Qu'est-ce que la correspondance des bons de commande ? Et comment l'automatiser ?

L'appariement des bons de commande est le processus de connexion d'un bon de commande (PO) émis par un client indiquant les types, les quantités et les prix convenus pour les produits/services au facture émise par un fournisseur pour sa livraison. L'objectif de la correspondance des bons de commande est d'assurer les paiements des fournisseurs en temps opportun, la comptabilisation correcte des coûts et la détection facile des pratiques frauduleuses.

Correspondance manuelle des bons de commande

L'appariement des bons de commande implique plusieurs étapes, y compris la réception et saisie des données de facturation, vérification avec bon de commande, correspondant aux paramètres et résolution basée sur divers paramètres. Le traitement des factures et la mise en correspondance des bons de commande sont des processus complexes, chronophages et gourmands en ressources lorsqu'ils sont effectués manuellement, en particulier dans les activités commerciales à grande échelle.

Même dans les départements où il y a la numérisation des informations sous la forme d'applications de planification des ressources d'entreprise (ERP), une quantité importante de travail humain est nécessaire ; depuis l'émission ou la réception d'une facture jusqu'à sa saisie dans l'ERP, comptes à payer le personnel accomplit une liste apparemment interminable de corvées.

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· Ouverture et numérisation du courrier / ouverture des factures physiques / bons de commande

· Récupération des factures / bons de commande à partir d'une boîte e-mail, d'un portail ou d'enveloppes physiques

· Saisie des informations des factures dans l'ordinateur

· Rapprochement manuel des factures avec les bons de commande (PO) et les bons de livraison

· Acheminement physique des factures / OP aux gestionnaires et au personnel d'approbation

· Résolvez les exceptions grâce à des analyses fastidieuses et manuelles.

· Saisie des informations de facture rapprochées dans l'ERP

· Recherche dans l'ERP des doublons et des omissions

· Réconciliation des factures avec les paiements

· Mise à jour des données de base des fournisseurs

Certains défis débilitants dans la mise en correspondance de bons de commande à grande échelle, en particulier lorsqu'ils sont exécutés manuellement, sont:

Gestion de plusieurs points de données de facture: Les grandes organisations traitent régulièrement des bons de commande et / ou des factures de plusieurs fournisseurs / clients dans plusieurs formats, y compris des fichiers de traitement de texte (par exemple, des documents MS-Word), des fichiers de saisie de données (par exemple, des fichiers MS-Excel), des documents XML structurés provenant de l'échange de données informatisé (EDI), PDF et fichiers image, et parfois sous forme de documents papier.

L'unification de tous ces documents prend du temps et est source d'erreurs lorsqu'elle est effectuée manuellement. Erreurs au début du workflow de traitement des factures peut faire boule de neige et entraîner des conséquences graves telles que des paiements en trop, des paiements incorrects, des factures en double, etc., pouvant entraîner une perte de productivité et de confiance.

Non-concordance des données: Les comptes à payer service de l'entreprise doivent souvent faire correspondre le bon de commande avec la note de réception des marchandises (GRN) et les données des contrats, en plus de la facture. Le processus « regarder et comparer » de l'appariement manuel, en plus d'être laborieux et ardu, peut entraîner de graves erreurs telles que des dates et des valeurs manquées, dont la correction ralentirait les opérations et exposerait l'organisation à des risques de perte de productivité et d'activité. -problèmes de gestion/relation client.

Gestion des exceptions: Les services de la comptabilité fournisseurs passent beaucoup de temps à traiter les exceptions, y compris les informations incorrectes, incomplètes et non concordantes dans les factures. Jusqu'à 20% des factures contiennent régulièrement des informations incorrectes ou incomplètes, et un service des comptes fournisseurs conventionnel (manuel) consacre 25% de son temps à résoudre les problèmes et à rechercher les informations manquantes.

Coût par traitement de facture: Le traitement manuel des factures et le rapprochement des bons de commande entraînent des coûts comprenant les heures manuelles, le papier et les frais de port, qui seraient exacerbés par des pénalités, des frais de retard, le retour des produits et la perte d'activité en cas d'erreur.

