Comprendre les comptes fournisseurs : est-ce un débit ou un crédit ?

Republié par Platon

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Les comptes fournisseurs (AP) sont des obligations à court terme qu'une entreprise doit à ses créanciers ou fournisseurs, mais que l'entreprise n'a pas encore payées. Au bilan d'une entreprise, les dettes sont enregistrées comme un passif courant.

Comprendre les comptes fournisseurs : est-ce un débit ou un crédit ?

Pour mieux comprendre AP, nous devons d'abord connaître le concept de base des débits et des crédits.

Que sont les débits et les crédits ?

Débit et crédit sont les deux termes comptables essentiels que vous devez connaître pour comprendre le système de comptabilité en partie double. Un système de comptabilité en partie double enregistre chaque transaction en débit et en crédit. Cela garantit que les livres sont toujours équilibrés.

Si une entreprise a un solde débiteur dans son compte d'actif, le solde normal des comptes créditeurs, elle doit de l'argent à quelqu'un. À l'inverse, si une entreprise a un solde créditeur dans son compte d'actif, elle a plus d'actifs que de passifs et elle doit de l'argent à d'autres.

Qu'est-ce qu'un compte fournisseur ?

Le même principe s'applique aux comptes créditeurs. Un solde débiteur dans un compte fournisseur signifie que l'entreprise doit de l'argent, tandis qu'un solde créditeur indique que l'entreprise doit de l'argent. Par conséquent, le solde normal des comptes fournisseurs est négatif.

Les comptes créditeurs d'une entreprise comprennent toutes les factures impayées qui doivent être payées sous peu. Le créancier est un autre terme pour l'argent dû d'une entreprise.

Les entreprises qui achètent du crédit auprès de fournisseurs accumulent souvent des soldes de comptes fournisseurs. Leurs comptes créditeurs figurent sur leur bilan après chaque exercice.

Les comptes fournisseurs sont un passif puisqu'il s'agit d'une dette. La responsabilité d'une entreprise est le montant qu'elle doit sur une dette qu'elle a contractée dans le passé mais qu'elle n'a pas encore payée. Une entreprise peut contracter ces dettes pour diverses raisons. Cependant, les soldes des comptes créditeurs ne comprennent que les dettes contractées en raison des activités commerciales normales et des interactions avec les vendeurs et fournisseurs externes.

Voici des exemples d'aspects courants des comptes créditeurs :

Lorsqu'un paiement est payé à temps, l'emprunteur est souvent exempté de payer les intérêts sur le prêt.
Les comptes fournisseurs se voient attribuer une date à laquelle ils doivent être payés, au-delà de laquelle le vendeur peut commencer à imposer des pénalités de retard. Dans la plupart des cas, le paiement est attendu dans les 30 à 60 jours suivant l'émission de la facture.
Ils sont un exemple d'un passif considéré comme à court terme du spectre temporel.
Ce sont des dettes non garanties, ce qui signifie qu'aucune garantie ne les soutient.

Un accord entre l'entreprise et le vendeur peut prendre la forme d'un contrat ou d'une convention, et c'est ce document qui précise les conditions de crédit à appliquer.

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Les comptes fournisseurs sont-ils débiteurs ou créditeurs ?

Pour répondre à la question, les comptes créditeurs sont considérés comme un type de compte de passif. Cela signifie que lorsque de l'argent est dû à quelqu'un, il est considéré comme un crédit. En revanche, lorsque quelqu'un vous doit de l'argent, cela est considéré comme un débit. Dans ce cas, les comptes créditeurs seraient classés comme un débit.

Selon la nature de la transaction, les comptes créditeurs peuvent être enregistrés comme un débit ou un crédit. Les comptes fournisseurs sont un passif ; par conséquent, toute croissance de ce nombre est généralement créditée. Les comptes créditeurs sont souvent crédités lorsqu'une entité reçoit un paiement, mais débités lorsque l'entreprise est libérée de son obligation légale de payer la dette.

Les comptes créditeurs sont un type de passif, ce qui signifie qu'ils sont une dette que votre entreprise doit. Les passifs sont généralement enregistrés comme un crédit sur votre bilan. Cependant, les comptes créditeurs peuvent également être considérés comme un débit, selon la façon dont vous structurez votre plan comptable.

