L’époque des classeurs remplis et des boîtes de banque remplies de paperasse en vrac est révolue. À bien des égards, nous avons même dépassé l’époque où les informations de l’entreprise étaient centralisées dans une série de classeurs Excel et de fichiers PDF partagés via un protocole de transfert de fichiers.
Mais la gestion documentaire présente aujourd’hui toute une série de défis, quel que soit le chemin parcouru. Nous sommes désormais confrontés à des problèmes de sécurité, en synchronisant la gestion des documents entre des équipes dispersées et du personnel distant, et en essayant de collaborer efficacement sur des documents uniques sans nous marcher sur les pieds ni supprimer des heures de travail. Tous ces facteurs se combinent pour faire de la gestion documentaire au niveau de l’entreprise un problème difficile à résoudre.
Mais il existe une série émergente de plates-formes offrant une suite d’outils numériques conçus pour atténuer ce casse-tête. Ils sont collectivement appelés systèmes de gestion électronique de documents (EDMS).
Qu’est-ce qu’EDMS ?
Systèmes de gestion électronique de documents, abrégé en GED, décrit un écosystème complet qui permet de regrouper, de rassembler, de stocker, de gérer et d'accéder aux données et à la documentation à l'échelle de l'entreprise. Par rapport aux solutions internes aux sections de niche, comme le stockage de documents des RH optimisé pour HIPAA ou logiciel de gestion et de stockage des impôts en comptabilité, EDMS dessert l’ensemble de la chaîne verticale et de la hiérarchie de l’entreprise, offrant un accès entre les directions, les sections et les équipes.
Avant d’examiner de plus près l’EDMS, évitons une idée fausse courante. La signification de base d'EDMS est quelque peu trompeuse, car vous pouvez facilement appliquer la même étiquette de « système de gestion de documents partagé à l'échelle de l'entreprise » à des outils tels que Google Drive/Docs, Notion et des solutions commerciales disponibles dans le commerce (COTS). Et bien qu’ils fonctionnent très bien dans des cas spécifiques, les COTS de ces catégories présentent deux inconvénients majeurs par rapport à EDMS :
Les EDMS sont des solutions évolutives
Oui, Notion ou Google Drive fonctionnent probablement très bien pour votre équipe de 10 personnes. Mais qu'en est-il lorsque vous passez à 100 ? 1,000 XNUMX ? Si vous envisagez de vous développer, il est préférable de commencer avec plus de puissance de gestion de documents que ce dont vous pourriez avoir besoin aujourd'hui, car il est plus simple de grandir en un EDMS plutôt que de passer d'un outil COTS, vous est né de.
EDMS offre la sécurité
Les solutions COTS ont tendance à être sécurisées. Après tout, personne n’accuse Google d’être particulièrement piratable. Mais avec des données personnelles telles que les informations sur les employés ou les données exclusives de l'entreprise, vous souhaitez (et, dans certains cas, vous êtes légalement tenu) de disposer d'un appareil de sécurité plus robuste, testé et éprouvé qu'offre EDMS. Les solutions de sécurité les plus rigoureuses proposées par EDMS incluent le matériel local et le classement hors réseau, mais même les solutions basées sur le cloud offrent les exigences de sécurité réglementaires ou spécifiques à l'entreprise que la plupart des COTS ne peuvent tout simplement pas.
Quelles fonctionnalités offre un EDMS ?
Les EDMS, de par leur nature même, sont des cadres sur mesure et personnalisables pour répondre à vos besoins spécifiques en matière de gestion de documents. Cette personnalisation signifie que connaître la signification de base d’EDMS n’est qu’une première étape vers la compréhension de l’ensemble des opportunités offertes par EDMS.
