Commande client ou facture : principales différences, rôle et types

Republié par Platon

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Commande client vs facture : principales différences, rôle et types PlatoBlockchain Data Intelligence. Recherche verticale. Aï.

Le suivi d'une vente du début à la fin aide les entreprises à maintenir les bons niveaux de stocks, à mettre en œuvre les meilleures tactiques de trésorerie et à garantir que les clients reçoivent les bons produits. Étant donné que la plupart des entreprises surveillent plusieurs ventes à la fois, il est crucial de conserver un enregistrement précis de chaque étape du processus.

Quel que soit le type d'entreprise, le secteur d'activité ou même la région, les entreprises s'appuient sur les bons de commande et les factures pour garantir que chaque vente est exécutée correctement, que le paiement est reçu et qu'une trace écrite est en place. Cependant, les commandes clients et les factures ne sont pas la même chose ; en fait, ils sont utilisés à des fins totalement différentes. Les deux sont tout aussi importants, mais comprendre la différence entre une commande client et une facture contribuera à garantir que votre entreprise bénéficie des deux.

À un niveau élevé, une commande client vient en premier. Il s'agit du document créé lorsqu'un client exprime le désir d'acheter quelque chose et travaille avec votre équipe commerciale pour convenir d'un délai de livraison pour les biens ou services inclus dans la commande client. Une fois la commande expédiée, votre équipe des comptes clients enverra au client une facture pour recouvrer les fonds dus pour la commande.

Quel que soit votre processus de vente, il est probable qu'il commence par une commande client et se termine par un facture paiement.

Qu'est-ce qu'un bon de commande ?

Si vous êtes un fournisseur ou un vendeur, votre équipe créera une commande client une fois que le client aura exprimé son intérêt pour un achat. Habituellement, un client exprime son intérêt par le biais d'un bon de commande. La commande client confirme la réception de la commande, finalise les détails et sert de document source aux équipes commerciales internes et aux systèmes de suivi des ventes lors de la réalisation de chaque vente.

Une commande client nécessite des informations détaillées, donc si vous ne disposez pas déjà de toutes les informations client requises, votre équipe peut avoir besoin des contributions du client acheteur pour remplir la commande client. Les informations incluses sur une commande client sont les suivantes :

Le nom de votre entreprise
Coordonnées de votre entreprise
Informations du client (nom, informations de facturation, adresse)
Description du produit ou du service vendu
Quantité de biens ou de services inclus dans la vente
Prix des biens ou services
Frais de livraison, d'expédition et de taxes
Coût total de la commande

Il existe plusieurs types de commandes client que votre entreprise peut utiliser. En fonction de la situation ou du paysage commercial, de nombreuses entreprises utilisent régulièrement les quatre éléments suivants :

Commande client au comptant

Lorsqu'un client passe une commande, récupère le produit et paie en espèces, un bon de commande au comptant est utilisé. Puisque le client paie en espèces, il n'y a pas comptes débiteurs écriture associée à la transaction. L’achat du client impacte directement vos comptes de caisse et la livraison est effectuée immédiatement.

Commande client urgente

Si un client demande un délai de livraison anormalement rapide, une commande client urgente sera utilisée en interne. Votre équipe commerciale peut marquer ces types de commandes client comme étant hautement prioritaires pour garantir qu'elles sont exécutées à temps. Le client peut récupérer les marchandises ou payer un supplément pour les faire livrer rapidement, selon les circonstances. Une fois le produit livré, votre équipe AR enverra une facture au client pour percevoir le paiement.

Accord de programmation

Dans une situation où un client demande une quantité spécifique de produits livrés à différentes dates, un programme de livraison peut être un excellent outil pour garantir que chaque livraison distincte soit régulière. Si un client souhaite recevoir 10 widgets par semaine, 5 en deux semaines et 7 en trois semaines, toutes ces transactions peuvent faire l'objet d'un seul programme de livraison qui est ensuite mis à jour après la livraison.

Commande client de tiers

Dans certains cas, en particulier pour les petites entreprises, une commande client de tiers est utilisée lorsque votre entreprise ne livre pas les biens ou les services directement aux clients. Au lieu de cela, vous les envoyez à un tiers vendeur qui termine ensuite la dernière étape de la livraison au client.

Qu'est-ce qu'une facture?

Lorsque les fournisseurs ou les vendeurs terminent une commande client et livrent le produit convenu, ils génèrent alors un facture et l'envoyer au client pour encaisser le paiement des biens ou services livrés. L'une des dernières étapes du processus de vente, l'envoi d'une facture initie le paiement du client et l'encaissement, deux éléments essentiels au maintien de la bonne santé de votre entreprise. Aujourd'hui, les factures sont généralement envoyées par voie électronique et appelées factures électroniques.

La facture contiendra pour la plupart les mêmes informations que la commande client, mais elle comprendra également les éléments suivants :

· Modalités de paiement
· Remises pour paiement anticipé
· Numéro de bon de commande
· Numéro de facture
· Frais de retard
· Informations de paiement pour ACH, virements ou Paiements EDI

De la même manière que plusieurs commandes clients sont utilisées dans différentes situations, différents types de factures sont souvent utilisés dans les transactions commerciales.

