Le processus de gestion des fournisseurs : importance, avantages et défis

De bonnes relations avec les fournisseurs sont importantes pour le succès de toute entreprise. La gestion des fournisseurs vise à organiser et à renforcer les relations entreprise-fournisseur. Une gestion efficace des fournisseurs permet aux entreprises de fonctionner efficacement tout en évitant les chocs du côté de l'offre.

Qu'est-ce que la gestion des fournisseurs ?

La gestion des fournisseurs est un processus structuré que les entreprises suivent pour gérer leurs fournisseurs ou vendeurs. La gestion des fournisseurs se concentre sur l'établissement/le maintien de bonnes relations de travail avec les fournisseurs sur le long terme ; afin de prévenir d’éventuelles ruptures d’approvisionnement et d’atteindre les objectifs commerciaux au meilleur prix.

Le processus de gestion des fournisseurs est assez élaboré et comprend la sélection des fournisseurs appropriés, la négociation de contrats viables, le contrôle des coûts, la minimisation des risques et la garantie de la livraison à temps des biens ou des services.

Importance de la gestion des fournisseurs

La gestion des fournisseurs est un processus stratégique qui, lorsqu'il est bien exécuté, peut aider les entreprises à atteindre des objectifs commerciaux spécifiques.

Cela ouvre la possibilité d’une intégration plus rapide de plusieurs fournisseurs, ce qui peut minimiser les risques et les retards potentiels du côté de l’offre. Avec une sélection de fournisseurs à portée de main, l'entreprise bénéficie également de coûts réduits et d'une livraison plus rapide pour maintenir la continuité de ses activités.

La rationalisation du processus fournisseur peut garantir une confiance mutuelle et des relations plus solides. Cela peut contribuer à accroître l’efficacité de l’entreprise en mettant l’accent sur l’amélioration de la satisfaction client, de la rentabilité et de la croissance.

Qu'implique le processus de gestion des fournisseurs

Bien que le processus de gestion des fournisseurs puisse être simple ou complexe selon la taille de l'organisation, les étapes à suivre sont à peu près les mêmes. Mais certains prérequis sont nécessaires :

Conditions préalables

1. Définir les objectifs commerciaux – Les entreprises peuvent s'engager dans une bonne gestion des fournisseurs lorsque les objectifs et les buts de l'entreprise sont bien définis. L'identification des objectifs commerciaux peut fournir une image plus claire de la gestion des fournisseurs.

2. Créer une équipe de gestion des fournisseurs – Avoir du personnel qualifié au sein d'une équipe dédiée peut rendre la gestion des fournisseurs plus facile et plus fructueuse. Sélectionner, négocier et évaluer les fournisseurs n’est pas une tâche facile. Une équipe expérimentée peut servir de pont entre ses services internes et les fournisseurs pour optimiser le processus de gestion des fournisseurs.

Étapes du processus de gestion des fournisseurs

Le marché étant rempli de fournisseurs potentiels, une entreprise engagée dans la gestion des fournisseurs suivra certaines étapes courantes pour garantir la sélection des bons fournisseurs. Ils sont:

1. Choisir les fournisseurs – Le processus commence par la sélection des fournisseurs jugés adaptés à l’entreprise. Ensuite, les cotations sont recherchées en utilisant outils d'e-sourcing tels que les demandes de devis (RFQ) et les demandes de propositions (RFP). Bien que le prix soit un facteur décisif, l'entreprise peut également évaluer le potentiel d'un fournisseur en fonction de sa qualité, de sa réputation, de sa capacité à répondre aux exigences et de ses antécédents.

2. S'engager dans les négociations contractuelles – Cette étape implique des discussions sur les termes et conditions du contrat entre l’entreprise et le fournisseur choisi. Les conditions peuvent être liées au type/quantité des biens et/ou services, aux dates de livraison, aux conditions de paiement et aux conditions juridiques qui couvrent les risques. Le contrat doit être acceptable et mutuellement avantageux pour les deux parties.

3. Intégration des fournisseurs – Le processus de collecte des informations pertinentes et des documents associés est important pour reconnaître les fournisseurs en tant que fournisseurs agréés de l'entreprise. Les informations sur le compte bancaire, les formulaires fiscaux, les licences industrielles valides sont quelques-unes des principales informations collectées pour effectuer les paiements aux fournisseurs et à des fins d'audit.

4. Suivre et évaluer les performances des fournisseurs – Les entreprises doivent vérifier les performances des fournisseurs pour voir si les normes sont respectées, si la qualité des produits ou des services est bonne, si les livraisons sont effectuées à temps et si le service est satisfaisant. Les écarts peuvent être corrigés grâce à des plans d’action discutés avec les fournisseurs pour garantir des transactions commerciales plus fluides.

5. Surveillance et gestion des risques – La gestion des risques implique d’évaluer et de surveiller les fournisseurs pour détecter les risques potentiels qui peuvent avoir un impact sévère sur l’entreprise. Non-respect des règles, fraude du vendeur, fuites de données, poursuites judiciaires, perte de propriété intellectuelle sont autant de risques sérieux qui doivent être pris en compte dans le cadre de la surveillance des risques.

