चालान इमेजिंग: यह आपकी एपी प्रक्रिया को कैसे स्वचालित कर सकता है

इनवॉइस इमेजिंग अब स्टार वार्स से निकली भविष्य की तकनीक नहीं है। हममें से अधिकांश ने वास्तविक समय में सड़क संकेतों का अनुवाद करने के लिए क्यूआर कोड स्कैन किया है या Google लेंस ओसीआर क्षमताओं का उपयोग किया है। एआई और एमएल में हालिया प्रगति हुई है चालान इमेजिंग सॉफ्टवेयर अधिक मजबूत, एपी टीमों को देय खातों की प्रक्रियाओं के कुछ सबसे कठिन पहलुओं को स्वचालित करने में सक्षम बनाता है।

इस ब्लॉग पोस्ट में, हम देखेंगे कि कैसे चालान इमेजिंग खातों के भुगतान योग्य प्रसंस्करण को स्वचालित करने में मदद कर सकती है और कैसे नैनोनेट्स एपी स्वचालन सॉफ्टवेयर समय, धन और संसाधनों को बचाने के लिए पूरी प्रक्रिया को स्वचालित कर सकते हैं।

इनवॉइस इमेजिंग क्या है?

इनवॉइस इमेजिंग चालानों को डिजिटाइज़ करने और उनसे डेटा निकालने की प्रक्रिया है। यह कागजी चालानों को डिजिटल फाइलों में परिवर्तित करने का एक तरीका है जिन्हें संग्रहीत करना, एक्सेस करना और आगे की प्रक्रिया के लिए उपयोग करना आसान है।

इनवॉइस इमेजिंग सुविधा अब इनवॉइस ऑटोमेशन टूल में बनाई गई है। ये उपकरण न केवल चालान से पाठ, संख्याओं और अन्य जानकारी का पता लगाते हैं और पहचानते हैं, बल्कि वे निकाले गए डेटा को लेखांकन प्रणालियों में भेज सकते हैं या ईआरपी सॉफ्टवेयर आगे और भी परिवर्तन के लिए।

इनवॉइस इमेजिंग संपूर्ण खातों के देय वर्कफ़्लो को सुव्यवस्थित करने, मैन्युअल प्रयास को कम करने और कीमती समय और संसाधनों को बचाने में मदद कर सकती है। एपी टीमें चालान को अधिक तेज़ी से और सटीक रूप से संसाधित करने में सक्षम होंगी, और आपको समय पर भुगतान के लिए आपूर्तिकर्ताओं से छूट मिलने की अधिक संभावना है।

इनवॉइस इमेजिंग कैसे काम करती है

आइए ईमानदार रहें - किसी को भी मैन्युअल रूप से चालान संसाधित करना पसंद नहीं है। यह समय लेने वाली, दोहराव वाली और अक्सर एपी क्लर्क की नौकरी का सबसे कम पसंदीदा हिस्सा है। अब एक महीने में 600-800 चालान संसाधित करने की कल्पना करें। अकेले मैन्युअल डेटा प्रविष्टि में टीम का अधिकांश समय लगेगा, जिससे अधिक महत्वपूर्ण कार्यों के लिए बहुत कम जगह बचेगी।

यहीं पर चालान प्रसंस्करण सॉफ्टवेयर मदद करता है। सॉफ़्टवेयर आमतौर पर कार्य को पूरा करने के लिए तीन-चरणीय प्रक्रिया का पालन करता है।

• दस्तावेज़ का डिजिटल संस्करण बनाने के लिए भौतिक चालान को स्कैन किया जाता है।
• इनवॉइस डेटा की व्याख्या स्थापित किए गए विशिष्ट व्यावसायिक नियमों के आधार पर की जाती है।
• सुनिश्चित करें कि डेटा सटीक और पूर्ण है और आवश्यक अनुमोदन प्राप्त करने के लिए इसे संबंधित पक्षों को भेजें
• इसे आगे की प्रक्रिया और विश्लेषण के लिए किसी भी एंटरप्राइज रिसोर्स प्लानिंग (ईआरपी) सिस्टम में दर्ज किया जाता है।

