Pourquoi un logiciel de gestion de documents est-il indispensable pour les entreprises ?

Republié par Platon

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L'époque où l'on parcourait des classeurs et pataugeait dans des piles de papiers est révolue depuis longtemps. Les entreprises utilisent aujourd'hui le stockage électrique où elles peuvent accéder à tous leurs fichiers, documents et enregistrements via des appareils tels que des PC, des smartphones et des tablettes. Cela rend les informations importantes plus faciles et plus rapides à récupérer et à gérer. En fait, un étude de Deloitte montre que 85 % des entreprises accélèrent leurs initiatives numériques dans les mois à venir.

Cependant, la gestion et la récupération manuelles des documents peuvent toujours être chronophages et fastidieuses. Il n'élimine pas non plus les risques d'erreurs humaines, entraînant des fichiers endommagés ou perdus. Par conséquent, il est important que vous investissiez dans un système de gestion de documents pour votre entreprise.

Un logiciel de gestion de documents ou DMS est un type de logiciel qui stocke, gère et récupère toute la documentation que votre entreprise utilise au quotidien. Il gère tous vos fichiers électroniques et même vos documents papier tout au long de leur cycle de vie, depuis leur création jusqu'à leur mise en œuvre. Plus important encore, il automatise le processus afin que vous puissiez passer moins de temps à organiser et à récupérer tous vos fichiers et avoir plus de temps à travailler sur d'autres tâches importantes.

Le fonctionnement du système de gestion de documents dépend du logiciel dans lequel vous investissez. Mais généralement, il aide votre entreprise en numérisant tous vos fichiers et en les stockant dans une seule base de données pour une récupération et un accès faciles. Certains ont des fonctions de numérisation et de capture d'image pour transformer des documents papier en fichiers numériques. D'autres utilisent même l'intelligence artificielle et la technologie d'apprentissage automatique pour capturer instantanément les données des documents. Vous pouvez également utiliser un logiciel de gestion de documents pour vérifier l'authenticité des documents, créer des workflows d'approbation au sein de votre organisation et automatiser les sauvegardes et la récupération des données.

Il existe de nombreuses autres fonctionnalités que le logiciel de gestion de documents a à offrir. Et c'est en raison de ses avantages que la demande mondiale de logiciels de gestion de documents atteint 5.55 milliards de dollars en 2022 et devrait atteindre 16.42 milliards de dollars d'ici 2029.

Pourquoi avez-vous besoin d'un logiciel de gestion de documents ?

Améliore la gestion des documents

Numériser vos documents ne suffit pas si vous souhaitez rationaliser votre gestion documentaire. Sans logiciel de gestion de documents, vous serez toujours obligé d'organiser, de suivre et de récupérer manuellement les fichiers de votre base de données. Cela peut encore prendre un temps précieux que vous auriez pu utiliser pour assumer d'autres responsabilités importantes. Sans oublier que cela n'élimine toujours pas les erreurs humaines potentielles en matière de traitement des documents.

Le logiciel de gestion de documents est plus qu'une simple base de données glorifiée pour vos documents. Ses nombreux outils et fonctionnalités facilitent la prise en main et la gestion de tous vos fichiers et enregistrements en quelques clics. Vous pouvez également l'utiliser pour suivre et récupérer des fichiers par un mot ou une phrase dans le document. Et en l'intégrant à d'autres applications, vous pouvez facilement importer et exporter des données extraites du document et éviter ainsi la saisie manuelle des données dans le processus.

Il est important de noter que le DMS est différent d'un système de gestion de contenu. Un système de gestion de contenu ou CMS est utilisé pour générer et publier votre contenu en ligne. Il ne gère pas forcément vos fichiers et documents. Ainsi, avoir à la fois un DMS et un CMS pourrait s'avérer utile pour votre entreprise. Quelques exemples de logiciels CMS peuvent s'intégrer de manière transparente avec DMS, alors assurez-vous de les vérifier.

Améliore l'accessibilité

Avec l'essor du travail à distance et des lieux de travail hybrides, vos employés devraient pouvoir accéder à tous les fichiers dont ils ont besoin à tout moment et n'importe où. Bien que la numérisation de vos documents facilite le partage et l'envoi de fichiers d'un appareil à un autre, vous avez toujours besoin d'un logiciel de gestion de documents pour rationaliser la recherche et la récupération de documents. Il automatise la recherche, le suivi et la récupération des fichiers à l'aide de mots-clés et d'autres caractéristiques. En quelques clics, vous pouvez récupérer n'importe quel document sans avoir à vous déplacer au bureau.