6. Paiements dans les délais – Effectuer les paiements aux fournisseurs à temps peut être crucial pour garantir de bonnes relations de travail. Le respect des conditions contractuelles de paiement et la garantie que les factures sont réglées sans délai peuvent renforcer la confiance des fournisseurs dans la poursuite des services.

Implémentation d'un système de gestion des fournisseurs

La gestion des fournisseurs est un processus crucial pour toute organisation afin d’assurer sa croissance et son succès. L’émergence de technologies avancées a modifié la manière dont les processus de gestion des fournisseurs sont aujourd’hui appliqués.

Les systèmes de gestion des fournisseurs (VMS) sont des logiciels basés sur le Web ou dans le cloud conçus pour aider à organiser et à gérer plusieurs activités liées aux fournisseurs à partir d'un seul endroit. Ils sont efficaces, simples, rentables et très avantageux pour les organisations comptant plusieurs fournisseurs.

Avantages de la gestion des fournisseurs

Les différents avantages de la mise en place d’une gestion des fournisseurs sont les suivants :

1. Facilite une meilleure sélection – L’organisation bénéficiera d’une sélection plus large de fournisseurs offrant plus de choix à des tarifs compétitifs.

2. Négociations rentables – La gestion des fournisseurs peut garantir que plusieurs fournisseurs se disputent des affaires. Cela permet à l’entreprise de négocier de meilleurs tarifs et d’obtenir des prix plus bas ou des réductions.

3. Gestion efficace des contrats – L’un des avantages d’avoir un système de gestion des fournisseurs est la centralisation des données. Tous les contrats, informations sur les fournisseurs et documents associés sont accessibles à partir d'un seul endroit pour l'ensemble de l'organisation. Cela facilite le suivi des contrats et prend des décisions plus efficacement.

4. Gestion des performances plus facile – Les systèmes de gestion des fournisseurs permettent d'avoir une vue d'ensemble de l'ensemble des performances des fournisseurs. Il est facile de suivre les performances et de les comparer aux données passées. Les parties prenantes peuvent garantir que les fournisseurs respectent les termes du contrat et que les besoins commerciaux sont satisfaits efficacement.

5. Des relations fournisseurs plus solides – Les informations centralisées sur les fournisseurs dans VMS facilitent un processus de prise de décision simplifié. L'identification des retards et une communication rapide réduisent les perturbations dans la chaîne d'approvisionnement et évitent des coûts ou des pertes supplémentaires pour les deux parties, ce qui se traduit par une confiance et de meilleures relations.

6. Meilleure atténuation des risques – Le logiciel VMS est capable d’identifier les risques liés aux fournisseurs qui peuvent être évités ou traités rapidement pour éviter tout impact sur l’entreprise. Étant donné que toutes les données relatives aux fournisseurs sont vérifiées et qu’une surveillance constante est possible, l’atténuation des risques devient plus facile.

Les défis de la gestion des fournisseurs

Des processus de gestion des fournisseurs inappropriés ou inexistants peuvent poser de nombreux défis :

1. Non-conformité des fournisseurs – Une organisation sans normes définies pour les fournisseurs est confrontée au risque de non-conformité de la part de ses fournisseurs. Choisir le bon fournisseur et établir des normes lors des négociations contractuelles est important pour éviter les écarts.

2. Risque de mauvaise réputation des fournisseurs – Lorsque plusieurs fournisseurs sont impliqués, il est difficile d’évaluer la qualité de leur travail et les mauvaises performances d’un seul fournisseur peuvent affecter l’entreprise. Effectuer des vérifications approfondies des antécédents et un aperçu des performances passées deviennent essentiels lors du processus de sélection dans la gestion des fournisseurs.

3. Tracas liés au stockage manuel des données des fournisseurs – Les entreprises en expansion peuvent avoir des difficultés à stocker les données des fournisseurs à mesure que l’entreprise se développe et que de plus en plus de fournisseurs sont intégrés. L'absence d'un système de gestion des fournisseurs crée des problèmes supplémentaires pour récupérer les informations sur les fournisseurs lorsque cela est nécessaire.

4. Aucune visibilité pour la prise de décision – Les systèmes de gestion des fournisseurs peuvent fournir une visibilité globale grâce à la disponibilité de données centralisées pour une bonne prise de décision. Sans un VMS approprié, cela devient une tâche compliquée.

5. Incapacité à gérer différents paiements – Le logiciel VMS peut conserver et suivre les paiements même si les conditions ou méthodes de paiement diffèrent. Les paiements manuels à plusieurs fournisseurs peuvent être fastidieux, complexes et sujets aux erreurs, ce qui entraîne le mécontentement des fournisseurs.

Conclusion

Les temps changeants et rapides obligent de nombreuses entreprises à trouver des solutions efficaces pour gérer efficacement les relations avec les fournisseurs. Les organisations, grandes ou petites, qui traitent avec plusieurs fournisseurs peuvent bénéficier de la mise en œuvre d'un bon système de gestion des fournisseurs. Un logiciel VMS efficace peut aider à surmonter les défis et à favoriser des relations plus solides avec les fournisseurs, à ajouter de la valeur et à améliorer les performances de l'entreprise.