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La facturation en temps opportun est un élément essentiel de l'entreprise, en particulier lorsque l'entreprise est petite ou que vous êtes un indépendant dont les flux de trésorerie sont limités et dépendent de paiements ponctuels.
L'idée de la facturation est de générer un reçu pour les produits ou services que vous avez fournis à vos clients afin qu'ils puissent vous rembourser plus tard. Cependant, ce qui complique la tâche, c'est le délai entre la génération d'une facture et l'attente du paiement.
Ici, le terme factures ouvertes entre en jeu. Parcourez l'article pour avoir une analyse approfondie des factures ouvertes. Que sont-ils? Comment fonctionne la facture ouverte ?
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Qu'est-ce qu'une facture ouverte ?
Bien que les factures ouvertes jouent un rôle essentiel dans la continuité de la trésorerie de toute entreprise, elles ne sont pas difficiles à comprendre. Les factures ouvertes sont des documents de facturation que les vendeurs ou les fournisseurs émettent à leurs clients pour le produit ou le service qu'ils ont fourni mais qui n'ont pas encore été payés.
Lorsque votre entreprise fournit un produit ou un service aux clients, vous leur émettez une facture de paiement indiquant le montant dû et les détails liés au service fourni. Cette facture donne tous les détails concernant la date d'échéance du paiement et le mode de paiement préféré.
C'est le moment du processus de paiement où la facture est dite ouverte car elle a été envoyée au client, mais n'a pas encore été payée. Une facture ouverte démontre l'engagement du client à vous payer pour vos services.
Comprendre les factures ouvertes
Heureusement, comprendre les factures ouvertes n'est pas difficile du tout. Ils font partie intégrante du cycle comptable des entreprises qui effectuent des transactions basées sur le crédit.
Bien que cela puisse sembler inquiétant pour le fournisseur dont les paiements sont dus, les factures ouvertes servent de preuve à la fois pour le client et le fournisseur qu'un certain paiement est dû, et ils doivent le payer dans un délai limité.
Il n'y a pas de règle absolue lorsqu'il s'agit de générer des factures ouvertes. En règle générale, une facture ouverte comprend les informations suivantes :
- Numéro de facture et numéro de bon de commande uniques
- Nom et adresse de l'entreprise et du client
- Détails des biens ou services fournis
- Date de fourniture et facture créée
- Coût de chaque article et montant total dû
- Date d'échéance et mode de paiement
Toutes les factures sont dites ouvertes car elles ne sont pas encore payées. Lors de l'établissement des factures, il est crucial d'ajouter correctement tous les détails pour correspondre aux détails d'achat du client. S'ils ne sont pas saisis correctement, les paiements peuvent être retardés.
Certaines entreprises envoient des factures ouvertes au client avec les coordonnées bancaires pour effectuer le paiement, tandis que d'autres peuvent envoyer un lien pour vous rediriger vers différentes options de mode de paiement.
Comment fonctionne une facture ouverte ?
Techniquement, le fonctionnement d'une facture ouverte n'est pas aussi compliqué que cela puisse paraître. Une fois que le client a acheté des biens ou des services auprès de votre entreprise, le service des paiements de votre entreprise enverra une facture ouverte au client qui vous doit de l'argent.
Maintenant que le client a reçu la facture ouverte, son service comptable s'assurera que la facture est légitime et exacte en utilisant un processus de rapprochement des factures.
Si la facture ouverte montre une différence, le service comptable du client la renvoie au fournisseur pour examen. Cependant, s'il n'y a pas d'incohérence dans la facture ouverte, celle-ci doit être payée dans le délai prévu par le vendeur.
En cas de non-paiement de la facture dans les délais convenus, le vendeur pourra ou non facturer au client des frais supplémentaires à titre de pénalité pour retard de paiement.
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Quel est le processus de rapprochement des factures ?
Il s'agit d'un processus dans lequel le service financier du client fait correspondre les détails de la facture ouverte avec les détails d'origine de l'achat du client.
