Qu’est-ce que les comptes créditeurs ?

Republié par Platon

Suiveurs: 0

Les comptes créditeurs sont un terme comptable qui fait référence à l'argent qu'une entreprise doit à un vendeur ou à un fournisseur - pour avoir profité de leurs produits ou services.

Lorsqu’une entreprise achète des produits/services auprès d’un vendeur/fournisseur avec un accord pour payer plus tard, le montant est appelé comptes créditeurs – jusqu’à ce que le paiement soit effectué. C'est une forme de crédit proposé par le vendeur/fournisseur.

Le compte à payer est enregistré lorsqu'une facture est approuvée pour le paiement. Il est enregistré dans le grand livre général (ou le grand livre secondaire AP) en tant que paiement impayé ou passif jusqu'à ce que le montant soit payé. Les dettes peuvent être des dettes commerciales (achat de biens physiques enregistrés dans un inventaire) ou des dépenses à payer (achat de biens et services facturés, par exemple publicité, divertissement, voyages, fournitures de bureau et services publics).

Automatisez la capture de données, créez workflows ainsi que rationaliser le processus des comptes fournisseurs en secondes. Aucun code requis. Réservez une démo en direct de 30 minutes maintenant. Automatisez le paiement des factures avec l'IA.

codage GL automatisé, cartographie des dépenses et catégorisation

Table des matières

Vous cherchez à automatiser vos processus manuels de correspondance à trois ? Réservez une démo en direct de 3 minutes pour voir comment Nanonets peut aider votre équipe à mettre en œuvre de bout en bout Automatisation AP.

Un exemple de comptes créditeurs

La boulangerie ABC commande 50 livres de sucre au grossiste XYZ Traders au tarif de 50 cents la livre. XYZ Traders offre une période de crédit de 30 jours après la livraison à la boulangerie, pendant laquelle ABC doit payer la facture de 25 $. Jusqu'à ce que la boulangerie paie les commerçants XYZ, le montant de 25 $ sera appelé comptes créditeurs et apparaîtra comme passif envers les créanciers dans le bilan de la boulangerie.

Les 25 $ sont enregistrés comme un actif dans le bilan des traders XYZ jusqu'à ce que le paiement soit reçu.

Les comptes créditeurs comprennent, au-delà de l’achat de biens, les éléments suivants :

Transport et logistique
Puissance / Énergie / Carburant
Location
Licence
Prestations (Montage / Sous-Traitance)

Configurez des flux de travail AP sans contact et rationaliser le processus des comptes fournisseurs en secondes. Réservez une démo en direct de 30 minutes maintenant.

traitement des factures sans contact et routage des approbations

L’importance des comptes créditeurs

AP est important pour les raisons suivantes :

Il garantit le paiement des factures dans les délais, ce qui améliore la cote de crédit de l’entreprise et les relations à long terme avec les fournisseurs.

Le paiement ponctuel des factures garantit un flux ininterrompu de fournitures et de services, ce qui conduit à un flux fluide des opérations commerciales.
Un paiement ponctuel évite les retards de paiement, les pénalités et autres frais de retard.
L'AP organisé permet un suivi systématique des factures et des paiements.
AP facilite les flux de trésorerie en effectuant les paiements uniquement à l'échéance et en utilisant les facilités de crédit proposées par le vendeur.
Les AP stricts évitent fraude du vendeur et le vol.

AP n’est pas sans inconvénients. Cela est souvent considéré comme un fardeau financier pour les fournisseurs qui doivent attendre le paiement après la livraison des produits et services. Du côté de l'entreprise, un bilan avec des comptes créditeurs prolongés indique une situation de trésorerie précaire. Ces inconvénients peuvent être surmontés par des mesures éthiques, juridiques et logiques. Processus AP.