अब वहाँ दो प्रकार के चालान प्रसंस्करण उपकरण हैं: नियम-आधारित और एआई-आधारित। नियम-आधारित सिस्टम पूर्व निर्धारित नियमों पर भरोसा करते हैं जो इनवॉइस में पाए जाने वाले विशिष्ट कीवर्ड या पैटर्न पर आधारित होते हैं। एआई-आधारित उपकरण एमएल का उपयोग यह जानने के लिए करते हैं कि चालान से कौन सा डेटा निकालना और संसाधित करना है।

चालान की कुल लागत प्राप्त करने के लिए एक नियम-आधारित प्रणाली को "कुल" शब्द और उसके बाद एक डॉलर की राशि खोजने के लिए प्रोग्राम किया जा सकता है। नियम-आधारित प्रणालियाँ सरल चालान प्रसंस्करण कार्यों के लिए प्रभावी हो सकती हैं, लेकिन वे अधिक जटिल चालानों या उन चालानों के साथ संघर्ष कर सकती हैं जो प्रत्याशित प्रारूप का पालन नहीं करते हैं।

एक बुद्धिमान उपकरण विभिन्न चालान प्रारूपों को पहचान सकता है और तदनुसार इसकी प्रसंस्करण को समायोजित कर सकता है। बुद्धिमान उपकरण नियम-आधारित प्रणालियों की तुलना में अधिक लचीले और सटीक हो सकते हैं, लेकिन उन्हें स्थापित करने के लिए अधिक प्रशिक्षण डेटा और विशेषज्ञता की आवश्यकता हो सकती है।

[एम्बेडेड सामग्री]

नैनोनेट्स एपी स्वचालन सॉफ्टवेयर बिल्ट-इन इनवॉइस इमेजिंग के साथ आता है। आप थोक में चालान स्कैन और अपलोड कर सकते हैं, डेटा निष्कर्षण को पूरी तरह से स्वचालित कर सकते हैं, चालान को सही अनुमोदन के लिए रूट कर सकते हैं, उन्हें टीम के सदस्यों को सौंप सकते हैं और कुछ ही क्लिक के साथ विक्रेताओं को भुगतान कर सकते हैं।

हमारे एपी ऑटोमेशन सॉफ्टवेयर में इनवॉइस इमेजिंग कैसे काम करती है, इसका चरण-दर-चरण अवलोकन यहां दिया गया है:

1. पीडीएफ और छवि फ़ाइलों सहित किसी भी प्रारूप में सिस्टम में चालान अपलोड करें।
2. ओसीआर और एआई-आधारित तकनीकों का उपयोग करके स्वचालित रूप से चालान से महत्वपूर्ण जानकारी निकालें।
3. खरीद ऑर्डर और माल रसीदों के साथ चालान का मिलान करें।
4. इनवॉइस को सही अनुमोदनों तक रूट करें.
5. कॉन्फ़िगर किए गए नियमों के आधार पर विक्रेताओं को स्वचालित रूप से भुगतान करें।

स्वचालन भुगतान योग्य टीमों को खर्च पैटर्न, विक्रेता संबंध, अनुपालन और दर बातचीत का विश्लेषण करने जैसे महत्वपूर्ण कार्यों पर ध्यान केंद्रित करने के लिए मुक्त करता है। इससे दक्षता और उत्पादकता बढ़ती है।

आपके एपी वर्कफ़्लो में इनवॉइस इमेजिंग और ऑटोमेशन को अपनाने के कारण

इनवॉइस इमेजिंग तकनीक में नवीनतम नवाचारों से कंपनियों को बहुत लाभ हुआ है। इसने डेटा निष्कर्षण को पहले से कहीं अधिक सहज और उत्पादक बना दिया है, इतना ही नहीं चालान स्वचालन आदर्श बनता जा रहा है उन कंपनियों के लिए जो अपने एपी वर्कफ़्लो को बढ़ाना चाहती हैं।

विक्रेताओं के लिए, इसका मतलब है तेज़ भुगतान और चालान त्रुटियों का जोखिम कम होना। स्वचालित रूटिंग और अनुमोदन वर्कफ़्लो भुगतान पर नज़र रखने या विलंबित लेनदेन से निपटने की आवश्यकता को समाप्त करते हैं, जिससे विश्वास बढ़ता है और भुगतान संबंधी विवाद कम होते हैं।