Fraude et vol: Le Certified Fraud Examiners (ACFE) rapporte qu'une organisation typique perd chaque année 5% de ses revenus à cause de la fraude. Les criminels qui se font passer pour des dirigeants ou des fournisseurs par courrier électronique des factures d'apparence authentique ou d'autres demandes de paiement et une équipe des comptes fournisseurs moins vigilante peuvent en être la proie.

Une enquête 2020 de Levvel Research ont montré que la saisie manuelle des données et l'inefficacité continuent d'être les points douloureux de la processus des comptes fournisseurs.

Association des comptes fournisseurs basée au Royaume-Uni constaté que:

• 56% des entreprises rencontrent des problèmes de prévision de trésorerie en raison de problèmes de comptabilité fournisseurs
• 91% des entreprises reçoivent régulièrement des appels téléphoniques de vendeurs à la recherche de paiements.
• 23% des entreprises avaient des fournisseurs qui ont refusé de travailler à nouveau avec eux en raison de l'inefficacité des comptes fournisseurs

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Correspondance automatisée des bons de commande

La plupart des problèmes ci-dessus peuvent être surmontés à l'aide de la correspondance automatisée des bons de commande. L'automatisation peut être introduite à différentes étapes du processus de comptabilité et, par conséquent, il existe deux types d'automatisation:

Capture de données basée sur la reconnaissance optique de caractères (OCR):

La capture de données de facture basée sur l'OCR utilise une combinaison de matériel de capture d'image et de logiciel de conversion pour convertir les images en texte qui peut être traité manuellement par l'équipe de comptabilité. Il est évident que cela ne fait que numériser les données et ne les concorde pas et doit impliquer des opérations manuelles ultérieures.

En outre, les systèmes OCR autonomes ne parviennent pas à travailler avec différents modèles, types de fichiers et mises en page, ce qui nécessite une intervention humaine fréquente pour définir des règles de modèle pour différents types de documents.

Traitement automatisé des comptes / rapprochement des bons de commande:

Il s'agit de trois types:

• L'automatisation robotique des processus (RPA) imite les actions humaines dans les tâches répétitives.
• L'intelligence artificielle (IA), le «Saint Graal» de l'informatique selon les mots de Bill Gates, imite le jugement et le comportement humains pour faire correspondre les bons de commande, les factures et les reçus.
• L'apprentissage automatique (ML) est un sous-ensemble de l'IA dans lequel l'ordinateur «apprend de l'expérience» grâce à des algorithmes tels que le réseau neuronal qui imite le processus d'apprentissage du cerveau.

Les trois types de traitement automatisé des données capturent les données pertinentes des factures, bons de commande et autres documents financiers et les traitent automatiquement d'une manière qui imite l'esprit humain. Parmi eux, le traitement activé par l'IA peut également comparer et faire correspondre les enregistrements et prendre des décisions telles que le passage de la transaction, le signalement d'erreurs ou la levée d'exceptions.

L'appariement basé sur l'IA comprend quatre étapes:

1. Capture et extraction de données: Cette étape implique une certaine intervention humaine dans la numérisation manuelle des factures physiques dans les systèmes ou l'incorporation de factures télécopiées ou envoyées par courrier électronique pour la conversion en images. La reconnaissance optique de caractères (OCR) zonale ou OCR modèle est utilisée pour extraire du texte situé à un emplacement spécifique à l'intérieur d'un document numérisé. Un système Zonal OCR est formé en définissant où les champs de données spécifiques peuvent être trouvés dans un document. OpenCV, Tesseract et Python sont des systèmes OCR zonaux qui peuvent être formés pour sélectionner des champs spécifiques à partir d'une facture ou d'un bon de commande capturés.

2. Reconnaissance des données: La reconnaissance et la catégorisation des données capturées en types, soit via une classification basée sur des règles, soit par des algorithmes d'apprentissage automatique. Les systèmes AI OCR peuvent éliminer plus de 80% des opérations de capture, d'extraction et d'indexation des données de facturation.