Composantes du processus des comptes fournisseurs

Le compte fournisseur est un processus en plusieurs étapes et comprend quelques étapes essentielles :

AP commence par la décision de l'entreprise d'acheter des biens/services sur un système de crédit.
Choisir des fournisseurs qui offrent des facilités de crédit.
Comparer les politiques de crédit des fournisseurs en termes de jours de crédit autorisés, de frais de retard de paiement, d'escompte pour paiement anticipé, etc. et choisir le fournisseur avec les conditions qui conviennent le mieux à l'entreprise.
Suite au processus d'achat - demande d'achat, bon de commande, facture, reçu – de l’entreprise.
Comptabiliser les factures dans les livres comme comptes créditeurs une fois les marchandises reçues.
La tenue de livres facilite les audits internes et externes de l'entreprise et l'analyse des modèles de dépenses, ce qui contribue à son tour à la planification financière et au respect des normes et réglementations.
Suivi des dates sur les factures pour garantir le paiement avant la date d'échéance.
Effectuer le paiement avant la date d'échéance
Communiquer au vendeur que le paiement a été effectué.

Tirer pleinement parti de la durée du crédit permettra de gérer efficacement les flux de trésorerie. Cependant, il ne faut pas oublier que l’utilisation la plus efficace des conditions de crédit consiste à savoir quand honorer les factures.

Le service Comptabilité Fournisseurs classique

Une équipe responsable des processus manuels des comptes créditeurs est responsable de l'enregistrement et du traitement des transactions financières liées aux achats et aux fournisseurs.

Différents professionnels sont employés à cet effet :

L'analyste de saisie de données saisit les factures dans le système numérique une fois qu'elles sont reçues.
L'analyste de traitement des paiements est en charge du règlement des factures à leur date d'échéance
L'analyste des exceptions corrige les écarts dans les factures et gère les problèmes d'échec de paiement.
Les gestion des fournisseurs le personnel crée et gère la base de données des fournisseurs et la corrèle avec les différentes opérations d'approvisionnement.
Le responsable des comptes fournisseurs se coordonne avec l'équipe pour une gestion des factures sans erreur et transparente.

Tous les membres de l'équipe travaillent à créer et à maintenir de solides relations avec les fournisseurs. L'équipe doit également surveiller de près les dépenses AP et maintenir des contrôles internes pour protéger les sorties de fonds.

Un service efficace et bien géré flux de travail des comptes fournisseurs peut permettre aux entreprises d'économiser des quantités considérables de temps et d'argent en ce qui concerne le processus AP. Les organisations, en de rares occasions, pourraient également externaliser le point d'accès fonctions à des organismes externes.

Défis du processus manuel des comptes fournisseurs

Les processus manuels de comptabilité fournisseurs présentent les problèmes suivants :

Problèmes associés à la saisie manuelle des données : la saisie manuelle des factures dans le système peut prendre du temps, être inefficace et sujette aux erreurs. Tout cela peut avoir des conséquences néfastes sur le fonctionnement et les résultats de l’entreprise.
Retards de paiement : les oublis manuels et les erreurs peuvent entraîner des retards de paiement et des fournisseurs mécontents. Cela peut également affecter la cote de crédit et la crédibilité de l’entreprise en tant que client du fournisseur.
Employés mécontents : la nature banale et répétitive de nombreuses tâches impliquées dans le processus AP peut entraîner une insatisfaction au travail et des problèmes connexes, notamment le roulement du personnel.
Informations lourdes : à mesure qu'une entreprise grandit et qu'il y a davantage de factures à traiter, la quantité d'informations concernant les fournisseurs, les produits, les services, les coûts, la livraison et les dates d'échéance peut devenir écrasante. Il devient également difficile de localiser les documents et la comptabilité peut devenir un cauchemar.
Opacité des données : le suivi des factures papier et des documents AP physiques peut devenir difficile, voire impossible, lorsque le service AP grandit pour gérer de nombreux processus d'approvisionnement.
Propension à la fraude : le manque de visibilité dans les systèmes manuels de comptabilité fournisseurs peut exposer votre entreprise à des failles de sécurité et à la fraude.

Avantages de l'automatisation du processus des comptes fournisseurs

L'automatisation du processus des comptes fournisseurs entraîne les avantages suivants :

