Le service des comptes créditeurs (AP) d'une entreprise assume la responsabilité très importante de retracer ce que l'entreprise doit aux fournisseurs et aux vendeurs et de vérifier que les paiements sont approuvés et effectués à ces contreparties. Sans un service AP, une entreprise aurait du mal à retrouver toutes les factures qu'elle reçoit de ses fournisseurs et à s'assurer que ces obligations sont respectées. Ces passifs à court terme de l'entreprise sont les comptes créditeurs et constituent une obligation importante à laquelle l'entreprise doit s'acquitter.
Qu’est-ce que les comptes créditeurs ?
Un compte créditeur est simplement une dette actuelle qu’une entreprise doit à un vendeur ou à un fournisseur. De manière générale, les comptes créditeurs doivent être payés par le service AP dans un délai d'environ 30 jours. Le montant total des comptes créditeurs apparaît au bilan de l'entreprise dans la rubrique des dettes courantes.
Un compte créditeur représente un montant dû ; il ne s'agit pas d'une transaction déjà payée en espèces. Il s’agit de l’argent dû pour un achat que l’entreprise a effectué à crédit.
Un compte créditeur n'est pas un facture. La facture est un document papier ou numérique qui facture à l'entreprise l'achat de biens ou de services qu'elle a effectué. Les comptes créditeurs sont le montant dû. Un compte créditeur n'est pas non plus un compte débiteur, c'est-à-dire un montant dû à une entreprise pour ses biens ou services qu'elle a vendus à d'autres entreprises à des conditions de crédit.
Qu’est-ce qu’un service des comptes fournisseurs ?
Parce que les comptes créditeurs sont si importants pour le succès et la santé d’une entreprise, la plupart des entreprises disposent d’un service AP dédié. La tâche principale de l'équipe des comptes créditeurs est de s'assurer que toutes les dettes contractées par l'entreprise sont correctement enregistrées et payées.
Si cette fonction de comptabilité fournisseurs n'est pas remplie par le service AP, les fournisseurs et vendeurs ne seront pas payés. Dans cette situation, de mauvaises relations s'ensuivront entre l'entreprise et ses fournisseurs, ce qui pourrait affecter la capacité de l'entreprise à se procurer les biens et services nécessaires à l'avenir.
En plus de veiller à ce que tout le monde soit payé à temps, les services AP sont également chargés de veiller à ce qu'aucune erreur comptable ne soit commise. Il doit surveiller la fraude, tenter d'éviter les erreurs et combler les écarts constatés.
Une autre fonction des comptes créditeurs des départements AP est de obtenir des remises pour les paiements anticipés sur les factures. De nombreux fournisseurs offrent de telles remises lorsque les paiements sont effectués avant la date d'échéance indiquée sur une facture, de sorte que le service des comptes créditeurs peut contribuer à réduire les frais généraux d'une entreprise, ce qui constitue bien entendu une préoccupation constante pour toute entreprise.
Rôles au sein d'un département AP
Il y a beaucoup de responsabilités du service des comptes créditeurs, et ces tâches sont réparties entre plusieurs employés au sein du service payant. Une petite entreprise ne peut avoir qu’un commis aux comptes créditeurs. Une exploitation plus grande peut avoir les travailleurs suivants au sein de son service des comptes créditeurs :
- Coordonnatrice des comptes payables
- Gestionnaire de facture à payer
- Gestionnaire des comptes fournisseurs
- Spécialiste des comptes fournisseurs
- Assistant Comptable
Une très grande entreprise pourrait également avoir un responsable des comptes fournisseurs qui est en charge de l’ensemble du département AP. Les tâches exactes assignées à chaque rôle au sein d'un service des comptes créditeurs varient selon l'entreprise et la taille de l'opération.
Flux de travail dans les départements AP
Dans chaque service AP, il existe un flux de travail qui décrit le parcours d'achat de services et de biens du début à la fin, puis le traitement des factures associées à ces achats et la garantie que tout le monde est payé à temps. Cette procédure étape par étape peut être numérique ou manuelle, le format numérique offrant la méthode la plus simple et la moins longue. Dans les deux cas, le flux de travail d'une équipe de comptabilité fournisseurs suivra généralement le schéma suivant :
#1) Capturez la facture. La facture, qu'il soit physique ou électronique, doit être saisi dans le logiciel de planification des ressources de l'entreprise (ERP). Comme déjà mentionné, cela pourrait être réalisé par un travailleur humain ou numérique.
# 2) Approbation. Une fois la facture correctement cataloguée, elle doit être approuvée. Encore une fois, cette étape peut être manuelle ou automatisée.
# 3) Autorisation de paiement. Le paiement de la facture doit être autorisé à ce stade. Il est de la responsabilité du service des comptes créditeurs d'obtenir cette autorisation de la partie appropriée au sein de l'entreprise.
# 4) Transmissions. Une fois le paiement autorisé, il doit être envoyé et vérifié. Bien que les moyens de paiement physiques tels que les chèques ou les espèces puissent encore être utilisés dans certains cas, les paiements numériques gagnent en popularité, notamment ceux qui peuvent s'intégrer à Logiciel PA.
Il est important que le service des paiements surveille de près le processus de flux de travail de bout en bout. Si cette fonction de comptabilité fournisseurs n'est pas exécutée correctement, des erreurs peuvent survenir, ce qui mettra davantage de pression sur l'équipe AP.
