Le guide complet de l'automatisation des achats

Êtes-vous fatigué de saisir manuellement les demandes d'achat, créer des bons de commande, et suivi des factures ? Fatigué de compter sur des méthodes à forte intensité de main-d'œuvre pour gérer les problèmes de conformité ? Souhaitez-vous qu'il y ait un moyen de rendre vos processus d'approvisionnement plus efficaces ?

Si tel est le cas, vous devez tout savoir sur l'automatisation des achats, un outil puissant qui peut vous aider à gérer efficacement le processus d'achat. Dans cet article, nous démystifierons le processus d'automatisation des achats et discuterons des nombreux défis (et avantages), des tendances émergentes et des meilleures pratiques qui y sont associées.

Qu'est-ce que l'automatisation des achats ?

L'automatisation des achats est l'utilisation de la technologie pour rationaliser l'acquisition de biens et de services. C'est un moyen d'automatiser les tâches manuelles tout au long de la processus d'achat, ce qui le rend plus efficace et plus rentable. L'automatisation de ce processus peut prendre de nombreuses formes, des rappels automatisés par e-mail à l'utilisation d'algorithmes d'intelligence artificielle (IA).

En tirant parti de technologies avancées telles que l'IA, l'apprentissage automatique, l'automatisation des processus robotiques (RPA), le traitement du langage naturel (NLP) et la blockchain, les entreprises peuvent automatiser divers processus d'approvisionnement. Ces processus peuvent inclure le traitement des commandes, les échéanciers de paiement, la sélection et l'évaluation des fournisseurs, la gestion des documents, la prévision de la demande, le rapprochement des factures et automatisation de la chaîne d'approvisionnement.

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Avantages de l'automatisation des achats

Coûts Réduits

L'automatisation peut réduire le temps nécessaire pour traiter les commandes, créer des demandes d'achat et de nombreuses autres tâches. Cela signifie que vous dépenserez moins d'argent en salaires et autres ressources.

Efficacité Améliorée

Lorsque vous avez moins de personnes travaillant sur chaque tâche, il y a moins d'erreurs commises par le jugement humain. Cela signifie que votre entreprise pourra également en faire plus en moins de temps !

Amélioration de la précision

Avec moins d'erreurs commises par des personnes qui ne sont pas des professionnels formés, il y a moins de place à l'erreur lorsqu'il s'agit de s'assurer que tout est fait correctement avant de passer à autre chose lié spécifiquement aux processus d'approvisionnement au sein d'une organisation elle-même.

Agilité accrue

L'automatisation des achats, c'est comme avoir une paire de mains supplémentaires pour aider les organisations à s'adapter aux changements du marché et aux besoins de l'entreprise. S'occuper des tâches d'approvisionnement répétitives libère du temps et des ressources précieux afin que les entreprises puissent se concentrer sur l'établissement de meilleures relations avec les fournisseurs, la recherche d'idées innovantes et la prise de décisions stratégiques.

Prise de décision basée sur les données

Lorsque les entreprises utilisent l'automatisation des achats, elles ont accès à des outils puissants pour analyser les données. Cela inclut des éléments tels que l'analyse des dépenses, qui vous aide à comprendre combien d'argent vous dépensez pour différentes choses, et des mesures de performance, qui peuvent vous indiquer le bon fonctionnement de vos processus d'approvisionnement. Mais ce n'est pas tout : l'analyse prédictive est également incluse, ce qui signifie que vous pouvez utiliser les données pour prédire ce qui pourrait se passer dans le futur. En disposant de toutes ces informations, les entreprises peuvent prendre de meilleures décisions sur la façon de dépenser leur argent, et également identifier les opportunités et les risques qu'elles n'auraient peut-être pas remarquées autrement. Ainsi, en matière d'approvisionnement, l'utilisation des données pour guider la prise de décision est définitivement la voie à suivre !

Conformité améliorée

Lorsque les entreprises utilisent l'automatisation dans leurs processus d'approvisionnement, elles peuvent s'assurer qu'elles respectent toutes les règles et réglementations qui s'appliquent à elles. Cela inclut des éléments tels que les politiques d'approvisionnement, les normes éthiques et les exigences en matière de durabilité. En automatisant les tâches liées à la conformité, les entreprises peuvent réduire le risque d'avoir des ennuis en cas de non-respect des règles. Cela pourrait signifier éviter des pénalités ou des amendes, qui peuvent être très coûteuses.

Qu'est-ce que le processus d'automatisation des achats ?

Se lancer dans l'approvisionnement automatisé est plus simple que vous ne le pensez. Le processus lui-même peut être décomposé en quelques étapes clés :

Collecte des Données

Commencez par collecter des données telles que les détails du produit et du fournisseur, l'historique des bons de commande, le statut de la facture, etc. La collecte de ces informations vous aidera à mieux comprendre les besoins et les objectifs de votre organisation.

Prenez du recul et évaluez l'efficacité de votre processus actuel, où se trouvent les points de blocage et quel type d'automatisation aiderait à changer les choses.