Néanmoins, les frameworks proposés par EDMS ont tendance à se regrouper autour d’une poignée de fonctionnalités spécifiques qui sont en fait des exigences pour être considéré comme un EDMS de qualité. Si vous recherchez un système de gestion électronique de documents ou si vous souhaitez juger si votre plate-forme actuelle répond aux attentes, vos considérations EDMS incluent :
- Une sécurité robuste, en interne – comme les autorisations des utilisateurs pour gérer qui accède à quoi – et en externe pour protéger les données et les documents contre les intrusions de tiers. Cela devrait inclure les journaux de suivi des activités, l'historique d'utilisation et la possibilité de « restaurer » les modifications à partir d'une sauvegarde manuelle ou automatique.
- Dans quelle mesure la plate-forme s'intègre-t-elle facilement dans votre paysage technologique existant, c'est-à-dire que l'EDMS doit se synchroniser avec vos outils d'automatisation des comptes fournisseurs, votre système de facturation, intégration des fournisseurset une portails fournisseurs, et toutes les autres plates-formes ou outils quotidiens sur lesquels votre entreprise fonctionne.
- Fonctions de recherche complètes et faciles à utiliser – il ne sert à rien de centraliser vos documents dans un référentiel unique si vous ne parvenez pas à trouver facilement des informations ou des fichiers spécifiques. Cela inclut des fonctionnalités d'organisation efficaces telles que les métadonnées, le balisage, les classifications et les options de dossiers de bon sens.
- Des systèmes de gestion des documents et du cycle de vie et des outils de révision pour garantir que vous ne stockez pas de fichiers obsolètes, obsolètes et inutilisés. Cela permet également de fournir une fonction de forçage pour examiner de manière itérative la documentation standardisée comme les manuels des employés et les procédures opérationnelles standard (SOP), améliorant ainsi vos processus opérationnels.
- Partage de fichiers, interne et externe (avec protocoles de sécurité et autorisations intégrés dans les deux).
- Des outils collaboratifs pour permettre des éditions et des présentations conjointes – essentiels dans l’environnement de travail « à distance d’abord » d’aujourd’hui, mais tout aussi obligatoires pour les équipes dispersées.
- Personnalisation et évolutivité. Vous devez être capable d'adapter l'EDMS à vos besoins et la plateforme doit s'adapter aux exigences de votre organisation au fur et à mesure de votre croissance.
- Multiple capture de document options, y compris la documentation physique numérisée tirant parti de la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR), les importations numériques et les options d'archivage par courrier électronique/messagerie numérique.
- Obstacles à la conformité et à la réglementation – si votre secteur ou région est soumis à des paramètres spécifiques tels que HIPAA, GDPR et des initiatives similaires, votre EDMS must proposer des options conformes.
Pourquoi utiliser un système de gestion électronique de documents ?
Si un ou plusieurs avantages et fonctionnalités clés d’EDMS ne suffisent pas à vous convaincre, contextualisons la manière dont le déploiement d’un système de gestion électronique de documents améliore l’efficacité de votre bureau. Développons quelques variables clés sur une entreprise théorique :
L'entreprise, un conseil en technologie de niche, a démarré avec quelques amis, mais s'est développée plus rapidement qu'ils n'auraient pu l'imaginer. Aujourd'hui, ils disposent d'équipes à l'échelle internationale, certains segments en Europe étant soumis au RGPD, mais la majeure partie de l'entreprise est centralisée en Amérique du Nord. L'entreprise travaille d'abord sur un modèle à distance et les chefs d'équipe ont tendance à utiliser la plateforme de gestion de documents et de projets de leur choix. Pour cette raison, il est difficile de synchroniser des réunions virtuelles sur dix calendriers et plates-formes vidéo différents, sans parler du partage des résultats de projets ou de l'intégration de nouveaux employés : la perte de données lors de la migration de documents Microsoft Office vers Google Docs et vice versa est si courante que c'est une plaisanterie courante.
