Dans un monde où le temps c'est de l'argent, les entreprises et les clients recherchent des méthodes de paiement simples qui permettent de gagner du temps et d'augmenter l'efficacité.
Did you know that it could take small-to-mid-sized companies up to 25 jours terminer le traitement d'une seule facture ?
Entrez dans l'automatisation des paiements - une solution qui a gagné en popularité ces derniers temps en raison de la pandémie et du nouveau paysage concurrentiel. En automatisant le processus de paiement, les entreprises et les particuliers peuvent gagner du temps et minimiser le risque d'erreurs.
Dans cet article, nous explorerons les avantages de l'automatisation des paiements, son fonctionnement et la manière dont elle peut être mise en œuvre pour simplifier les processus de paiement et améliorer les résultats des entreprises de toutes tailles. Que vous soyez propriétaire d'une petite entreprise ou directeur financier d'une grande entreprise, l'automatisation des paiements pourrait être la solution dont vous avez besoin.
Qu'est-ce que l'automatisation des paiements ?
L'automatisation des paiements est un système qui traite les données liées au paiement et effectue des actions avec une implication humaine minimale.
Les inconvénients associés aux processus de paiement manuels ont conduit au besoin d'automatisation des paiements. Les défis courants incluent l'erreur humaine, les tâches chronophages, le manque de transparence, les risques de sécurité et la réduction de la productivité.
L'automatisation des processus de paiement réduit le risque d'erreurs, accélère le temps de traitement des paiements, améliore la transparence, renforce la sécurité et augmente la productivité. L'automatisation des paiements n'est plus seulement un luxe pour les grandes entreprises, mais devient de plus en plus nécessaire pour les entreprises de toutes tailles.
Au niveau individuel, l'automatisation des paiements peut impliquer le paiement automatique des factures de carte de crédit, des versements hypothécaires, des remboursements de prêts et des dépôts d'épargne.
Au niveau de l'entreprise, l'automatisation des paiements implique l'utilisation d'outils logiciels pour gérer et compléter le processus de paiement des fournisseurs. Cela inclut l'approbation des paiements, leur envoi via différents modes de paiement tels que les virements ACH, les chèques, les virements et les paiements par carte virtuelle.
L'automatisation accélère le temps de traitement des paiements, garantissant que les paiements sont effectués avec précision et dans les délais. Les meilleurs services de paiement automatisés intègrent ces processus de manière transparente, réduisant le risque d'erreurs et permettant aux entreprises d'économiser du temps et de l'argent.
Comment fonctionne l'automatisation des paiements ?
Les entreprises reçoivent des fournisseurs des factures pour des produits ou des services reçus de ces derniers. La facture est traitée, généralement dans le service AP, et une fois acceptée, elle est validée pour paiement.
Les systèmes d'automatisation des paiements sont généralement intégrés à un système complet d'automatisation des comptes fournisseurs qui englobe divers processus, notamment la saisie des factures, le codage, la révision, l'approbation, l'autorisation de paiement et l'exécution des paiements.
Dans la phase d'autorisation de paiement, l'automatisation peut impliquer l'établissement de règles d'encodage dans le logiciel pour initier les paiements.
Dans un processus manuel, un responsable AP soumettrait un lot de paiements pour examen par un autorisateur de paiement, qui déterminerait ensuite les paiements à débloquer, bloquer ou rejeter. Cependant, en l'absence de l'autorisateur de paiement, le processus de libération du paiement peut être retardé, posant un obstacle important aux opérations manuelles.
Grâce à l'automatisation, un paiement de facture peut être approuvé ou refusé depuis n'importe quel endroit, que ce soit au bureau, à la maison ou en déplacement. À ce stade, l'autorisateur de paiement peut également décider quand programmer le paiement, par exemple en le reportant jusqu'à la date d'échéance pour économiser de l'argent ou en payant plus tôt pour bénéficier d'un escompte.
Au cours de la phase d'exécution des paiements du processus automatisé, les paiements approuvés sont programmés et transmis. Une fois le paiement effectué, les détails sont synchronisés avec le système comptable et la facture est marquée comme payée. De plus, tous les enregistrements d'approbation, les copies de factures, les reçus et les enregistrements de paiement sont liés à la facture, permettant à quiconque ayant besoin d'enquêter sur la transaction à l'avenir de trouver toutes les informations pertinentes en un seul endroit.
L'une des méthodes les plus courantes des systèmes de paiement automatisés est le transfert ACH. Le processus de paiement utilisant les virements ACH implique que le bénéficiaire crée un ordre de paiement qui est reçu par la banque émettrice. La banque d'origine compile tous les bons de commande et les envoie à un ACH pour traitement. L'opérateur ACH approuve ensuite et libère le montant du bon de commande à la banque destinataire. Ce processus permet aux services d'automatisation des paiements de traiter rapidement et avec précision les paiements sans intervention humaine importante, réduisant ainsi le risque d'erreurs et améliorant l'efficacité globale du processus de paiement.