Optimisation des achats

Une fois que vous avez toutes les données nécessaires, il est temps d'optimiser votre processus. Utilisez des algorithmes pour analyser les données collectées et identifier les économies potentielles, les produits obsolètes, les risques de dépassement de budget et les opportunités de normalisation.

Automatisation des achats

Utilisez des outils technologiques pour automatiser le processus d'approvisionnement, notamment les bons de commande automatiques, la sélection des fournisseurs, la gestion des contrats, etc. Cela améliore votre capacité à suivre et à gérer les contrats tout en réduisant les coûts sous forme de temps de traitement et de frais généraux administratifs.

Il existe une gamme de solutions différentes, allant des solutions de base aux solutions complètes au niveau de l'entreprise. Il est donc important de faire des recherches sur ce qui est disponible et de trouver la bonne solution pour votre organisation.

Faisabilité et approbation des parties prenantes

Ayez une idée des coûts de mise en œuvre afin de savoir dans quoi vous vous engagez une fois que vous avez fait le déplacement. Assurez-vous que toutes les personnes impliquées dans le processus de prise de décision sont à bord avant de prendre des engagements pour vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde et soutiendra le passage du papier au numérique.

Développer un plan

Une fois que tous les préliminaires ont été pris en charge, il est temps d'élaborer un plan de mise en œuvre qui tient compte de la formation des employés, de la sécurité des données et des autres étapes nécessaires avant de mettre en service les systèmes d'approvisionnement automatisés.

Surveillance et rapports

Enfin, surveillez les indicateurs de performance tels que les délais de livraison, la visibilité des dépenses et les performances des fournisseurs au fil du temps afin de vous assurer que les objectifs sont atteints et que tout problème est rapidement identifié et résolu.

Défis de l'automatisation des achats

En ce qui concerne l'approvisionnement automatisé, il y a quelques défis à considérer. Bien que le processus puisse sembler simple sur le papier, il peut être complexe en pratique. Voici une liste de certains obstacles auxquels vous pourriez être confronté :

La Gestion du changement

Le passage à des solutions d'approvisionnement automatisées nécessite l'adhésion des parties prenantes et du personnel de l'ensemble de l'organisation. Cela peut être difficile, car il y a souvent une certaine résistance au changement et l'adoption de nouvelles technologies prend du temps.

Considérations de coûts

L'automatisation nécessite un investissement initial en termes de temps et d'argent, ce qui peut rendre le basculement intimidant pour certaines organisations. Il est essentiel d'évaluer attentivement les options et de comprendre les coûts associés lors de la sélection d'une solution automatisée qui répond le mieux aux besoins de votre organisation.

Intégration Des Données

Les solutions d'automatisation des achats ne réussissent que si elles s'intègrent aux systèmes et bases de données existants afin de fournir une vue complète des données des fournisseurs, des prix des produits, des bons de commande, etc. Par exemple, toute solution potentielle que vous sélectionnez doit avoir la capacité de communiquer avec votre service financier. système pour fournir un historique détaillé des transactions pour de meilleurs processus de prise de décision au sein de l'organisation.

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Meilleures pratiques pour l'automatisation des achats

Évaluez vos besoins

Avant de commencer à vous pencher sur la technologie, il est important d'évaluer exactement ce que vous essayez d'accomplir avec l'automatisation des achats. Souhaitez-vous une meilleure visibilité sur les données de dépenses ? Vous souhaitez améliorer les performances de vos fournisseurs grâce à des analyses et des informations ? Y a-t-il des inefficacités dans les processus actuels qui pourraient être résolues avec de nouveaux outils ou systèmes ? Une fois que vous avez une idée claire de ce qui doit être amélioré, il est temps de passer à la deuxième étape !

Travailler avec des experts

L'une des choses les plus importantes que vous puissiez faire est d'impliquer des experts qui ont une expertise dans l'automatisation des achats. Ils seront en mesure de vous guider tout au long du processus, vous aidant à planifier les défis et à identifier les pièges potentiels. Consulter un expert peut grandement améliorer la rapidité et la fiabilité de votre transition.

Choisissez la bonne technologie pour votre entreprise et respectez-la !

Lorsque vous choisissez le logiciel d'automatisation des achats qui convient à votre organisation, tenez compte de facteurs tels que la rentabilité par rapport à la facilité d'utilisation au fil du temps ; l'évolutivité des deux solutions logicielles elles-mêmes ainsi que leur capacité au sein de grandes organisations. S'ils s'intègrent bien avec d'autres systèmes existants déjà utilisés dans un environnement d'entreprise comme les plates-formes ERP. Il est également important de ne pas se limiter à un seul fournisseur, mais plutôt de rechercher plusieurs options avant de prendre des décisions concernant le processus d'automatisation des achats.