Le processus automatisé de rapprochement des factures garantit qu'il n'y a pas d'incohérences entre le bon de commande (PO) et la facture ouverte. Il comprend des éléments d'information correspondants tels que :
- Nom du fournisseur
- Code de fournisseur
- Quantité
- Bon de commande
- Montant des achats
- etc
Types courants de factures impayées
Il existe différents types de factures impayées. Certains peuvent être courants, tandis que d'autres doivent être traités plus étroitement que d'autres. Certains types courants de factures impayées sont :
Paiements en attente en ligne
Les paiements en ligne sont généralement générés par un processeur de paiement. Si le paiement n'est pas effectué par le compte bancaire de l'acheteur, il entre dans la catégorie des paiements en ligne en attente et est confirmé une fois qu'il est payé par le client.
Ces factures sont générées via l'automatisation des factures et ne nécessitent aucune génération manuelle de factures. Nous discuterons de l'automatisation des factures et de ses avantages plus loin dans l'article.
Paiements manuels hors ligne en attente
Comme son nom l'indique, les paiements manuels hors ligne en attente peuvent être des espèces, des chèques ou des virements bancaires bloqués dans la phase d'attente.
Contrairement aux paiements en ligne, les paiements hors ligne nécessitent que vous mettiez à jour manuellement le statut de paiement des transactions effectuées par le client.
Billets
Les factures sont des factures ouvertes qui ont dépassé la date d'échéance. Un processeur de paiement marquera automatiquement le paiement comme "retiré" après la date d'échéance. La facture reste dans le système en tant que facture ouverte jusqu'à ce qu'elle soit payée par le client.
De plus, les retards de paiement montrent comment les clients gèrent les paiements, et ils peuvent avoir des problèmes avec l'envoi des paiements. Le vendeur peut facturer un supplément à titre de pénalité au client.
Paiements échoués
Également connus sous le nom de paiements incomplets, les paiements échoués sont des paiements qui se produisent en raison de la responsabilité du client.
Les échecs de paiement peuvent survenir pour plusieurs raisons différentes, notamment des coordonnées bancaires incorrectes du client ou un manque de fonds suffisants sur le compte du client.
Réductions et frais
Bien que de nombreux fournisseurs puissent facturer des frais de pénalité en raison d'un retard de paiement, certains offrent également des remises à leurs clients fidèles pour les paiements en temps opportun et leur coopération.
Les pénalités pour retard de paiement varient généralement entre 20 $ et 55 $, et certains fournisseurs peuvent également accorder un délai de grâce à leurs clients pour effectuer les paiements. Il est conseillé aux créanciers de ne pas facturer d'intérêts de 10 % par an à titre de pénalité pour retard de paiement.
Une remise anticipée avant la réception du paiement peut aider à motiver le client à effectuer les paiements le plus tôt possible. Les fournisseurs ayant des problèmes de trésorerie peuvent bénéficier de paiements ponctuels en proposant des offres et des remises attrayantes au client.
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Exemple de facture ouverte
Prenons l'exemple d'une plateforme de stockage de factures, Quickbooks. Il s'agit d'une solution de comptabilité basée sur le Web utilisée dans le monde entier. Quickbooks offre un moyen complet de voir lesquelles de vos factures sont ouvertes (pas encore payées). Il aide les entreprises à organiser leurs données.
Voyons comment obtenir un rapport des factures ouvertes sur Quickbooks.
- Ouvrez le « menu de rapport » dans la barre de menus. Une fois le menu déroulant affiché, cliquez sur « clients et créances ». Cliquez ensuite sur « factures ouvertes »
- Vous pouvez également trier la façon dont vous souhaitez voir le rapport. Filtrez les données dans le champ de date ou vous pouvez choisir parmi différentes options dans le menu "trier". Si vous ne souhaitez pas trier le rapport, conservez le champ sur les paramètres « par défaut ».
- Vous pouvez afficher des factures spécifiques. De plus, vous pouvez enregistrer les paramètres de tri d'une facture spécifique au cas où vous voudriez la revoir plus tard.
- Vous pouvez également imprimer le rapport. Cliquez sur « imprimer » pour l'envoyer à l'imprimante, ou exportez-le si vous voulez le voir dans votre feuille Excel.
Voici quelques-unes des options que vous pouvez utiliser dans Quickbooks pour afficher vos rapports de factures ouvertes.
Le défi des factures ouvertes
L'un des plus grands défis des factures ouvertes est d'avoir trop de factures ouvertes en même temps. Cela signifie que votre entreprise se compose de tant de factures qui ne sont pas encore payées. Avoir trop de factures ouvertes peut créer des problèmes de trésorerie pour votre entreprise.