3. Rapprochement et validation des enregistrements: L'algorithme AI effectue une correspondance d'enregistrement - le processus de recherche d'informations correspondantes à partir de grands ensembles de données. Le processus de mise en correspondance peut être à 2, 3 ou 4 voies, selon les besoins de l'entreprise.

Une enquête par Recherche de niveau montre que les une approbation plus rapide des factures et augmentation de la productivité des employés sont les deux principaux avantages d'un passage à 2 voies et 3 voies compatibles avec l'IAcorrespondance de manière procédés.

4. Examen des comptes fournisseurs et traitement des exceptions, en fonction des besoins uniques de l'entreprise, les données correspondantes sont transmises ou acheminées vers l'employé approprié pour un traitement ultérieur.

Avantages de la correspondance des bons de commande basée sur l'IA

Traitement sans contact:Lorsque tous les documents (facture, bon de commande, reçu, etc.) sont de nature électronique, le «traitement sans contact» supprime les processus centrés sur le papier et minimise l'intervention humaine, offrant ainsi de meilleures performances, évolutivité et agilité; tous les documents commerciaux sont reçus, numérisés, acheminés, mis en correspondance, approuvés et traités sans qu'il soit nécessaire de déplacer une seule feuille de papier entre le personnel et les services. Le traitement sans contact s'effectue selon les étapes suivantes:

1. Le logiciel recherche les e-mails non lus.

2. Les pièces jointes sont trouvées et détachées de l'e-mail pour traitement.

3. Les pièces jointes sont lues à l'aide des capacités cognitives et les données sont extraites.

4. Les informations de facture / bon de commande sont validées sur la base de règles métier prédéfinies.

5. Une facture est créée, comparée aux bons de commande et aux bons de livraison en fonction de règles prédéfinies, et vérifiée pour s'assurer qu'il n'y a pas de factures en double.

6. Les utilisateurs sont informés de la réussite du traitement des factures.

Le traitement sans contact utilise souvent l'apprentissage automatique pour former les IA à de meilleures performances que de simples systèmes d'IA basés sur des règles. Le système apprend donc à la fois de la clientèle et des subtilités spécifiques de chaque client.

Correspondance intelligente:  Les bons de commande peuvent être comparés par numéro de bon de commande, mainlevée, ligne, expédition et reçu de bon de commande et triés sous diverses formes en quelques secondes, une tâche herculéenne avec l'effort humain seul.

Gestion facile de plusieurs bons de commande sur plusieurs factures:  L'automatisation est particulièrement utile lorsque le volume de bons de commande et de factures est élevé et qu'un effort manuel prendrait des jours, voire des mois, pour les gérer et les catégoriser.

Audit-trail complet et conformité: Les systèmes d'IA peuvent fournir une assistance intuitive aux opérateurs humains et effectuer des validations et des corrections qui nécessitent des heures de travail humain, en quelques secondes.

Économie de main-d'œuvre: L'IA fonctionne sur la base du «réseau neuronal» - des algorithmes capables de reconnaître les relations sous-jacentes dans un ensemble de données tout comme le cerveau humain. Outre la rapidité des performances, l'apprentissage automatique et les possibilités d'apprentissage en profondeur au sein de l'IA peuvent aider le logiciel à tirer des leçons de l'expérience, ce qui peut affiner l'opération pour augmenter la productivité et la précision, évitant l'intervention et la validation humaines.

Marquage et minimisation des erreurs: Là où le cerveau humain peut échouer en raison de la fatigue due à une action répétitive, le système basé sur l'IA peut en fait améliorer ses performances avec le temps et «l'expérience». Si l'automatisation ne peut pas éliminer complètement l'erreur humaine, elle peut garantir la cohérence à grande échelle. La comptabilité automatisée peut augmenter considérablement la probabilité d'identifier les petits problèmes avant qu'ils ne se transforment en problèmes plus importants. En cas de problèmes ou d'erreurs, une alerte est automatiquement signalée à l'équipe informatique qui peut rapidement identifier la cause première et la résoudre. Rien n'est manqué et la solution est beaucoup plus rapide. Le signalement d'erreurs en temps opportun peut gagner du temps, réduire les temps d'arrêt coûteux et éviter de graves opérations de lutte contre les incendies par la suite.