Gain de temps : On dit que 25% d'une semaine de travail est consacré à des tâches manuelles banales de gestion des factures, temps qui peut être mieux consacré à des activités plus productives.
Économies de coûts : le traitement manuel d’une seule facture coûte entre 12 et 15 $. L'automatisation peut éliminer une grande partie de ces coûts. De plus, les solutions automatisées assurent le suivi des dates d'échéance des factures et aident à payer la facture à un moment optimal, améliorant ainsi les flux de trésorerie, évitant les frais de retard et maintenant de meilleures relations avec les fournisseurs.
Génération de revenus : les paiements ponctuels permis par l'automatisation peuvent non seulement éviter les frais de retard de paiement, mais également améliorer la cote de crédit de l'entreprise et la rendre ouverte aux remises et rabais de la part des fournisseurs.
Réduction des erreurs : La gestion manuelle des factures est associée à des erreurs dues à la surveillance humaine. L'automatisation peut éliminer une grande partie des erreurs associées aux processus manuels des comptes créditeurs.
Flexibilité de paiement : l'automatisation peut permettre de prendre des décisions sur le moment et la manière de payer les factures (par exemple, par chèque papier, ACH ou via des cartes virtuelles permettant d'obtenir des remises en argent).
Meilleure maintenance des données : le tri manuel des documents peut être tortueux et sujet aux erreurs. La maintenance d'une base de données numérique permet un meilleur accès et une meilleure récupération des données, rationalisant ainsi le cycle de l'achat au paiement. Une telle gestion permet également des analyses pour le reporting et le suivi des achats et des flux de trésorerie de l'entreprise.
Sécurité : la solution d'automatisation des comptes fournisseurs peut stocker les données sur un serveur centralisé ou dans le cloud, ce qui offre la sécurité

Que rechercher dans un logiciel de comptabilité fournisseurs

Il est important de choisir un Logiciel d'automatisation AP qui offre un retour sur investissement maximal. Un logiciel d'automatisation des comptes fournisseurs doit inclure la capture de données, le traitement des factures, les approbations automatisées et les paiements. Les fonctionnalités de base à rechercher lors de la recherche d'un logiciel d'automatisation AP incluent :

Capture précise des données de facture : la conversion des données de facture dans un format numérique commun est l'aspect le plus important pour créer de l'efficacité dans l'automatisation des comptes fournisseurs. La saisie manuelle des données est coûteuse, sujette aux erreurs et prend du temps. Un bon outil OCR permet une capture intelligente des données pertinentes sans intervention humaine, économisant ainsi du temps, de l'argent et des erreurs humaines.

Approbations faciles des factures : les personnes qui approuvent les factures sont souvent des gestionnaires et des cadres occupés et l'approbation automatisée des factures doit être simple, intuitive et pratique pour ce personnel. La personne approbatrice doit pouvoir voir et approuver une facture en un seul clic, quel que soit l'appareil à partir duquel elle accède à la facture.
Possibilité de suivre les factures AP en temps réel : les outils de workflow doivent également permettre à toute partie prenante de suivre facilement la facture. Cela évitera les retards, les problèmes de communication et la mauvaise gestion dans le processus de traitement des comptes.
Intégration avec le système comptable existant : l'entreprise peut utiliser d'autres plates-formes et logiciels numériques et l'outil AP doit pouvoir s'intégrer à eux pour éviter toute inadéquation entre les données et les opérations.
Automatisation des paiements : la dernière étape du processus AP est le paiement. Une fois que toutes les approbations ont été enregistrées, le logiciel doit être capable d'initier et de traiter le paiement vers le fournisseur pour terminer et clôturer le processus des comptes créditeurs pour cet approvisionnement particulier.
Stockage des données : Selon les besoins de l'entreprise, toutes les données AP peuvent être stockées sur un serveur centralisé ou dans le cloud. Le type de stockage devra être décidé par l’entreprise avant de se lancer dans l’automatisation des AP.

Conclusion

L'automatisation des opérations de traitement des comptes peut éliminer les problèmes associés aux processus manuels, tels que les retards, les erreurs et le gaspillage d'efforts humains.

Un logiciel AP efficace tel que Nanonets peut permettre de meilleurs processus d'approvisionnement, assurer la conformité fiscale, automatiser Correspondance à 3 voies, optimiser Jours AP ou DPO, prévenez la fraude, rationalisez les flux de trésorerie, entretenez les relations avec les fournisseurs et stockez les données pour la postérité. L’automatisation favorise l’efficacité et peut orchestrer le processus Procure-to-Pay pour générer une valeur à long terme. L'activation numérique du processus AP ferait progresser les stratégies commerciales en transformant les relations fournisseur-client en un avantage concurrentiel.

Horodatage: 11 septembre 202213 septembre 2022