De plus, vous devenez incapable de payer vos propres paiements, entraînant ainsi la cessation des processus commerciaux. Bien que ce problème puisse être résolu en se tournant vers des services d'escompte de factures, il peut ne pas s'avérer aussi efficace à long terme.
Le tiers est tenu responsable du traitement des factures ouvertes. Ils exigent un pourcentage du profit réalisé pour vous débarrasser de la créance irrécouvrable. Ce n'est pas une solution bénéfique et à long terme car elle consomme un certain pourcentage de vos marges bénéficiaires.
Vous souhaitez utiliser l'automatisation des processus robotisés ? Découvrez le logiciel de traitement de documents basé sur le flux de travail Nanonets. Pas de code. Pas de plate-forme de tracas.
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De facture ouverte à fermée
Une facture ouverte est dite une facture fermée une fois que le client a effectué le paiement au vendeur. Les deux parties enregistreront la transaction terminée, ce qui en fera une facture fermée.
Pour le client, le paiement est enregistré au crédit du compte fournisseurs. En outre, les détails du paiement effectué se composent généralement des numéros de facture et des informations sur les fournisseurs.
De plus, cela permet aux entreprises de se préparer aux audits et de tout enregistrer en cas de problème dans les processus de paiement. Du côté du vendeur, la facture clôturée est enregistrée comme un mémo des paiements effectués par les clients.
Les deux parties ont maintenant un dossier clair des paiements effectués. Désormais, la facture ouverte est transformée en facture fermée et restera en tant qu'enregistrement dans le système pour le fournisseur et le client.
Que se passe-t-il lorsqu'une facture ouverte est payée ?
Comme mentionné ci-dessus, une fois que vous avez reçu le paiement de la facture ouverte, vous pouvez alors fermer la facture. Lorsque la facture n'était pas payée, on disait qu'il s'agissait d'une facture ouverte. Maintenant que le paiement a été effectué et que le fournisseur l'a reçu, la facture ouverte est convertie en facture fermée.
Comment fonctionne le logiciel de facturation ouverte ?
Le logiciel de facturation est un outil d'automatisation des factures. Il génère et envoie une facture ouverte aux clients pour les services et produits rendus. Cet outil crée automatiquement des factures qui incluent les détails des produits et services ainsi que les détails des coûts et les envoie à l'acheteur.
En termes simples, le logiciel de facturation est conçu pour la précision et l'automatisation. Si vous avez une entreprise qui doit envoyer des factures régulièrement, l'automatisation des factures peut vous aider à gérer les tâches répétitives tout en garantissant qu'elles sont effectuées avec précision et efficacité.
Si vous travaillez avec des factures et des reçus ou si vous vous souciez de la vérification d'identité, consultez Nanonets ROC en ligne or Extracteur de texte PDF pour extraire du texte de documents PDF gratuitement. Cliquez ci-dessous pour en savoir plus sur Solution d'automatisation d'entreprise Nanonets.
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Quelles sont les fonctionnalités d'un logiciel de facturation ?
Le logiciel de facturation a plusieurs fonctionnalités différentes pour automatiser les factures. Ses caractéristiques comprennent,
Ouvrir la création de facture
Il vous permet de créer des factures ouvertes propres et professionnelles. Vous pouvez également personnaliser ces factures pour qu'elles correspondent à votre marque.
Création de fiches clients
La création d'enregistrements est un élément essentiel lors de la génération de factures impayées. Les outils de facturation vous permettent d'enregistrer les achats et les paiements des clients. Vous pouvez stocker ces enregistrements dans une base de données équipée.
Traitement de carte de crédit
Ce système vous fait gagner du temps en facturant rapidement les cartes de crédit.
Modèles intégrés et prédéfinis
De nombreux outils ont des modèles intégrés pour vous faciliter la création de factures ouvertes. Il vous suffit de sélectionner le modèle souhaité et de saisir les champs.
Paramètres de devises multiples
Plusieurs paramètres de devise facilitent la gestion des reçus, l'acceptation des paiements et la gestion des taxes. Cela profite aux entreprises ayant des opérations mondiales.
Recevoir/envoyer des informations
Vous pouvez envoyer et recevoir des informations immédiatement grâce à la disponibilité d'une base de données facilement centralisée.