Les achats à crédit sont la source de crédit la plus fréquente en AP. Lorsqu'une entreprise utilise le crédit pour acheter des fournitures, la transaction est enregistrée dans les comptes créditeurs.

À l'inverse, un débit dans les comptes créditeurs résulte souvent du remboursement d'espèces aux fournisseurs, ce qui réduit les passifs. Les débits dans les comptes créditeurs peuvent également résulter de remises ou de retours de produits.

Les comptes créditeurs sont considérés comme un passif, ce qui signifie qu'ils sont généralement enregistrés comme un débit au bilan d'une entreprise. Cependant, le compte peut être enregistré comme un crédit si une entreprise effectue des paiements anticipés ou paie plus que ce qui est dû.

Données Journalières

Les écritures de journal sont créées dans les systèmes comptables pour enregistrer les transactions financières. Les débits et les crédits doivent être enregistrés dans un certain ordre dans une écriture comptable. Les débits et les crédits dans un journal comptable apparaîtront toujours dans des colonnes les unes à côté des autres. Comme d'habitude, les débits seront affichés à gauche et les crédits à droite. Lors de l'enregistrement d'une transaction, il est toujours important de mettre les données dans la bonne colonne.

Les achats ou le compte Stock de l'entreprise seront débités, et Cash ou Bank sera crédité chaque fois qu'il effectuera un paiement à un fournisseur. Si toutefois elle décide de faire ces achats à crédit, elle devra augmenter son passif. Voici la double entrée pour acheter quoi que ce soit à crédit :

la Dre	Achats/Inventaire	XX
Cr.	Compte à payer	XX

Les entreprises se réfèrent souvent au nom du fournisseur auprès duquel elles ont effectué des achats plutôt qu'au compte « Compte fournisseur » lors de l'enregistrement des transactions financières. Au lieu de conserver tous les soldes sous un seul compte, cela leur permet de gérer plus efficacement leurs soldes de comptes fournisseurs.

Une fois que l'entreprise a réglé sa dette envers le vendeur, elle est tenue de réduire la responsabilité liée à la dette. Les espèces ou les virements bancaires sont les deux méthodes les plus courantes utilisées par les entreprises pour débiter les comptes fournisseurs. Par conséquent, la double saisie pour le remboursement des comptes fournisseurs devrait ressembler à ceci.

la Dre	Compte à payer	XX
Cr.	Espèces/Banque	XX

L'entreprise doit réduire le solde de ses comptes créditeurs si elle vend les biens qu'elle a acquis, puis les restitue avant de rembourser la dette. En effet, les articles renvoyés au fournisseur réduisent la responsabilité liée à ces articles, à supposer que le fournisseur accepte les retours.

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Qu'entend-on par « ratio de rotation » pour les comptes fournisseurs ?

La liquidité à court terme d'une entreprise peut être évaluée en calculant un ratio appelé rotation des comptes créditeurs. Ce ratio représente le rythme moyen auquel une entreprise rembourse ses fournisseurs. Le ratio de rotation des comptes créditeurs est une statistique utilisée par les entreprises pour évaluer dans quelle mesure elles s'acquittent de leur dette à court terme.

Voici la formule à utiliser pour calculer le taux de rotation des comptes fournisseurs :

Ratio de chiffre d'affaires à payer = achats nets à crédit/comptes créditeurs moyens

Dans certains calculs, le numérateur n'inclura pas les achats nets à crédit ; il utilisera plutôt le coût des marchandises vendues. Le total des comptes fournisseurs au début d'une période comptable et des comptes fournisseurs après la période sont additionnés puis divisés par 2.

Les créanciers peuvent évaluer la liquidité à court terme de l'entreprise et, par extension, sa solvabilité en fonction du taux de rotation des comptes fournisseurs. Si le pourcentage est élevé, les acheteurs paient leurs fournisseurs de cartes de crédit à temps. Les fournisseurs peuvent faire pression pour des paiements plus rapides, ou l'entreprise peut essayer de profiter d'incitations au paiement anticipé ou d'augmenter sa solvabilité si le chiffre est élevé.