Productivité accrue: Libérée des activités chronophages telles que l'appariement des bons de commande et le traitement des factures, l'équipe des comptes fournisseurs peut désormais se concentrer sur les activités centrées sur l'humain telles que la planification financière, l'analyse et l'obtention d'informations pour des améliorations, et l'amélioration des relations interpersonnelles et institutionnelles, le tout pourrait améliorer les résultats.

Avantages en termes de coûts: Bien que l'installation du traitement des factures activé par l'IA soit associée à un coût de démarrage, son fonctionnement ne représenterait que 20% du salaire d'un employé.

Sécurité et évolutivité des données:  Une plus grande efficacité opérationnelle pour les entreprises mondiales résulte de la capacité de fonctionner 24 heures sur 7, XNUMX jours sur XNUMX, contrairement aux opérateurs humains limités par la bande passante mentale et le temps.

État de préparation de l'audit: Les bons de commande, les GRN et les factures sont parmi les documents les plus fréquemment demandés lors des audits. La correspondance des bons de commande activée par l'intelligence artificielle a déjà approuvé, mis en correspondance et organisé ces documents, ce qui permet un processus d'audit transparent.

L'automatisation du traitement des factures et du rapprochement des bons de commande peut aider différents niveaux de cadres d'une entreprise:

• Les responsables financiers peuvent réduire les coûts et libérer des ressources qui peuvent être réorganisées pour améliorer les résultats et contribuer à la croissance stratégique et d'entreprise.
• Les dirigeants d'entreprise peuvent mieux comprendre les performances et surveiller les flux de trésorerie en analysant les données du tableau de bord offertes par de nombreux logiciels d'automatisation à mesurer.
• Les équipes de comptabilité fournisseurs peuvent éliminer les factures papier et les interactions manuelles grâce à un routage simplifié, un codage et une correspondance des factures fournisseurs à l'aide de règles comptables prédéfinies.
• Les comptables et le personnel de recherche ont un accès complet et instantané aux bons de commande et aux factures pour la planification future.

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Configuration et mise en œuvre de systèmes de correspondance des bons de commande activés par l'IA

La mise en place d'un système de correspondance des bons de commande activé par l'IA dans une organisation est un processus à trois niveaux.

Bien que le traitement automatisé des factures et la correspondance des bons de commande soient avantageux lorsqu'ils sont mis en œuvre, une courbe d'apprentissage existe sans aucun doute, et l'entreprise / l'équipe doit suivre quelques protocoles pour que l'automatisation produise les résultats attendus. Voici quelques étapes à suivre avant et pendant la mise en œuvre des processus comptables automatisés:

Pleine implication de toutes les parties prenantes

L'automatisation réussie des comptes fournisseurs dépend de la pleine participation de chaque membre de l'équipe des finances, ce qui implique une formation périodique et des programmes de mise à jour pour faire fonctionner le système et gérer les exceptions.

Automatisation par phase

Exploiter la puissance de l'automatisation et de l'IA repose sur une configuration et une mise en œuvre correctes. En outre, il existe une courbe d'apprentissage plutôt abrupte associée au passage de la comptabilité manuelle à la correspondance des factures basée sur l'IA. Par transition par phases, il est possible de configurer sans erreur et de donner également à l'équipe le temps d'adopter de nouveaux processus.

Intégration de tous les systèmes

L'équipe des comptes fournisseurs utilise peut-être déjà des logiciels à des fins distinctes telles que la planification des ressources d'entreprise (ERP), la gestion de la relation client et d'autres systèmes financiers de base. Le système d'automatisation par IA devrait pouvoir être intégré aux logiciels existants pour faciliter les choses pour les utilisateurs.