Fonctions des départements AP
Il existe plusieurs responsabilités importantes du service des comptes créditeurs que les équipes AP doivent exécuter avec diligence. De manière générale, ils ont tendance à appartenir à l’une des catégories suivantes :
# 1) Rapprocher les états financiers. Les services AP doivent éviter les faux frais et corriger toute disparité qui apparaîtrait dans les relevés bancaires ou autres documents financiers.
# 2) Résolvez les problèmes avec les données de facturation. L’équipe des comptes créditeurs doit identifier toute incohérence dans les données qui apparaissent sur une facture et corriger rapidement les informations.
# 3) Traitez les factures. Les factures qu'une entreprise reçoit de ses fournisseurs doit être traité par le service des comptes créditeurs afin qu'ils puissent être payés à temps.
# 4) Paiements des factures. Une fonction importante des comptes créditeurs consiste à effectuer le paiement sur une facture.
# 5) Paiements internes. Outre le paiement des factures, un service payable doit également gérer les paiements internes pour des éléments tels que les fournitures de bureau et les frais de port.
# 6) Stockez les factures et faites-les correspondre. Les factures doivent correspondre à leurs bons de commande. Ils doivent également être stockés physiquement ou électroniquement, cette dernière méthode étant la méthode de recherche et de récupération la plus efficace.
# 7) Préserver de bonnes relations avec les fournisseurs. Maintenir la relation fournisseur-entreprise est une tâche importante des départements AP. Lorsque les factures sont payées à temps et que les informations sont rapidement clarifiées et stockées, les transactions futures ont plus de chances de se dérouler sans problème.
Organiser l'équipe des comptes fournisseurs
Plus un service de paiement est organisé, plus il sera précieux pour l'entreprise. Avec une bonne organisation, le flux de travail sera également plus efficace. Voici quelques conseils pour structurer un service AP de la manière la plus ingénieuse :
#1) Documenter tout. Assurez-vous que chaque achat effectué par l'entreprise est accompagné d'un bon de commande (PO) afin qu'un enregistrement puisse être créé. Un journal des numéros d’identification fiscale doit également être conservé.
# 2) Stockez les enregistrements pour une récupération facile. Les documents portant un timbre à date doivent être conservés dans un endroit facilement accessible.
# 3) Vérifiez à nouveau. Demandez aux différents membres de l’équipe AP de se vérifier mutuellement pour éviter les fraudes et les erreurs.
# 4) Réconciliez régulièrement les comptes. De préférence quotidiennement, vérifiez que les factures correspondent aux bons de commande. Tenir un registre de toutes les divergences et de leurs résolutions.
# 5) Utilisez les paiements numériques. Les modes de paiement électroniques d'aujourd'hui, y compris la Chambre de compensation automatisée (ACH), sont efficaces et simples. Souvent, ils ne coûtent pas plus cher que les paiements papier et sont plus faciles à suivre.
#6) Automatisez l'équipe AP. Outre les paiements, de nombreuses fonctions de comptabilité fournisseurs peuvent être numérisées. Cela présente de nombreux avantages, notamment la possibilité d’éviter les erreurs de saisie des données.
Comment l'automatisation peut profiter aux départements AP
Les équipes de comptabilité fournisseurs qui mettent à niveau vers les logiciels les plus récents bénéficieront d'une multitude d'avantages. L'ancienne méthode manuelle, basée sur le papier, pour exécuter les fonctions de comptabilité fournisseurs prend du temps et demande beaucoup de main d'œuvre. Les services AP qui passent à une automatisation complète avec un logiciel avancé seront en mesure de traiter les factures plus rapidement avec moins d'erreurs et d'inexactitudes. Et parce que les meilleurs programmes AP d'aujourd'hui sont dotés de l'intelligence artificielle (IA), peu d’intervention humaine est nécessaire pour de nombreuses tâches.
Par exemple, les logiciels AP avancés d'aujourd'hui sont capables de lire des e-mails, de numériser des factures et de capturer automatiquement les détails importants de ces documents. Des notifications en temps réel peuvent être envoyées aux membres de l'équipe AP lorsqu'une plus grande attention est nécessaire. Comme ce système fonctionne sur pilote automatique, moins d’efforts humains sont requis de la part des employés.
Logiciel PA peut également intégrer des règles de flux de travail. Par exemple, une facture peut être acheminée par un programme vers le service approprié pour approbation. Des contrôles de paiement peuvent être intégrés pour payer les factures, et ces contrôles peuvent être modifiés en fonction de divers facteurs, tels que le montant du paiement. Un paiement peut être automatiquement débité du compte bancaire de l’entreprise. L’IA accomplit ces tâches toute seule. Et grâce au machine learning, l’IA peut apprendre de l’expérience.
Tout ce que fait le programme est enregistré dans un grand livre, et cet enregistrement peut être consulté à volonté. Encore une fois, étant donné que cette piste d'audit est créée automatiquement par un logiciel, moins de travail humain est requis.
Les logiciels conçus pour les services AP peuvent également s'intégrer à d'autres outils de comptabilité numérique, créant ainsi un système comptable holistique entièrement électronique qui rend les fonctions de comptabilité fournisseurs plus faciles et moins chronophages pour les employés.
RECAP
Toute entreprise qui veut réussir a besoin d’un service AP productif doté du bon équipement. Les services de comptabilité fournisseurs qui s'appuient sur une technologie papier obsolète courent le risque de se laisser distancer par leurs concurrents. Les outils numériques sophistiqués d'aujourd'hui offrent de nombreux avantages aux services payeurs, parmi lesquels la réduction des efforts humains et des délais de traitement plus rapides.
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