Bien que ces exemples EDMS combinent plusieurs facteurs pour un effet spectaculaire, les fils conducteurs sous-jacents ne sont pas rares. Dans ce cas, les difficultés de croissance et les efforts de synchronisation de l’entreprise peuvent être résolus si elle met en œuvre un EDMS.
- Un EDMS aide à maintenir la sécurité des données et la conformité aux mandats spécifiques à la région.
- L'EDMS aide les membres de l'équipe de haut en bas de la hiérarchie à accéder aux fichiers de projet, à la documentation d'intégration et bien plus encore, sans les tracas ni le risque d'échanger plusieurs fois des fichiers. Souvent, vous ne pouvez même pas migrer un fichier PowerPoint vers Google Slides sans perte de formatage substantielle : cela vaut-il la peine de risquer de perdre quelque chose de beaucoup plus percutant à cause d'une perte constante de formatage ? conversion de fichiers?
- Il est raisonnable de supposer qu’au-delà de la plate-forme de leur choix, différentes équipes de consultants stockent ou hébergent également des fichiers dans des cloud personnels, des clés USB et une gamme de lecteurs partagés. Si quelque chose se perd ou si un membre de l’équipe quitte soudainement l’entreprise, l’entreprise risque de perdre des tonnes de documents et de données historiques en gardant son système décentralisé.
- L'édition collaborative est simple avec EDMS, et les membres de l'équipe n'auront pas à jongler avec une gamme d'autorisations sur plusieurs plates-formes. Au lieu de cela, les autorités d'approbation EDMS gèrent pour qui peut éditer est ce que nous faisons d'un seul coup, sans avoir à gérer les « invitations à modifier » de dernière minute ou des pertes de temps similaires.
D'autres exemples d'EDMS incluent la migration des systèmes de classement et de stockage existants vers un paradigme entièrement numérique. Ce cas devient particulièrement répandu à mesure que les entreprises identifient les risques associés à la conservation de la documentation physique à long terme ou à la mise en œuvre d'initiatives de réduction des coûts pour économiser sur les frais d'archivage et de stockage.
Avantages de la mise en œuvre d'un système de gestion électronique des documents
Nous avons examiné certains avantages et fonctionnalités granulaires d’un EDMS de qualité, mais les améliorations globales sont plus frappantes. En tirant parti d’un EDMS de qualité, votre organisation peut :
- Améliorer la collaboration des parties prenantes : Qu'il s'agisse d'un employé, d'un service professionnel tiers, d'un client ou d'un fournisseur, une base de données centralisée construite sur une plate-forme EDMS efficace dissocie vos données et votre documentation des centres de stockage désorganisés et disparates. Dans le même temps, cela évite les cloisonnements et contribue à développer une compréhension commune et partagée par tous les utilisateurs.
- Sécurité et conformité : Les outils EDMS offrent une sécurité pour protéger votre actif le plus précieux : les données. Alors que nous sommes confrontés à des menaces croissantes de piratage et de ransomware prenant en otage vos informations sensibles, une sécurité cohérente est primordiale. Le fait que les employés conservent les données et la documentation sur diverses plateformes avec des mesures de sécurité tout aussi variées augmente votre risque. Dans le même temps, les exigences réglementaires croissantes relatives au stockage des données et des informations privées rendent la conformité impossible si vous ne disposez pas d’une stratégie cohérente de gestion des documents.
- Synchronisation inter-entreprises : Si vous avez déjà construit un écosystème technologique qui comprend outils d'automatisation financière, Programmes de gestion des ressources humaines, les portails de fournisseurs et les structures similaires, un EDMS est alors la prochaine étape logique pour aider à relier chaque système disparate ensemble. Si vous n'avez pas encore élargi votre champ d'action technologique, le déploiement d'un EDMS constitue la pierre angulaire stratégique pour faire entrer votre entreprise dans l'ère numérique.