Un logiciel de gestion de documents centralise tous vos documents sur une plateforme unique à laquelle vous pouvez accéder depuis n'importe quel appareil tel qu'un ordinateur, un smartphone ou une tablette. De plus, il vous permet de passer d'un appareil à un autre sans perdre les modifications importantes apportées à un document ou à la base de données elle-même. Cela rend encore plus pratique la recherche et la récupération fichiers PDF et d'autres types de documents lorsque vous êtes en déplacement. Selon la solution mise en place, ces fichiers sont accessibles en ligne ou hors ligne.

Favorise la collaboration

En rendant les documents plus accessibles, les systèmes de gestion de documents peuvent également améliorer la collaboration au sein de votre organisation et avec vos clients. Étant donné que DMS centralise tous vos fichiers sur une seule plateforme, les équipes d'autres services peuvent travailler ensemble pour modifier certains documents, compiler des enregistrements et organiser des bases de données. Cela garantit également que votre entreprise dispose d'une source unique de vérité. Cela signifie que tout le monde travaille sur le même ensemble d'informations et de données, quels que soient le moment et l'endroit où ils les ont obtenus.

Certaines fonctionnalités du système de gestion de documents incluent également l'automatisation des flux de travail d'approbation pour un délai d'exécution plus rapide des documents. Cela signifie que vous n'avez pas à vous soucier d'envoyer le document aux parties prenantes nécessaires pour obtenir leur signature ou leur approbation. Le document lui-même transmettra automatiquement le document au fur et à mesure du processus. Il peut même informer le destinataire de l'approbation imminente du document pour éviter les retards.

Améliore la sécurité des données

Investir dans un système de gestion documentaire est également un moyen de protéger les données de votre entreprise. Différents types de systèmes de gestion de documents offrent des fonctions de sécurité robustes pour empêcher l'accès non autorisé à vos documents. Cela inclut des fonctionnalités telles que les contrôles d'autorisation, le cryptage des données, les outils de suivi et de surveillance, etc.

L'importance de la gestion des documents dans la sécurité des données ne doit pas être négligée. Ne pas gérer correctement vos fichiers peut entraîner la perte et la violation de données. Et à son tour, cela peut affecter la sécurité globale de votre entreprise, de vos clients et de vos partenaires.

Certains DMS disposent également d'une fonction de sauvegarde et de récupération automatique des documents qui garantit que vous ne perdez jamais de données précieuses dans votre entreprise. Cela vous permet de récupérer des fichiers corrompus, supprimés ou perdus en quelques clics.

Réduire les coûts

À première vue, un système de classement physique semble moins cher que d'investir dans un système de gestion de documents. Mais les coûts résultant d'une mauvaise gestion potentielle, de dommages ou de pertes de documents seraient globalement beaucoup plus élevés. Sans oublier que cela vous obligerait à passer un temps précieux à recréer ou à récupérer ce fichier perdu ou endommagé. En tant que tel, le DMS est considéré comme un excellent investissement pour votre entreprise car il optimise votre processus avec des coûts minimes.

DMS peut également vous aider à réduire les dépenses en fournitures de bureau telles que le papier, l'encre et les frais de port. De même, vous n'avez pas à vous soucier de l'espace de stockage puisque tous vos fichiers peuvent être stockés électroniquement. Par conséquent, vous n'aurez pas besoin de ces coûteux classeurs en acier ou d'un entrepôt ou d'un coffre-fort hors site pour vos documents.

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Choisir le bon logiciel

Avec la transformation numérique en plein essor, il est grand temps que vous investissiez dans un système de gestion de documents pour votre entreprise. DMS fait plus que numériser vos fichiers. Il vous fournit également des outils et des fonctions pour rationaliser la gestion des documents au sein de votre organisation. Ses nombreux avantages en font un outil essentiel pour votre entreprise si vous souhaitez rester pertinent et compétitif sur le marché.

Néanmoins, le choix du meilleur logiciel de gestion de documents pour votre entreprise nécessite une compréhension approfondie de ce dont votre entreprise a besoin et du type de DMS qui lui convient. Assurez-vous donc d'explorer vos options et de les essayer par vous-même.

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Horodatage: 16 août 202216 août 2022