एसएपी बिक्री आदेश प्रसंस्करण और बिक्री आदेश स्वचालन

मैन्युअल विक्रय आदेश प्रसंस्करण की समस्या

RSI विक्रय आदेश प्रसंस्करण वर्कफ़्लो समग्र का अभिन्न अंग है ग्राहक बिक्री के आदान प्रदान का व्यावसायिक प्रतिकरण प्रक्रिया। अधिकांश मध्यम से बड़े B2B व्यवसायों में बिक्री आदेश अभी भी आंतरिक बिक्री प्रतिनिधियों द्वारा मैन्युअल रूप से दर्ज/बनाए जाते हैं। उपयोग करने वाले बड़े संगठनों के लिए भी यही स्थिति है एसएपी उनके रिकॉर्ड सिस्टम (ईआरपी) के रूप में और बड़ी मात्रा में ऑर्डर संसाधित करते हैं।

इन संगठनों में बिक्री प्रतिनिधि ईमेल, फैक्स या फोन के माध्यम से खरीदारों द्वारा भेजे गए असंरचित डेटा के साथ खरीद आदेश प्राप्त करते हैं। फिर वे मैन्युअल रूप से प्रत्येक के लिए SAP में बिक्री ऑर्डर अनुरोध या बिक्री ऑर्डर बनाने के लिए इस डेटा को पार्स करते हैं। विक्रय आदेश प्रसंस्करण की यह मैन्युअल विधि अत्यंत अप्रभावी, त्रुटि-प्रवण और समय लेने वाली है।

इस लेख में हम इसके लिए एक आदर्श वर्कफ़्लो का पता लगाएंगे एसएपी बिक्री आदेश स्वचालन, कुछ प्रमुख चुनौतियों पर चर्चा करें, और नैनोनेट्स का उपयोग करके एसएपी में बिक्री आदेशों को स्वचालित करने के लिए एक वैकल्पिक समाधान प्रस्तावित करें।

चाबी छीन लेना

क्या आप SAP में अपने मैन्युअल विक्रय ऑर्डर प्रोसेसिंग वर्कफ़्लो को स्वचालित करना चाहते हैं? पता लगाएं कि नैनोनेट आपकी बिक्री टीमों को मैन्युअल डेटा प्रविष्टि से बचने और ग्राहकों को मूल्य प्रदान करने पर ध्यान केंद्रित करने में कैसे मदद कर सकता है।

SAP में बिक्री ऑर्डर प्रोसेसिंग को स्वचालित करना

SAP RPA को मिलाकर एक समाधान प्रदान करता है (5LT बॉट) और एमएल-आधारित डेटा निष्कर्षण (ऐप आईडी F4920) बिक्री ऑर्डर निर्माण वर्कफ़्लो को शुरू से अंत तक स्वचालित करने के लिए:

1. SAP में PO आयात को स्वचालित करें 5LT बॉट

• आने वाले ऑर्डर विवरण और/या खरीद ऑर्डर मुख्य रूप से ईमेल के माध्यम से साझा किए जाते हैं। 5LT बॉट विशिष्ट या प्रासंगिक कीवर्ड के लिए अपठित ईमेल विषय पंक्तियों को लगातार स्कैन करता है जो आने वाले ऑर्डर को इंगित करेगा।
• फिर बॉट विशेष ईमेल से संलग्न ऑर्डर फ़ाइल या पीओ डाउनलोड करता है और इसे SAP S/4HANA क्लाउड में अपलोड करता है।

2. पीओ को इसके साथ पार्स करें बिक्री आदेश बनाएं - स्वचालित निष्कर्षण ऐप (F4920) और एक विक्रय आदेश अनुरोध बनाएँ

• प्रत्येक नये पीओ के लिए बिक्री आदेश बनाएं - स्वचालित निष्कर्षण SAP S/4HANA क्लाउड पर ऐप फिर एक नया सेल्स ऑर्डर अनुरोध बनाता है, डेटा निष्कर्षण को ट्रिगर करता है और एसओआर (सेल्स ऑर्डर रिक्वेस्ट) में पीओ (पीडीएफ या छवि) संलग्न करता है।
  • सिस्टम गुम विवरणों को चिह्नित करता है जो स्वचालित एसओआर निर्माण को रोकता है जिसे बाद में मैन्युअल रूप से जोड़ा या सत्यापित किया जा सकता है।
  • RSI 5LT बॉट निर्मित एसओआर से संबंधित विवरण एक्सेल फ़ाइल में दर्ज करता है और इसे स्थानीय रूप से सहेजता है।