ये फायदे केवल विक्रेताओं तक ही सीमित नहीं हैं। आपकी एपी टीम को स्वचालित डेटा प्रविष्टि और सरल एपी कार्यों से लाभ होता है, जिससे रणनीतिक कार्यों पर ध्यान केंद्रित करने के लिए उनका बहुमूल्य समय बच जाता है, जिससे विक्रेता संबंधों में सुधार, बेहतर नकदी प्रबंधन और भुगतान शर्तों पर अधिक प्रभावी बातचीत होती है।

इनवॉइस इमेजिंग स्वचालन एपी टीमों और विक्रेताओं दोनों को कैसे मदद करता है, इसके बारे में अधिक जानकारी:

1. धोखाधड़ी रोकें

चूँकि प्रत्येक चालान गुजरता है 2-तरफ़ा, 3-तरफ़ा, या 4-तरफ़ा खरीद आदेशों और बिक्री रसीदों का चालान से मिलान (ओसीआर प्रौद्योगिकी द्वारा सुविधाजनक), धोखाधड़ी करने वाले विक्रेता आपके व्यवसाय का लाभ नहीं उठा पाएंगे। यह धोखाधड़ी वाले भुगतानों को संसाधित होने से भी रोकता है, जिनमें गलत डेटा प्रविष्टि, गलत बिलिंग या धोखाधड़ी वाले चेक के परिणामस्वरूप होने वाले भुगतान भी शामिल हैं।

इसके अतिरिक्त, धोखाधड़ी वाली गतिविधियों के खिलाफ सुरक्षा की एक और परत जोड़ने के लिए लेखांकन टीम और लेखा परीक्षकों के लिए स्वचालित चालान अनुमोदन और एक ऑडिट ट्रेल स्थापित किया जा सकता है।

2. मानवीय त्रुटियों को कम करें

मैन्युअल डेटा प्रविष्टि में त्रुटियां होने की संभावना होती है, जिससे गलत भुगतान, जुर्माना और विक्रेताओं के साथ तनावपूर्ण रिश्ते होते हैं। इनवॉइस इमेजिंग और ऑटोमेशन के साथ, ये त्रुटियां काफी कम हो जाती हैं क्योंकि सॉफ्टवेयर इनवॉइस डेटा को सटीक रूप से कैप्चर और प्रोसेस करता है।

यह यह भी सुनिश्चित करता है कि कोई भी चालान खो न जाए या भूल न जाए, जिससे आपकी एपी प्रक्रिया की विश्वसनीयता और दक्षता में और सुधार होगा। आप अपने नकदी प्रवाह का सही अनुमान लगा सकते हैं और स्वस्थ नकदी प्रवाह संतुलन बनाए रखने के लिए आवश्यक कदम उठा सकते हैं।

3. अनुपालन सुनिश्चित करें

ऑडिट कम कठिन हो जाता है क्योंकि सभी आवश्यक दस्तावेज आसानी से उपलब्ध होते हैं, केंद्रीय स्थान पर पहुंच योग्य होते हैं और पता लगाने योग्य होते हैं। इसके अलावा, ईआरपी प्रणाली के साथ एकीकरण यह सुनिश्चित करता है कि सभी लेनदेन वास्तविक समय में रिकॉर्ड और ट्रैक किए जाएं।

समीक्षात्मक और अनुमोदन रूटिंग प्रक्रियाएं यह सुनिश्चित करती हैं कि प्रत्येक चालान कंपनी और नियामक नीतियों के अनुसार सत्यापित हो। इसके अलावा, आप स्थानीय और अंतर्राष्ट्रीय कर कानूनों का अनुपालन सुनिश्चित करते हुए, चालान पर सही कर दरों की स्वचालित रूप से गणना और लागू करने के लिए सॉफ़्टवेयर में कराधान नियम और विनियम सेट कर सकते हैं।

4. बेहतर विक्रेता संबंध बनाए रखें

विक्रेता त्वरित प्रतिक्रिया और सटीक भुगतान की सराहना करते हैं। और स्वचालित चालान प्रसंस्करण यह सुनिश्चित करता है कि सभी चालानों का भुगतान समय पर किया जाए। इसके अलावा, चूंकि सिस्टम उन्हें स्वचालित सूचनाओं के साथ लूप में रखता है, वे आपके व्यवसाय के साथ अपने लेनदेन के बारे में अधिक सुरक्षित महसूस करते हैं - और इससे फॉलो-अप की आवश्यकता कम हो जाती है।