Un faible pourcentage suggère un modèle de retard ou de non-paiement aux fournisseurs pour les transactions de crédit. Cela peut être dû à de bonnes conditions de prêt ou à une indication de problèmes de trésorerie et d'une situation financière qui se détériore. Bien qu'un ratio en baisse puisse suggérer des difficultés financières, ce n'est pas toujours le cas. L'entreprise peut avoir négocié des conditions de paiement plus favorables qui lui permettront de retarder les paiements sans encourir de frais supplémentaires.

Les conditions de crédit des fournisseurs déterminent souvent le taux de rotation des comptes créditeurs d'une entreprise. Les entreprises qui peuvent négocier des accords de prêt plus favorables signalent souvent un ratio inférieur. Les ratios de rotation des comptes fournisseurs des grandes entreprises seraient plus faibles car elles sont mieux placées pour négocier des conditions de crédit favorables (source).

Les entreprises devraient utiliser les conditions de crédit accordées par les fournisseurs à leur avantage pour bénéficier de remises sur les achats, même si un taux de rotation élevé des comptes créditeurs est généralement souhaitable pour les créanciers car il signale la solvabilité.

Lors de l'analyse du taux de rotation d'une entreprise, il est important de le faire dans le contexte de ses pairs dans le même secteur. Si, par exemple, la majorité des concurrents d'une entreprise ont un ratio de rotation des dettes d'au moins quatre, le chiffre à deux chiffres pour l'entreprise hypothétique devient plus inquiétant.

Tirer parti des remises pour des paiements rapides

En ce qui concerne l'utilisation des remises pour paiement anticipé mises à disposition par les fournisseurs, les comptes fournisseurs ont également un rôle à jouer dans le processus.

Par exemple, un fournisseur peut fournir des termes tels que "3/15 net 30 jours". Cela indique que le client bénéficiera d'une réduction de 3% sur la valeur totale de la facture s'il la paie dans les 15 jours au lieu des 30 jours convenus, et cette réduction sera appliquée au montant indiqué de la facture.

Une remise de ce type pourrait être particulièrement attrayante pour les entreprises qui achètent des produits et des services. L'acheteur peut décider d'accorder à ses fournisseurs des paiements anticipés dans le cadre d'une solution d'escompte dynamique pour profiter des réductions de manière systématique et organisée. Pour cette raison, les fournisseurs peuvent accepter un paiement anticipé sur des factures sélectionnées de manière flexible, c'est-à-dire que plus le paiement est effectué tôt, plus la remise est importante.

De cette manière, les fournisseurs peuvent satisfaire leurs besoins de trésorerie, tandis que l'entreprise acheteuse peut investir ses propres fonds pour générer un retour sur investissement sans risque.

Les systèmes de paiement anticipé, qui peuvent intégrer des remises dynamiques et un financement de la chaîne d'approvisionnement, peuvent vous donner accès à des liquidités à un prix raisonnable quand et où vous le souhaitez. Enfin, mais surtout, les systèmes de facturation électronique peuvent offrir aux fournisseurs la possibilité d'automatiser la transmission de leurs factures directement au système ERP utilisé par leurs clients.

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Enregistrement du compte fournisseur – Exemples

Les exemples suivants devraient clarifier la façon dont les écritures dans le journal doivent être faites pour le compte fournisseurs.

1 Exemple:

Une entreprise, XYZ Company, achète auprès d'une autre entreprise, LMN Co., pour un total de 3000 8,000 $ de produits. De plus, il achète auprès d'un autre fournisseur, QPR Co., pour un total de XNUMX XNUMX $ d'articles. Ces deux achats se font à crédit pendant un mois. Voici les doubles entrées qui doivent être remplies pour l'achat effectué auprès de la société LMN :

la Dre	Achats/Stock	$3,000
Cr.	Compte à payer (LMN)	$3,000

De même, la double entrée pour l'achat effectué auprès de QPR Company ressemble à ceci :

la Dre	Achats/Stock	$8,000
Cr.	Compte à payer (RPQ)	$8,000

Au bout d'un mois, la société XYZ effectue un remboursement aux sociétés LMN et QPR pour l'achat effectué ci-dessus. La banque ou la source de trésorerie de la société XYZ est utilisée pour débiter les comptes fournisseurs. Voici l'écriture comptable composée qui doit être effectuée dans les deux grands livres des comptes créditeurs.