- Efficacité et gestion des données : À la base, un EDMS de qualité rend votre équipe meilleure en augmentant l’efficacité. Un EDMS réduit les activités chronophages telles que la migration de fichiers, la gestion des autorisations et les obstacles similaires lors de l'utilisation de plusieurs plates-formes. Dans le même temps, EDMS aide à développer des contrôles internes pour gérer les accès et suivre les modifications, garantissant ainsi l’intégrité des données à mesure que vous évoluez. De même, la centralisation de votre documentation contribue à améliorer vos sources d’alimentation d’analyse de données, en aidant à débloquer des informations précieuses lors de l’exploitation des plateformes de business intelligence.
Meilleures pratiques EDMS
Même si vous souhaitez peaufiner, ajuster et personnaliser votre EDMS, quelques bonnes pratiques servent de guide pour vous orienter dans la bonne direction et maximiser les avantages de l'EDMS :
- Assurez-vous de gérer les autorisations et les outils de contrôle de version : Lorsque vous centralisez la documentation, vous risquez un accès non autorisé ou une fuite si vous ne gérez pas correctement les autorisations de votre équipe. Cela est doublement vrai si des services ou des fournisseurs tiers ont accès au système. L'élaboration d'une SOP sur les autorisations permet de conserver celles-ci. besoin de savoir au courant tout en protégeant les informations sensibles des regards indiscrets. Dans le même temps, garantir que vous disposez de procédures de sauvegarde itératives et de la capacité de suivre les modifications permet de maintenir la qualité des documents et d’éviter les écrasements ou les accidents.
- Assurez-vous que votre EDMS peut évoluer avec vous : Il ne sert à rien de se lancer à fond dans un EDMS qui ne servira votre organisation que dans son état actuel. Vous devrez vous assurer que votre EDMS offre les avantages et les fonctionnalités dont vous aurez besoin lorsque vous entrerez dans votre prochaine étape de croissance – même si vous n'optimisez pas leur utilisation aujourd'hui, avoir accès et comprendre ces fonctionnalités aujourd'hui vous prépare au succès. demain.
- Assurez-vous que votre EDMS s’intègre dans votre écosystème : En plus de l'évolutivité, l'intégration est essentielle lors du déploiement d'un EDMS. Vous ne maximisez pas votre efficacité si vous êtes toujours obligé de numériser, de télécharger ou de migrer manuellement la facturation ou recettes dans l'EDMS. N'oubliez pas que votre EDMS doit fonctionner – si vous adaptez votre flux de travail de document pour s'adapter à un processus EDMS fastidieux, vous devez alors réévaluer votre stratégie.
- Profitez des outils de balisage et d’organisation : Lorsque vous migrez votre documentation vers un EDMS, vous créez une base de données centralisée englobant l’ensemble de votre entreprise. Si vous ne parvenez pas à trouver, rechercher et accéder facilement à ces informations, vous ne bénéficiez pas d’efficacités potentielles. Vous devrez développer une SOP de gestion des connaissances pour mieux saisir ces avantages, qui devrait inclure les conventions de dénomination des fichiers, la hiérarchie des dossiers et les instructions d'imbrication, ainsi que des plans de formation complets pour garantir que tout le monde est conforme.
Conclusion
À mesure que nos efforts de collecte de données s’amplifient, nos besoins en matière de gestion électronique des documents augmentent également. Se conformer aux réglementations en constante évolution et protéger les données sensibles est une tâche monumentale qui est rendue plus difficile si vous ne disposez pas d’une stratégie globale. Dans le même temps, toutes les données du monde sont inutiles si vous ne pouvez pas y accéder rapidement et les exploiter pour améliorer votre flux de travail de document. EDMS compense ces risques tout en offrant une multitude d'avantages pour améliorer et rationaliser l'efficacité de votre organisation, ce qui vous fera gagner du temps et permettra à votre équipe de se concentrer sur ce qui compte : obtenir les meilleurs résultats possibles tout en développant l'entreprise.
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- La source: https://nanonets.com/blog/electronic-document-management-system/
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