Planification des imprévus

Les pannes de serveur, les pannes de courant et les perturbations du réseau peuvent gravement perturber le fonctionnement des systèmes de correspondance des bons de commande activés par l'IA. Mais un plan de continuité des activités solidifié qui comprend des sauvegardes, des alimentations électriques ininterrompues et le cloud computing peut aider à résoudre ces problèmes. Il est également important de conserver un historique des processus au cas où les opérations devraient temporairement revenir à la manipulation manuelle.

Organisation de tous les documents pertinents

En correspondance à trois et quatre voies. Les bons de commande, le GRN et les factures doivent être appariés. Alors que la plupart des fournisseurs et des clients font preuve de diligence au sujet des bons de commande et des factures, ils ont tendance à se méfier des GRN et des reçus. L'absence de reçu peut bloquer un processus de correspondance à 3 voies intégré à l'IA et des exceptions seraient générées, entraînant des goulots d'étranglement dans le flux de travail.

Cela peut être évité grâce à la centralisation de la réception des articles, de sorte que la création de reçus est limitée à une ou quelques personnes pour éviter les doubles emplois et les omissions. Un autre moyen infaillible consiste à concevoir une approche axée sur le système dans laquelle un rappel automatisé est défini pour la génération et le suivi des reçus.

En veillant à ce que toutes les factures, bons de commande et reçus soient saisis rapidement dans le système, l'automatisation des points d'accès peut réduire considérablement les jours exigibles en souffrance (DPO) d'un moyenne de 5.55 jours. Un système entièrement automatisé dans lequel le logiciel capture les documents directement à partir de la source logicielle (e-mails, etc.) peut garantir cela, mais dans le cas du téléchargement manuel de données, cela devient un point important.

Correspondance des données du fournisseur

Un processus de correspondance à trois dépend du fournisseur en tant que principal moteur du processus. L'exactitude des données fournies par les fournisseurs peut garantir l'absence de problèmes de non-concordance des données. Pour les soumissions manuelles de factures, une diligence raisonnable est requise pour garantir l'exactitude. La précision implique l'uniformité de l'unité de mesure, du prix unitaire et du délai de livraison. Les catalogues des fournisseurs peuvent éliminer les erreurs et améliorer l'expérience d'achat.

Configuration d'une tolérance pour l'approbation automatique

Certaines exceptions courantes qui surviennent pendant le match PO sont:

· Les quantités facturées ne correspondent pas au bon de commande

· Informations de référence de bon de commande manquantes ou incorrectes sur la facture

· Fournisseur ou structure fiscale manquant pour une facture

· Écarts de prix au niveau de la ligne ou pour la facture totale. Par exemple, le bon de commande pourrait être pour 10 unités d'article au coût de 10 Rs / unité, et la facture pourrait être pour 1 unité d'article pour le prix de Rs. 100.

Manipulation des cas de bord

Les cas marginaux sont des occurrences rares qui doivent être gérées par le logiciel. Dans le rapprochement des bons de commande de factures, la complexité de la facturation récurrente est souvent sous-estimée. Le système d'IA doit comporter une facturation récurrente adaptative pour prendre en compte ces cas extrêmes qui peuvent survenir en raison de changements de fuseau horaire, de multiples frais récurrents, d'ajustements de prix rétrospectifs et de longueurs de mois variables pour garantir une automatisation sans erreur.

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Exemples de systèmes de correspondance des bons de commande activés par l'IA

Le choix d'une suite comptable activée par l'IA dépend de la nature de l'entreprise et de l'échelle de l'opération. La correspondance des bons de commande activée par AO pourrait être une solution ponctuelle ou une suite comptable complète, qui dépendrait du logiciel existant ou de son absence. Dans le cas du premier, il aurait besoin de communiquer avec les systèmes existants, y compris l'ERP. PO Matching est disponible dans de nombreux outils utilisés pour la comptabilité, y compris Nanonets AI-OCR, Oracle, Nexxonia, Intacct, MineralTree, etc.