la Dre	Comptes à payer (LMN)	$3,000
la Dre	Comptes à payer (RPQ)	$8,000
Cr.	Espèces/Banque	$11,000

Cette écriture annule le solde des livres des fournisseurs, c'est-à-dire les comptes fournisseurs (LMN) et les comptes fournisseurs (QPR). Le solde de clôture à la fin de l'exercice sera nul pour ces deux opérations.

Lorsque vous payez votre loyer, vous débitez votre compte de l'argent que vous devez. Ainsi, lors du suivi des transactions dans un système de comptabilité en partie double, considérez les débits comme de l'argent sortant d'un compte et les crédits comme de l'argent entrant dans un compte. Cela peut sembler déroutant au début, mais cela deviendra clair une fois que vous commencerez à travailler avec des exemples. Examinons de plus près ce que ces termes signifient et comment ils fonctionnent ensemble dans le système comptable.

2 Exemple:

La société XYZ a déplacé ses activités commerciales quotidiennes dans un lieu loué à la société UVW au prix de 2,500 XNUMX $ par mois pour l'espace. La société XYZ paie un loyer à la société UVW.

Selon la méthode de la comptabilité d'exercice, le paiement du montant en souffrance a lieu après la fin du service de location. Cela implique que d'abord, le service est apprécié, puis le paiement est effectué après qu'il a été fourni pendant un mois.

Voici comment apparaît la double saisie pour le service de location pour l'entreprise qui a été achetée à UVW :

la Dre	Dépense de loyer	$2,500
Cr.	Compte de loyer à payer (UVW)	$2,500

Après un mois, UVW recevra la somme en souffrance de 2,500 XNUMX $ en paiement. La soumission doit être faite dans le format suivant :

la Dre	Compte de loyer à payer (UVW)	$2,500
Cr.	Banque	$2,500

Enregistrement des crédits et des débits pour les comptes de capitaux propres du propriétaire

Au bilan, les passifs comprennent tous les éléments qui représentent des dettes de la société envers des tiers, tels que des institutions financières ou des fournisseurs. Il peut s'agir de passifs courants tels que les comptes créditeurs et les charges à payer, ou de passifs à long terme tels que les obligations à payer ou les hypothèques à payer.

Sur le côté droit du bilan se trouvent les comptes représentant les capitaux propres du propriétaire. Ces comptes comprennent les bénéfices non répartis et les actions ordinaires. Lors de la création d'écritures de journal, elles sont traitées de la même manière que les comptes de passif.

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Différences entre les notes à payer et les comptes fournisseurs

Les obligations que la société doit remplir sous la forme de billets à payer peuvent être à court ou à long terme. Les comptes fournisseurs sont généralement considérés comme des obligations à court terme qui doivent être payées dans l'année suivant la date de facturation.

Il n'est pas courant de convertir les effets à payer en comptes à payer ; néanmoins, il est possible de convertir les comptes créditeurs en billets à payer tant que toutes les parties concernées sont parvenues à un accord et ont une connaissance partagée des termes impliqués.

Les effets à payer sont des accords écrits qui sont principalement conçus et émis pour des arrangements de dette. Ces accords écrits sont payables aux entreprises de crédit et aux institutions financières. Les entreprises qui entrent dans la catégorie des « comptes dus » sont le plus souvent celles qui fournissent des services et des inventaires.

Dans la plupart des cas, il n'est pas nécessaire de conserver une note écrite ou un document définissant les termes et conditions des comptes fournisseurs. Néanmoins, une facture générée par le vendeur et liée à chaque commande peut être trouvée dans ce qui suit : Les effets à payer, en revanche, sont accompagnés d'un ensemble de conditions relatives au remboursement de la dette. Ces termes et conditions peuvent contenir des informations sur les taux d'intérêt, la date d'échéance du billet, des informations sur les garanties et d'autres détails pertinents.