Types d'automatisation des paiements
L'automatisation des paiements peut prendre différentes formes, chacune avec ses avantages uniques. Voici quelques-uns des types d'automatisation de paiement les plus courants :
- ACH (Automated Clearing House) Payments: ACH payments are electronic transfers of funds between bank accounts in the United States. They are a cost-effective and reliable way to automate payments, particularly for recurring transactions like payroll or vendor payments. ACH payments are processed in batches, making them more efficient than wire transfers
- Wire Transfers: Wire transfers are a method of transferring funds electronically between banks, typically for large or urgent payments. Wire transfers can be expensive and time-consuming compared to other forms of payment automation, but they are also secure and reliable.
- Credit Card Payments: Credit card payments are a popular form of payment automation, particularly for online transactions. Credit card payments are fast, secure, and widely accepted, making them an ideal option for businesses that need to make purchases quickly.
- Electronic Invoicing Electronic invoicing, or e-invoicing, is the process of sending invoices electronically, rather than by mail. E-invoicing can save businesses time and money by automating the invoicing process, reducing errors, and improving cash flow. E-invoicing also enables businesses to track payments more efficiently and communicate with their customers in real time.
Avantages de l'automatisation des paiements
Voici quelques-uns des principaux avantages de l'automatisation des paiements :
Paiements rapides
Les solutions de paiement automatisées peuvent favoriser un paiement rapide pour les entreprises avec tous les niveaux de volumes de transactions. Dans le cas des entreprises à faible volume de facturation, des systèmes automatisés ont été montré d'avoir des paiements à temps 33 % du temps, contre 24 % sans automatisation. De même, les entreprises ayant un volume de factures modéré ont connu une tendance similaire, avec 42 % des factures de bons de commande payées à temps avec l'automatisation, contre 25 % sans elle.
De plus grands niveaux de précision
L'automatisation du traitement des paiements améliore la précision en validant les données de facturation par rapport aux systèmes ERP ou comptables, en éliminant les processus manuels et les transferts papier qui causent des erreurs et en signalant les factures en double.
La collaboration entre les fournisseurs et les parties prenantes internes est facilitée et l'intelligence économique est utilisée pour identifier les fournisseurs problématiques. Certains fournisseurs de technologie garantissent l'exactitude. La collaboration électronique permet une résolution efficace des erreurs par rapport aux méthodes manuelles qui reposent sur des e-mails et des appels téléphoniques non suivis. Selon "Le comment, le pourquoi et le retour sur investissement d'AP Automation», 23 % des entreprises ont constaté une réduction des factures en double grâce à la mise en œuvre de l'automatisation.
Réduction des coûts
Les systèmes de paiement automatisés offrent des avantages de coûts significatifs aux entreprises en augmentant le taux de capture des remises pour paiement anticipé et en réduisant les pénalités de retard. Référentiels IOFM montrent que la plupart des services de comptes fournisseurs captent moins de 21 % de toutes les remises pour paiement anticipé, mais l'automatisation aide les entreprises à payer davantage de leurs factures pendant la période de remise en rationalisant le cycle d'approbation des factures. Le rapport de l'IOFM montre également qu'un service des comptes fournisseurs qui traite 5,000 55,650 factures par mois peut économiser XNUMX XNUMX $ par mois grâce à l'automatisation.
Augmentation de la productivité
L'automatisation des paiements permet aux professionnels de la comptabilité de se concentrer sur des tâches stratégiques telles que la planification des liquidités. Cela réduit également le besoin d'employés à temps plein, ce qui augmente la productivité et la rentabilité. La collaboration en temps réel sur les documents partagés rationalise les processus et élimine les retards inutiles, facilitant ainsi le travail des télétravailleurs. Cela se traduit par une commodité accrue, moins de frustrations et de conflits et un environnement de travail plus paisible. Les employés peuvent contribuer à l'amélioration continue du processus des comptes fournisseurs, contribuant ainsi à la croissance continue de l'entreprise.
Réduit les opportunités de fraude
Les processus de paiement manuels décentralisés présentent une vulnérabilité importante à la fraude, car il existe de multiples points d'entrée pour les fausses factures à payer et une visibilité limitée sur qui est payé pour quoi. Cependant, l'automatisation rationalise le processus, permettant à toutes les factures de transiter par un seul système en ligne pour une visibilité complète et une identification facile des paiements suspects. Les solutions AP Automation établissent des contrôles de paiement automatisés, y compris la séparation des tâches, l'authentification à double facteur et les fichiers de paiement positifs, qui empêchent la fraude interne et protègent contre les prises de contrôle de compte. Positive Pay Files transmet quotidiennement un fichier de chèques émis aux banques correspondantes, permettant la vérification des paiements autorisés.