Développer un plan

Avant de mettre en œuvre un nouveau système logiciel ou un changement de processus, en particulier un processus aussi complexe que l'automatisation des achats, il est sage de créer un plan explicite sur la façon dont les choses fonctionneront une fois que tout aura été mis en œuvre. Cela devrait inclure des délais pour chaque étape ainsi que des mesures spécifiques par rapport auxquelles le succès peut être mesuré plus tard sur toute la ligne. Par exemple, nous prévoyons que cette nouvelle politique augmentera nos ventes de 20 % sur six mois.

Cas d'utilisation courants de l'automatisation des achats

Gestion des stocks

Il s'agit de l'une des utilisations les plus élémentaires de l'automatisation des achats, car elle vous permet de suivre vos niveaux de stock et de vous assurer que vous ne manquez pas de produits ou de fournitures avant qu'ils ne soient nécessaires.

Gestion des fournisseurs

Cette fonctionnalité permet aux entreprises de suivre tous leurs fournisseurs en un seul endroit, ce qui facilite la collaboration régulière avec eux et garantit que tous les paiements se déroulent sans heurts à la fin de chaque mois (ou année).

Gestion des contrats

Les fonctionnalités de gestion des contrats permettent aux entreprises de créer des contrats avec leurs fournisseurs afin de s'assurer que les normes de contrôle qualité sont respectées de manière cohérente dans le temps. Cela permet d'éviter que des problèmes ne surviennent en cours de route en raison de mauvaises performances de part et d'autre pendant un projet ou d'autres types d'accord entre deux parties.

Gestion de la relation fournisseurs

Les solutions de gestion des relations avec les fournisseurs peuvent changer la donne pour les organisations qui travaillent avec des fournisseurs. Ils simplifient le processus de gestion des relations avec les fournisseurs en automatisant des tâches telles que le suivi des performances des fournisseurs, en restant en contact avec eux et en travaillant ensemble vers des objectifs communs.

Tendances émergentes en matière d'automatisation des achats

Bien que l'automatisation des achats change déjà la donne pour le processus d'achat, elle ne fera que s'améliorer. Voici quelques-unes des tendances émergentes en matière d'automatisation des achats :

L'INTELLIGENCE ARTIFICIELLE ET LE MACHINE LEARNING

Les solutions d'automatisation basées sur l'IA deviennent de plus en plus populaires, et elles sont capables d'analyser les données rapidement et avec précision pour prendre de meilleures décisions plus rapidement. Non seulement cela, mais l'apprentissage automatique permet à ces outils de devenir plus précis et efficaces au fil du temps à mesure qu'ils collectent plus de données.

Technologie Blockchain

La technologie Blockchain est utilisée dans le processus d'approvisionnement pour fournir un registre immuable qui enregistre chaque étape du processus d'achat. Cela permet d'assurer une plus grande transparence, une plus grande précision et des économies de coûts, et peut être utilisé pour soutenir la conformité aux réglementations.

Numérisation de documents

La numérisation des documents a été rendue possible grâce à des technologies basées sur le cloud comme l'OCR (reconnaissance optique de caractères). Cette technologie permet de convertir les documents numérisés en fichiers numériques, ce qui permet d'accélérer les délais de traitement des documents. De plus, au lieu d'avoir des documents éparpillés partout, ils sont stockés en toute sécurité dans un seul système.

La promesse de ces tendances émergentes, ainsi que le développement continu des processus actuels, montre que l'automatisation des achats est là pour rester en tant que force de transformation des opérations commerciales.

Comment les nanonets peuvent-ils aider à l'automatisation des achats ?

La plate-forme alimentée par l'IA de Nanonets peut faciliter les processus d'automatisation des achats en automatisant les tâches de capture et d'extraction de données de documents. Par exemple, la plate-forme peut extraire des données de factures, de bons de commande et d'autres documents liés à l'approvisionnement, et remplir automatiquement ces données dans des systèmes ou des flux de travail d'approvisionnement. Cette automatisation réduit le risque d'erreurs, augmente la vitesse de traitement et permet aux employés de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

En plus de cela, Nanonets fournit un système avec une interface utilisateur intuitive et des flux de travail personnalisés pour rationaliser l'automatisation de vos processus.

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Conclusion

En conclusion, l'avenir de l'automatisation des achats est là. Cela s'accompagne d'un ensemble unique d'opportunités et de défis. Mais ceux qui adoptent sa puissance récolteront les fruits d'une efficacité accrue, d'une meilleure précision et d'économies de coûts. En suivant les meilleures pratiques décrites ici, les organisations peuvent rationaliser leurs processus d'approvisionnement et devenir plus compétitif sur le marché mondial.

Avec Nanonets, les entreprises peuvent tirer parti des dernières technologies d'apprentissage automatique et d'intelligence artificielle pour automatiser leurs processus d'approvisionnement afin d'améliorer la précision, de réduire les coûts et d'utiliser leur main-d'œuvre plus efficacement.

Alors, n'ayez pas peur de sauter le pas. Il est temps de commencer à automatiser votre processus d'approvisionnement et de faire passer votre entreprise au niveau supérieur.

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• La source: https://nanonets.com/blog/the-comprehensive-guide-to-procurement-automation/