पारदर्शिता के इस स्तर से शर्तों, छूटों और संभवतः विशेष सौदों पर बेहतर बातचीत हो सकती है। इससे उत्पन्न होने वाले किसी भी विवाद या मुद्दे को हल करना आसान हो जाता है, जिससे रिश्ते मजबूत और अधिक सहयोगात्मक बनते हैं।

5. विक्रेता के प्रदर्शन की बेहतर निगरानी करें

सभी विक्रेताओं की जानकारी केंद्रीकृत होने से, उनके प्रदर्शन की निगरानी करना और डेटा-संचालित निर्णय लेना अधिक प्रबंधनीय हो जाता है। स्टॉक पुनःपूर्ति में अप्रत्याशित देरी से बचा जा सकता है क्योंकि सिस्टम भविष्यवाणी कर सकता है और सूचित कर सकता है कि विक्रेता के ऐतिहासिक डेटा के आधार पर रीस्टॉक कब आवश्यक है।

दूरदर्शिता का यह स्तर न केवल एक सुचारू आपूर्ति श्रृंखला सुनिश्चित करता है बल्कि ओवरस्टॉकिंग या अंडरस्टॉकिंग के जोखिम को भी कम करता है, इस प्रकार इन्वेंट्री प्रबंधन को अनुकूलित करता है।

6. एपी टीम का मनोबल और उत्पादकता बढ़ाएँ

कल्पना कीजिए कि एपी टीम के एक सदस्य को यह बताया जाए कि उन्हें अनुमोदन के लिए अपने सहयोगियों या अन्य विभागों के साथियों के पीछे नहीं भागना पड़ेगा। या कि उन्हें फिर कभी मैन्युअल रूप से चालान संसाधित नहीं करना पड़ेगा। इनवॉइस इमेजिंग और ऑटोमेशन बिल्कुल यही प्रदान कर सकता है।

थकाऊ और दोहराव वाले कार्यों को खत्म करने से नौकरी की संतुष्टि और उच्च उत्पादकता स्तर बढ़ सकता है। साथ ही, चालान के त्वरित और सटीक प्रसंस्करण के साथ, टीम अंतिम समय की भागदौड़ के तनाव से बच सकती है और बेहतर कार्य-जीवन संतुलन प्राप्त कर सकती है।

7. बेहतर वित्तीय पूर्वानुमान

चालान भुगतान पर वास्तविक समय के अपडेट के साथ, एपी टीमें कंपनी के नकदी प्रवाह की स्पष्ट तस्वीर प्राप्त कर सकती हैं। यह बेहतर वित्तीय पूर्वानुमान और योजना बनाने में सक्षम बनाता है। उदाहरण के लिए, यह जानने से कि कोई बड़ा भुगतान कब देय है, बजट समायोजित करने में मदद मिल सकती है और किसी भी संभावित नकदी प्रवाह समस्या से बचा जा सकता है।

8. लाभप्रदता में सुधार

चालान प्रक्रिया को स्वचालित करके, कंपनियां प्रत्येक चालान को संसाधित करने की लागत को काफी कम कर सकती हैं। यह, शीघ्र भुगतान छूट का लाभ उठाने और देर से भुगतान जुर्माना या अनुपालन-संबंधी दंड से बचने के साथ मिलकर, कंपनी की निचली रेखा में उल्लेखनीय सुधार ला सकता है।

इसके अलावा, नकदी प्रवाह और बजट का प्रभावी ढंग से सटीक पूर्वानुमान लगाने की क्षमता भी लाभप्रदता बढ़ाने में योगदान कर सकती है। कंपनी की वित्तीय स्थिति को स्पष्ट रूप से समझकर बेहतर निर्णय लिए जा सकते हैं जो व्यवसाय की लाभप्रदता पर सकारात्मक प्रभाव डाल सकते हैं। 