Facture proforma

Habituellement, les factures sont considérées comme des demandes de paiement contractuelles, mais un Facture proforma n'a pas la même utilité. Elle est utilisée lorsqu’une facture commerciale n’est pas disponible et peut être considérée comme une « pré-facture ». Il contient toujours une ventilation des coûts, mais il s’agit plutôt d’une estimation que le client peut utiliser à titre de référence.

Lors de l’exportation de marchandises vers les États-Unis, les douanes américaines exigent qu’une facture pro forma soit jointe à la commande afin que l’on sache clairement ce qui est envoyé à travers les lignes nationales.

Facture provisoire

S'il s'agit d'un projet important ou d'une commande en plusieurs parties qui doit être divisé en plusieurs paiements ou étapes, une facture intermédiaire s'avère utile. Au lieu d'attendre la fin du projet pour envoyer une seule facture importante, les factures intermédiaires peuvent être utilisées pour collecter des paiements incrémentiels en cours de route. Du côté du vendeur, les factures intermédiaires contribuent à atténuer les problèmes de trésorerie, et du côté de l'acheteur, elles répartissent les paiements en montants plus gérables. C'est le contraire de filets plusieurs factures en un seul paiement.

Facture finale

Le type de facture le plus couramment utilisé est la facture finale. Il s'agit généralement de l'un des types de factures les plus simples pour régler les factures, ce qui en fait la norme pour la plupart des entreprises. Ils sont envoyés aux clients une fois les biens ou services livrés.

Commande client et facture : les différences

Pour garantir que la différence entre « commande client » et « facture » soit claire, nous avons dressé une liste de certaines des différences les plus importantes entre les deux. Les entreprises s'appuient sur ces deux documents pour effectuer des transactions de vente régulières, mais leur objectif varie.

La commande client et la facture sont faciles à différencier si l’on considère les facteurs ci-dessous :

Moment de la création

Une commande client lance le processus de vente ; c'est ce qui permet à votre équipe de traitement des commandes de commencer à préparer les biens ou les services pour la livraison. Puis, à la toute fin du processus de vente, une fois la livraison effectuée, une facture sera adressée au client.

Objet du document

Lorsque vous examinez une facture par rapport à une commande client, il est important de prendre en compte l’objectif de chaque document. Une commande client est davantage destinée à l'interne, permettant à vos équipes de savoir qu'une commande a été initiée et qu'une action est requise. Une facture, en revanche, est orientée vers l’extérieur. Il est adressé au client sous forme de mise en demeure de paiement. Si la date d’échéance d’une facture n’est pas respectée, des frais de retard ou d’autres pénalités pourraient être imposés au client.

Informations répertoriées

Bien que la différence entre une commande client et une facture réside davantage dans le moment et la manière dont chaque document est utilisé, il existe une légère variation concernant les informations que chacun contient. Ils contiendront tous deux des informations telles que le nom et les coordonnées du client, la quantité et le prix des produits achetés, ainsi que les informations sur le fournisseur, mais une facture inclura des détails supplémentaires. Ces détails peuvent être des taux de frais de retard, des dates d'échéance de paiement, etc. Reportez-vous à nos listes ci-dessus pour une répartition exacte de ce qu’il y a sur chacune d’entre elles.

Implications comptables

Une commande client ne sera généralement pas vue ou touchée par votre équipe comptable. À moins qu’ils ne cherchent à faire correspondre une commande client à une facture spécifique, ils ne s’appuieront pas sur les commandes clients. Les factures, en revanche, sont des documents comptables essentiels. Ils sont nécessaires pour fournir des pistes d’audit précises et garantir que les entrées sont correctes.

Conclusion

Il pourrait être facile de consulter un article traitant de la différence entre une commande client et une facture et de penser que son impact est négligeable. Mais, au contraire, comprendre l’objectif fondamental des principaux documents commerciaux aidera votre entreprise à fonctionner plus efficacement, à atténuer les erreurs potentielles d’exécution et de comptabilité et à créer des processus internes dotés des freins et contrepoids appropriés pour protéger votre entreprise des risques.

En fin de compte, vos équipes auront besoin de bons de commande et de factures, mais la manière dont les différentes équipes les utiliseront variera. Votre équipe commerciale a besoin de commandes clients pour garantir que les livraisons sont effectuées comme promis, mais les experts en comptes clients vivront et respireront les factures chaque jour. Il faut que ces équipes travaillent à l’unisson et disposent des ressources appropriées nécessaires pour faire leur travail afin que votre entreprise atteigne son potentiel ultime.

Comprendre la commande client par rapport à la facture ne semble peut-être pas être une priorité stratégique de leadership, mais pour de nombreuses personnes dans votre organisation, il n'y a rien de plus important. Si vous êtes prêt à prendre en charge la gestion de vos commandes clients et traitement de facture au niveau supérieur, en investissant dans le bon système automatisé logiciel de traitement de factures - comme nanonets – peut faire toute la différence.