Meilleures pratiques d'automatisation des paiements
La mise en place et la mise en œuvre de services de paiement automatisés ne garantissent pas automatiquement qu'une entreprise récoltera ses bénéfices. Afin de vraiment bénéficier de l'automatisation des paiements, il est essentiel de suivre les meilleures pratiques pour sa mise en œuvre et sa gestion. Ces pratiques permettent non seulement d'éviter des erreurs coûteuses, mais également d'assurer le succès et la durabilité à long terme des résultats de l'entreprise. En suivant quelques bonnes pratiques répertoriées ci-dessous, les entreprises peuvent automatiser les paiements avec une plus grande efficacité et réduire les coûts.
- Garantir la conformité aux réglementations : les entreprises doivent s'assurer que leurs processus d'automatisation des paiements sont conformes à toutes les réglementations pertinentes, telles que la norme de sécurité des données de l'industrie des cartes de paiement (PCI DSS), le règlement général sur la protection des données (RGPD) et les réglementations anti-blanchiment d'argent (AML). . Le respect de ces réglementations peut aider à protéger l'entreprise contre les risques juridiques et financiers.
- Vérification des informations de paiement : avant d'initier un paiement, les entreprises doivent vérifier l'exactitude des informations de paiement, telles que le nom du destinataire, le numéro de compte bancaire et le numéro d'acheminement. Cela peut aider à prévenir les erreurs et à éviter d'envoyer des paiements au mauvais destinataire.
- Maintien de la sécurité et de la confidentialité des données : les processus d'automatisation des paiements doivent être conçus avec des mesures de sécurité robustes pour se protéger contre la fraude, le piratage et les violations de données. Cela inclut la mise en œuvre du cryptage, de l'authentification multifacteur et de la surveillance régulière des journaux d'accès. Les entreprises doivent également veiller à respecter les réglementations en matière de confidentialité des données et à protéger les informations sensibles, telles que les coordonnées bancaires et les données personnelles.
- Examen et mise à jour réguliers des processus : les processus d'automatisation des paiements doivent être régulièrement examinés et mis à jour pour s'assurer qu'ils sont toujours efficaces et efficients. Cela comprend la surveillance des erreurs ou des problèmes, l'examen des flux de travail et des processus d'approbation, et l'intégration des commentaires des parties prenantes. En révisant et en mettant à jour régulièrement leurs processus d'automatisation des paiements, les entreprises peuvent continuellement améliorer leurs opérations et obtenir de meilleurs résultats.
Les nanonets dans le cadre de votre parcours d'automatisation des paiements
Nanonets propose une offre interne appelée Flow qui automatise les comptes fournisseurs de bout en bout. Il s'agit d'une plate-forme parfaitement adaptée aux petites et moyennes entreprises qui souhaitent automatiser leur processus AP de manière entièrement personnalisable mais évolutive.
Avec une importation automatisée, une extraction de données de premier ordre, des approbations flexibles et toutes les options de paiement prises en charge, Flow est idéal pour les entreprises en croissance qui cherchent à formaliser leur fonction financière.
Les nanonets peuvent également aider à automatiser le processus des comptes fournisseurs en :
- Importation et consolidation de données provenant de plusieurs sources - e-mail, documents numérisés, fichiers/images numériques, stockage dans le cloud, ERP, API, etc.
- Capturer et extraire intelligemment les données des factures, reçus, factures et autres documents financiers.
- Catégoriser et coder les transactions en fonction des règles métier.
- Configuration de workflows d'approbation automatisés pour obtenir des approbations internes et gérer les exceptions.
- Effectuer des paiements dans plus de 45 devises dans le monde, en utilisant ACH, une carte ou des virements.
- Concilier toutes les transactions.
- Intégration transparente avec les ERP ou les logiciels de comptabilité tels que Quickbooks, Sage, Xero et plus encore.
À emporter
L'automatisation du processus de paiement peut grandement profiter aux entreprises et à leurs clients. Il rationalise le traitement des paiements, réduit les erreurs et offre un plus large éventail d'options de paiement aux clients. En adoptant des technologies d'automatisation des paiements telles que des systèmes de paiement basés sur l'IA, des logiciels de comptabilité intelligents et des options de paiement mobile, les entreprises peuvent améliorer leur santé financière, accroître leur efficacité et améliorer la satisfaction de leurs clients. En investissant dans l'automatisation des paiements, les entreprises peuvent garder une longueur d'avance, libérer des ressources précieuses et se concentrer sur leurs compétences de base.
À mesure que le traitement automatisé des paiements continue d'évoluer, il jouera sans aucun doute un rôle de plus en plus critique dans le succès des entreprises de tous les secteurs.
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