In Oracle, Oracle Payables est l'outil de rapprochement des bons de commande activé par l'IA dans lequel, une fois qu'une facture est saisie et comparée à un bon de commande, les ventilations sont automatiquement créées et la correspondance est vérifiée pour la conformité avec la tolérance définie. Une fois le rapprochement effectué, Oracle Payables met à jour la quantité facturée pour chaque expédition appariée et sa ou ses ventilation (s) correspondante (s) en fonction du montant saisi dans le champ Quantité facturée. Oracle Payables met également à jour le montant facturé sur la (les) distribution (s) du bon de commande.

Sage Intacct Les achats créent des flux de travail structurés et prédéfinis pour les transactions et l'approbation des achats. MineralTree, un fournisseur de solutions d'automatisation des comptes fournisseurs (AP) et des paiements, fournit une correspondance automatisée des bons de commande et des factures pour Sage Intacc. Dans ce cas, les détails au niveau de l'en-tête et de la ligne sont automatiquement extraits à l'aide de la technologie OCR à partir des factures envoyées par les fournisseurs à un e-mail désigné. Il compare ensuite automatiquement les factures entrantes aux bons de commande ou aux reçus, puis les insère dans les flux de travail internes des utilisateurs pour l'approbation et le paiement des factures. Toutes les données se synchronisent avec l'ERP de l'entreprise pour la cohérence de la plate-forme.

Dépenses Nexonia, une solution de gestion des notes de frais Web et mobile basée sur le cloud qui offre des flux de travail d'approbation flexibles et une intégration approfondie avec les systèmes existants.

In Tipalti, toutes les factures passent par un OCR standard, une extraction de données avancée et des workflows d'approbation avant le traitement du paiement. Des règles peuvent être définies pour déterminer si une facture est adossée à un bon de commande et si elle doit passer par le processus de rapprochement. Les règles de base s'appliquent au fournisseur ou au montant de la facture et si une facture a une commande d'achat, les données de codage de la facture de commande pré-remplissent automatiquement la facture.

In DocuWare, lorsqu'une facture est capturée, un outil d'apprentissage participatif basé sur l'IA extrait toutes les données clés nécessaires au traitement, telles que le nom du fournisseur, l'ID, le numéro de facture, le sous-total, les taxes, le fret et le montant total. Pour valider la facture, le système confirme s'il s'agit d'un fournisseur valide, vérifie à nouveau les numéros de facture en double, correspond aux bons de commande et aux bons de livraison et recalcule les montants.

Il existe de nombreux autres outils de mise en correspondance de bons de commande disponibles avec diverses fonctionnalités pour convenir à diverses applications.

Nanonets IA OCR

Nanonets AI-OCR lit les documents semi-structurés invisibles qui ne suivent pas un modèle standard et valide les données capturées à partir du document. Le logiciel peut capturer des données à partir d'une variété de documents, y compris la facture, la carte d'identité, les bons de commande, la preuve de revenu, le formulaire fiscal et les formulaires d'hypothèque.

Il permet d'importer des données depuis la plateforme de l'utilisateur et d'exporter directement les données capturées vers un workflow existant, sans perturber le système. Nanonets a des liaisons de langage dans Shell, Ruby, Golang, Java, C # et Python. Le moteur IA apprend et s'améliore avec l'utilisation. Avec une interface Web intuitive, il élimine les processus manuels fastidieux et automatise les factures, les reçus et les révisions de documents. Il est connu pour réduire le temps de traitement jusqu'à 90% et réduire les coûts jusqu'à 50%.

On s'attend à ce que l'intelligence artificielle joue un rôle essentiel dans la transformation de la façon dont la comptabilité et la correspondance des bons de commande sont effectuées dans le monde de l'entreprise. Cependant, elle ne peut éliminer la participation humaine - la technologie ne peut exister seule.

L'intelligence artificielle aidera, pas remplacera le comptable. La clé de la mise en œuvre réussie d'un système comptable basé sur l'IA est de les rassembler. L'avenir de l'utilisation de l'IA dans la comptabilité et la correspondance des bons de commande dépend fortement de la façon dont les humains peuvent l'ancrer pour améliorer leur capacité à fournir des valeurs à long terme.