Rapports de facturation et de paiement
Un bon logiciel de facturation minimise le besoin d'utiliser des systèmes externes pour les déclarations fiscales. Vous pouvez effectuer des factures, des paiements et des rapports fiscaux dans le système.
A quoi sert un logiciel de facturation ?
Un logiciel de facturation vous permet d'effectuer les processus clés suivants.
Créer et personnaliser des factures
Le logiciel de facturation vous permet de créer et de personnaliser des factures ouvertes. Contrairement à la facturation traditionnelle, la facturation automatisée vous permet d'utiliser des modèles intégrés pour générer une facture.
Faciliter la facturation et le paiement
Les outils de facturation ont la capacité de traiter facilement la facturation et les paiements. Il vous permet de créer un portail en ligne où les clients peuvent directement effectuer des paiements et vous pouvez les traiter dès leur réception.
De plus, le logiciel de facturation prend en charge plusieurs langues et devises, ce qui vous permet d'accepter les devises étrangères.
Générer des rapports
Les outils de facturation vous facilitent la génération de rapports et vous aident à suivre et surveiller les rapports des factures ouvertes.
Vous souhaitez automatiser les tâches manuelles répétitives ? Économisez du temps, des efforts et de l'argent tout en améliorant l'efficacité !
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Avantages de l'automatisation des factures
Minimiser les paiements manqués ou en retard
Avoir la bonne solution logicielle peut vous aider à minimiser les paiements manqués ou en retard en gardant une trace de toutes les factures. Il surveille avec précision et activement vos engagements de facturation afin que les paiements ne soient jamais manqués.
Entretenir une image professionnelle
Une bonne solution de facturation professionnelle peut vous aider à améliorer votre réputation. La plupart des logiciels de facturation vous permettent également de personnaliser vos logos et d'améliorer d'autres designs pour les documents de paiement et les factures ouvertes. Cela vous permettra d'avoir une approche professionnelle entre les autres fournisseurs et votre client.
Minimisez la fraude et améliorez la sécurité
Les logiciels de facturation disposent également de fonctionnalités de sécurité pour garantir une facturation sécurisée aux processus de paiement et vous protéger contre les fraudes et les piratages. Il s'agit d'un moyen plus sûr d'établir des factures que le processus manuel.
Créez des factures plus rapidement et avec précision
Contrairement à la génération manuelle des factures, l'automatisation des factures vous permet de créer des factures plus rapidement et avec précision où vous n'avez qu'à saisir les éléments variables.
Générez des factures n'importe où
La plupart des logiciels de facturation en ligne sont connectés via le cloud computing et une technologie Web qui vous permet de générer des factures à partir de n'importe quel endroit disposant d'une connectivité Internet.
Gardez les vendeurs et les fournisseurs heureux
Il est essentiel d'établir de bonnes relations avec les vendeurs, les fournisseurs et les autres sous-traitants dans le cadre d'un bon sens des relations commerciales. L'automatisation des factures vous permet de traiter les factures plus rapidement, ce qui se traduit par des paiements rapides, améliorant ainsi la relation globale entre les fournisseurs et les clients.
Flux de trésorerie précis
Avec l'automatisation des factures, vous pouvez voir des chiffres précis de flux de trésorerie. Il vous permet de voir où se trouve votre argent, combien d'argent est stocké sur les comptes et combien il en reste. Il n'est pas nécessaire d'avoir une documentation manuelle du flux de trésorerie.
Libérer les employés
Lorsqu'il y aura un logiciel de facturation pour générer des factures ouvertes, cela réduira certainement le fardeau des employés dû à la génération manuelle et traditionnelle des factures. Inutile de passer des heures à générer et à rapprocher les détails des factures ouvertes. Cela permettra aux employés de passer du temps à autre chose et d'améliorer la productivité.
Les factures ouvertes sont utiles en termes commerciaux car elles nous permettent d'avoir un historique des montants à payer. Se familiariser avec les factures ouvertes vous aidera à analyser rapidement vos processus de comptes fournisseurs. Vous savez maintenant ce que sont les factures impayées, comment elles fonctionnent et quel rôle joue le logiciel de facturation dans la génération de factures impayées.
Il est temps que vous investissiez dans un logiciel de facturation pour générer des factures ouvertes sans erreur et sans tracas. Profitez de l'automatisation des comptes fournisseurs.
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