इनवॉइस इमेजिंग को स्वचालित करने से एपी दक्षता बढ़ जाती है

इनवॉइस इमेजिंग और प्रोसेसिंग को स्वचालित करना हमारे ग्राहकों के लिए गेम-चेंजर साबित हुआ है, जिसके परिणामस्वरूप महत्वपूर्ण लागत और समय की बचत हुई है।

[एम्बेडेड सामग्री]

मैरीलैंड स्थित पूर्ण-सेवा पर्यावरण सुधार ठेकेदार, एसीएम सेवाएँ, इस परिवर्तन का एक प्रमुख उदाहरण है। उन्होंने नैनोनेट्स ओसीआर समाधान को अपने परिचालन में एकीकृत किया, और परिणाम शानदार रहे - उनके चालान प्रसंस्करण समय में 90% की भारी कटौती हुई।

जो काम 20 घंटे का साप्ताहिक काम हुआ करता था वह एक ऐसे काम में बदल गया जिसे एक ही दिन में पूरा किया जा सकता था। इससे न केवल चालान निकालने की प्रक्रिया में तेजी आई, बल्कि काम का माहौल भी खुशहाल हुआ। एसीएम सेवाओं के लिए चालान प्रसंस्करण की लागत कम हो गई। साथ ही, अपने चालानों का तुरंत निपटान करके, वे अपने विक्रेताओं से शीघ्र भुगतान छूट प्राप्त करने में सक्षम थे।

[एम्बेडेड सामग्री]

आरोही गुणयूके स्थित संपत्ति प्रबंधन कंपनी एक स्वचालित चालान इमेजिंग प्रणाली को लागू करने के बाद चालान प्रसंस्करण लागत में 80% की बचत करने में सक्षम थी। उनके पास मैन्युअल चालान प्रसंस्करण के लिए समर्पित 5 पूर्णकालिक कर्मचारी थे। स्वचालन के बाद, उन्हें केवल एक की आवश्यकता थी, जिससे बाकी टीम अधिक रणनीतिक कार्यों पर ध्यान केंद्रित करने के लिए मुक्त हो गई।

अंतिम विचार

यदि आप एक स्वचालित चालान इमेजिंग प्रणाली लागू करने पर विचार कर रहे हैं, तो ऐसा समाधान चुनना आवश्यक है जो आपकी व्यावसायिक आवश्यकताओं के अनुरूप हो। एक ऐसी प्रणाली की तलाश करें जो वास्तविक समय की ट्रैकिंग, आपके ईआरपी सिस्टम के साथ एकीकरण और अनुकूलन योग्य अनुमोदन वर्कफ़्लो प्रदान करती हो।

याद रखें, लक्ष्य आपकी एपी प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करना, मैन्युअल कार्यों को कम करना और अपनी निचली रेखा में सुधार करना है। सही समाधान के साथ, आप इन उद्देश्यों के साथ-साथ और भी बहुत कुछ हासिल कर सकते हैं।

चेक आउट नैनोनेट्स ओसीआर और एपी स्वचालन समाधान आपकी इनवॉइस इमेजिंग प्रक्रिया को स्वचालित करने के व्यापक, उपयोग में आसान और कुशल तरीके के लिए। हमारी उन्नत एआई तकनीक के साथ, आप चालान प्रसंस्करण समय को काफी कम कर सकते हैं, सटीकता में सुधार कर सकते हैं और अपनी टीम की उत्पादकता बढ़ा सकते हैं।

• एसईओ संचालित सामग्री और पीआर वितरण। आज ही प्रवर्धित हो जाओ।
• प्लेटोडेटा.नेटवर्क वर्टिकल जेनरेटिव एआई। स्वयं को शक्तिवान बनाएं। यहां पहुंचें।
• प्लेटोआईस्ट्रीम। Web3 इंटेलिजेंस। ज्ञान प्रवर्धित। यहां पहुंचें।
• प्लेटोईएसजी. ऑटोमोटिव/ईवीएस, कार्बन, क्लीनटेक, ऊर्जा, पर्यावरण, सौर, कचरा प्रबंधन। यहां पहुंचें।
• BlockOffsets. पर्यावरणीय ऑफसेट स्वामित्व का आधुनिकीकरण। यहां पहुंचें।
• स्रोत: https://nanonets.com/blog/invoice-imaging-automate-accounts-payable-processing/