Un compte de comptes à payer est utilisé pour enregistrer les transactions entrantes et sortantes des institutions financières, tandis qu'un compte de comptes à payer est utilisé pour suivre l'achat de biens et de services.

En ce qui concerne les comptes créditeurs, la plupart du temps, il s'agit d'un accord verbal entre les deux parties, et il n'y a pas de frais financiers associés, même s'il peut y avoir des remises commerciales accessibles. Les billets à payer comprennent un paiement d'intérêts, ce qui indique une composante du financement impliqué ; néanmoins, les frais d'intérêt sont souvent considérés comme distincts du montant prêté.

Les comptes créditeurs sont toujours utilisés dans la gestion du fonds de roulement et leur présence affecte le cycle de conversion de trésorerie d'une entreprise. D'autre part, les effets à payer peuvent ou non être comptabilisés dans le cadre de la gestion des flux de trésorerie d'une entreprise.

Les effets à payer et les comptes à payer sont des exemples d'obligations courantes ; néanmoins, plusieurs distinctions clés existent entre les deux types de comptes. Ces deux obligations ont un certain degré d'influence sur la liquidité totale d'une organisation ; par conséquent, ils doivent être traités d'une manière à la fois responsable et efficace.

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Automatisation du processus des comptes fournisseurs

L'automatisation du processus des comptes fournisseurs peut être un excellent moyen de gagner du temps et de réduire les erreurs. En automatisant le processus, les entreprises peuvent éviter de saisir manuellement des données et s'assurer que toutes les factures sont payées à temps. De plus, l'automatisation des comptes fournisseurs peut aider les entreprises à suivre leurs dépenses, car toutes les transactions seront enregistrées au même endroit.

L'automatisation du processus des comptes fournisseurs peut être un excellent moyen d'améliorer l'efficacité et les résultats de votre organisation. L'automatisation du processus peut éliminer de nombreuses tâches manuelles associées aux comptes fournisseurs, telles que la saisie de données, le contrôle à traiter et l'approbation des factures. De plus, l'automatisation des comptes fournisseurs peut aider à améliorer les flux de trésorerie de votre organisation en accélérant le cycle de paiement.

Plusieurs façons d'automatiser les comptes fournisseurs incluent l'utilisation de logiciels ou la sous-traitance du processus à un fournisseur tiers. Si vous envisagez d'automatiser les comptes fournisseurs, il est important de peser le pour et le contre de chaque option afin de déterminer celle qui convient le mieux à votre organisation.

En tant que propriétaire d'entreprise, vous savez que l'une des tâches les plus importantes et les plus chronophages consiste à payer vos factures à temps. Et s'il existait un moyen d'automatiser ce processus ?

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De plus, Nanonets s'appuie sur l'apprentissage automatique, de sorte qu'il devient plus intelligent à chaque facture qu'il traite. Cela signifie qu'au fil du temps, les nanonets seront en mesure de gérer de plus en plus de tâches liées à vos comptes fournisseurs, ce qui vous libérera encore plus de temps.

Le compte fournisseur est un compte de passif utilisé pour suivre le montant d'argent qu'une entreprise doit à ses fournisseurs ou à d'autres tiers. Les fournisseurs sont des personnes indépendantes disposées à créditer l'entreprise pour l'achat des matières premières. Toute croissance du compte créditeur serait enregistrée comme crédit dans le compte créditeur. En revanche, toute baisse du compte créditeur serait reflétée comme un débit dans le compte créditeur.

S'il y a une réduction du montant dû aux fournisseurs et du compte créditeur de l'entreprise, l'entreprise a réglé ses dettes impayées envers les fournisseurs. De même, une augmentation du compte créditeur indiquerait une augmentation à la fois du montant d'argent dû au fournisseur et du montant d'argent dû par l'entreprise.

Il est important de noter, en outre, que les termes « compte à payer » et « fournisseur à payer » sont utilisés conjointement ; pourtant, la manipulation de chacun peut varier selon les circonstances.

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Horodatage: 6 septembre 20226 septembre 2022