comptabilité fournisseurs apportent progressivement des solutions comptables au niveau de l'entreprise aux petites entreprises. En automatisant l'ensemble des processus AP (saisie des factures, traitement des paiements, gestion des fournisseurs, rapports financiers, etc.), ces solutions constituent une première étape importante vers la rationalisation des opérations rationalisées. Ils permettent de gagner du temps et de réduire les taux d'erreur humaine tout en fournissant également des informations sur la santé financière d'une entreprise grâce à des outils d'analyse et de reporting robustes.
Alors que les petites entreprises sont confrontées à une concurrence et à une complexité croissantes dans leurs opérations, l'adoption d'un logiciel AP complet n'est pas seulement une question de commodité mais une exigence essentielle. Il permet aux entreprises de se concentrer sur la croissance et l’innovation tout en gardant un contrôle strict sur leurs finances, garantissant ainsi qu’elles restent lourdes en liquidités dans un écosystème économique restrictif. La valeur d’un investissement dans un logiciel de comptabilité fournisseurs est réelle et tangible, mais le plus grand avantage est le temps gagné et consacré à vos véritables objectifs : croissance et qualité.
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- La source: https://nanonets.com/blog/accounts-payable-software-small-business/
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