3. 5LT बॉट के साथ मान्य एसओआर से स्वचालित बिक्री ऑर्डर निर्माण

• RSI 5LT बॉट बिक्री आदेश अनुरोध संख्या प्राप्त करता है और डेटा पूर्णता को सत्यापित करने के लिए डेटा सत्यापन करता है। यदि आवश्यक हो, तो यह एसओआर को अद्यतन करने के लिए एक मास्टर डेटा मिलान करता है।
• इसके बाद बॉट सभी मान्य एसओआर को एसएपी एस/4हाना क्लाउड में नए बिक्री ऑर्डर में बदलने के लिए उपरोक्त चरण में बनाई गई एक्सेल फ़ाइल का उपयोग करता है।
• अंत में, बॉट सभी हितधारकों को एक स्थिति रिपोर्ट और संबंधित अनुलग्नकों के साथ ईमेल करता है।

देशी SAP बिक्री ऑर्डर स्वचालन समाधान में चुनौतियाँ

हालाँकि ऊपर दिए गए समाधान से काम पूरा हो जाता है, लेकिन इसमें चुनौतियों का भी उचित हिस्सा है। SAP पारिस्थितिकी तंत्र का उपयोग करने वाले व्यवसायों के एक समूह से बात करने और अंतर्दृष्टि प्राप्त करने के बाद Reddit पर SAP पॉवर उपयोगकर्ता, यहां उनमें से कुछ चिंताएं हैं जिनका सामना उपयोगकर्ताओं को एसएपी बिक्री ऑर्डर स्वचालन वर्कफ़्लो सेट करते समय करना पड़ता है जैसा कि पहले दिखाया गया है।

ईमेल से ऑर्डर डेटा का अधूरा आयात

ईमेल या पीओ के रूप में भेजा गया ऑर्डर डेटा अक्सर असंरचित होता है और कुछ मामलों में जटिल भी होता है। और आरपीए बॉट हमेशा इन विवरणों को सटीक रूप से कैप्चर नहीं कर सकता है।

• संलग्न पीओ के अलावा, महत्वपूर्ण ऑर्डर विवरण अक्सर ईमेल के मुख्य भाग या यहां तक ​​कि ईमेल विषय पंक्ति में भी साझा किए जाते हैं।

असंगत ग्राहक डेटा जो विक्रेता के डेटा से मेल नहीं खाता

ग्राहकों को पीओ या ईमेल में सुसंगत और सटीक जानकारी साझा करना एक चुनौती है। और यह अक्सर डेटा निष्कर्षण प्रक्रिया और बिक्री ऑर्डर निर्माण वर्कफ़्लो को विफल कर देता है।

• ग्राहक आईडी को उपयुक्त सामग्री/आइटम आईडी से मिलाना एक लगातार चुनौती है - उदाहरण के लिए ग्राहक आपको आइटम XYZ के लिए ऑर्डर भेजेंगे लेकिन आपके सिस्टम में आइटम आइटम एबीसी के रूप में दर्ज किया गया है।
• मूल्य निर्धारण विवरण, डिलीवरी तिथियां और अन्य महत्वपूर्ण ऑर्डर विवरण के मामले में भी यही स्थिति है जो विक्रेता और खरीदार के ईआरपी में मेल नहीं खाते हैं।
• इस परिदृश्य में न तो स्वचालित डेटा निष्कर्षण और न ही एसएपी बॉट 100% मदद कर सकता है और मैन्युअल हस्तक्षेप अपरिहार्य है।

मूल्य निर्धारण और विशेषज्ञता की कमी

इस SAP तकनीक का मूल्य निर्धारण वेब कुछ व्यवसायों के लिए निषेधात्मक हो सकता है और इसे स्थापित करना और बनाए रखना काफी जटिल हो सकता है।

• यहां लागत एक बहुत बड़ा कारक है और मूल्य निर्धारण विवरण अक्सर अपारदर्शी, जटिल या पहुंच योग्य नहीं होते हैं जब तक कि आप किसी सलाहकार या बिक्री कार्यकारी से बात नहीं करते। यदि लाइसेंस के लिए भुगतान करने की तुलना में इसे मैन्युअल रूप से करने के लिए एन लोगों को नियुक्त करना सस्ता है, तो स्वचालन निश्चित रूप से तस्वीर से बाहर होगा।
• SAP तकनीकी स्टैक को नियमित रूप से बनाए रखने के लिए व्यवसायों में अक्सर आंतरिक संसाधनों की कमी होती है। हालाँकि बाज़ार में कई SAP सलाहकार हैं, लागत और प्रत्यक्ष दृश्यता और नियंत्रण की कमी चिंता का विषय हो सकती है।

नैनोनेट्स का उपयोग करके एसएपी बिक्री ऑर्डर स्वचालन

जबकि बिक्री आदेश प्रसंस्करण को स्वचालित करने के लिए एसएपी तकनीक स्टैक मजबूत, आदर्श है और एसएपी पारिस्थितिकी तंत्र में व्यवसायों द्वारा व्यापक रूप से उपयोग किया जाता है, इसमें कुछ स्पष्ट कमियां हैं जिन्हें हमने पिछले अनुभाग में कवर किया है। अब हम देखेंगे कि नैनोनेट्स से जुड़ा वर्कफ़्लो SAP बिक्री ऑर्डर स्वचालन प्रक्रिया में पहले उल्लिखित चुनौतियों को कैसे सुव्यवस्थित कर सकता है।

नैनोनेट्स सभी व्यावसायिक प्रक्रियाओं के लिए एक बुद्धिमान स्वचालन एआई है जो जटिल व्यावसायिक प्रक्रियाओं को स्वचालित कर सकता है और कई स्रोतों में असंरचित डेटा से कार्रवाई योग्य अंतर्दृष्टि प्राप्त कर सकता है। यहां एक केस स्टडी है विक्रेता चालान प्रबंधित करने के लिए SAP के साथ एकीकृत करने के लिए साल्टपे नैनोनेट्स का उपयोग कैसे करता है.

बिक्री ऑर्डर प्रोसेसिंग को शुरू से अंत तक स्वचालित करने के लिए नैनोनेट आपके मौजूदा एसएपी सेटअप में सहजता से फिट हो सकते हैं। सबसे महत्वपूर्ण बात नैनोनेट्स के लिए मूल्य निर्धारण काफी सरल और पारदर्शी है. और नैनोनेट्स पर वर्कफ़्लो स्थापित करना और बनाए रखना बहुत आसान है।

यहां बताया गया है कि नैनोनेट्स द्वारा संचालित एक आदर्श एसएपी बिक्री ऑर्डर स्वचालन वर्कफ़्लो कैसा दिखेगा:

1. ग्राहक ईमेल से सभी ऑर्डर डेटा को सटीक रूप से आयात और कैप्चर करें

आने वाले सभी ईमेल को एक समर्पित नैनोनेट्स इनबॉक्स में एकत्रित/अग्रेषित करें। इसके बाद एआई ईमेल निकायों, विषयों, प्रेषक की जानकारी, अनुलग्नकों या हस्ताक्षरों से सभी प्रासंगिक ऑर्डर डेटा निकाल सकता है।

नैनोनेट्स के साथ ईमेल आयात सेट करना बहुत सरल है। बस उपयुक्त डेटा एक्सट्रैक्टर मॉडल (पीओ एक्सट्रैक्टर) का चयन करें और वर्कफ़्लो बिल्डर का उपयोग करके आयात वर्कफ़्लो सेट करें।

2. निकाले गए/कैप्चर किए गए ऑर्डर डेटा को सत्यापित और स्वीकृत करें

नैनोनेट्स एआई ऑर्डर डेटा जैसे ग्राहक आईडी, आइटम कोड, मात्रा, पता, डिलीवरी विवरण आदि की तुलना मास्टर डेटा से उन विसंगतियों को चिह्नित करने के लिए कर सकता है जिनकी समीक्षा करने की आवश्यकता है।

नैनोनेट्स एपीआई कनेक्टर्स के माध्यम से एसएपी से मास्टर डेटा प्राप्त कर सकते हैं, डेटा का मिलान कर सकते हैं और समीक्षा के लिए विसंगतियों को चिह्नित कर सकते हैं। एआई सीधे मास्टर डेटा से सर्वोत्तम मिलान चुनने के लिए वैकल्पिक रूप से एक अस्पष्ट मिलान कर सकता है। यदि मास्टर डेटा किसी बाहरी डेटाबेस या एक्सेल शीट में रहता है तो यह प्रक्रिया नैनोनेट्स के साथ और भी सरल है।

आप ऑर्डर मूल्य, ग्राहकों या किसी अन्य तर्क के आधार पर नियम-आधारित अनुमोदन वर्कफ़्लो भी सेट कर सकते हैं।

3. विक्रय आदेश को SAP में पुश करें

पिछले चरण में मान्य डेटा को नैनोनेट्स द्वारा एपीआई के माध्यम से एसएपी एस/4हाना क्लाउड में पोस्ट या पुश किया जा सकता है। संदर्भ के रूप में काम करने के लिए नैनोनेट अतिरिक्त रूप से एसएपी में एसओ के साथ सहायक दस्तावेज़ संलग्न कर सकते हैं।

नैनोनेट या तो बिक्री ऑर्डर अनुरोध बना सकते हैं या सीधे बिक्री ऑर्डर बना सकते हैं।

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• स्रोत: https://nanonets.com/blog/sales-order-automation-in-sap/